صندوق العمليات الذكي — من رسالة واتساب إلى مستند

مكتب له عدة مجموعات واتساب نشطة يستقبل عشرات الإشعارات والرسائل في اليوم، وأسوأ ما قد يحدث أن يضيع واحد منها بين الرسائل. صندوق العمليات موجود لهذا، لكن عمله أكبر بكثير من مجرّد حفظ الرسائل. بعد هذه الحلقة تعرف كيف يقرأ نكستو ما يصلك، وكيف يأخذك اقتراحه إلى النموذج الصحيح معبّأً مسبقاً.

ماذا ستتعلم في هذه الحلقة

• خطوات سير العمل الأربع، من وصول الرسالة إلى اقتراح الإجراء.
• التبويبات الستة وتصفية النوع في أعلى الصفحة.
• ما الذي يستخرجه نكستو من صورة الإشعار، وما معنى درجة الثقة.
• كيف يُطابق اسم المستلم مع الالتزامات المفتوحة للعميل.
• كيف يتعامل مع رقم الحساب ورسالة الصفقة ومعرّف المعاملة.
• ما معنى «تم» و«رفض» و«حظر»، ولماذا الحفظ ثلاثة أيام فقط.

خطوة بخطوة

١. افهم سير العمل في أربع خطوات

العميل يرسل إشعاراً أو رسالة في المجموعة. ونكستو يتعرّف على النوع. وإن كان إشعاراً، استخرج من الصورة المبلغ والأسماء والأرقام. والخطوة الرابعة هي ما يفصل هذه الصفحة عن صندوق رسائل: أنه يقترح الإجراء المناسب بناءً على ما قرأه. لكن التسجيل يبقى دائماً بموافقتك أنت.

٢. تنقّل بين التبويبات والتصفية

في الأعلى ستة تبويبات: «قيد الانتظار» وهي الأعمال التي لم تنجزها بعد، و«منجز» لما اهتممت به، ثم «مكرر» و«غير معروف» و«مرفوض» و«المحظورون». وبجانبها تصفية بالنوع: إشعار دفع، وصفقة، وعملات رقمية، ورقم حساب — أي الأشياء الأربعة التي تدور فعلاً في مجموعات أي صرافة.

٣. افتح إشعاراً واقرأ ما استُخرج منه

عميلنا صيرفة أربيل سنتر أرسل صورة الإشعار في مجموعته. القائمة في جانب، وتفاصيل ذلك السجل في الجانب الآخر، وصورة الإشعار هنا أيضاً، فلا تحتاج إلى البحث عنها في واتساب.

وهذا ما استخرجه نكستو من الصورة مباشرة دون أن تضغط زراً واحداً: المبلغ ثمانية وسبعون ألفاً وخمسمئة درهم، واسم المستلم سعيد بن حمد الكعبي، وبنك المستلم، والمرسِل، ورقم العملية. والنسبة في آخره هي درجة الثقة.

حين يصل الإشعار يذهب تلقائياً إلى خدمة نكستو السحابية وتُخصم كلفته من رصيد خدماتك. وإن فشل استخراج ما، فزر الاستخراج اليدوي موجود هنا أيضاً.

٤. اضغط زر الاقتراح

هذا أهم جزء. انظر إلى الزر: «تسجيل في المرحلية رقم تسعة عشر»، والمتبقي مئة وعشرون ألف درهم. نكستو قارن اسم المستلم في الإشعار بالالتزامات المفتوحة لهذا العميل فوجد واحداً، وترى بجانبه علامة «تطابق اسم المستلم».

أي أنك بدل البحث عن الالتزام وكتابة المبلغ ورقم التتبّع بيدك، يأتيك النموذج جاهزاً بضغطة واحدة.

٥. لا تقلق من العملة ولا من اللغة

هذا ليس خاصاً بإشعارات الدرهم والبنوك الإماراتية. إشعار باليوان مكتوب بالصينية استُخرج منه اسم المستلم واسم البنك والمرسِل ورقم العملية بشكل صحيح، وبثقة ثمانية وتسعين بالمئة. درهم، دولار، يورو، يوان؛ بأي عملة وبأي لغة، لا تشغل بالك بقراءتها.

