العملاء والحسابات — فتح الحساب والمجموعات والإحصاءات

من هنا يبدأ العمل اليومي، وأول ما تحتاجه هو العملاء. في هذه الحلقة نفتح حساباً، ونتعلّم كيف نبقي قائمة طويلة مرتّبة، وكيف نعرف ما يفعله كل عميل معنا فعلياً. بعدها تصبح صفحة الحسابات نقطة انطلاقك اليومية بدل أن تكون قائمة تبحث فيها.

ماذا ستتعلم في هذه الحلقة

• لماذا تجتمع العملاء والصناديق والبنوك والمحافظ في قائمة واحدة
• كيف تستعمل صف التصفيات والتصدير إلى إكسل و PDF
• حقول نموذج فتح الحساب: الاسم، النوع، الهاتف، مجموعة واتساب، سقف الائتمان
• الفرق بين الحساب النشط وغير النشط والمؤرشف
• كيف تنظّم عملاءك بالمجموعات وتستفيد منها في التقارير
• ما الذي يخبرك به كشف الحساب وصفحة إحصاءات العميل

خطوة بخطوة

صفحة الحسابات

افتح صفحة الحسابات وستجد ما قلناه في حلقة المفاهيم الأساسية ماثلاً أمامك: العملاء والصناديق والبنوك والمحافظ كلها في قائمة واحدة، لأن كلها حسابات. ولكل سطر رصيده بكل عملة يتعامل بها.

التصفيات والتصدير

حين يصير عندك مئة عميل، صف التصفيات هو ما ينقذك: بحث بالاسم أو الكود أو الهاتف، وتصفية بالنوع، وبالمجموعة، وبالرصيد. وككل جدول في نكستو، هنا أيضاً تصدير إلى إكسل و PDF.

فتح حساب جديد

النموذج قصير. الاسم أولاً — واكتبه كما ستبحث عنه لاحقاً، لا كما هو في السجل التجاري. وفوقه النوع: عميل، أو صندوق، أو بنك، أو محفظة رقمية.

ثم الهاتف، ولا تتركه فارغاً: رقم الهاتف هو ما سترسل به الرصيد وكشف الحساب على واتساب لاحقاً. وتحته حقل مجموعة واتساب، إن كان لهذا العميل مجموعة خاصة.

سقف الائتمان

هذا الحقل يستحق وقفة. إن ملأته، ينبّهك نكستو حين يتجاوز دَين هذا العميل الرقم المكتوب. ضعه للعملاء الذين تقلق منهم، وستشكر نفسك يوماً ما.

حالات الحساب الثلاث

في أسفل النموذج حالة الحساب. النشط يظهر في كل مكان. وغير النشط لا يُختار في مستند جديد، لكن تاريخه ورصيده يبقيان كما هما. والمؤرشف يُبقي قوائمك نظيفة فلا يظهر إلا حين تطلبه. ولا واحدة منها حذف — التاريخ المالي يبقى دائماً.

المجموعات

أداة لا يقدّرها أحد حتى تكبر قائمته. تضع عملاءك في مجموعات — بغداد، أربيل، إسطنبول، أو شركات وأفراد، أو أي تقسيم يناسب عملك. وفائدتها الحقيقية تظهر في التقارير: تفتح تقرير المدينين لمجموعة بغداد وحدها، أو ترى أرباح عملاء إسطنبول منفصلة. فالمجموعة ليست ترتيباً شكلياً، بل طريقة لقراءة أرقامك.

ووضع العملاء في المجموعات يتم من صفحة الحسابات نفسها دفعة واحدة: تحدّد السطور، وتختار المجموعة، وتطبّق. أسرع بكثير من فتح كل حساب على حدة.

صفحتا العميل — الكشف والإحصاءات

لكل عميل صفحتان تفتحهما كثيراً. الأولى كشف الحساب: كل مستند تعامل به معك، وفي آخر كل سطر الرصيد الجاري. هذه صفحة الجواب حين يسألك عميل عن رقم.

والثانية إحصاءات العميل، وهي ليست محاسبية بل إدارية: كم صفقة عمل معك، وبأي حجم، وكم ربحت منه، ومتى كان آخر تعامل. هنا تعرف مَن عميلك فعلاً، لا مَن يتصل بك أكثر.

وانظر إلى رقم متوسط الرصيد بالذات: عميل يترك مالاً عندك باستمرار ليس كعميل يسحب كل شيء في اليوم نفسه، حتى لو تساوى حجم تعاملهما. هذا الفرق هو ما ينبغي أن يظهر في قرارات تسعيرك.

ملاحظات

• اكتب اسم الحساب كما ستبحث عنه لاحقاً، لا كما هو في السجل التجاري.
• لا تترك حقل الهاتف فارغاً؛ عليه يقوم إرسال الرصيد وكشف الحساب على واتساب.
• استعمل المجموعات من البداية، لا حين تصير القائمة فوضى.
• دليل الصفحة داخل البرنامج (علامة ؟ أعلى الصفحة) يعطي تفاصيل أكثر عن كل حقل في نموذج الحساب.

الأسئلة الشائعة

ما الفرق بين غير النشط والمؤرشف؟

الحساب غير النشط لا يُختار في مستند جديد، لكن تاريخه ورصيده يبقيان كما هما. والمؤرشف يُبقي قوائمك نظيفة فلا يظهر إلا حين تطلبه. ولا واحدة منهما حذف؛ التاريخ المالي يبقى دائماً.

هل يمنع سقف الائتمان العميل من تجاوز دَينه؟

سقف الائتمان تنبيه لا حاجز: إن ملأته ينبّهك نكستو حين يتجاوز دَين هذا العميل الرقم المكتوب. ضعه للعملاء الذين تقلق منهم، واتركه فارغاً لمن لا تحتاج مراقبته.

هل يجب أن أضع كل عميل في مجموعة؟

ليس واجباً، لكنه يوفّر عليك كثيراً. المجموعات هي ما يتيح لك فتح تقرير المدينين لمجموعة بغداد وحدها أو رؤية أرباح عملاء إسطنبول منفصلة. ويمكنك تعيينها دفعة واحدة من صفحة الحسابات: تحدّد السطور، وتختار المجموعة، وتطبّق.

ما الفرق بين كشف الحساب وإحصاءات العميل؟

كشف الحساب محاسبي: كل مستند تعامل به العميل معك مع الرصيد الجاري في آخر كل سطر، وهو صفحة الجواب حين يسألك عن رقم. وإحصاءات العميل إدارية: عدد الصفقات وحجمها والربح منه وآخر تعامل ومتوسط الرصيد — وهي ما يفيدك في قرارات التسعير.