خريطة تقارير نكستو وكشف حساب العميل

من هنا نقضي أربعة أجزاء في التقارير، وهذا الجزء هو الخريطة: ما الموجود، وأي تقرير يجيب عن أي سؤال. لأن أكثر شكوى شائعة من برامج المحاسبة ليست أن تقريراً ناقص، بل ألّا تعرف أيّها تفتح. وبعد الخريطة نتوقّف عند التقرير الذي ستستعمله كل يوم: كشف حساب العميل.

ماذا ستتعلم في هذه الحلقة

• كيف تختصر سبعة عشر تقريراً إلى أربعة أسئلة تعرف جوابها.
• كيف تقرأ كشف حساب العميل، ولماذا تُعرض كل عملة على حدة.
• ما فائدة عمود الرصيد الجاري في الخلاف مع عميل.
• كيف يعمل وضع التسوية والمطابقة.
• كيف تُصدّر أي جدول إلى إكسل و PDF أو ترسله على واتساب.
• ما الذي تقوله لك صفحة إحصاءات العميل ولا يقوله الكشف.

خطوة بخطوة

١. اقرأ الخريطة — أربعة أسئلة لا سبعة عشر بنداً

هناك سبعة عشر تقريراً، وهي تجيب عن أربعة أسئلة:

• أين أموالي — الأصول، ودفتر الصندوق، ومراكز العملات.
• مَن عليه دَين لمن — دفتر الأستاذ، والمدينون والدائنون.
• من أين يأتي الربح — الأرباح والخسائر، وربح الصفقات، والعمولات.
• ما الذي لم ينتهِ بعد — الأعمال المفتوحة والبنود المعلّقة.

٢. افتح كشف حساب العميل

هو التقرير الذي ستستعمله أكثر من كل ما عداه مجتمعاً. تختار حساباً فيصير أمامك كل ما فعله ذلك الحساب منذ أول يوم.

٣. اقرأ الأرصدة في الأعلى

للعميل الواحد رصيد بعدة عملات في آن واحد، فكل واحد يُعرض على حدة. وجمعها معاً بلا معنى، ولهذا بالضبط لا يفعله نكستو.

٤. ضيّق النطاق بالتصفيات

التصفيات تتيح لك تضييق النطاق: آخر كذا سطر، أو مدى تاريخي، أو عملة واحدة. وحين يتصل عميل ويسأل عن الشهر الماضي، فمن هنا تجيبه.

٥. راقب عمود الرصيد الجاري

كل سطر مستند: التاريخ، والبيان، ومدين، ودائن، والرصيد الجاري. وذلك العمود الأخير هو ما ينبغي أن تراقبه، فهو يريك الرصيد بعد كل معاملة على حدة. فحين يعترض عميل على رقم، تشير إلى السطر الذي افترقتما عنده بالضبط.

٦. استعمل وضع التسوية والمطابقة

هذا الوضع مبنيّ لتلك المحادثة المحرجة بالذات: دفاترنا تقول شيئاً ودفاترك تقول شيئاً آخر. فبدل تلاوة قائمتين على الهاتف، تنظران كلاكما إلى الصفحة نفسها.

٧. صدّر الكشف أو أرسله

الكشف ليس مضطراً للبقاء على شاشتك: إكسل، و PDF، و — كما رأينا في ربط واتساب — إرسال الكشف إلى العميل على واتساب مباشرة. وكل جدول في نكستو له زرّا التصدير هذان؛ فهذه قاعدة في البرنامج، لا ميزة في هذه الصفحة وحدها.

وزر آخر يستحقّ المعرفة: تسوية الحساب. حين تنتهي تعاملات عميل وتبقى أرصدة صغيرة بعدة عملات، يجمعها هذا في تسوية واحدة بدل ترك مبالغ متناثرة سنوات.

٨. انظر إلى إحصاءات العميل مرة كل شهر

بجانب الكشف صفحة إحصاءات العميل، وهي أداة إدارية أكثر منها محاسبية: الحجم، وكم صفقة، ومتوسط قيمة الصفقة، وكم ربحاً أنتج لك هذا العميل فعلاً.

والمكاتب تُفاجأ غالباً: العميل الذي يتصل أكثر ليس هو العميل الذي يجلب أكثر الربح. والأرقام على الصفحة تحسم هذا الجدال أسرع من ذاكرة أي أحد.

ملاحظات

• فكّر في التقارير على أنها أربعة أسئلة، لا سبعة عشر بنداً في قائمة.
• تعلّم الكشف جيداً، فهو الصفحة التي ستفتحها كل يوم.
• زرّا إكسل و PDF موجودان في كل جدول في البرنامج، فلا تبحث عنهما في هذه الصفحة وحدها.
• دليل الصفحة داخل البرنامج (علامة ؟ أعلى الصفحة) يعطي تفاصيل أكثر.

الأسئلة الشائعة

لماذا لا يجمع نكستو أرصدة العميل بعملات مختلفة في رقم واحد؟

لأن جمعها معاً بلا معنى. للعميل الواحد رصيد بعدة عملات في آن واحد، وكل واحد يُعرض على حدة حتى ترى حقيقة كل عملة على حدة.

كيف أردّ على عميل يعترض على رصيده؟

افتح كشف حسابه وتابع عمود الرصيد الجاري، فهو يريك الرصيد بعد كل معاملة. أشر إلى السطر الذي افترقتما عنده بالضبط، أو افتح وضع التسوية والمطابقة لتنظرا كلاكما إلى الصفحة نفسها.

ما فائدة زر تسوية الحساب؟

حين تنتهي تعاملات عميل وتبقى أرصدة صغيرة بعدة عملات، يجمعها هذا الزر في تسوية واحدة، بدل ترك مبالغ متناثرة في الدفتر سنوات.

ما الفرق بين كشف الحساب وصفحة إحصاءات العميل؟

الكشف محاسبي: يعرض المستندات والأرصدة سطراً سطراً. أمّا الإحصاءات فأداة إدارية: الحجم وعدد الصفقات ومتوسط قيمتها والربح الذي أنتجه العميل فعلاً — ويستحقّ النظر إليها مرة كل شهر.