٦. تعرّف على بقية أنواع الرسائل

رسالة فيها رقم حساب أرسله العميل: يسحبه نكستو من داخل النص ويعطي اقتراحين — إنشاء طلب إيداع، أو إنشاء دفعة مرحلية مباشرة — وهما النموذجان اللذان بنيناهما في مسار الدفعات المحلية. وأيّهما ضغطت، جاء الرقم والعميل معبّأين مسبقاً.

ورسالة الصفقة: قرأ نكستو أن خمسة وعشرين ألف دولار بيعت مقابل الدرهم بسعر ثلاثة وستة آلاف وسبعمئة وخمسة وعشرين، وأعطى زر تسجيل الصفقة، فيأتيك نموذج البيع والشراء والاتجاه والمبلغ والعملة والسعر والعميل كلها معبّأة مسبقاً.

ومعرّف المعاملة: أرسل العميل المعرّف فقط فتعرّف عليه نكستو، وزره يأخذك إلى نموذج العملات الرقمية والمعرّف معبّأ مسبقاً، فلا يبقى عليك إلا تأكيد الطرف المقابل.

٧. حوّل الإشعار لتكتمل المعلومة

هذه حالة تقع كل يوم: الإشعار الذي أرسله لك العميل تحوّله أنت إلى مجموعة المكتب صاحب المال، فيسقط الملف نفسه في صندوق الوارد مرة أخرى — ونكستو يفهم ذلك ويكتب أنه إشعار محوَّل.

وهنا يصير الأمر لافتاً: في المرة الأولى كنا نعرف مَن دفع فقط. والآن، لأن الإشعار نفسه ظهر في مجموعة أخرى، صار المستلم معروفاً أيضاً. ولهذا تغيّر الاقتراح إلى تسجيل تحويل أموال بطرفين معلومين. أي أن تحويلك أنت للإشعار هو ما أكمل معلومات النظام.

٨. أنهِ كل سجل بأحد الإجراءات الثلاثة

تحت كل سجل ثلاثة إجراءات: «تم» حين تنتهي منه، و«رفض» إن كان شيئاً لا يعنيك، و«حظر» وله ثلاث صور: ألّا تُقرأ هذه المجموعة أصلاً، أو هذا الشخص في هذه المجموعة فقط، أو هذا الشخص في كل المجموعات. وهو نافع جداً للمجموعات المزدحمة التي لا يدور فيها إلا السلام والتحية.

ملاحظات

• في أعلى الصفحة جملة صغيرة لكنها مهمة: الحفظ ثلاثة أيام، والسجلات الأقدم تُحذف وحدها.
• صندوق الوارد ليس أرشيفك — أرشيفك هو دفترك وإيصالاتك. الصندوق ليس إلا قائمة عمل اليوم، ويجب أن يفرغ.
• افتح الصندوق عدة مرات في اليوم، وكل سجل إمّا يتحوّل إلى مستند وإمّا يُرفض.
• الاستخراج يرفع عنك عبء الكتابة والاقتراحات تأخذك إلى النموذج الصحيح، لكن الزر الأخير تضغطه أنت دائماً، لأن مال العميل لا يُسجَّل بتخمين آلة.
• دليل الصفحة داخل البرنامج (علامة ؟ أعلى الصفحة) يعطي تفاصيل أكثر.

الأسئلة الشائعة

هل يسجّل نكستو المستند وحده؟

لا. البرنامج يقرأ ويستخرج ويقترح فقط، ويفتح لك النموذج معبّأً مسبقاً. الضغط الأخير على زر الحفظ يبقى دائماً بموافقتك أنت.

ماذا لو فشل الاستخراج من صورة الإشعار؟

زر الاستخراج اليدوي موجود في الصفحة نفسها، فتُعيد المحاولة أو تُكمل البيانات بنفسك. وانظر أيضاً إلى درجة الثقة المعروضة بجانب النتيجة قبل أن تعتمد عليها.

لماذا تُحذف السجلات بعد ثلاثة أيام؟

لأن الصندوق قائمة عمل اليوم لا أرشيف. الأرشيف الحقيقي هو دفترك والمستندات التي سجّلتها، والصندوق يجب أن يفرغ باستمرار.

كيف أتخلّص من ضجيج المجموعات المزدحمة؟

استعمل «حظر». تستطيع منع قراءة مجموعة كاملة، أو حظر شخص في هذه المجموعة فقط، أو حظره في كل المجموعات — وهو الحل العملي للمجموعات التي لا يدور فيها إلا السلام والتحية.