العملاء والحسابات: الفئات وسقوف الائتمان والمجموعات

الحساب هو أبسط شيء في نكستو. فكل مستند تسجله يربط حسابين، وكل تقرير تقرأه مبني منها. العميل، وصندوقك، والبنك، ومحفظة الكريبتو، ورأس مال الشريك، والإيجار الذي تدفعه — كلها حسابات، والذي يفرق بينها هو الفئة التي تختارها حين تنشئها.

وهذا آخر درس في فصل اليوم الأول. الأرصدة الافتتاحية من الدفتر السابق نقل أرقامك الموجودة إلى نكستو؛ وهذا الدرس عن السجلات التي تتعلق بها تلك الأرقام: كيف تنشئ عميلاً، وأي الحقول الاختيارية يستحق الدقيقة الزائدة، وماذا تفعل بعميل توقف عن التعامل معك.

ماذا ستتعلم

• ما هي فئات الحسابات، وأين يجلس كل واحد منها في تقاريرك
• كيف تنشئ حساب عميل، وأي الحقول الاختيارية يستحق التعبئة
• كيف تخزن اسم العميل بلغة أخرى، وكيف تستعمل الخانة نفسها للألقاب
• كيف ينبهك سقف الائتمان لاحقاً، في لحظة تسجيل المستند
• لماذا يعطل الحساب ولا يحذف أبداً

الحسابات وفئاتها

الحسابات في نكستو لها فئات: عميل، وصندوق، وحساب بنكي، ومحفظة رقمية، ورأس مال، وموجودات، ومصروفات، وإيرادات. وبعضها جهزه نكستو منذ البداية — مثل حساب أرباح الصفقات وحساب إيراد العمولات — لكنك تستطيع في كل فئة أن تبني حساباً جديداً خاصاً بك.

وأين يظهر الفرق بين الفئات؟ في التقارير. فالصندوق والبنك والمحفظة تصير «أموالك». وحساب العميل يصير مستحقاتك وديونك. ورأس المال حصص الشركاء. والمصروفات والإيرادات تذهب إلى الأرباح والخسائر. وإن أخطأت في الفئة فلا يخطئ أي رقم عندك — بل تجلس الأرقام في المكان الخطأ فحسب.

قائمة العملاء

قائمة العملاء تقرير صغير بذاتها. فكل سطر يحمل الرقم التعريفي الذي يمنح تلقائياً، والمجموعة، ومجموعة واتساب الخاصة بالعميل، وعدد الصفقات، وصافي حسابه بعملتك المرجعية، والحالة.

إنشاء عميل، خطوة خطوة

الخطوة الأولى — اختر نوع الحساب

أول اختيار في نموذج الحساب الجديد هو نوع الحساب. العميل والصندوق والبنك والمحفظة ورأس المال والموجودات تبنى من هنا. أما حسابات الفئات الباقية، مثل المصروفات أو الإيرادات، فتبنى من دفتر الأستاذ. ولعميل عادي اختر «عميل».

الخطوة الثانية — الاسم والهاتف والملاحظة الداخلية

الحقل الإلزامي الوحيد هو الاسم. والباقي اختياري، لكن اثنين منها يردان تعبهما فوراً: رقم الهاتف، الذي يشتغل عليه واتساب والبحث السريع، والملاحظة الداخلية، لما لا ينبغي أن يعرفه إلا موظفوك أنت.

الخطوة الثالثة — أضف الاسم بلغات أخرى

خانة الاسم بلغات أخرى مخصصة لمكاتب الصرافة التي تعمل عبر الحدود. ضع للعميل اسمه بكتابة أخرى — وفي التسجيل نكتبه بالفارسية والإنجليزية والتركية — فيأخذ كل مستند أو رسالة بتلك اللغة ذلك الاسم.

وفي الخانة نفسها حيلة نافعة. فإن كنت تعرف العميل بلقب متداول أيضاً، فاكتب اللقب في إحدى هذه الخانات. فالبحث يمسح كل اللغات، وسيجده باللقب كذلك.

الخطوة الرابعة — اضبط سقف الائتمان

سقف الائتمان هو أعلى مبلغ يسمح لهذا العميل أن يدين لك به. وهو لا يمنع شيئاً هنا؛ بل يعود لاحقاً، حين تسجل مستنداً فيقول لك نكستو إن العميل تجاوز سقفه. ولعميل جديد ضع سقفاً منخفضاً — فرفعه بعد ذلك يستغرق دقيقة.

