Döviz Alış-Satış Muhasebe Fişi — Bir İşlemi Doğru Nasıl Kaydederiz

Her döviz işlemi, ne kadar basit görünürse görünsün, tam bir mali olaydır: kasanıza bir şey girer ve bir şey çıkar. Bu hareket doğru kaydedilmezse, bakiyeler uyar ama gerçeği göstermez. Sorun şu ki birçok döviz bürosu işletmecisi işlemi "tek bir rakam" olarak görür — "1000 dolar sattım" — oysa muhasebede her işlemin, aynı anda ve eşit kaydedilmesi gereken iki tarafı vardır.

Bu yazı tam bunu gösterir: döviz alıp sattığınızda ne borç ve ne alacak olur, bu çift taraflı kayıt neden hem bakiyeyi doğru tutar hem de pozisyonunuzu ve kârınızı aydınlatır. Bu tartışmanın büyük resimdeki yerini görmek için döviz bürosu muhasebesi ve operasyonu kapsamlı rehberi iyi bir başlangıç noktasıdır.

Her işlemin neden iki tarafı vardır

Çift taraflı muhasebenin temel kuralı basittir: hiçbir şey yoktan gelmez ve hiçbir yere gitmez. Kasanıza dolar girdiyse, mutlaka ona eşit bir şey çıkmıştır — lira, euro ya da oluşturduğunuz bir borç. Borçların toplamı her zaman alacakların toplamına eşit olmalıdır; bu denge, defterin sağlığının teminatıdır.

Döviz bürosunda bu kuralın bir ek karmaşıklığı vardır: defter her dövizde ayrı ayrı dengede olmalıdır. Yani dolar hareket ettiğinde işlemin lira tarafı lira hesabında, dolar tarafı dolar hesabında kaydedilir — her şey tek bir birime çevrilip karıştırılmaz. Döviz bürosu büyük defterinin neden farklı olduğunu daha derinlemesine anlamak isterseniz, döviz bürosu büyük defteri bu konuyu açar.

Örnek 1: Bir döviz alışının kaydı

Diyelim ki müşteri geldi ve size 1000 dolar sattı (yani siz alıyorsunuz). Alış kurunuz 90.000 lira. Demek ki bu işlem için 90.000.000 lira ödüyorsunuz.

Bu işlemde aynı anda iki şey olur: dolar kasanıza girer ve lira kasadan çıkar. Çift taraflı fişi şudur:

Borç tarafı dolar varlığınızın arttığını; alacak tarafı lira varlığınızın azaldığını gösterir. Dikkat edin, bu ikisi iki farklı dövizdedir ve her biri kendi hesabında dengelenir. Buradaki 90.000 kuru yalnızca bu işlemin "fiyatıdır"; kurun kendisi bir şey kaydetmez, yalnızca ikinci tarafın lira tutarını belirleyen köprüdür.

Örnek 2: Bir döviz satışının kaydı

Şimdi tersi. Başka bir müşteri geliyor ve sizden 1000 dolar almak istiyor. Satış kurunuz 91.500 lira, yani ondan 91.500.000 lira alıyorsunuz.

Burada da aynı anda iki şey olur: dolar kasanızdan çıkar ve lira kasanıza girer. Fiş şöyledir:

Dikkat edin, borç ile alacağın yeri alış örneğine göre değişmiştir. Şimdi lira varlığınıza eklenmiş (borç), dolar azalmıştır (alacak). İşte bu basit simetri, dolar kasanızın ve lira kasanızın her zaman gerçeği göstermesini güvence altına alır.

Kâr nerede? Spread'e bakın

Bu iki işlemi yan yana koyarsanız önemli bir nokta belirir. 1000 doları 90.000 liraya aldınız ve aynı 1000 doları 91.500 liraya sattınız. Bu iki kur arasındaki fark — dolar başına 1.500 lira — sizin spread'iniz ya da kâr marjınızdır. 1000 dolar üzerinde 1.500.000 lira eder.

Kilit nokta şu: bu kâr alış ya da satış fişinin kendisinden çıkmaz; yukarıdaki iki fişin hiçbirinde bir "kâr" satırı yoktur. Kâr, iki işlemin kur farkının sonucudur ve döviz pozisyonunuzu kapattığınızda ya da kâr-zarar raporu aldığınızda kendini gösterir. Bu yüzden alış ve satış kurunun ayrılması önemlidir; bu iki kurun ardındaki mantığı anlamak isterseniz, alış/satış kuru ve spread tam bunu anlatır.

İşlemin döviz pozisyonuna etkisi

Her işlem, bakiyenin yanında pozisyonunuzu da oynatır. Örnek 1'deki alıştan sonra dolar pozisyonunuz 1000 dolar artıya geçti (long). Örnek 2'deki satıştan sonra yeniden sıfırlandı. Yalnızca alıp satmasaydınız, 1000 dolar açık kalır ve kur dalgalanmasına maruz olurdunuz.

Bu, muhasebe fişinin yalnızca "geçmişin arşivi" olmadığı anlamına gelir; anlık risk yönetimi aracınızdır. İşlemlerini doğru kaydeden bir döviz bürosu, her an hangi dövizde ne kadar açık olduğunu ve kur değişimine ne kadar maruz kaldığını bilir. Bunu yapmayan bir döviz bürosu, fiilen karanlıkta işlem yapar.

Elle kayıt neden tehlikelidir

Buraya kadar her şey kâğıt üzerinde temiz görünüyor, ama pratikte bu fişleri elle yazmak bir hata kaynağıdır. Borç ile alacağın yeri değişir, işlemin bir tarafı unutulur, lira tutarı yanlış hesaplanır ya da işlem yanlış dövizde kaydedilir. Bunların her biri görünüşte doğru ama özünde yanlış bir denge oluşturur. Bu hataların tam listesi ve önlenmesi işlem kaydında 7 hata yazısında yer alır.

Doğru çözüm, çift taraflı kaydın işlemin kendi kaydından ayrı olmamasıdır. Nexto'da bir işlemi girdiğinizde — hangi döviz, ne miktar, hangi kur, alış mı satış mı dediğinizde — sistem çift taraflı çok dövizli fişi kendisi oluşturur: döviz tarafı aynı dövizin hesabında, lira tarafı lira hesabında ve pozisyon ile kâra etkisi anında hesaplanır. Siz bir işlem kaydedersiniz, bir muhasebe fişi değil; fiş, o işlemin otomatik sonucudur.

Toparlarsak

Her döviz alış ve satışının, aynı anda, eşit ve doğru dövizde kaydedilmesi gereken iki tarafı vardır. Alışta döviz borç, lira alacak olur; satışta tersi. Kâr bu fişlerin hiçbirinden doğrudan çıkmaz, alış ve satış kuru farkından (spread) doğar ve pozisyonda ve kâr-zarar raporunda görülür. Bu çift taraflı kayıt otomatik olarak ve işlemin kendisinden oluştuğunda, hem insan hatası ortadan kalkar hem de her an piyasanın neresinde durduğunuzu bilirsiniz.