Açılış Bakiyeleri: Eski Defteri Nexto'ya Taşıma

Bu, kurulumun en önemli bölümüdür. Bugüne kadar başka bir defterle çalıştıysanız — Excel, eski bir yazılım ya da kâğıt — bugünkü bakiyelerinizi Nexto'ya taşımanız gerekir. Bu bölümün sonunda açılış satırlarını girmeyi, önizlemeyle kontrol etmeyi ve sistemi canlıya almayı biliyor olacaksınız.

Bu bölümde neler öğreneceksiniz

• Açılışın üç adımı: gir, önizlemede kontrol et, kaydet ve kilitle
• Yüzlerce müşteri için Excel şablonuyla toplu yükleme
• Bir satırın nasıl girildiği ve niteliğinin (borç/alacak) nasıl seçildiği
• Aynı müşterinin birden fazla dövizdeki bakiyesinin nasıl yazıldığı
• Borç ve alacak toplamı arasındaki farkın neden sermaye olduğu
• Nihai kilidin ne yaptığı ve kilitten sonra düzeltmenin nasıl yapılacağı

Adım adım

Yolun üç adımını bilin

Bir: her müşterinin, kasanın ve bankanın bugünkü bakiyesini yazarsınız. İki: önizlemede dengenin tuttuğuna bakarsınız — borç toplamı alacak toplamına eşit olmalıdır. Üç: kaydeder ve kilitlersiniz; ondan sonra artık normal fişlerle çalışırsınız.

Açılış da bir fiştir; sonradan sessizce oynanmaz.

Çok müşteriniz varsa Excel şablonunu kullanın

Yüzlerce müşteriniz varsa elle yazmayın. Hazır Excel şablonunu indirir, doldurur ve geri yüklersiniz: hesap adı, döviz, borç ya da alacak — o kadar. Yükleme doğrudan kaydetmez; önce bütün satırları görür, sonra onaylarsınız.

Açılış sayfasını tanıyın

Açılış sayfasının üstünde satır ekleme formu, altında girdiğiniz satırların listesi vardır. Dikkat edin: bu sayfa yalnızca açılış modunda açıktır. Kilitledikten sonra kapanır — bilerek böyledir.

İlk satırı girin

Bir satır girmek için hesabı, dövizi ve tutarı yazarsınız. Sonra niteliğini seçersiniz: bu müşteri size mi borçlu, yoksa siz mi ona borçlusunuz? Müşteri size borçluysa bu satır borçtur.

Açıklamaya «önceki defterden bakiye» gibi bir şey yazmak iyi olur; altı ay sonra bu satırın nereden geldiğini bilirsiniz. Kaydettiğinizde satır alttaki listeye düşer.

Bütün hesapları ve her dövizi ayrı satır olarak girin

Aynı şekilde bütün müşterilerinizi, kasanızı ve banka hesaplarınızı girersiniz. Bir müşterinin birden fazla dövizde bakiyesi varsa her döviz için ayrı bir satır yazarsınız — çünkü temel kavramlar bölümünde söylediğimiz gibi her dövizin kendi defteri vardır.

Farkın sermayeye gitmesi normaldir

Bütün satırları girdiğinizde borç toplamı ile alacak toplamı eşit olmayabilir. Bu normaldir — aradaki fark aslında sizin sermayenizdir. Nexto bunu kendisi görür ve farkı sermaye hesabına yazar, yani denge kendiliğinden kurulur.

Önizlemeye bakın ve toplu kaydı yapın

Kaydetmeden önce önizlemeye bakın. Nexto oluşacak fişi olduğu gibi gösterir: hangi hesap borçlanacak, hangisi alacaklanacak ve fark ne kadar. Bir yanlış varsa düzeltmenin yeri burasıdır.

Her şey doğruysa toplu kaydı yaparsınız ve açılış fişi kesilir. Artık bütün bakiyeleriniz Nexto'nun içindedir.

Son adım: nihai kilit

Bu düğmeye bastığınızda açılış modu kapanır ve sistem canlıya geçer. Yanlışlıkla basılmasın diye onay kelimesini elle yazmanız istenir.

Kilitledikten sonra açılış sayfası kapanır. Bir düzeltme gerekirse yanlış kayıt düzeltme bölümündeki düzeltme fişiyle yaparsınız — yani iz kalarak. Kilitten sonra defter-i kebire bakarsanız bütün bakiyelerinizi yerli yerinde görürsünüz: müşteriler, kasa, bankalar ve sermaye. Bu andan itibaren her şey normal fişlerle yürür.

İpuçları

• Kilitlemeden önce birkaç büyük müşterinin bakiyesini eski defterinizle karşılaştırın. Bu beş dakika, sonradan aylarca sürecek bir kafa karışıklığını önler.
• Her satırın açıklamasına bakiyenin kaynağını yazın; aylar sonra çok işinize yarar.
• Bakiyeleri bugünkü haliyle girin, önizlemeyle kontrol edin, kilitleyin ve bir daha dokunmayın.
• Uygulamanın içindeki sayfa yardımı (sayfanın üstündeki ? işareti) daha fazla ayrıntı verir.

Sık sorulan sorular

Borç ve alacak toplamlarım eşit çıkmıyor, hata mı yaptım?

Büyük ihtimalle hayır. Aradaki fark aslında sizin sermayenizdir; Nexto bunu kendisi görür ve farkı sermaye hesabına yazarak dengeyi kurar. Yine de önizlemede satırları bir kez gözden geçirmek iyi olur.

Yüzlerce müşterinin bakiyesini tek tek girmem gerekir mi?

Hayır. Hazır Excel şablonunu indirip hesap adı, döviz ve borç/alacak sütunlarını doldurarak geri yükleyebilirsiniz. Yükleme doğrudan kaydetmez; önce bütün satırları görür, sonra onaylarsınız.

Bir müşterinin hem doları hem lirası varsa ne yapmalıyım?

Her döviz için ayrı bir satır yazarsınız, çünkü her dövizin kendi defteri vardır. Aynı hesap adı birden fazla satırda farklı dövizlerle görünebilir.

Kilitledikten sonra bir hata fark edersem ne olur?

Açılış sayfası kapanmıştır ve bakiyeler sessizce değiştirilemez. Düzeltmeyi normal yoldan, ters kayıtlı bir düzeltme fişiyle yaparsınız; böylece kayıtta iz kalır ve defteriniz güvenilir kalır.