راه‌اندازی اولیه — ارزها و تنظیمات پایه

از این قسمت صرافی را از صفر راه می‌اندازیم؛ یک نصب کاملاً خالی، بدون هیچ مشتری و هیچ معامله‌ای. روز اول شما پنج قدم دارد و در این قسمت چهار قدم اولش را با هم برمی‌داریم: تنظیمات، ارزها، نرخ تابلو و کاربران. قدم پنجم — موجودی اولیه — موضوع قسمت بعد است.

در این قسمت چه یاد می‌گیرید

• زبان سیستم و ارز مرجع را کجا تعیین کنید و چرا ارز مرجع قفل می‌شود
• مشخصات صرافی و لوگو کجاها دیده می‌شوند
• طول پنجرهٔ ویرایش سند را چطور تنظیم کنید
• ارزهای منتخب، تعداد اعشار و حالت نرخ (ضرب یا تقسیم)
• تفاوت «ارزهای فعال مدیر» با «ارزهای من» هر کاربر
• نرخ تابلو، به‌روزرسانی خودکار و محافظ انحراف نرخ
• ساخت کاربر، نقش‌ها و قاعدهٔ طلایی دسترسی

گام‌به‌گام

قدم اول: تنظیمات

از منو ← مدیریت ← تنظیمات را باز کنید. اولین بخش «زبان سیستم» است: این زبانی است که توضیحات سندها و نام حساب‌ها با آن ثبت می‌شوند و پیش‌فرض نمایش همهٔ کاربران هم هست.

بعد مهم‌ترین تصمیم کل راه‌اندازی: ارز مرجع. همان متر همهٔ گزارش‌ها که در قسمت دوم دیدیم. به نوشتهٔ کوچک زیرش دقت کنید: فقط تا قبل از ثبت اولین سند قابل تغییر است. یعنی همین حالا که هیچ سندی ندارید آزادید انتخابش کنید، ولی بعد از اولین معامله قفل می‌شود. پس با حوصله تصمیم بگیرید.

مشخصات صرافی، لوگو و پنجرهٔ ویرایش

پایین‌تر مشخصات صرافی است: نام فارسی، نام انگلیسی، تلفن و آدرس. این‌ها فقط تزئینی نیستند — روی سربرگ رسیدهای چاپی، خروجی‌های پی‌دی‌اف و پیام‌های واتساپ می‌نشینند. لوگو هم تصویری است که در منو، صفحهٔ ورود و رسیدهای چاپی دیده می‌شود.

بخش «اسناد و ویرایش» همان جایی است که تعیین می‌کنید پنجرهٔ ویرایش سند چند ساعت باز بماند. پیش‌فرض بیست‌وچهار ساعت است؛ اگر صرافی شلوغی دارید می‌توانید کوتاه‌ترش کنید.

قدم دوم: ارزها

صفحهٔ مدیریت ارزها را باز کنید. بالای صفحه ارزهای منتخب شماست و فقط همین‌ها در فرم‌های معامله و انتقال ظاهر می‌شوند. یعنی اگر با یورو کار نمی‌کنید، از این فهرست بیرونش کنید تا فرم‌هایتان شلوغ نشود.

برای هر ارز دو تنظیم مهم دارید:

• تعداد اعشار: دلار دو رقم اعشار می‌گیرد، ولی تومان صفر — چون کسی تومان اعشاری نمی‌نویسد.
• حالت نرخ: برای ارزهای قوی‌تر از مرجع ضرب، برای ارزهای ضعیف‌تر مثل تومان تقسیم. نکستو خودش پیشنهاد درست را می‌گذارد و شما فقط وقتی لازم شد عوضش می‌کنید.

ارز تازه می‌خواهید؟ پایین همین صفحه بخش افزودن از فهرست ارزهای جهان است: اسم یا کد ارز را بنویسید و جستجو کنید — بیش از دویست ارز ملی، به‌علاوهٔ کریپتو و طلا و حواله — و با یک کلیک به ارزهای منتخبتان اضافه می‌شود.

ارزهای من: فهرست شخصی هر کاربر

صفحهٔ بالا مال مدیر است و تعیین می‌کند چه ارزهایی اصلاً در نرم‌افزار وجود داشته باشند. ولی هر کاربر جدا از آن، در تنظیمات شخصی خودش فهرستی به اسم «ارزهای من» دارد: از بین همان ارزهایی که مدیر فعال کرده، هرکدام را که با آن کار می‌کند برمی‌دارد.

