Muhabir Döviz Bürolarının ve Muhatap Hesapların (Nostro) Yönetimi

Hiçbir döviz bürosu tek başına çalışmaz. Müşterinizin Tahran'da verdiği ve Dubai ya da İstanbul'da teslim edilen bir havale, bir muhabir döviz büroları ağının içinden geçer. Siz onlara emanet edersiniz, onlar size emanet eder ve aranızda her zaman açık bir cari hesap durur.

Bankacılık dilinde nostro (bizim onlardaki hesabımız) ve vostro (onların bizdeki hesabı) denen bu hesaplar, havale ağının çarpan kalbidir. Ve tam da gevşek tutulurlarsa paranın kaybolduğu, yıllara dayanan bir ilişkinin bir hesap anlaşmazlığı yüzünden bozulduğu yerdir.

Birbirinin aynası olması gereken iki defter

İlke basit: bir muhabirin hesabına yazdığınız her rakamın tam karşılığı onun sizin hesabınızda bulunmalı. Siz «10.000 dirhem Dubai Nur döviz bürosunun hesabına» yazdıysanız, onun defterinde «10.000 dirhem falancaya borç» olmalı.

Bu iki defter birbirinin aynası kaldığında tasfiye kolaydır. Birbirinden uzaklaştıklarında — bir belge unutulmuş, bir kur yanlış, bir komisyonu biri hesaplamış öbürü hesaplamamış — o fark «sen şu kadar borçlusun / hayır sen» kavgasına dönüşür.

Muhabir hesabının bozulduğu dört yer

• Çift taraflı komisyon: Bir taraf komisyonu düşer, öbür taraf tam yazar. Her havalede birkaç dirhem fark, ay sonunda kafa karıştıran bir sayı.
• Farklı değerleme kuru: Havale bir dövizle verilir, başka bir dövizle tasfiye edilir. İki taraf iki farklı kurla kaydederse defterler hiçbir zaman tutmaz.
• Unutulan belge: Bir telefon görüşmesi, «sonra yazarım» denilen acil bir havale, ve o sonra hiçbir zaman gelmez.
• Yarım tasfiye: Borcun bir kısmı nakit, bir kısmı havale, bir kısmı bir sonraki havaleyle takas — ve kimsede net bakiyenin tam resmi yoktur.

Çözüm: her muhabire bir hesap, her rakama bir belge

Muhatap hesaplar akılda ya da ayrı bir defterde yaşamamalı. Her muhabir döviz bürosu, tıpkı bir müşteri gibi, defter-i kebirinizde resmî bir hesap olmalı — tek farkla ki bakiyesi hem borçlu hem alacaklı olabilir.

O zaman her havale, her komisyon ve her tasfiye, ayna bakiyeyi kendisi güncelleyen çift taraflı bir belgedir. Bu, çok dövizli defter-i kebir mantığının muhatap hesaplara genişletilmiş halidir ve alacak ve borç yönetiminin bir parçasıdır.

Dönemsel mutabakat — büyümeden önce

Defterlerin ayna olmasını Allah'a emanet bırakmamalısınız. Basit bir alışkanlık sizi kurtarır: her hafta ya da her ay, her muhabirin net bakiyesini kendisiyle kontrol edin. Kısa bir mesaj: «Seninle bakiyem şu kadar dirhem alacaklı, doğru mu?»

Okudu ise gönlünüz rahat. Okumadıysa, tam orada — küçük ve taze bir fark üzerinde — bulursunuz onu, altı ay sonra hiçbirinizin nereden geldiğini hatırlamadığı bir sayı üzerinde değil. Aynı gün sonu mutabakatı mantığı, bu kez iki döviz bürosu arasında.

Yazılım burada neden fark yaratır

Muhatap hesap, tam da Excel'in ve elle tutulan defterin diz çöktüğü yerdir: çok dövizli, çift taraflı, komisyonlu ve değerlemeli bir bakiye, onlarca muhabir için aynı anda. Doğru bir yazılım her muhabiri canlı bir hesap gibi tutmalı, ayna bakiyeyi otomatik hesaplamalı ve «kimle ne kadar alacaklı/borçluyum» raporunu tek tıkla vermeli.

Bunu havale muhasebesinde daha derin okuyabilir ya da doğrudan Nexto demosunda gerçek bir muhatap hesapla deneyebilirsiniz.