مفاهیم پایه به زبان آدمیزاد — حساب، سند، بدهکار و بستانکار

در این قسمت قرار نیست هیچ فرمی پر کنیم. قرار است چهار مفهوم را یاد بگیریم که کل نرم‌افزار روی آن‌ها ساخته شده: حساب، سند، بدهکار و بستانکار، و ارز مرجع. اگر تا حالا حسابداری نخوانده‌اید نگران نباشید؛ این قسمت دقیقاً برای شماست و آخرش می‌گویید همین بود؟

در این قسمت چه یاد می‌گیرید

• «حساب» یعنی چه و چرا صندوق و کیف تتر و اجاره هم حساب‌اند
• «سند» چیست و چرا همیشه دو طرف دارد و جمعش صفر است
• آرتیکل‌های حسابداری زیر هر معامله را چطور بخوانید
• چرا در لحظهٔ ثبت معامله هنوز هیچ پول واقعی جابه‌جا نشده
• بدهکار و بستانکار را از دید صرافی بخوانید، نه با حفظ کردن قاعده
• ارز مرجع چیست و چرا متر همهٔ گزارش‌هاست

گام‌به‌گام

مفهوم اول: حساب یعنی صفحهٔ دفتر

قبل از نرم‌افزار، صراف‌ها یک دفتر داشتند و برای هر آدم یک صفحه: صفحهٔ آقای محمدی، صفحهٔ خانم رضایی. «حساب» در نکستو دقیقاً همان صفحهٔ دفتر است، فقط دیگر محدود به آدم‌ها نیست: صندوق مغازه‌تان هم یک صفحه دارد، حساب بانکی‌تان هم، کیف تترتان هم، حتی اجاره‌ای که هر ماه می‌دهید.

دفتر واقعی‌تان از منو ← مشتریان و حساب‌ها باز می‌شود. آنجا مشتریان، بانک‌ها، صندوق، کیف تتر و سرفصل‌های هزینه همه کنار هم‌اند. به ستون وضعیت هم دقت کنید: حساب فعال یعنی صفحه‌اش باز است.

چرا مهم است که همه‌چیز حساب باشد

چون وقتی همه‌چیز صفحهٔ دفتر باشد، پول در کل نرم‌افزار فقط یک کار می‌کند: از یک صفحه به صفحهٔ دیگر می‌رود.

• دلار فروختید؟ از صفحهٔ مشتری به صفحهٔ صندوق.
• اجاره دادید؟ از صندوق به صفحهٔ اجاره.
• حواله زدید؟ از مشتری به صرافی همکار.

همین سه مثال را که بفهمید، نود درصد نرم‌افزار را فهمیده‌اید.

مفهوم دوم: سند، رسیدی که جمعش صفر است

هر بار که پول از صفحه‌ای به صفحهٔ دیگر می‌رود، نرم‌افزار یک برگه می‌نویسد به اسم سند — مثل همان رسیدهای کاغذی که بعد از هر معامله می‌نوشتید. هر سند دقیقاً دو طرف دارد: یکی می‌دهد، یکی می‌گیرد. جمعشان همیشه صفر است، چون پول غیب نمی‌شود، فقط جابه‌جا می‌شود. اسم این قاعده حسابداری دوطرفه است و صد سال است دنیا با همین کار می‌کند.

سند یک معاملهٔ واقعی را باز کنید

از فهرست معاملات — که فیلتر تاریخ و ارز و مشتری دارد — یکی از معامله‌ها را باز کنید. بالای صفحه خلاصه را می‌بینید: نوع معامله (مثلاً فروش به مشتری)، ارز تحویلی، ارز دریافتی و نرخ تبدیل. سمت چپ هم ماندهٔ حساب همان مشتری است.

پایین صفحه «آرتیکل‌های حسابداری» را باز کنید؛ آرتیکل یعنی سطرهای سند. در مثال ویدیو مشتری دلار گرفته، پس ما به او دلار بدهکاریم و این سطر بستانکار است؛ در عوض باید تومانش را بدهد و این سطر بدهکار است. طرف مقابل هر دو سطر حسابی است به اسم پوزیشن ارزی صرافی، یعنی موجودی ارزی خود ما.