نتیجه‌اش این است که انتخاب‌گرهای ارز در فرم معامله و انتقال فقط همان چند ارز را نشان می‌دهند و خلوت می‌مانند. هر وقت لازم شد کم و زیادش می‌کند و هیچ ربطی به پاک شدن چیزی ندارد؛ فقط فهرست نمایش خودِ اوست و روی کاربران دیگر اثری ندارد.

قدم سوم: نرخ تابلو

این صفحه همان تابلوی مغازهٔ شماست. برای هر ارز دو عدد وارد می‌کنید: نرخ خرید و نرخ فروش — همان دو عددی که روی تابلوی مغازه‌تان می‌نویسید. فاصلهٔ این دو، همان اسپرد یا حاشیهٔ سود شماست.

ولی وارد کردن دستی نرخ هر روز خسته‌کننده است. برای همین صفحهٔ تنظیمات نرخ هست: اینجا برای هر ارز می‌گویید نرخش از اِی‌پی‌آی خوانده شود، چه ضریبی رویش بخورد، اسپردش چند درصد باشد و تا چند رقم گرد شود. یک بار تنظیم می‌کنید و تابلو خودش هر پنج دقیقه به‌روز می‌ماند.

محافظ انحراف نرخ

همین‌جا می‌گویید اگر نرخ یک معامله بیش از چند درصد با تابلو فاصله داشت، هشدار بدهد یا اصلاً اجازهٔ ثبت ندهد. این یعنی اگر کارمندتان صفر اضافه زد، سیستم جلویش را می‌گیرد.

قدم چهارم: کاربران

برای هر همکار یک کاربر جدا بسازید — هیچ‌وقت رمز خودتان را به کسی ندهید. برای کاربر جدید نام، نام کاربری، رمز و نقش را وارد می‌کنید: مدیر، معامله‌گر، صندوقدار یا حسابدار. زیرش تیک‌های ریز دسترسی است که دقیقاً مشخص می‌کنید این نفر چه ببیند و چه بتواند ثبت کند.

قاعدهٔ طلایی: حداقلِ لازم را بدهید. معامله‌گر لازم نیست تنظیمات را ببیند و صندوقدار لازم نیست کاربر بسازد.

نکته‌ها

• ارز مرجع فقط تا قبل از ثبت اولین سند قابل تغییر است؛ بعد از آن برای همیشه قفل می‌شود.
• نام و تلفن و آدرس صرافی روی رسیدهای چاپی، پی‌دی‌اف‌ها و پیام‌های واتساپ می‌نشیند، پس درست واردشان کنید.
• حذف یک ارز از «ارزهای من» چیزی را پاک نمی‌کند؛ فقط فهرست نمایش خود شماست.
• محافظ انحراف نرخ را همان روز اول فعال کنید تا خطای صفر اضافه گرفته شود.

پرسش‌های پرتکرار

اگر بعداً بخواهم ارز مرجع را عوض کنم چه می‌شود؟

نمی‌شود. ارز مرجع فقط تا قبل از ثبت اولین سند قابل تغییر است، چون همهٔ گزارش‌های شما با همان متر سنجیده می‌شوند. برای همین قبل از اولین معامله با حوصله تصمیم بگیرید.

چرا ارزی که لازم دارم در فرم معامله نیست؟

دو لایه وجود دارد: مدیر باید آن ارز را در صفحهٔ مدیریت ارزها فعال کرده باشد، و بعد خود شما باید آن را در فهرست «ارزهای من» انتخاب کنید. اگر در فهرست جهانی هم نبود، از بخش افزودن پایین همان صفحه جستجو و اضافه‌اش کنید.

حالت نرخ را ضرب بگذارم یا تقسیم؟

برای ارزهای قوی‌تر از ارز مرجع ضرب و برای ارزهای ضعیف‌تر مثل تومان تقسیم. نکستو خودش پیشنهاد درست را می‌گذارد و معمولاً لازم نیست دست بزنید. راهنمای همین صفحه داخل نرم‌افزار (علامت ؟ بالای صفحه) جزئیات بیشتری دارد.

قدم پنجم کجاست؟

قدم پنجم و مهم‌ترینشان موجودی اولیه است: اینکه حساب‌وکتاب قبلی‌تان را چطور وارد نکستو کنید و سیستم را قفل کنید. کامل در قسمت پنجم به آن می‌پردازیم.