ثبت مانده‌های اول دوره و قفل حالت افتتاحیه

صرافی شما از امروز شروع نکرده: مشتری دارید که به شما بدهکار است، مشتری دارید که از شما طلبکار است، توی صندوق پول هست و در بانک هم موجودی دارید. سؤال روز اول این است که این‌ها را چطور وارد نکستو کنیم. جوابش حالت افتتاحیه است — یک بار انجام می‌شود و بعد برای همیشه تمام.

در این قسمت چه یاد می‌گیرید

• سه قدم حالت افتتاحیه: ثبت مانده‌ها، تسعیر کلی، قفل نهایی
• چه چیزی را باید وارد کنید و چرا لازم نیست تاریخچهٔ ده سال را بیاورید
• ماهیت مانده را بدهکار بگذارید یا بستانکار
• حساب سیستمی «افتتاحیه» چیست و چرا باید صفر شود
• پیش‌نمایش تسعیر و بستن برآیند به حساب سرمایه
• قفل نهایی، تایپ کلمهٔ LOCK و اینکه بعدش چه تغییر می‌کند

گام‌به‌گام

کلیت کار: سه قدم

قدم اول، مانده‌های امروزتان را یکی‌یکی ثبت می‌کنید. قدم دوم، دکمه‌ای به اسم «تسعیر کلی» می‌زنید که برآیند همهٔ آن‌ها را با نرخ تابلو به سرمایه می‌بندد و سیستم را تراز می‌کند. قدم سوم، قفل نهایی: بعد از قفل، حالت افتتاحیه برای همیشه بسته می‌شود و نرم‌افزار می‌رود روی حالت اجرا.

چه چیزی را وارد کنید

لازم نیست تاریخچهٔ ده سال گذشته را وارد کنید؛ فقط عکسِ امروزِ حسابتان کافی است. برای هر خط دو چیز مهم است: مبلغ، و اینکه مالِ کیست.

• اگر پول مالِ ماست یا کسی به ما بدهکار است، می‌شود بدهکار.
• اگر از ما طلبکار است، می‌شود بستانکار.

همان قاعدهٔ قسمت دوم است: همیشه از دید صرافی نگاه کنید.

صفحهٔ افتتاحیه را باز کنید

از منو ← مدیریت ← موجودی اولیه وارد شوید. بالای صفحه خود نرم‌افزار توضیح می‌دهد کجای کار هستید. صفحه سه بخش دارد: ماندهٔ باز حساب افتتاحیه که الان صفر است، فرم ثبت موجودی، و پایین‌تر تسعیر کلی و قفل نهایی.

یک نکته: این صفحه فقط در نصب تازه دیده می‌شود؛ اگر صرافی شما مدتی است کار می‌کند، اصلاً این منو را ندارید.

قدم اول: مانده‌ها را یکی‌یکی ثبت کنید

مثال اول: دویست و پنجاه میلیون تومان در صندوق مرکزی. حساب را انتخاب می‌کنید، ارز را تومان می‌گذارید، مبلغ را می‌نویسید، و ماهیت مانده را بدهکار می‌گذارید — چون این پول مالِ ماست و صندوق آن را نگه داشته. توضیحات اختیاری است؛ خود نرم‌افزار «مانده از اکسل قبلی» را پیشنهاد می‌دهد.

مثال دوم که برعکس است: سه هزار و دویست دلار به آقای مرادی بدهکاریم. همان فرم، ولی این بار ماهیت مانده را بستانکار می‌گذارید؛ یعنی این پول مالِ اوست و فقط دست ماست.

هر خطی که ثبت می‌کنید پایین صفحه در فهرست اسناد افتتاحیه می‌نشیند، با حساب، ارز، مبلغ و ماهیتش. اگر جایی اشتباه زدید، همان‌جا دکمهٔ حذف هست و مانده هم برمی‌گردد — تا وقتی قفل نکرده‌اید، دستتان کاملاً باز است.

ماندهٔ باز حساب افتتاحیه را بخوانید

مهم‌ترین کارت این صفحه همین است. وقتی مانده‌ها را وارد می‌کنید، طرف مقابل همهٔ آن‌ها یک حساب سیستمی به اسم افتتاحیه است. تا وقتی این حساب مانده دارد، یعنی هنوز کار تمام نشده. اینجا می‌بینید در هر ارز چقدر باز مانده. نگران نباشید، عدد بزرگ طبیعی است؛ قدم بعدی دقیقاً برای صفر کردن همین است.

