Excel döviz bürosu yönetimi için neden yetmez?

Bugün yazılım kullanan neredeyse her döviz bürosu bir gün Excel ile başladı. Üstelik bu doğru bir karardı: Excel ücretsizdir, herkes bilir ve işin ilk gününde çoğu yazılımdan daha hızlı sonuç verir.

Excel’in sorunu kötü bir araç olması değil. Sorun şu: Excel hafızası olan bir hesap makinesidir, döviz bürosunun ise muhasebe defterine ihtiyacı vardır. Bu iki şey bir noktadan sonra birbirinden ayrılır — ve genellikle kimse o anı tam olarak görmez.

Excel nereye kadar iş görür?

Şu üç şart geçerli olduğu sürece:

• Hacim düşüktür. Günde 10 ila 20 fiş; bir kişi gün sonuna kadar aklında tutabilir.
• Tek kişi kayıt girer. Yani hiçbir zaman iki kişi aynı dosyayı aynı anda açmaz.
• Döviz sayısı azdır. İki ya da üç para birimi; türev yoktur (nakit, havale, Tahran, Dubai), çapraz mutabakat yoktur.

Üçü de geçerliyse, Excel gerçekten yeterlidir ve bu yazıyı okumayın. Ama bunlardan biri kırıldığı anda maliyetler başlar — ve ilk kaybedilen şey “kayıt etmek” değil, “bilmek”tir.

Excel’in döviz bürosunda kırıldığı beş yer

۱. Gerçek kârınızı bilmiyorsunuz

Bu en önemli konu ve çoğu döviz bürosu tam burada hata yapıyor.

Excel’de kâr genelde şöyle hesaplanır: “10.000 dirhemi alışımın 5 rial üstünden sattım, demek ki 50.000 rial kâr ettim.” Bu hesap sadece aynı dirhemi aynı gün ve aynı kurdan aldıysanız doğrudur.

Ama dirhem stoğunuz bir havuzdur: on farklı kaynaktan, on farklı kurla dolmuştur. Satış yaptığınızda belirli bir alıştan değil, havuzdan satarsınız. Her işlemin gerçek kârı, satış kuru ile o anda elinizdeki stokun ağırlıklı ortalama maliyeti arasındaki farktır — Excel’de hiçbir yerde yazmayan ve her alışta değişen bir sayı.

Sonucu hepimiz gördük: tek tek işlemleri “kârlı” görünen bir döviz bürosunun ay sonunda beklediğinden daha az parası vardır. Para bir yere gitmemiştir — kâr baştan o kadar yüksek değildir. Farkı, açık stoktaki kur hareketi yani döviz pozisyonu yemiştir; Excel bunu size göstermez çünkü açık pozisyonun ne olduğunu zaten bilmez.

Her an “şu anda dirhemde ne kadar açığım ve ortalama maliyetim kaç” diyemiyorsanız, kârınızı hesaplamıyorsunuz — tahmin ediyorsunuz.

۲. Operasyon bilgisi bir kişinin kafasında

Döviz bürosunun Excel dosyasının her zaman bir sahibi vardır. K sütununun ne anlama geldiğini o bilir, o satırın neden sarı olduğunu o bilir, “Hasan 2” ile “Hasan Ağa”nın farklı olduğunu o bilir, gizli sayfanın ne işe yaradığını o bilir.

O işte olduğu sürece her şey çalışır. Sorun, hastalandığı, izne çıktığı ya da sizden ayrıldığı gün başlar. İşte o zaman anlarsınız: dosya sizin defteriniz değilmiş — onun kişisel notlarıymış.

۳. İki kişi aynı anda çalışamaz

Yaygın çözümlerin hepsi kötüdür: dosyayı ağa koyarsınız ve kilitlenir; son-2-düzeltilmiş.xlsx sürümleri üretirsiniz; ya da gece sonunda bir kişi herkesin fişlerini elle girer.

Üçünün de sonucu aynı: veriniz her zaman birkaç saat geridedir. Kurun yarım saatte oynadığı bir piyasada iki saat önceki veriyle karar vermek, karar vermemektir.

۴. Denetim izi (Audit Trail) yoktur

Excel’de herhangi bir hücre değiştirilebilir ve kimse anlamaz. Kim yaptı, ne zaman yaptı, önce ne vardı; hiçbiri yok.

Bu sadece suistimal meselesi değil — daha çok hata meselesidir. Biri hücreye tıklamıştır, farkında olmadan yazmıştır, dosya kaydedilmiştir. Üç hafta sonra bakiye tutmadığında o anı bulmanın hiçbir yolu yoktur. Bütün defteri baştan okumak zorunda kalırsınız.

