اشتباه را چطور درست کنیم — ویرایش، استورنو و ردپا
در نکستو سند پاک نمیشود. یاد بگیرید تا بیستوچهار ساعت چطور سند را ویرایش کنید، بعد از آن استورنو بزنید، و تاریخچه و کد سند را چطور بخوانید.
این قسمت جواب سؤالی است که هر تازهواردی روز اول میپرسد: اگر اشتباه ثبت کردم چه کنم؟ آیا میشود پاکش کرد؟ جواب کوتاه: نه — و همین «نه» بزرگترین محافظ شماست. جواب بلندش دو راه دارد که در این قسمت هر دو را انجام میدهیم.
در این قسمت چه یاد میگیرید
- چرا نکستو اجازهٔ حذف سند نمیدهد
- ویرایش سند داخل پنجرهٔ بیستوچهار ساعته و اینکه چه چیزی خودکار بازمحاسبه میشود
- سند «مصرفشده» یعنی چه و چرا دیگر ویرایش نمیشود
- استورنو یا سند اصلاحی معکوس چطور کار میکند
- تاریخچهٔ تغییرات: چه بود، چه شد، کِی و توسط چه کسی
- کد سند و پیشوند خانوادهاش به چه دردی میخورد
گامبهگام
چرا حذف ممنوع است
دفتر مالی شما تاریخ کسبوکارتان است. اگر بشود سندی را پاک کرد، دیگر هیچ گزارشی قابل اعتماد نیست — نه برای شما، نه برای شریکتان، نه برای حسابرس. پس نکستو اجازهٔ حذف نمیدهد و بهجایش دو راه اصلاح دارد.
راه اول: ویرایش سند داخل پنجرهٔ ویرایش
سند را باز کنید؛ بالای صفحه شمارهٔ سند را میبینید. اگر هنوز داخل پنجرهٔ ویرایش هستید — یعنی کمتر از بیستوچهار ساعت از ثبتش گذشته — دکمهٔ ویرایش فعال است. رویش کلیک کنید.
همان فرم معامله باز میشود، ولی این بار پر است و بالایش نوشته «اصلاح معامله». مقدار اشتباه را عوض کنید؛ مثلاً اگر بهجای ۱٬۳۹۶ دلار باید ۱٬۵۰۰ دلار میبود، فقط مبلغ فروش را اصلاح کنید و مبلغ دریافتی با همان نرخ خودش بازمحاسبه میشود. بعد دکمهٔ «ثبت اصلاحیه» را بزنید.
چه چیزی در ویرایش اتفاق میافتد
در این حالت سند معکوسی ثبت نمیشود؛ خودِ همان سند اصلاح میشود، پس صورتحساب مشتری شلوغ نمیشود. سود معامله و میانگین خرید هم خودکار بازمحاسبه میشوند.
تاریخچه همیشه میماند
اگر بعد از اصلاح به سند برگردید، کنار شمارهاش یک نشان ویرایش نشسته و تاریخچهٔ کامل در خود صفحه میماند: چه بود، چه شد، کِی، و توسط چه کسی. هیچچیز پنهان نمیماند.
راه دوم: استورنو (سند اصلاحی معکوس)
اگر پنجرهٔ ویرایش تمام شده باشد، یا سند «مصرف» شده باشد — یعنی مثلاً وصولش تأیید شده یا فقرهٔ یک تعهد تکمیلشده است — دیگر نمیشود دستکاریاش کرد. آنوقت روش کلاسیک حسابداری اجرا میشود: یک سند اصلاحیِ معکوس ثبت میشود و سند درست از نو زده میشود. اسم این کار استورنو است.
بالای یک سند اصلاحی صریح نوشته شده کدام سند را خنثی کرده — همان شمارهٔ سند اصلی. آرتیکلهایش هم دقیقاً برعکس سند اصلی است: هرچه آنجا بدهکار بود اینجا بستانکار، و برعکس. جمع اثر این دو سند صفر میشود، ولی هر دو در گزارشها میمانند. این یعنی ردپا.
کد سند و پیشوند خانواده
سندها شماره دارند، ولی بعضی فرمها شمارهٔ خالی نمیگیرند؛ شمارهٔ هرکدام با پیشوند خانوادهاش میآید تا از خود کد پیدا باشد مال کدام صفحه است. مثلاً در فهرست دستورهای دریافت و پرداخت کد همه با «اُ آر دی» شروع میشود. حالا اگر همکارتان در واتساپ نوشت «اُ آر دی بیستوپنج»، بدون هیچ توضیحی میدانید باید کجا را باز کنید و کدام سند را بیاورید.
نکتهها
- تا بیستوچهار ساعت همان سند را ویرایش کنید؛ بعد از آن سند اصلاحی بزنید.
- طول پنجرهٔ ویرایش تنظیمشدنی است و در راهاندازی اولیه تعیین میشود.
- سند مصرفشده (مثلاً فیشی که وصولش تأیید شده) حتی داخل پنجرهٔ ویرایش هم قفل است.
- در هر دو حالت تاریخچه میماند و همین است که دفترتان را قابل اعتماد نگه میدارد.
پرسشهای پرتکرار
چرا اصلاً نمیتوانم سند را حذف کنم؟
چون دفتر مالی تاریخ کسبوکار شماست و اگر بشود پاکش کرد، هیچ گزارشی دیگر قابل اعتماد نیست. نکستو بهجای حذف، دو راه اصلاح میدهد که هر دو ردپا باقی میگذارند.
ویرایش سند صورتحساب مشتری را شلوغ میکند؟
نه. در ویرایش داخل پنجره، سند معکوسی ثبت نمیشود و خودِ همان سند اصلاح میشود؛ فقط یک نشان ویرایش کنار شمارهٔ سند مینشیند. استورنو اما دو سند در گزارشها باقی میگذارد که اثرشان روی هم صفر است.
«سند مصرفشده» یعنی چه؟
یعنی سندی که جای دیگری از آن استفاده شده — مثلاً وصولش تأیید شده یا فقرهٔ یک تعهد تکمیلشده است. چنین سندی دیگر ویرایش نمیشود و فقط با سند اصلاحی معکوس درست میشود.
کد سند به چه دردم میخورد؟
پیشوند کد نشان میدهد سند مال کدام صفحه است. وقتی همکارتان فقط یک کد میفرستد، بدون توضیح اضافه میدانید باید کدام فهرست را باز کنید و کدام سند را بیاورید. راهنمای همین صفحه داخل نرمافزار (علامت ؟ بالای صفحه) جزئیات بیشتری دارد.
همین حالا خودتان امتحان کنید
یک دموی کامل و اختصاصی با دیتای نمونه — بدون نصب، بدون کارت بانکی.
ساخت دموی رایگان