Dört Temel Kavram: Hesap, Fiş, Borç-Alacak

Bu bölümde hiçbir form doldurmuyoruz. Bunun yerine yazılımın tamamının üzerine kurulduğu dört kavramı öğreniyoruz: hesap, fiş, borç ve alacak, ve referans para birimi. Daha önce hiç muhasebe okumadıysanız endişelenmeyin; bölümün sonunda bu dört kelimeyi rahatça kullanabilir hale geleceksiniz.

Bu bölümde neler öğreneceksiniz

• «Hesap» neden eski defterdeki bir sayfayla aynı şey
• Paranın yazılımın tamamında yaptığı tek işin ne olduğu
• Fişin neden her zaman iki tarafı olduğu ve toplamının neden sıfır çıktığı
• Borç ve alacağı büronun gözünden okumanın kolay yolu
• İşlem kaydetmekle paranın gerçekten hareket etmesi arasındaki fark
• Referans para biriminin bütün raporlar için neden ölçü olduğu

Adım adım

Birinci kavram: hesap

Yazılımdan önce döviz büroları bir defter tutar ve her kişi için bir sayfa ayırırdı: Mehmet Bey'in sayfası, Ayşe Hanım'ın sayfası. Nexto'daki «hesap» tam olarak o defter sayfasıdır — sadece artık yalnızca insanlarla sınırlı değildir: dükkânınızın kasası da bir sayfaya sahiptir, banka hesabınız da, USDT cüzdanınız da, hatta her ay ödediğiniz kira bile.

Gerçek defteri «Müşteriler ve Hesaplar» menüsünden görürsünüz. Müşteriler, bankalar, kasa, USDT cüzdanı ve gider kalemleri hepsi yan yana listelenir. Durum sütununa da dikkat edin: hesap aktifse sayfası açık demektir.

Her şeyin hesap olması neden önemli

Çünkü her şey bir defter sayfası olduğunda para yazılımın tamamında tek bir şey yapar: bir sayfadan diğerine gider.

• Dolar mı sattınız? Müşteri sayfasından kasa sayfasına.
• Kira mı ödediniz? Kasadan kira sayfasına.
• Havale mi gönderdiniz? Müşteriden muhabir büroya.

Bu üç örneği anladığınızda yazılımın yüzde doksanını anlamış olursunuz.

İkinci kavram: fiş

Para bir sayfadan diğerine her gittiğinde yazılım fiş adında bir kayıt oluşturur — tıpkı her işlemden sonra kendi elinizle yazdığınız makbuz gibi. Her fişin tam olarak iki tarafı vardır: biri verir, biri alır. Toplamları her zaman sıfırdır, çünkü para kaybolmaz, sadece yer değiştirir. Bu kurala çift taraflı muhasebe denir ve dünya yüz yıldır bununla çalışır.

İşlemler listesinden bir kayıt açtığınızda üstte özeti görürsünüz: işlem türü, teslim edilen para birimi, alınan tutar ve dönüşüm kuru. Sayfanın altında muhasebe kalemlerini açtığınızda fişin kendisi görünür: müşteri dolar aldıysa ona dolar borçluyuzdur — bu satır alacaktır; buna karşılık lirasını ödemesi gerektiği için o satır borçtur. Her iki satırın karşı tarafı da büronun döviz pozisyonu hesabı, yani kendi döviz mevcudunuzdur.

İşlem bir anlaşmadır, para henüz hareket etmemiştir

Yeni başlayanları şaşırtan çok önemli bir nokta: işlemi kaydettiğiniz anda henüz hiç gerçek para el değiştirmemiştir. İşlem sadece bir anlaşmadır — iki taahhüt.

Para gerçekten ancak tahsilat veya ödeme fişi kestiğinizde hareket eder; bunu transferler ve ödemeler bölümünde öğreneceksiniz. Kasanın bu fişte görünmemesinin sebebi de tam olarak budur.

Üçüncü kavram: borç ve alacak

Kuralı ezberlemeyin; her zaman büronun gözünden bakın.

• Borç: bu hesap bize borçlu, ya da para bizim — kasa gibi.
• Alacak: biz bu hesaba borçluyuz — yani parası bizde duruyor.

Yani size emanet bırakan müşteri alacaklıdır; sevinmeyin, o para onundur.

Hesap ekstresinde ve kasa defterinde görün

Müşterinin hesap ekstresine baktığınızda sayfanın üstünde her para birimindeki bakiyesi vardır. Doları borç görünüyorsa dolar borcunu size henüz ödememiş demektir. Aşağıda ise bütün fişleri tarih sırasıyla listelenir; orada gördüğünüz her rakamın arkasında o çift taraflı fişlerden biri vardır.

Kasa defterini açtığınızda kasanın neredeyse her zaman borç olduğunu görürsünüz ve bu tuhaf değildir: kasa sizin paranızı tutar, dolayısıyla aynı kurala göre size borçludur. Bir raporda kasanın borç olduğunu görüyorsanız her şey yolunda demektir.

Dördüncü kavram: referans para birimi

Büronuz aynı anda dolar, lira, euro ve dirhemle çalışır. Peki bu yıl ne kadar kâr ettiniz diye sorulsa hangi para biriminden cevap verirsiniz? Nexto bir para birimini ölçü olarak seçer ve bütün raporları onunla ölçer. Kâr zarar raporunda işlem gören her para çiftinin kârı bu ölçü birimiyle gösterilir.

Bu ölçü kurulum sırasında seçilir ve bir daha değiştirilmez.

İpuçları

• Borç ve alacağı ezberlemeye çalışmayın; «bu para kimin?» sorusunu büronun gözünden sorun, cevap kendiliğinden gelir.
• Kasanın borç bakiyeli olması normaldir, hata değildir.
• Referans para birimi seçimini acele etmeyin; ilk fişten sonra kilitlenir. Ayrıntısı ilk kurulum bölümünde.
• Uygulamanın içindeki sayfa yardımı (sayfanın üstündeki ? işareti) daha fazla ayrıntı verir.

Sık sorulan sorular

Müşteri olmayan şeylerin de hesabı olur mu?

Evet. Kasa, banka hesabınız, USDT cüzdanınız ve kira gibi gider kalemleri de birer hesaptır, yani birer defter sayfasıdır. Hepsini «Müşteriler ve Hesaplar» menüsünde yan yana görürsünüz.

İşlemi kaydettim ama kasa değişmedi, hata mı var?

Hayır. İşlem sadece bir anlaşmadır — iki taahhüt — ve o anda gerçek para el değiştirmez. Kasa ancak tahsilat veya ödeme fişi kestiğinizde hareket eder.

Müşterinin bakiyesi alacak görünüyor, bu iyi bir şey mi?

Alacak, o hesaba sizin borçlu olduğunuz anlamına gelir; yani müşteri size para emanet bırakmıştır. Rakam büyük olsa da o para müşteriye aittir, kârınız değildir.

Referans para birimini sonradan değiştirebilir miyim?

Hayır. Referans para birimi kurulum sırasında seçilir ve ilk fiş kaydedildikten sonra bir daha değiştirilmez, çünkü bütün geçmiş raporlar onunla ölçülmüştür.