Gerçek bir muhasebe defterinde kayıtlı fiş silinmez, düzeltilir; her değişikliğin zaman damgası ve kullanıcısı vardır. “Defter” ile “dosya” arasındaki fark budur.

۵. Müşteri ekstresini göremez

Müşteri arar: “Bakiyem ne kadar?” Dosyayı açarsınız, filtrelersiniz, toplarsınız ve bir sayı söylersiniz. Müşteri der ki: “Ben 300 dolar fazla görüyorum.” Şimdi iki defteri satır satır karşılaştırmanız gerekir.

Bu her olduğunda iki şey harcanır: sizin zamanınız ve müşterinin güveni. Güven de bir döviz bürosunun en pahalı varlığıdır.

Gizli maliyet: Hiç bulunmayan hatalar

Excel hataları genellikle gürültülü değildir; sessizdir. Geçişlerde gördüğümüz birkaç gerçek örnek:

• Bir satırı atlayan toplam formülü. Yeni satır SUM aralığının altına eklenmiş ve toplam aylarca bir kalemi görmemiş.
• Göreli başvurunun kopyala-yapıştırı. Bir satır kopyalanmış ve kur kendi satırına değil, yandaki satıra bakmış.
• Metin olarak saklanan sayı. Toplam o kalemi yok sayar ve hiçbir hata da gösterilmez.
• Aynı isimli iki müşteri. “Mohammadi” ve “Mohammadi ” (sonunda fazladan bir boşlukla) iki kişi olur, bakiyeler aralarında bölünür.
• Yuvarlama. Rial 2 ondalık basamakla toplanmış ve bin fişten sonra birkaç riallik farklar kayda değer bir sayıya ulaşmış.

Bunların hiçbiri mesaj vermez. Sadece bir gün bakiye tutmaz ve siz ne zamandan beri tutmadığını bilmezsiniz.

Basit test: Excel’i aştınız mı?

Bu beş soruya cevap verin. Her “hayır” bir puandır:

1. Şu anda sorsam her para biriminde ne kadar açık pozisyonunuz olduğunu ve ortalama maliyetinizin kaç olduğunu bir dakikadan kısa sürede söyleyebilir misiniz?
2. Müşteri “bakiyem yanlış” derse, dosyayı açmadan ekstresini gönderebilir misiniz?
3. Biri üç hafta önce bir sayıyı yanlış kaydettiyse, kim olduğunu ve ne zaman yaptığını bulabilir misiniz?
4. Ana laptop bugün yanarsa, dünkü veriniz elinizde mi?
5. Dünkü kârınızı elle hesap yapmadan biliyor musunuz?

1 ila 2 puan: Hâlâ zamanınız var, ama plan yapın. 3 puan ve üzeri: Excel artık defteriniz değil; riskiniz. Mesele artık “olursa” değil, “ne zaman”dır.

Geçiş düşündüğünüz kadar korkutucu değil

Döviz bürolarının Excel’de kalmasının en büyük nedeni Excel’in kendisi değil — geçiş korkusudur: “On yıllık geçmişime ne olacak?”

Doğru cevap şudur: geçmiş taşınmalı, sıfırdan başlanmamalı. Doğru bir geçiş şu demektir:

• Eski fişlerin tamamı kendi tarihi ve açıklamasıyla taşınır; sadece bugünkü bakiyeler değil.
• Her müşterinin bakiyesi yeni sistemde eski sistemle kuruşu kuruşuna aynı olur — ve bu eşitlik iddia değil, kanıtlanabilir olur.
• Her yeni fiş eski fişine referans verebilir; böylece müşteri geçen yılla ilgili bir şey sorduğunda cevabınız olur.

Biz bunu defalarca yaptık; en büyük son geçişimizde 70.000’den fazla fiş ve 23.000 işlem taşındı, bakiye doğrulaması tamamen yeşildi. Excel’den geçiş genellikle bundan da basittir, çünkü Excel’in yapısı eski bir veritabanından daha sadedir.

Özet

Excel kötü bir araç değil; yanlış araçtır — somun anahtarı yerine pense kullanmak gibi. Çalışır, ta ki somunun köşelerini yuvarlayana kadar.

Döviz bürosunun Excel’in doğası gereği vermediği üç şeye ihtiyacı vardır: canlı döviz pozisyonu, inkâr edilemez çift taraflı defter ve birden fazla kişinin eş zamanlı erişimi. Bu üçü yokken her gece tahminle uyursunuz.

Döviz bürosu defterinizin gerçek bir sistemde nasıl göründüğünü görmek istiyorsanız, bize inanmak zorunda değilsiniz — örnek veriyle size özel bir demo hazırlayın ve kendiniz görün.