Перенос начальных остатков из прежнего учета

Ни один обменный пункт не начинает с нуля. В день, когда вы открываете Nexto, у вас уже есть ручная тетрадь или Excel-файл, полный цифр: несколько клиентов должны вам, нескольким людям должны вы, и какая-то наличность есть в кассе и на банковском счете. Пока эти цифры не попадут в программу, ни один отчет не будет сходиться.

Эта часть как раз про такой перенос, и в ней три шага: ввод остатков, общая переоценка и финальная блокировка. Режим открытия есть только в новой установке, а после блокировки закрывается навсегда; поэтому не спешите. Перед вторым шагом таблица курсов тоже должна быть правильной — та самая, которую вы настроили в таблице курсов и ее защитах.

Что вы узнаете в этой части

• почему страница открытия доступна только один раз за весь срок жизни установки
• как правильно выбрать «Тип остатка»: дебетовый или кредитовый, по простому правилу, с которым невозможно ошибиться
• как ввести три распространенных вида остатков: клиент должен вам, вы должны клиенту, и ваша собственная наличность
• как исправлять и удалять строки до блокировки
• что делает «Общая переоценка» и почему ее нельзя запускать без правильной таблицы курсов
• когда нажимать «Финальная блокировка» и почему это необратимо

Шаг первый: введите остатки

Откройте страницу открытия

«Страница открытия» — это место, где выполняется вся эта работа. Пока вы не поставили блокировку, все, что вы вводите, остается черновиком: постоянный документ не создается, и любую строку можно удалить и ввести заново.

Введите остаток клиента, который должен вам

Первый пример из прежнего учета: обменник «Каве» должен вам 3 000 долларов. Вы выбираете счет, ставите валюту доллар и указываете сумму 3 000.

Правильно выберите тип остатка

Самое важное поле на этой странице именно это. Дебетовый значит, что он должен вам, Кредитовый — наоборот: его деньги находятся у вас. Простое правило, с которым вы не ошибетесь: если закрыть расчет сегодня, от кого к кому пойдут деньги? Если он должен заплатить, тип остатка дебетовый. В описании напишите «Остаток из прежнего учета», чтобы через три месяца было понятно, откуда взялась эта цифра, и сохраните.

Введите остаток клиента, которому должны вы

Второй пример обратный: Хасан Моради оставил у вас на хранении 150 000 000 томанов, то есть его деньги находятся у вас. Вы выбираете его счет, валюту томан, сумму 150 000 000, и на этот раз ставите тип Кредитовый. Форма та же самая; меняется только тип остатка.

Не забудьте свои собственные остатки

То, что многие пропускают: ваши собственные деньги. Касса и банковский счет тоже имеют остатки, и их надо ввести. Например, в кассе у вас есть 20 000 долларов наличными: выбираете счет кассы, валюту доллар, сумму 20 000. Тип здесь Дебетовый, потому что ваша касса эти деньги «имеет», а все, что у вас есть, отражается по дебету. В описании напишите «Остаток кассы, первичный пересчет».

Если строка введена ошибочно

До блокировки любую строку можно удалить и ввести заново. Ошибка, которая действительно дорого обходится, — неправильный тип остатка: если дебетовый остаток поставить как кредитовый, сумма будет правильной, но направление станет обратным, и клиент, который должен был вам 3 000 долларов, станет вашим кредитором на 3 000 долларов — то есть получится расхождение 6 000 долларов.

Шаг второй: общая переоценка

Когда вы вводите остатки, встречная сторона каждого остатка временно собирается на системном счете под названием «Открытие». Этот счет нужно закрыть, и «Общая переоценка» делает именно это: переводит все эти остатки по курсу из таблицы в базовую валюту и закрывает на капитал. Поэтому перед переоценкой таблица курсов должна быть правильной, потому что именно эти курсы станут основой документа. Сначала нажмите «Предпросмотр» и посмотрите, какой документ будет сформирован.

Если все правильно, нажмите «Провести общую переоценку». Программа один раз спросит, уверены ли вы; вы подтверждаете, и счет открытия балансируется — его открытый остаток становится нулевым.

Шаг третий: финальная блокировка

После нажатия «Финальная блокировка» режим открытия закрывается навсегда, и программа переходит в рабочий режим. Это настолько серьезно, что для подтверждения нужно набрать слово «Блокировка». Нажимайте эту кнопку только тогда, когда вы уже несколько дней поработали в программе и сверили остатки с прежним учетом.

Советы и предупреждения

• Тип остатка — самое важное поле на этой странице: активы и дебиторская задолженность — дебетовый остаток, задолженность перед клиентом — кредитовый.
• Неправильный тип удваивает ошибку; 3 000 долларов в обратную сторону — это расхождение 6 000 долларов.
• Остатки кассы и банковского счета тоже нужно ввести, не только счета клиентов.
• Перед общей переоценкой обязательно обновите таблицу курсов; документ переоценки будет создан по этим же курсам.
• В описании каждой строки пишите, откуда взялась цифра; через месяцы именно эта одна фраза выручит.

Дальше по курсу

Предыдущая часть, таблица курсов и ее защиты, настроила те самые курсы, на которых строится общая переоценка. Следующая часть, клиенты и счета в Nexto, — это карточки тех же счетов, по которым вы здесь ввели остатки. Если смысл дебета и кредита еще не закрепился, посмотрите четыре базовых понятия, а для периодической переоценки в следующие месяцы перейдите к переоценке валюты и закрытию периода.

Частые вопросы

Можно ли потом снова ввести начальные остатки?

Нет. Страница открытия есть только в новой установке и после нажатия «Финальная блокировка» закрывается навсегда. До блокировки любую строку можно удалить и ввести заново, но после блокировки программа переходит в рабочий режим.

Тип остатка ставить дебетовый или кредитовый?

Представьте, что вы закрываете расчет сегодня, и посмотрите, от кого к кому идут деньги. Если клиент должен заплатить вам, это дебетовый остаток; если его деньги находятся у вас, это кредитовый. Остаток вашей кассы и вашего банка тоже вводится как дебетовый, потому что эти деньги у вас есть.

Что именно делает общая переоценка?

Встречная сторона всех остатков, которые вы ввели, собирается на системном счете под названием «Открытие». Общая переоценка переводит эти остатки по курсу из таблицы в базовую валюту и закрывает на капитал, чтобы открытый остаток счета открытия стал нулевым.

Когда нажимать финальную блокировку?

Только после того, как вы несколько дней поработали в программе и сверили остатки с прежним учетом. Блокировка необратима, и для подтверждения нужно набрать слово «Блокировка».