دریافت، پرداخت و حواله — انتقال وجه و کنترل وصول

اگر قرار باشد فقط یک فرم از کل نرم‌افزار را یاد بگیرید، همین است: انتقال وجه. هر جابه‌جایی پولی که معامله نیست از اینجا ثبت می‌شود — فیش واریزی مشتری، پول از حساب مشتری به بانک خودتان، جابه‌جایی بین دو صندوق، پولی که مشتری برای مشتری دیگر می‌فرستد. در روز چند بار سراغش می‌آیید.

در این قسمت چه یاد می‌گیرید

• ثبت انتقال وجه بین دو حساب با یک ارز واحد
• کارمزد جداگانه برای پرداخت‌کننده و گیرنده
• کاربرد کد پیگیری و دو تیک «در انتظار وصول» و «سند معلق»
• استفاده از حساب سیستمی طرف نامشخص برای پول بی‌صاحب
• کار روزانه با صفحهٔ کنترل وصول فیش‌ها
• ثبت و اجرای دستور دریافت و پرداخت و چاپ رسید

گام‌به‌گام

بدانید انتقال، پایهٔ همهٔ فرم‌های دیگر است

نکستو چند فرم دیگر هم دارد که همه‌شان در نهایت همین کار را می‌کنند: دستور دریافت و پرداخت، تعهد پرداخت، درخواست واریز، آمادگی پرداخت، و حتی تراکنش کریپتو که همین انتقال است روی شبکهٔ بلاک‌چین و با آدرس کیف پول. همه‌شان ته‌شان یک سند دوطرفه می‌سازند؛ پس اگر انتقال را خوب یاد بگیرید، بقیه فقط چند فیلد اضافه دارند.

مبدأ، مقصد، ارز و مبلغ را بگذارید

اول «از حساب» و «به حساب»، یعنی مبدأ و مقصد. فرض کنیم خانم امینی فیش واریزی فرستاده و پولش به بانک ملت ما نشسته: «از» می‌شود خانم امینی و «به» می‌شود بانک ملت. بعد ارز و مبلغ — اینجا تومان، ۴۸۰ میلیون.

توجه کنید که انتقال همیشه در یک ارز واحد انجام می‌شود. اگر ارز عوض می‌شود، آن دیگر معامله است نه انتقال و باید از فرم خرید و فروش ثبتش کنید.

کارمزد هر طرف و کد پیگیری را وارد کنید

چیزی که این فرم را از بقیه جدا می‌کند، کارمزد برای هر طرف جداگانه است: هم می‌توانید از پرداخت‌کننده کارمزد بگیرید، هم به گیرنده کارمزد بدهید، و این دو کاملاً مستقل‌اند. برای حواله‌های بین‌صرافی که هر طرف کارمزد خودش را دارد، دقیقاً همین را لازم دارید.

کد پیگیری را جدی بگیرید: شمارهٔ مرجع بانکی فیش را همین‌جا بنویسید. چند هفته بعد که مشتری زنگ می‌زند و می‌گوید فلان واریزی من کجاست، با همین کد در یک ثانیه پیدایش می‌کنید. در پیام واتساپ هم استفاده می‌شود.

دو تیک پایین فرم را انتخاب کنید و ثبت بزنید

• در انتظار وصول: اگر بزنیدش، این سند علاوه بر ثبت عادی‌اش در صفحهٔ کنترل وصول هم می‌نشیند تا بعداً تأیید کنید پول واقعاً نشسته یا نه. چون فیش بانکی است، می‌زنیمش.
• سند معلق: یعنی سند فعلاً ثبت نشود و به‌عنوان پیش‌نویس بماند تا کسی تأییدش کند. این تیک را نمی‌زنیم چون می‌خواهیم همین حالا ثبت شود.

