مجموعات واتساب والقوالب وطابور الإرسال
كيف تربط واتساب بنكستو، وتحدّد مجموعة كل عميل أو رقمه، وتكتب القوالب مرة واحدة، وترسل من داخل الصفحة، وتتتبّع كل رسالة ذهبت.
شاهد هذا الفيديو على: يوتيوب
واتساب عملياً هو المكتب الثاني لأكثر مكاتب الصرافة. منه تأتي الإيصالات، وفيه يُسأل العملاء عن أرصدتهم، ومنه تُعطى أرقام الحسابات. ولن يُقنع أحدٌ عميلاً بترك هذه العادة، فالسؤال المفيد سؤال آخر: كيف تكفّ عن إعادة كتابة الرسائل نفسها طوال اليوم، وكيف تُثبت بعد ذلك ما أُرسل؟
نكستو يُدخل واتساب إلى داخل البرنامج في أربع طبقات. كل زميل يربط رقمه هو؛ وكل عميل تُحدَّد له وجهة، مجموعةً كانت أو رقم هاتف؛ والرسائل التي ترسلها كل يوم تصير قوالب تكتبها مرة واحدة بلغتك أنت؛ وبعدها ترسل من داخل الصفحة التي تنظر إليها أصلاً، وكل شيء مسجَّل في طابور تستطيع البحث فيه. وطبقة خامسة لا تحتاج زرّاً أصلاً: آخر كل ليلة تذهب تقارير اليوم إلى مجموعة الإدارة وحدها.
ماذا ستتعلم في هذا الدرس
- كيف تربط الخط برمز مربّع، من رقم كل زميل هو
- أين تحدّد المجموعة أو الرقم الذي تذهب إليه رسائل كل عميل
- كيف تعمل القوالب ومتغيّراتها، وكيف تعيد صياغتها بلغتك أنت
- كيف ترسل رصيداً أو كشف حساب أو قيداً من داخل الصفحة التي أنت فيها
- كيف تقرأ طابور الإرسال حين يقول العميل إنه لم يصله شيء
- كيف تضبط التقرير الليلي التلقائي إلى مجموعة الإدارة
الطبقة الأولى: ربط الخط
كل زميل يربط رقمه هو
في نكستو يربط كل مستخدم واتسابه هو، لا رقماً مشتركاً للمكتب، فتخرج الرسالة من رقم الزميل الذي أرسلها. والسبب هو العلاقة: عميلك يتعامل مع إنسان لا مع روبوت. فتأتي الرسالة من الشخص نفسه الذي يكلّمه دائماً — وكل ما تغيّر أن الكتابة لم تعد لازمة.
امسح الرمز المربّع مرة واحدة
صفحة واتساب تعرض حالة خطّك. يعطيك نكستو رمزاً مربّعاً، تمسحه بواتساب هاتفك، وبعد ثوانٍ يصير الخط «متصلاً». وإن انقطع يوماً، تربطه من المكان نفسه بمسح جديد؛ وفي العادة يتمّ هذا مرة واحدة ويبقى قائماً شهوراً.
الطبقة الثانية: إلى أين تذهب رسائل كل عميل
حدّد الوجهة في صفحة العميل
قبل القوالب خطوة صغيرة، لا تذهب بدونها أي رسالة إلى مكانها: على نكستو أن يعرف إلى أين ترسَل رسائل هذا العميل.
افتح صفحة العميل واذهب إلى خانة «مجموعات واتساب لهذا الحساب». إما تختار مجموعته من قائمة مجموعات خطّك، وإما — إن لم تكن له مجموعة — تكتب في الخانة نفسها رقمه بصيغة دولية: رمز الدولة، ثم الرقم بلا صفر في أوله، ثم تختاره من القائمة. احفظ مرة واحدة، ومن بعدها تذهب كل رسالة لهذا العميل إلى هناك. أما خانة «الهاتف» في بطاقة العميل فشيء آخر: هي للبحث عن العميل والتعريف به، لا لاستقبال الرسائل.
الطبقة الثالثة: القوالب
اكتب الرسالة مرة واحدة
النصوص التي ترسلها مراراً تصير قوالب: إعلان الرصيد، وكشف الحساب، والبنود المفتوحة، والقيد، ورقم الحساب للالتزام، وأمر الصندوق، ومراحل شيك صياد، وتنبيه أن الإيصال غير مقروء. تُكتب مرة واحدة، ثم تُرسل بضغطة زرّ.
