المستخدمون والصلاحيات وسجل النشاط والنسخ الاحتياطي

سؤالان في هذه الحلقة، وكلاهما يُهمَل حتى يقع ما لا يُحمد: مَن يُسمح له بأن يفعل ماذا؟ وماذا لو تعطّل شيء؟ بعدها ستعرف كيف تضبط الأدوار والصلاحيات لكل زميل، وكيف تستعمل سجل النشاط لإنهاء الجدل، وكيف تفعّل النسخ السحابي التلقائي مرة واحدة وتنساه.

ماذا ستتعلم في هذه الحلقة

• لماذا لكل زميل حسابه هو، ولا حساب مشترك أبداً
• الأدوار السبعة الجاهزة ومتى تحتاج إلى صلاحيات تفصيلية
• قاعدة أقل صلاحية تكفي، وأهمية صلاحية رؤية الأرباح
• كيف تقرأ سجل النشاط وتصفّيه بالمستخدم أو نوع الإجراء أو التاريخ
• كيف تأخذ نسخة احتياطية كاملة بزر واحد
• كيف تربط جوجل درايف أو دروببوكس للنسخ السحابي التلقائي
• ماذا يفعل نكستو تلقائياً قبل أي استعادة

خطوة بخطوة

1. أعطِ كل زميل حسابه الخاص

افتح قائمة مستخدمي الصرافة. القاعدة الأولى بسيطة ولا تُساوَم: لكل زميل حسابه هو.

لا حساب مشترك يستعمله الجميع — وإلا فلن يجيب سجل النشاط عن سؤال «مَن فعل هذا؟»، ويصير وجوده بلا معنى.

2. اختر الدور عند إضافة المستخدم

عند إضافة مستخدم تختار دوره. وهناك سبعة أدوار جاهزة: مدير، ومحاسب، ومتداول، وصرّاف، ومكتب الصرف، ومكتب التحويلات، ومستخدم عادي.

كل دور مجموعة صلاحيات معدّة سلفاً، وهي تكفي في معظم الحالات. وإن احتجت ضبطاً أدقّ، فالصلاحيات التفصيلية موجودة لكل مستخدم على حدة.

3. طبّق قاعدة أقل صلاحية تكفي

القاعدة الذهبية هنا: أقل صلاحية تكفي لأداء العمل. لا تعطِ صلاحية «لأنها قد تُحتاج يوماً ما».

والأهم من ذلك كله صلاحية رؤية الأرباح — فليست كل وظيفة تحتاج أن ترى ربح الصرافة. راجع من يملكها اليوم بعد مشاهدة حلقة أين الربح.

4. راجع سجل النشاط بين حين وآخر

كل إجراء لكل مستخدم مسجّل في سجل النشاط: ماذا فعل، ومتى، ومن أي عنوان اتصال. ويمكنك التصفية بالمستخدم، أو بنوع الإجراء، أو بالتاريخ.

ولا تنظر إليه بوصفه أداة مراقبة. استعماله الحقيقي أنك حين تجد رقماً غريباً في الدفتر بعد شهرين، ترى هنا مَن سجّله ومتى وماذا غيّر فيه بعد ذلك — وهذا يُنهي معظم الجدل قبل أن يبدأ.

5. خذ نسخة احتياطية كاملة بزر واحد

زر واحد يصنع نسخة كاملة من دفاترك في ملف واحد. وكان إعداد هذا الأمر صعباً فيما مضى؛ أما الآن فلم يعد كذلك.

6. فعّل النسخ السحابي التلقائي

والأهم هو هذا: النسخ السحابي التلقائي. تربط جوجل درايف أو دروببوكس مرة واحدة، وتحدّد الساعة وعدد النسخ المحفوظة — وبعدها لا تفكّر فيه أبداً.

والنسخة على القرص نفسه ليست نسخة احتياطية حقيقية؛ النسخة الحقيقية هي التي في مكان آخر.

7. تعرّف على الاستعادة قبل أن تحتاج إليها

في أسفل الصفحة الاستعادة. وفيها لطف مقصود: قبل أن تستعيد أي نسخة، يأخذ نكستو تلقائياً نسخة أمان من الحالة الراهنة. فحتى لو استعدت النسخة الخطأ، لم تفقد شيئاً.

وكلمة التأكيد اليدوية موجودة هنا أيضاً لئلا يُضغط الزر بالخطأ. دليل الصفحة داخل البرنامج (علامة ؟ أعلى الصفحة) يعطي تفاصيل أكثر عن خيارات الاستعادة.

ملاحظات

• الحساب المشترك يُبطل قيمة سجل النشاط كلها. لا تسمح به مهما كان المكتب صغيراً.
• النسخة المحفوظة على القرص نفسه ليست نسخة احتياطية — النسخة الحقيقية هي التي في مكان آخر.
• فعّل النسخ السحابي في اليوم الأول: دقيقة واحدة اليوم تنقذ عملك كله يوماً ما.

الأسئلة الشائعة

لماذا لا يجوز حساب مشترك واحد للمكتب كله؟

لأن سجل النشاط يسجّل ما فعله كل مستخدم، وبحساب مشترك تصير كل الإجراءات منسوبة إلى المستخدم نفسه. عندها لن يجيب السجل عن سؤال «مَن فعل هذا؟»، ويصير وجوده بلا معنى — وهو أهم أداة لديك حين تجد رقماً غريباً بعد شهرين.

هل تكفي الأدوار الجاهزة أم أحتاج إلى ضبط تفصيلي؟

الأدوار السبعة الجاهزة — مدير، ومحاسب، ومتداول، وصرّاف، ومكتب الصرف، ومكتب التحويلات، ومستخدم عادي — كل واحد منها مجموعة صلاحيات معدّة سلفاً تكفي في معظم الحالات. وإن احتجت ضبطاً أدقّ، فالصلاحيات التفصيلية موجودة لكل مستخدم على حدة.

ماذا يحدث لو استعدت النسخة الخطأ؟

قبل أن تستعيد أي نسخة، يأخذ نكستو تلقائياً نسخة أمان من الحالة الراهنة. فحتى لو استعدت النسخة الخطأ، لم تفقد شيئاً ويمكنك العودة. وهناك كلمة تأكيد يدوية أيضاً لئلا يُضغط الزر بالخطأ.

أحتفظ بنسخة على جهاز المكتب — أليست كافية؟

لا. النسخة على القرص نفسه ليست نسخة احتياطية حقيقية، لأن ما يعطّل الجهاز يذهب بها معه. النسخة الحقيقية هي التي في مكان آخر، ولذلك يوجد النسخ السحابي التلقائي: تربط جوجل درايف أو دروببوكس مرة واحدة وتحدّد الساعة وعدد النسخ المحفوظة.