توضیحات را هم بنویسید؛ این متن در صورتحساب هر دو طرف دیده می‌شود، پس چیزی بنویسید که چند ماه بعد هم برایتان معنی داشته باشد. حالا ثبت انتقال. سند همان لحظه در صورتحساب هر دو طرف می‌نشیند: بدهی مشتری به همان اندازه کم می‌شود و موجودی بانک همان‌قدر بالا می‌رود — یک ثبت، دو طرف.

برای پول بی‌صاحب از طرف نامشخص استفاده کنید

گاهی پولی به حسابتان می‌نشیند و اصلاً نمی‌دانید از کدام مشتری است. نکستو یک حساب سیستمی دارد به اسم طرف نامشخص: انتقال را از طرف نامشخص به بانک ثبت می‌کنید. پول در بانک می‌نشیند، دفترتان تراز می‌ماند و اشتباهی هیچ مشتری‌ای بستانکار نمی‌شود.

وقتی بالاخره صاحبش پیدا شد، به صفحهٔ همان سند می‌روید و دکمهٔ شناسایی طرف نامشخص را می‌زنید. فرم انتقال با ارز و مبلغ از پیش پر باز می‌شود و فقط مشتری واقعی را انتخاب می‌کنید. این سند به تاریخ روز می‌خورد و سند اصلی دست نمی‌خورد؛ یعنی باز هم اصلاح نداریم، سند مکمل می‌زنیم.

فهرست انتقال‌ها را بشناسید

فهرست انتقال‌ها بایگانی همهٔ جابه‌جایی‌های پول است. ستون‌هایش پرداخت‌کننده، گیرنده، ارز، مبلغ، کارمزد، کد پیگیری و وضعیت وصول است. مثل بقیهٔ فهرست‌ها، فیلتر زیر سرستون‌ها روی همهٔ رکوردهای سرور اعمال می‌شود و خروجی اکسل و پی‌دی‌اف هم همان را می‌بیند.

روزی یک بار کنترل وصول فیش‌ها را باز کنید

صفحهٔ کنترل وصول فیش‌ها میز کار روزانهٔ شماست برای یک سوال ساده: پولی که مشتری فیشش را فرستاده، واقعاً به حساب نشست یا نه؟ نکتهٔ مهمش این است که هیچ سندی خودش وارد این فهرست نمی‌شود؛ فقط آن‌هایی که تیک در انتظار وصول خورده‌اند. یعنی خودتان تصمیم می‌گیرید کدام فیش پیگیری لازم دارد.

برای هر ردیف سه کار از دستتان برمی‌آید:

• تیک سبز: پول نشست و فیش بسته می‌شود.
• علامت هشدار: مشکلی هست؛ کادری باز می‌شود و توضیحش را می‌نویسید تا بعداً یادتان بماند چرا.
• دکمهٔ واتساپ: برای گروه همان مشتری پیام می‌فرستد، با منویی کنارش که انتخاب می‌کنید پیام پیگیری باشد، پیام مشکل، یا تأیید وصول. پیام فقط با کلیک خودتان می‌رود، هیچ‌وقت خودکار.

اگر صبح بانک را چک کرده‌اید و چند فیش با هم وصول شده، لازم نیست تک‌تک بزنید: چندتا را تیک بزنید و تأیید وصول انتخاب‌شده‌ها را بزنید. راهنمای همین صفحه داخل نرم‌افزار (علامت ؟ بالای صفحه) جزئیات بیشتری دارد.

دستور دریافت و پرداخت را ثبت و اجرا کنید

دستور دریافت و پرداخت همان انتقال است، ولی دومرحله‌ای؛ چون در یک صرافی معمولاً کسی که تصمیم می‌گیرد با کسی که پول را می‌دهد یکی نیست. معامله‌گر دستور می‌دهد که به فلانی این مبلغ را بده و صندوقدار وقتی مشتری آمد اجرایش می‌کند. دسترسی این دو کار هم در نکستو از هم جداست.