المتغيّرات هي التي تخصّص الرسالة
تضع داخل النصّ متغيّرات مثل «اسم العميل» و«التاريخ»، وعند الإرسال يحلّ محلّها المقدار الحقيقي. فأنت لا تكتب رسالة لكل عميل، بل تكتب شكل الرسالة مرة واحدة.
أعد صياغتها بلغتك أنت
كل قالب قابل للتعديل، ومن حقّك بل من واجبك أن تعدّله: لهجة مؤسستك ليست الصياغة التي يأتي بها نكستو. اقرأها كلها مرة واحدة في البداية وأعد كتابتها كما تقولها أنت — اختصر نصّ «الرصيد» مثلاً — ثم احفظ. ومن تلك اللحظة يرسل زرّ «إرسال الرصيد» نصّك أنت بالذات، بالاسم والتاريخ الحقيقيين مكان المتغيّرات.
الطبقة الرابعة: الإرسال من داخل الصفحات
لا صفحة منفصلة لإرسال الرسائل، وهذا مقصود: ترسل من حيث أنت أصلاً. في كشف حساب العميل زرّ «إرسال الرصيد» وبجانبه منسدلة «إرسال الكشف»؛ ولكل التزام أو طلب إيداع مفتوح بطاقة صورية تستطيع إرسالها؛ والقيد وأمر الصندوق وشيك صياد تذهب إلى واتساب العميل من المستند نفسه، دون نسخ شيء.
ولأن الرسالة تخرج من داخل تلك الصفحة، فهي تحمل الفلتر الموضوع على الشاشة. فإن صفّيت الكشف على عملة واحدة ومدة واحدة، فذلك هو ما سيصل إلى العميل — راجع الفلتر أولاً.
والحركة تسير في الاتجاه المقابل أيضاً: الرسائل والإيصالات الواردة إلى مجموعات واتساب عندك تنزل في صندوق الوارد في نكستو، حيث يتحوّل الإيصال إلى قيد بدل أن يُعاد كتابته.
طابور الإرسال
كل ما أُرسل مسجَّل
كل رسالة تُكتب أولاً في الطابور ومنه تنطلق، فالطابور هو تقرير التتبّع عندك. وحين يقول العميل إنه لم يصله شيء، تفتحه بدل الجدال: متى ذهبت الرسالة، وإلى أي رقم أو مجموعة، وأي نوع من الرسائل هي، وما حالتها — تنتظر، أم خرجت، أم وصلت إلى الخادم، أم سُلِّمت، أم قُرئت، أم فشلت مع بيان السبب.
أمران تعرفهما عن الحالات
التسليم والقراءة لا معنى لهما إلا مع الأرقام؛ أما المجموعة فتبقى حالتها على «أُرسل»، لأن واتساب لا يعطي إشعار تسليم لرسائل المجموعات. ولهذا التقرير صلاحيته الخاصة: مَن لا يملكها يرى إرسالاته هو فقط، لا إرسالات الآخرين.
التقرير الليلي
هذه الطبقة لا تحتاج زرّاً أصلاً. آخر الليل، قبل الثانية عشرة، تذهب تقارير ذلك اليوم — الصفقات، والأرصدة، وربح اليوم، والبنود المفتوحة — إلى مجموعة الإدارة وحدها، فتراجع يومك على هاتفك في الليلة نفسها. وفي الإعدادات تختار الساعة، والجلسة المرسِلة، ومجموعة الوجهة، وتؤشّر أي التقارير تذهب وأيّها لا يذهب. وأثره يبقى في طابور الإرسال نفسه، بالنوع «التقرير الليلي» وساعة الإرسال.
نصائح وتحذيرات
- حدّد الوجهة قبل أن تحاول إرسال أي شيء. خطٌّ متصل بلا مجموعة ولا رقم في صفحة العميل لا يرسل شيئاً.
- الصيغة الدولية تعني رمز الدولة بلا صفر في أول الرقم؛ والرقم بالصيغة المحلية لن يُعثر عليه.
- اقرأ كل قالب مرة واحدة قبل أن تبدأ العمل؛ فالصياغة الافتراضية نقطة بداية لا صوت مؤسستك.
- الفلتر الموضوع على الصفحة يسافر مع الرسالة: صفِّ الكشف أولاً، ثم أرسل.
- إن اختلف معك عميل فيما وصله، فطابور الإرسال يجيب: الوجهة، والنوع، وسبب الفشل.
