چه کسی به من بدهکار است؟ سنی بدهکاران و سقف اعتبار

در صرافی، پولی که دست مشتری است هم دارایی شماست — ولی دارایی‌ای که هر روز که می‌گذرد کمی بیشتر ریسک دارد. این قسمت دربارهٔ همین است. بعد از آن می‌دانید کدام مشتری را باید امروز بگیرید و چطور کاری کنید که این وضع دوباره پیش نیاید.

در این قسمت چه یاد می‌گیرید

• چهار ابزار این سؤال را بشناسید و بدانید هر کدام چه می‌گوید
• فهرست بدهکاران و بستانکاران را قبل از تصمیم‌های بزرگ نگاه کنید
• سنی بدهکاران را بخوانید و بدهی کهنه را از بدهی تازه جدا کنید
• ستون روزهای بی‌تحرکی را ملاک زنگ زدن قرار دهید
• کارهای در جریان را آخر هفته خالی کنید
• برای مشتری‌های پرریسک سقف اعتبار بگذارید

گام‌به‌گام

۱. چهار ابزارتان را بشناسید

بدهکاران و بستانکاران می‌گوید چه کسی چقدر. سنی بدهکاران همان بدهی‌ها را بر اساس کهنگی مرتب می‌کند. کارهای در جریان می‌گوید چه تعهدی هنوز تمام نشده. و سقف اعتبار، که برخلاف آن سه تا، پیشگیری است نه گزارش.

۲. بدهکاران و بستانکاران را باز کنید

فهرست به ترتیب مبلغ مرتب شده و بالایش هم جمع کل. این گزارش را قبل از هر تصمیم بزرگ نگاه کنید — مثلاً قبل از اینکه به مشتری تازه‌ای اعتبار بدهید، ببینید همین حالا چقدر پولتان بیرون است.

۳. سنی بدهکاران را بخوانید

مهم‌ترین گزارش این قسمت. بالای صفحه چهار کارت می‌بینید: کمتر از هفت روز، هفت تا پانزده، پانزده تا سی، و بیش از سی روز.

صد هزار دلاری که سه روز است بیرون رفته با صد هزار دلاری که سیصد روز است بیرون است، اصلاً یک چیز نیستند. این صفحه دقیقاً همین تفاوت را نشان می‌دهد.

۴. ستون روزهای بی‌تحرکی را ملاک قرار دهید

جدول سنی بدهکاران ستونی دارد که کارتان را راه می‌اندازد: روزهای بی‌تحرکی، یعنی از آخرین تراکنش این مشتری چند روز گذشته. ردیفی که مثلاً دویست و شصت و یک روز تکان نخورده، همان است که باید امروز به‌اش زنگ بزنید — نه آن‌هایی که مبلغشان بزرگ‌تر است.

۵. کارهای در جریان را مرور کنید

اینجا تعهدهای پرداختی را می‌بینید که هنوز کامل نشده‌اند: با مبلغ کل، چقدر پرداخت شده و چقدر مانده. این همان چیزی است که در ریال‌گردانی ساختیم و حالا اینجا یک‌جا جمع شده. آخر هر هفته این صفحه باید خالی یا کوتاه باشد.

۶. سقف اعتبار را برای مشتری تعیین کنید

ابزار چهارم فرقش با بقیه این است که جلوی مشکل را می‌گیرد. در فرم ساخت یا ویرایش هر مشتری یک فیلد هست به نام سقف اعتبار. اگر پرش کنید، هر وقت بدهی آن مشتری از این عدد بگذرد، نکستو موقع ثبت سند هشدار می‌دهد و برای مدیر هم گزارش می‌رود.

۷. بدهکار را پیدا کردید، پیگیری کنید

از همان صورتحساب می‌توانید مانده یا صورتحساب مشتری را مستقیم در واتساپش بگذارید — که در اتصال واتساپ دیدیم چطور تنظیم می‌شود. یعنی این سه قسمت پشت سر هم یک زنجیرهٔ کامل‌اند: پیدا کردن، دیدن، و پیگیری کردن.

نکته‌ها

• بدهکاران را برای مبلغ ببینید و سنی بدهکاران را برای خطر؛ این دو یک کار نمی‌کنند.
• ملاک تماس گرفتن، بزرگی مبلغ نیست؛ روزهای بی‌تحرکی است.
• کارهای در جریان را آخر هفته خالی کنید تا تعهد نیمه‌تمام روی دستتان نماند.
• برای مشتری‌هایی که نگرانشان هستید سقف اعتبار بگذارید تا لازم نباشد یادتان بماند.
• راهنمای همین صفحه داخل نرم‌افزار (علامت ؟ بالای صفحه) جزئیات بیشتری دارد.

پرسش‌های پرتکرار

فرق بدهکاران با سنی بدهکاران چیست؟

بدهکاران می‌گوید چه کسی چقدر و به ترتیب مبلغ مرتب است. سنی بدهکاران همان بدهی‌ها را بر اساس کهنگی دسته‌بندی می‌کند — کمتر از هفت روز، هفت تا پانزده، پانزده تا سی، و بیش از سی روز. اولی برای مبلغ است، دومی برای خطر.

اول به کدام مشتری زنگ بزنم؟

به آن‌هایی که روزهای بی‌تحرکی‌شان بالاست، نه لزوماً آن‌هایی که مبلغشان بزرگ‌تر است. صد هزار دلاری که سه روز بیرون رفته با همان مبلغ که سیصد روز بیرون است یک چیز نیستند.

سقف اعتبار دقیقاً چه کار می‌کند؟

در فرم ساخت یا ویرایش مشتری پرش می‌کنید؛ بعد از آن هر وقت بدهی آن مشتری از این عدد بگذرد، نکستو موقع ثبت سند هشدار می‌دهد و برای مدیر هم گزارش می‌رود.

کارهای در جریان چه وقت باید خالی باشد؟

آخر هر هفته. این صفحه تعهدهای پرداختی نیمه‌تمام را با مبلغ کل، پرداخت‌شده و مانده نشان می‌دهد و باید خالی یا کوتاه باشد.