• اول نوع عملیات: دریافت از مراجعه‌کننده یا پرداخت به مراجعه‌کننده.
• بعد طرف حساب، یعنی این پول به نام چه کسی ثبت شود.
• بعد صندوق یا بانک اجراکننده: پول قرار است از کجا برود بیرون. ماندهٔ هر دو طرف همان لحظه کنار صفحه می‌آید تا قبل از دستور دادن ببینید چقدر پول در دسترس است.
• ارز و مبلغ، و دو فیلد تازه: نام مراجعه‌کننده — برای وقتی که خودِ مشتری نمی‌آید و مثلاً برادرش یا پیک را می‌فرستد — و کنارش عکس مدرک شناسایی همان شخص.

با ثبت دستور هنوز هیچ پولی جابه‌جا نشده: نه صندوق کم شده، نه ماندهٔ مشتری عوض شده. این فقط یک قرار است که در صف صندوقدار نشسته. وقتی مراجعه‌کننده آمد، صندوقدار پول را می‌دهد و دکمهٔ اجرا را می‌زند؛ نکستو یک بار می‌پرسد که واقعاً وجه پرداخت شد، چون این کار برگشت‌ناپذیر است و سند مالی صادر می‌کند. بعد رسید چاپی آمادهٔ دادن به مشتری می‌آید: نام صرافی، تاریخ و ساعت، اینکه به چه کسی پرداخت شد و به حساب چه کسی، مبلغ به رقم و به حروف، نام صندوقدار و جای امضای هر دو طرف.

نکته‌ها

• انتقال همیشه تک‌ارزی است؛ اگر ارز عوض می‌شود باید از فرم خرید و فروش استفاده کنید.
• هیچ فیشی در نکستو خودکار تأیید نمی‌شود؛ هرچه تیک خورده تا وقتی خودتان تعیین تکلیفش نکنید باز می‌ماند.
• هر وقت دیدید ماندهٔ طرف نامشخص صفر نیست، یعنی هنوز پولی بی‌صاحب منتظر شناسایی است.
• تا لحظهٔ اجرای دستور صندوق، هیچ اثری روی مانده‌ها ثبت نمی‌شود؛ اجرا برگشت‌ناپذیر است.

پرسش‌های پرتکرار

چرا نمی‌توانم در یک انتقال، ارز مبدأ و مقصد را فرق بگذارم؟

چون انتقال همیشه در یک ارز واحد انجام می‌شود. اگر ارز عوض می‌شود، آن دیگر انتقال نیست بلکه معامله است و باید از فرم خرید و فروش ارز ثبت شود.

پولی به حسابم نشسته و نمی‌دانم از کیست، چه کار کنم؟

انتقال را از حساب سیستمی طرف نامشخص به بانک ثبت کنید تا پول در بانک بنشیند و دفترتان تراز بماند. هر وقت صاحبش پیدا شد، در صفحهٔ همان سند دکمهٔ شناسایی طرف نامشخص را بزنید و مشتری واقعی را انتخاب کنید؛ سند اصلی دست نمی‌خورد و یک سند مکمل به تاریخ روز ثبت می‌شود.

چرا فیشی که ثبت کردم در صفحهٔ کنترل وصول نیست؟

چون هیچ سندی خودش وارد آن فهرست نمی‌شود. فقط سندهایی می‌آیند که موقع ثبت، تیک «در انتظار وصول» خورده باشند. این عمدی است تا خودتان تصمیم بگیرید کدام فیش پیگیری لازم دارد.

فرق دستور دریافت و پرداخت با انتقال ساده چیست؟

دستور، دومرحله‌ای است: معامله‌گر دستور می‌دهد و صندوقدار اجرا می‌کند و دسترسی این دو در نکستو جداست. تا وقتی دکمهٔ اجرا زده نشده هیچ پولی جابه‌جا نشده و هیچ مانده‌ای عوض نمی‌شود؛ بعد از اجرا هم رسید چاپی برای مشتری صادر می‌شود.