نکته‌ای که تازه‌کارها را غافلگیر می‌کند

در لحظهٔ ثبت معامله هنوز هیچ پول واقعی‌ای جابه‌جا نشده. معامله فقط توافق است — دو قول. پول وقتی واقعاً رد و بدل می‌شود که سند دریافت یا پرداخت بزنید. برای همین است که صندوق در سند معامله نیست. دریافت و پرداخت را در قسمت هشتم یاد می‌گیریم.

مفهوم سوم: بدهکار و بستانکار از دید صرافی

قاعده را حفظ نکنید؛ فقط همیشه از دید صرافی نگاه کنید.

• بدهکار یعنی این حساب به ما بدهکار است، یا پول خودمان آنجاست — مثل صندوق.
• بستانکار یعنی ما به این حساب بدهکاریم، یعنی او پیش ما پول دارد.

پس مشتری‌ای که پیش شما امانت گذاشته بستانکار است؛ و نکتهٔ بامزه اینکه خوشحال نشوید، آن پول مال اوست.

همین قاعده را روی صورتحساب و صندوق ببینید

در صورتحساب یک مشتری، بالای صفحه ماندهٔ او در هر ارز است و پایین، تک‌تک سندهایش به ترتیب تاریخ. اگر دلارش بدهکار باشد یعنی بدهی دلاری‌اش را هنوز به ما نپرداخته. هر عددی که آنجا می‌بینید پشتش یکی از همان سندهای دوطرفه است.

حالا کتاب صندوق را باز کنید: صندوق تقریباً همیشه بدهکار است و این عجیب نیست؛ صندوق پول ما را نگه داشته، پس طبق همان قاعده به ما بدهکار است. هر وقت در گزارشی دیدید صندوق بدهکار است، یعنی همه‌چیز درست است.

مفهوم چهارم: ارز مرجع، متر همهٔ گزارش‌ها

صرافی شما هم‌زمان با دلار و تومان و یورو و درهم کار می‌کند. حالا اگر بپرسند امسال چقدر سود کردید، به کدام ارز جواب می‌دهید؟ نکستو یک ارز را متر قرار می‌دهد — معمولاً دلار — و همهٔ گزارش‌ها را با آن می‌سنجد. در گزارش سود و زیان هم سود هر جفت‌ارز به همان ارز مرجع نشان داده می‌شود. این متر موقع راه‌اندازی انتخاب می‌شود و دیگر دست نمی‌خورد.

نکته‌ها

• سند معامله ثبت پول نیست، ثبت توافق است؛ پول با سند دریافت یا پرداخت جابه‌جا می‌شود.
• بستانکار بودن یک مشتری خبر خوبی نیست؛ یعنی آن پول مال اوست و پیش شماست.
• صندوق بدهکار بودن طبیعی است و نشانهٔ سلامت دفتر است.
• ارز مرجع را موقع راه‌اندازی با حوصله انتخاب کنید، چون بعداً قفل می‌شود.

پرسش‌های پرتکرار

فرق حساب مشتری با حساب صندوق چیست؟

از نظر نرم‌افزار هیچ فرقی ندارند؛ هر دو یک صفحهٔ دفترند. فقط ماهیت ماندهٔ معمولشان فرق می‌کند: صندوق چون پول ما را نگه داشته معمولاً بدهکار است، و مشتری‌ای که پیش ما پول امانت گذاشته بستانکار است.

چرا صندوق در سند معامله دیده نمی‌شود؟

چون در لحظهٔ ثبت معامله هنوز پولی رد و بدل نشده و معامله فقط یک توافق دوطرفه است. صندوق وقتی وارد کار می‌شود که سند دریافت یا پرداخت بزنید.

آرتیکل یعنی چه؟

آرتیکل همان سطرهای سند است. اگر پایین صفحهٔ یک معامله «آرتیکل‌های حسابداری» را باز کنید، می‌بینید کدام حساب بدهکار شده و کدام بستانکار و جمعشان چطور صفر می‌شود. راهنمای همین صفحه داخل نرم‌افزار (علامت ؟ بالای صفحه) جزئیات بیشتری دارد.

اگر بعداً بخواهم ارز مرجع را عوض کنم چه؟

ارز مرجع فقط تا قبل از ثبت اولین سند قابل تغییر است و بعد از آن قفل می‌شود، چون همهٔ گزارش‌های گذشته با همان متر سنجیده شده‌اند. برای همین در راه‌اندازی اولیه با حوصله انتخابش کنید.