من عليه دين لك — المدينون وأعمار الديون وسقف الائتمان

في الصرافة، المال الذي في يد العميل هو من أصولك أيضاً — لكنه أصل يزداد خطراً كل يوم يمرّ. هذه الحلقة تعرّفك بأربع أدوات في نكستو تجيب عن سؤال «مَن عليه دين لي، ومنذ متى؟». بعدها ستعرف بمن تبدأ اتصالاتك اليوم، وكيف تمنع الدَّين الكبير قبل أن ينشأ.

ماذا ستتعلم في هذه الحلقة

• الفرق بين الأدوات الأربع: المدينون والدائنون، وأعمار الديون، والأعمال المفتوحة، وسقف الائتمان
• كيف تقرأ تقرير المدينين قبل أي قرار كبير
• لماذا عمود «أيام الخمول» أهم من حجم المبلغ
• كيف تُفرغ صفحة الأعمال المفتوحة في آخر كل أسبوع
• كيف يمنع سقف الائتمان المشكلة من أصلها بدل أن يبلّغ عنها بعد وقوعها
• كيف تربط هذه الحلقة بكشف الحساب والواتساب لمتابعة العميل

خطوة بخطوة

1. ابدأ بالمدينين والدائنين

هذا التقرير يقول لك مَن له وكم. القائمة مرتّبة بالمبلغ، وفوقها المجموع الكلي.

انظر إليه قبل كل قرار كبير — مثلاً قبل أن تفتح ائتماناً لعميل جديد — لترى كم من مالك في الخارج الآن. المجموع وحده كافٍ ليجعلك تتردّد أو تطمئنّ.

2. افتح أعمار الديون — أهم تقرير في هذا الجزء

في أعلى الصفحة أربع بطاقات تقسّم ديونك حسب العمر: أقل من سبعة أيام، ومن سبعة إلى خمسة عشر، ومن خمسة عشر إلى ثلاثين، وأكثر من ثلاثين.

المبدأ بسيط: مئة ألف خرجت قبل ثلاثة أيام ليست كمئة ألف في الخارج منذ ثلاثمئة يوم. المبلغ واحد والخطر مختلف تماماً، وهذه الصفحة تريك ذلك الفرق بالضبط.

3. رتّب مكالماتك حسب عمود أيام الخمول

في جدول أعمار الديون عمود يقوم بعملك عنك: أيام الخمول، أي كم يوماً مرّ منذ آخر معاملة لهذا العميل.

السطر الذي لم يتحرّك منذ أشهر هو صاحبه مَن تتصل به اليوم — لا مَن مبلغه أكبر. العميل الكبير الذي يتعامل معك كل أسبوع أقل خطراً من عميل صغير اختفى.

4. راجع الأعمال المفتوحة

هنا ترى الالتزامات التي لم تكتمل بعد: المبلغ الكلي، وكم دُفع، وكم بقي. كل ما بنيته في حلقة مسيريابي الريال والدفعات المحلية يتجمّع في هذه الصفحة.

القاعدة: في آخر كل أسبوع ينبغي أن تكون هذه الصفحة فارغة أو قصيرة. طولها المستمر علامة على التزامات نسيتها.

5. ضع سقف ائتمان لمن تقلق منهم

الأداة الرابعة تختلف عن الثلاث السابقة: هي ليست تقريراً بل وقاية. في نموذج فتح أو تعديل كل عميل حقل اسمه «سقف الائتمان».

إن ملأته، نبّهك نكستو عند تسجيل أي مستند يتجاوز فيه دَين ذلك العميل الرقم المكتوب، وأبلغ المدير أيضاً. أي أنك لا تحتاج إلى أن تتذكّر أنت.

6. تابع العميل بعد أن تجده

بعد أن تجد العميل المدين، يمكنك أن ترسل رصيده أو كشف حسابه إلى واتسابه مباشرة من كشف الحساب في حلقة التقارير وكشف الحساب — وإعداد الواتساب رأيناه في حلقة الواتساب.

هذه الحلقات الثلاث معاً سلسلة كاملة: أن تجد، وأن ترى، وأن تتابع. دليل الصفحة داخل البرنامج (علامة ؟ أعلى الصفحة) يعطي تفاصيل أكثر عن كل تقرير منها.

ملاحظات

• انظر إلى المدينين للمبلغ، وإلى أعمار الديون للخطر. لا تخلط بينهما: المبلغ يقول كم، والعمر يقول كم هو خطر.
• أفرغ الأعمال المفتوحة في آخر الأسبوع. اجعلها عادة أسبوعية ثابتة لا مهمة تُؤجَّل.
• سقف الائتمان هو الأداة الوحيدة هنا التي تعمل قبل وقوع المشكلة. ضعه لمن تقلق منهم حتى لا تضطر إلى التذكّر.

الأسئلة الشائعة

ما الفرق بين تقرير المدينين وتقرير أعمار الديون؟

تقرير المدينين يجيب عن «كم» — قائمة مرتّبة بالمبلغ مع المجموع في الأعلى. أما أعمار الديون فيجيب عن «منذ متى»، ويقسّم الديون على أربع فئات عمرية. تحتاج إلى الاثنين معاً: الأول لحجم مالك في الخارج، والثاني لمستوى الخطر.

لماذا أتصل بصاحب أيام الخمول العالية قبل صاحب المبلغ الأكبر؟

لأن العميل الذي لم تتحرّك حسابه منذ أشهر هو الإشارة الحقيقية على المشكلة. العميل الكبير الذي يتعامل معك باستمرار دَينه جزء من دورة عمل طبيعية، أما الحساب الساكن فقد يعني أن العميل توقّف عن التعامل ونسي الدَّين — أو تجنّبه.

ماذا يحدث بالضبط عند تجاوز سقف الائتمان؟

عند تسجيل مستند يتجاوز فيه دَين العميل الرقم المكتوب في حقل سقف الائتمان، ينبّهك نكستو أثناء التسجيل ويبلّغ المدير أيضاً. الحقل موجود في نموذج فتح أو تعديل كل عميل، وتركه فارغاً يعني ألّا تنبيه لذلك العميل.

متى ينبغي أن تكون صفحة الأعمال المفتوحة فارغة؟

في آخر كل أسبوع. الأعمال المفتوحة هي الالتزامات التي لم تكتمل بعد، وبقاؤها مفتوحة أسابيع يعني التزامات معلّقة تنساها. راجع الصفحة أسبوعياً وأغلق ما اكتمل فعلاً.