الأرصدة الافتتاحية — نقل دفترك القديم إلى نكستو

هذه أهم حلقة في التأسيس. إن كنت تعمل حتى اليوم بدفتر آخر — جدول إكسل، أو برنامج قديم، أو ورق — فعليك نقل أرصدتك الحالية إلى نكستو، وهناك طريقة صحيحة واحدة لفعل ذلك. بعد هذه الحلقة تعرف كيف تُدخل الأرصدة وتراجعها وتُقفل الوضع الافتتاحي بثقة.

ماذا ستتعلم في هذه الحلقة

• خطوات النقل الثلاث: الإدخال، ثم المعاينة، ثم التسجيل والقفل
• متى تستعمل قالب الإكسل بدل الإدخال اليدوي
• كيف تُدخل سطراً واحداً وتحدّد طبيعته مديناً أو دائناً
• لماذا يحتاج كل عملة سطراً منفصلاً
• لماذا يذهب الفرق إلى حساب رأس المال، ولماذا هذا صحيح
• ماذا يحدث بعد القفل النهائي، وكيف تصحّح بعده

خطوة بخطوة

الطريق في ثلاث خطوات

أولاً تسجّل رصيد اليوم لكل عميل وكل صندوق وكل بنك. ثانياً تراجع المعاينة وتتأكد أن الميزان متوازن — مجموع المدين يساوي مجموع الدائن. ثالثاً تسجّل ثم تُقفل، وبعدها تعمل بالمستندات العادية. الافتتاحية مستند أيضاً، ولا يُعبث بها لاحقاً.

إن كان عندك مئات العملاء — قالب الإكسل

لا تكتبهم يدوياً. تنزّل قالب الإكسل الجاهز، وتملأه، وترفعه. اسم الحساب، والعملة، ومدين أو دائن — هذا كل شيء. والرفع لا يسجّل مباشرة: ترى كل السطور أولاً ثم تعتمد.

صفحة الافتتاحية

في أعلى الصفحة نموذج إضافة سطر، وتحته قائمة السطور التي أدخلتها. وانتبه: هذه الصفحة مفتوحة فقط ما دام النظام في وضع الافتتاحية، وبعد الإقفال تُغلق — وهذا مقصود.

إدخال السطر الأول

الحساب: سالم بن راشد المنصوري. العملة: الدرهم الإماراتي. المبلغ: مئة وخمسة وعشرون ألفاً. ثم طبيعته — هل هذا العميل مدين لنا أم نحن مدينون له؟ هو مدين لنا، إذن: مدين. نكتب البيان ثم نسجّل، فينزل السطر إلى القائمة.

ومن الجيد أن تكتب في البيان شيئاً مثل «رصيد من الدفتر السابق»، فبعد ستة أشهر ستعرف من أين جاء هذا السطر.

بقية الحسابات وتعدّد العملات

بالطريقة نفسها تدخل كل عملائك وصندوقك وحساباتك البنكية. وإن كان لعميل رصيد بأكثر من عملة، فاكتب سطراً منفصلاً لكل عملة، لأن لكل عملة دفترها الخاص كما قلنا في حلقة المفاهيم الأساسية.

الفرق يذهب إلى رأس المال

بعد إدخال كل السطور قد لا يتساوى مجموع المدين مع مجموع الدائن، وهذا طبيعي: الفرق بينهما هو رأس مالك في الحقيقة. نكستو يرى ذلك وحده ويكتب الفرق في حساب رأس المال، فيتوازن الميزان من تلقاء نفسه.

المعاينة قبل التسجيل

قبل التسجيل انظر إلى المعاينة. نكستو يريك المستند الذي سيُنشئه كما هو تماماً: أي حساب سيصير مديناً، وأيّها دائناً، وكم الفرق. إن كان هناك خطأ فهذا مكان إصلاحه. وإن كان كل شيء صحيحاً تسجّلها دفعة واحدة فيُنشأ مستند الافتتاحية، ومن هذه اللحظة صارت أرصدتك كلها داخل نكستو.

القفل النهائي وما بعده

حين تضغط زر القفل يُغلق وضع الافتتاحية وينتقل النظام إلى التشغيل. وحتى لا يُضغط بالخطأ، يُطلب منك كتابة كلمة التأكيد بيدك. وبعد القفل تُغلق صفحة الافتتاحية؛ وإن احتجت تصحيحاً فبالمستند العكسي من حلقة تصحيح الأخطاء، أي بأثر ظاهر.

وبعد القفل، إن فتحت دفتر الأستاذ رأيت أرصدتك كلها في مكانها: العملاء، والصندوق، والبنوك، ورأس المال. ومن هذه النقطة يسير كل شيء بالمستندات العادية.

ملاحظات

• قبل أن تُقفل، قارن أرصدة بضعة من كبار عملائك بدفترك القديم. خمس دقائق هنا توفّر عليك شهوراً من الحيرة لاحقاً.
• رفع ملف الإكسل لا يسجّل شيئاً مباشرة؛ ترى كل السطور أولاً ثم تعتمد.
• ذهاب الفرق إلى رأس المال صحيح، فلا تقلق منه.
• دليل الصفحة داخل البرنامج (علامة ؟ أعلى الصفحة) يعطي تفاصيل أكثر عن حقول صفحة الافتتاحية.

الأسئلة الشائعة

عندي مئات العملاء — هل أدخلهم واحداً واحداً؟

لا. نزّل قالب الإكسل الجاهز واملأه بأسماء الحسابات وعملاتها ومبالغها وطبيعتها مديناً أو دائناً، ثم ارفعه. سترى كل السطور في المعاينة قبل الاعتماد، فلا يُسجَّل شيء قبل موافقتك.

لماذا لا يتوازن مجموع المدين مع مجموع الدائن؟

لأن الفرق بينهما هو رأس مالك في الحقيقة. نكستو يرى ذلك وحده ويكتب الفرق في حساب رأس المال فيتوازن الميزان من تلقاء نفسه. هذا سلوك صحيح ولا يحتاج تدخّلاً منك.

عميل له رصيد بالدولار والدرهم — كيف أدخله؟

اكتب سطراً منفصلاً لكل عملة، لأن لكل عملة دفترها الخاص داخل حساب العميل. لا تجمع العملتين في سطر واحد ولا تحوّل إحداهما إلى الأخرى.

أخطأت في رصيد بعد أن أقفلت — ماذا أفعل؟

بعد القفل تُغلق صفحة الافتتاحية ولا يمكن العودة إليها. صحّح الخطأ بمستند عكسي ثم اكتب الصحيح، فيبقى الأثر ظاهراً في الدفتر.