إلى أين بعد ذلك
بهذا الدرس يفتح فصل واتساب والأتمتة، بعد أن أقفل إعادة تقييم العملات وإقفال الفترة الدفاتر. ويأتي بعده المساعد الذكي، الذي يمكن الوصول إليه من واتساب أيضاً على خطّه الخاص. والصفحة التي تجلس عليها أكثر هذه الأزرار هي كشف حساب العميل والبوابة، وبطاقات البنود المفتوحة تأتي من التزامات الدفع وطلبات الإيداع، والصلاحية التي خلف طابور الإرسال تُضبط في المستخدمون والصلاحيات وتسجيل الدخول بخطوتين.
الأسئلة الشائعة
هل يشترك كل مَن في المكتب في رقم واتساب واحد؟
لا. كل مستخدم يربط رقمه هو برمز مربّع، وتخرج الرسالة من رقم الزميل الذي أرسلها، فيبقى العميل يكلّم الشخص نفسه كما اعتاد.
أين أخبر نكستو بالمجموعة أو الرقم الذي تذهب إليه رسائل عميل؟
في صفحة العميل نفسها، في خانة «مجموعات واتساب لهذا الحساب». اختر مجموعته من مجموعات خطّك، أو اكتب رقمه هناك بصيغة دولية، برمز الدولة أولاً وبلا صفر في أوله. أما حقل «الهاتف» فللبحث عن العميل فقط.
هل أستطيع تغيير صياغة الرسائل التي يرسلها نكستو؟
نعم. كل قالب قابل للتعديل، والمنتظر منك أن تعيد صياغتها بلغة مؤسستك. والمتغيّرات مثل اسم العميل والتاريخ تُملأ عند الإرسال، فيكفي قالب واحد لكل العملاء.
كيف أتحقّق من وصول الرسالة إلى العميل فعلاً؟
افتح طابور الإرسال. يعرض متى ذهبت الرسالة، وإلى أي رقم أو مجموعة، وأي نوع كانت، وما حالتها: تنتظر، أم خرجت، أم وصلت إلى الخادم، أم سُلِّمت، أم قُرئت، أم فشلت مع السبب. وحالة المجموعة تقف عند «أُرسل»، لأن واتساب لا يعطي إشعار تسليم للمجموعات.
ما التقرير الليلي وإلى أين يذهب؟
آخر الليل يرسل نكستو تقارير اليوم — الصفقات، والأرصدة، وربح اليوم، والبنود المفتوحة — إلى مجموعة الإدارة وحده. وفي الإعدادات تختار الساعة، والجلسة المرسِلة، ومجموعة الوجهة، وأي التقارير تذهب.
النص الكامل للفيديو
واتساب عملياً هو المكتب الثاني لكل صرافة: منه تأتي الإيصالات، وفيه يُسأل عن الأرصدة، ومنه تُعطى أرقام الحسابات. ونكستو، بدل أن يحاربه، أدخله إلى الداخل، بالترتيب: نربط الخط، ثم نحدّد وجهة كل عميل، ثم نكتب القوالب، ثم نرسل من داخل الصفحات. وطبقة أخيرة لا تحتاج زرّاً أصلاً: تقرير تلقائي يذهب آخر الليل. نبدأ بالربط، وفيه نقطة مهمّة: كل مستخدم يربط واتسابه هو، لا رقماً مشتركاً. والرسالة التي تذهب إلى العميل تخرج من رقم الزميل الذي أرسلها. ولماذا؟ لأن عميلك يتعامل مع إنسان لا مع روبوت؛ فحين تأتي الرسالة من رقم الشخص نفسه الذي يكلّمه دائماً، لم يتغيّر شيء — فقط لم تعد الكتابة لازمة.
هذه الصفحة تعرض حالة الخط. والربط كالتالي: يعطيك نكستو رمزاً مربّعاً، تمسحه بواتساب هاتفك، وبعد ثوانٍ يصير الخط «متصلاً». وإن انقطع يوماً، تربطه من هنا بمسح جديد. الربط يتمّ مرة واحدة ويبقى قائماً شهوراً في العادة. اتصل الخط. والآن، قبل القوالب، خطوة صغيرة لا تذهب بدونها أي رسالة إلى مكانها: على نكستو أن يعرف إلى أين يرسل رسالة كل عميل. في صفحة العميل، خانة «مجموعات واتساب لهذا الحساب»: إما تختار مجموعته من قائمة مجموعات خطّك، وإما — إن لم تكن له مجموعة — تكتب في الخانة نفسها رقمه بصيغة دولية: رمز الدولة، ثم الرقم بلا صفر، ثم تختاره من القائمة.