الخطوة الخامسة — اختر المجموعة

مجموعات العملاء أنت من يعرفها؛ وفي التسجيل هي شريك وتاجر وعادي. وفائدتها تأتي لاحقاً: تستطيع أن تأخذ تقريراً منفصلاً لكل مجموعة، أو تضبط إعداداً واحداً لمجموعة كاملة دفعة واحدة.

الخطوة السادسة — قرر مستوى الظهور

الحساب العادي يراه الجميع. أما الحساب المخفي فلا يراه إلا المستخدمون الذين يملكون صلاحية رؤية الحسابات المخفية. وهو للحسابات الشخصية للشركاء ولغيرها من السجلات الحساسة، لا عادة عامة.

الخطوة السابعة — أنشئ

اضغط إنشاء، فيوجد الحساب برقمه التعريفي الخاص. ومن تلك اللحظة تستطيع أن تسجل له مستندات.

حسابات لا تنشأ من هذا النموذج

لحساب من إحدى الفئات الباقية — بند مصروف جديد مثلاً — اذهب إلى دفتر الأستاذ، وافتح تلك الفئة، واستعمل «حساب جديد» هناك. النموذج هو هو، غير أن الفئة مختارة لك سلفاً.

عطل، ولا تحذف أبداً

الحساب لا يحذف في نكستو. فإن لم يعد العميل يتعامل معك فعطله: يخرج من القوائم ومن حقول الاختيار التي تستعملها عند التسجيل، ويبقى تاريخه في مكانه. أما حذفه فيترك كل مستند يظهر فيه بلا صاحب، ولذلك لا يسمح به نكستو.

وهو عملياً علامة واحدة: افتح صفحة تعديل الحساب وأزل علامة «نشط». ومتى عاد، ضع العلامة من جديد.

نصائح وتحذيرات

• إن ترددت في النوع، فاسأل نفسك أين تريد أن تقرأ هذا الرقم لاحقاً: في وضع نقدك، أم في مستحقاتك، أم في الأرباح والخسائر.
• املأ رقم الهاتف حتى لعملاء لا تراسلهم أبداً. فالبحث وواتساب كلاهما يعتمد عليه.
• اضبط سقف الائتمان وأنت تنشئ الحساب. فالسقف الذي نويت ضبطه لا يساوي شيئاً في لحظة تسجيل المستند.
• لا تحذف عميلاً أبداً لترتيب القائمة. عطله: تقصر القائمة، ويبقى الدفتر سليماً.

إلى أين بعد ذلك

الدرس السابق، الأرصدة الافتتاحية من الدفتر السابق، يدخل أرقامك القديمة إلى نكستو. ويأتي بعده الدرس الذي كان كل شيء يمهد له: بيع وشراء العملات، حيث يصير عميل وعملتان وسعر مستنداً. أما صلاحية الحسابات المخفية فموضوع المستخدمون والصلاحيات والدخول بخطوتين، ومجموعة واتساب الخاصة بكل عميل تشتغل في واتساب: المجموعات والقوالب وطابور الإرسال.

الأسئلة الشائعة

ما هي فئات الحسابات في نكستو؟

عميل، وصندوق، وحساب بنكي، ومحفظة رقمية، ورأس مال، وموجودات، ومصروفات، وإيرادات. والفئة تقرر أين يظهر الحساب في تقاريرك: في أموالك، أم في مستحقاتك وديونك، أم في حصص الشركاء، أم في الأرباح والخسائر.

ما الحقول الإلزامية حين أنشئ عميلاً؟

الاسم فقط. أما الهاتف والملاحظة الداخلية والأسماء بلغات أخرى وسقف الائتمان والمجموعة ومستوى الظهور فكلها اختيارية — لكن الهاتف والسقف والمجموعة تستحق الضبط من البداية.

ماذا يفعل سقف الائتمان فعلاً؟

هو أعلى مبلغ يسمح لهذا العميل أن يدين لك به. ونكستو لا يوقفك في نموذج الحساب؛ بل ينبهك لاحقاً، حين تسجل مستنداً يتجاوز بالعميل سقفه.

هل أستطيع حذف عميل لم أعد أتعامل معه؟

لا. فالحذف يترك مستنداته بلا صاحب، ولذلك لا يسمح به نكستو. عطله بدل ذلك: يخرج من القوائم وحقول الاختيار، ويبقى تاريخه، وعلامة واحدة تعيده إن عاد.