نقشهٔ گزارش‌ها و صورتحساب مشتری در نکستو

تا اینجا هرچه لازم بود ثبت کردیم؛ از این قسمت به بعد می‌رویم سراغ خواندن. اولین چیزی که می‌بینید هفده گزارش است و اگر بخواهید نامشان را حفظ کنید، گم می‌شوید. اینجا یاد می‌گیرید به‌جای نام، از سؤالتان شروع کنید و پرکاربردترین گزارش — صورتحساب — را کامل بخوانید.

در این قسمت چه یاد می‌گیرید

• چهار سؤالی که کل هفده گزارش را دسته‌بندی می‌کند
• صورتحساب یک مشتری را باز کنید و مانده‌اش را به تفکیک ارز بخوانید
• سه فیلتر تعداد، بازهٔ تاریخ و فقط ارز را به کار ببرید
• ستون مانده ارز را بفهمید — همان که اختلاف با مشتری را تمام می‌کند
• با مغایرت‌گیری فقط ردیف‌های محل اختلاف را جدا کنید
• فرق صورتحساب با آمار مشتری را بدانید

گام‌به‌گام

۱. از سؤال شروع کنید، نه از نام گزارش

چهار سؤال، کل گزارش‌ها را دسته‌بندی می‌کند: پول کجاست؟ چه کسی به من بدهکار است؟ سود کجاست؟ و مشتری‌ام کیست؟ سه قسمت بعدی هرکدام یکی از این سؤال‌ها را کامل باز می‌کنند — پول کجاست، چه کسی بدهکار است و سود کجاست.

۲. صورتحساب را باز کنید و حساب را انتخاب کنید

صورتحساب یعنی همان چیزی که مشتری از شما می‌خواهد: از فلان تاریخ تا امروز، چه چیزی بین ما رد و بدل شد و آخرش چقدر می‌شود. حساب مشتری را انتخاب می‌کنید و صفحه ساخته می‌شود.

۳. مانده به تفکیک ارز را بالای صفحه بخوانید

بالای صفحه، مانده به تفکیک ارز است. یک مشتری می‌تواند هم‌زمان دلار بدهکار باشد، تومان بستانکار، درهم بستانکار و تتر بدهکار — چون هر ارز دفتر خودش را دارد.

آخرین عدد، برآیند همهٔ این‌ها به ارز مرجع است؛ یعنی اگر همین حالا همه‌چیز تسویه شود، ته‌ش چه می‌ماند.

۴. با سه فیلتر، صورتحساب را کوچک کنید

• تعداد: پیش‌فرضش سی تراکنش آخر است و تا همهٔ تراکنش‌ها بالا می‌رود.
• بازهٔ تاریخ: برای وقتی مشتری می‌گوید از اول تیر تا امروز.
• فقط ارز: وقتی طرف حسابتان با شما فقط درهم کار می‌کند، بقیه را از جلوی چشم برمی‌دارد.

۵. ردیف‌های صورتحساب را بخوانید

هر ردیف یک آرتیکل است، با کد سند که مستقیم به خود سند لینک است، ساعت، نوع، توضیحات، ارز، بدهکار، بستانکار، و مهم‌تر از همه ستون آخر: مانده ارز. یعنی بعد از هر ردیف، حساب در آن ارز چقدر شد. همین ستون است که وقتی با مشتری اختلاف دارید، دعوا را تمام می‌کند.

۶. مغایرت‌گیری کنید

برای همان روزی است که مشتری می‌گوید حسابمان نمی‌خواند. کنار هر ردیف تیک می‌زنید و ردیف‌هایی که هر دو طرف قبول دارید علامت‌دار می‌شوند. آن‌وقت آنچه بی‌تیک مانده، دقیقاً همان چیزی است که باید سرش حرف بزنید.

۷. خروجی بگیرید یا مستقیم بفرستید

اکسل برای وقتی می‌خواهید خودتان رویش کار کنید، و پی‌دی‌اف برای وقتی می‌خواهید دستِ مشتری بدهید. دو دکمهٔ کناری هم همان صورتحساب و مانده را مستقیم در واتساپ مشتری می‌گذارند.

دکمهٔ تسویه حساب هم برای لحظه‌ای است که مشتری همه‌چیز را صاف می‌کند: نکستو خودش سند تسویه را می‌سازد تا مجبور نباشید ارز به ارز دستی ببندید.

۸. آمار مشتری را کنارش بشناسید

صورتحساب می‌گوید چه شد؛ آمار مشتری می‌گوید این مشتری برای من چقدر می‌ارزد: حجم کل معاملاتش، سودی که از او داشته‌ام، میانگین رسوب پولش نزد من، و رتبه‌اش بین همهٔ مشتری‌ها.

نکته‌ها

• اعداد ارز مرجع در آمار مشتری تقریبی‌اند — خود صفحه هم همین را نوشته — چون با نرخ تاریخی و لحظه‌ای حساب می‌شوند. این گزارش برای شناخت مشتری است، نه سند مالی؛ سند مالی همان صورتحساب و دفتر کل است.
• کد سند هر ردیف لینک مستقیم به خود سند است؛ برای بررسی اختلاف از همان‌جا وارد سند شوید.
• پیش‌فرض صورتحساب سی تراکنش آخر است؛ اگر مشتری از بازهٔ قدیمی حرف می‌زند، اول تعداد یا بازهٔ تاریخ را عوض کنید.
• راهنمای همین صفحه داخل نرم‌افزار (علامت ؟ بالای صفحه) جزئیات بیشتری دارد.

پرسش‌های پرتکرار

چرا یک مشتری هم‌زمان بدهکار و بستانکار است؟

چون هر ارز دفتر خودش را دارد. یک مشتری می‌تواند دلار بدهکار باشد و هم‌زمان تومان و درهم بستانکار؛ عدد آخر صفحه برآیند همهٔ این‌ها به ارز مرجع است.

وقتی مشتری می‌گوید حسابمان نمی‌خواند از کجا شروع کنم؟

از مغایرت‌گیری. کنار ردیف‌هایی که هر دو طرف قبول دارید تیک بزنید؛ آنچه بی‌تیک ماند دقیقاً همان چیزی است که باید سرش حرف بزنید.

فرق صورتحساب با آمار مشتری چیست؟

صورتحساب می‌گوید بین شما و مشتری چه گذشت و سند مالی است. آمار مشتری می‌گوید این مشتری چقدر برای شما می‌ارزد — حجم، سود، رسوب و رتبه — و اعدادش تقریبی است.

چطور صورتحساب را دست مشتری بدهم؟

یا خروجی پی‌دی‌اف بگیرید، یا با دکمه‌های کناری همان صورتحساب و مانده را مستقیم در واتساپ مشتری بگذارید. اکسل هم هست، برای وقتی می‌خواهید خودتان رویش کار کنید.