أما خانة «الهاتف» فشيء آخر، وهي للبحث والتعريف بالعميل فقط، لا لمقصد الرسالة. مرة واحدة فقط، ثم نحفظ — ومن بعدها تذهب كل رسالة لهذا العميل إلى هناك. الطبقة الثانية هي القوالب. النصوص التي ترسلها دائماً تكتبها مرة واحدة، ثم لا تفعل بعدها سوى ضغطة زرّ: إعلان الرصيد، وكشف الحساب، والبنود المفتوحة، والقيد، ورقم الحساب للتعهد، وأمر الصندوق، ومراحل شيك صياد، والإيصال غير المقروء. ولها متغيرات: تضع داخل النصّ «اسم العميل» و«التاريخ»، وعند الإرسال يحلّ محلّها المقدار الحقيقي — فيكفيك قالب واحد لكل العملاء.
وكلها قابلة للتعديل. لهجة مؤسستك تختلف عن لهجتنا — فاقرأها كلها مرة واحدة في البداية وأعد صياغتها بلغتك أنت. نختصر نصّ «الرصيد» قليلاً، ثم نحفظه. ومن الآن يرسل زرّ «إرسال الرصيد» هذا النصّ بالذات — باسم وتاريخ حقيقيين مكان المتغيّرات، لكل عميل. الطبقة الثالثة: الإرسال من داخل الصفحات نفسها. لا صفحة منفصلة لإرسال الرسائل. في كشف حساب العميل يوجد زرّ «إرسال الرصيد»، وبجانبه منسدلة «إرسال الكشف»، وعلى كل التزام أو طلب مفتوح توجد بطاقة صورية بالبنود المفتوحة.
ولأنها تخرج من داخل الصفحة نفسها، فهي تخرج بنفس الفلتر الموضوع على الصفحة: هل صفّيت الكشف على عملة واحدة ومدة واحدة؟ هو نفسه ما سيُرسَل. وعلى كل قيد كذلك: إرساله إلى واتساب العميل، من مكانه، دون نسخ شيء. وفي أمر الصندوق، وفي التعهد، وفي شيك صياد — رأيناها كلها في الفصل السابق. كل ما ترسله يُسجَّل أولاً في طابور ومنه ينطلق. وهذا الطابور نفسه هو تقرير التتبّع عندك: إن قال العميل «لم يصلني شيء»، فبدل الجدال تفتح هذه الصفحة وترى متى، وإلى أي رقم أو مجموعة، وأي نوع من الرسائل ذهب، وما حالته: تنتظر، أم خرجت، أم وصلت إلى الخادم، أم سُلِّمت، أم قُرئت — أم فشلت، مع بيان السبب.
لا معنى للتسليم والقراءة إلا مع الأرقام؛ أما المجموعات فتبقى حالتها على «أُرسل»، لأن واتساب لا يعطي إشعار تسليم للمجموعة. ولهذا التقرير صلاحيته الخاصة: مَن لا يملكها يرى إرسالاته هو فقط، لا إرسالات الآخرين. وطبقة لا تحتاج زرّاً أصلاً: التقرير الليلي التلقائي. آخر الليل، قبل الثانية عشرة، تُرسَل تقارير ذلك اليوم — الصفقات، والأرصدة، وربح اليوم، والبنود المفتوحة — إلى مجموعة الإدارة؛ فتراجع يومك على هاتفك في الليلة نفسها. وفي الإعدادات تختار الساعة فقط، والجلسة المرسِلة، ومجموعة الوجهة، ثم تؤشّر أي التقارير تذهب وأيّها لا يذهب.
وأثره في طابور الإرسال نفسه: النوع «التقرير الليلي»، والوجهة مجموعة الإدارة، وساعة الإرسال. خلاصة الدرس: اربط مرة واحدة، وضع لكل عميل مجموعته أو رقمه، واكتب القوالب مرة واحدة بلغتك أنت، ثم لا تفعل سوى الضغط من داخل الصفحات. وكل رسالة ذهبت يمكن تتبّعها في طابور الإرسال، وتقرير الليل يأتي وحده. وفي الدرس التالي نذهب إلى ما يأتي من واتساب إلى الداخل: صندوق الوارد.
جرّبوه بأنفسكم الآن
عرض تجريبي خاص وكامل ببيانات نموذجية — دون تثبيت ودون بطاقة مصرفية.
إنشاء تجريبي مجاني