قدم دوم: تسعیر کلی

اول «پیش‌نمایش تسعیر» را بزنید که هیچ چیزی ثبت نمی‌کند و فقط نشان می‌دهد قرار است چه اتفاقی بیفتد. نکستو ماندهٔ هر ارز را با نرخ تابلوی خودتان به ارز مرجع تبدیل می‌کند و برآیندش را به حساب سرمایه می‌بندد؛ یعنی می‌گوید این صرافی با این مقدار سرمایه شروع می‌کند.

اگر پیش‌نمایش درست بود، ثبتش کنید. حالا برگردید بالا: ماندهٔ باز حساب افتتاحیه صفر شده و نرم‌افزار می‌گوید تراز است. این یعنی جمع بدهکارها و بستانکارهای شما با هم می‌خواند و دفترتان از همان اول سالم است.

قدم سوم: قفل نهایی

اینجا با دقت بخوانید. این دکمه حالت افتتاحیه را برای همیشه می‌بندد و هیچ راهی برای برگشت وجود ندارد. برای همین نکستو از شما می‌خواهد کلمهٔ LOCK را دست‌به‌دست تایپ کنید تا مطمئن شود اشتباهی نزده‌اید. ضمناً تا وقتی حساب افتتاحیه صفر نشده باشد، این دکمه اصلاً فعال نمی‌شود.

بعد از قفل، سیستم تراز و برای همیشه بسته می‌شود. به منوی مدیریت نگاه کنید: گزینهٔ موجودی اولیه دیگر آنجا نیست. حالت افتتاحیه تمام شد و صرافی شما رسماً وارد حالت اجرا شده. از این لحظه هر مانده‌ای که عوض می‌شود از راه سند عادی است — معامله، دریافت، پرداخت.

راستی‌آزمایی

برای اینکه مطمئن شوید کار درست انجام شده، سری به صورتحساب یکی از مشتری‌ها بزنید. مانده‌ای که وارد کرده بودید همان‌جا نشسته، با سند افتتاحیه به عنوان اولین خط پرونده‌اش. از فردا هر معامله‌ای که با او بکنید، روی همین مانده سوار می‌شود.

نکته‌ها

• این کار فقط یک بار در عمر نصب انجام می‌شود، پس قبل از قفل با حوصله چک کنید.
• قبل از تسعیر کلی مطمئن شوید نرخ تابلو درست است، چون برآیند با همان نرخ به سرمایه بسته می‌شود.
• تا قبل از قفل هر سند افتتاحیهٔ اشتباه را می‌توانید حذف کنید و مانده برمی‌گردد.
• بزرگ بودن ماندهٔ باز حساب افتتاحیه قبل از تسعیر طبیعی است و ایراد نیست.

پرسش‌های پرتکرار

باید تاریخچهٔ سال‌های قبل را وارد کنم؟

نه. فقط عکسِ امروزِ حسابتان لازم است: مانده هر مشتری، صندوق، بانک و کیف‌ها. همین چند خط کافی است و از فردا هر معاملهٔ جدید روی همین مانده‌ها سوار می‌شود.

چرا در منوی مدیریت گزینهٔ موجودی اولیه را ندارم؟

چون این صفحه فقط در نصب تازه دیده می‌شود. اگر صرافی شما مدتی است کار می‌کند یا قفل نهایی زده شده، حالت افتتاحیه بسته شده و آن منو دیگر نمایش داده نمی‌شود.

مانده را بدهکار بگذارم یا بستانکار؟

اگر پول مال شماست یا کسی به شما بدهکار است، بدهکار. اگر طرف از شما طلبکار است و پولش دست شماست، بستانکار. راهنمای همین صفحه داخل نرم‌افزار (علامت ؟ بالای صفحه) جزئیات بیشتری دارد.

اگر بعد از قفل بفهمم یک مانده را اشتباه زده‌ام؟

قفل نهایی برگشت‌پذیر نیست، ولی دفترتان قفل نیست: از آن لحظه اصلاح مثل هر اشتباه دیگری با سند انجام می‌شود. روش‌های اصلاح را در قسمت سوم دیدیم.