هزینه‌ها و اسناد گروهی — سود واقعی و تقسیم سود شرکا

تا اینجا هرچه ثبت کردیم پول مشتری بود؛ این قسمت دربارهٔ پول خودتان است: اجاره، حقوق، قبض برق، پیک، ملزومات. اینها اگر ثبت نشوند، سودی که نرم‌افزار نشانتان می‌دهد سود واقعی نیست — فقط حاشیهٔ معاملات است. در پایان هم می‌بینیم چطور سود واقعی بین شرکا تقسیم می‌شود.

در این قسمت چه یاد می‌گیرید

• ثبت هزینه با سرفصل، حساب پرداخت‌کننده، ارز و مبلغ
• ساخت سرفصل هزینهٔ جدید بدون خروج از فرم
• اثر فوری هزینه روی گزارش سود و زیان
• سند گروهی: یک طرف ثابت و چند سطر مقابل در یک سند
• تقسیم سود شرکا و ثبت سند تقسیم
• برداشت شریک از حساب جاری خودش

گام‌به‌گام

سرفصل هزینه را انتخاب کنید

فرم ثبت هزینه ساده است. اول سرفصل هزینه، یعنی این خرج زیر کدام عنوان برود. نکستو از روز اول سرفصل‌های رایج را دارد: اجاره، حقوق، قبض‌ها، ایاب و ذهاب، ملزومات. فرض کنیم امروز پذیرایی و تنخواه دفتر را پرداخت کرده‌ایم.

اگر سرفصل نبود، همان‌جا بسازید

لازم نیست جای دیگری بروید: همین‌جا دکمهٔ حساب جدید هست. اسمش را می‌نویسید، «بساز و انتخاب کن» را می‌زنید و همان لحظه هم ساخته می‌شود هم در فرم انتخاب می‌شود — مثلاً اگر تازه اینترنت اختصاصی گرفته‌اید.

حساب پرداخت‌کننده، ارز و مبلغ را بگذارید

«از حساب» یعنی پول از کجا رفت: صندوق نقدی یا یکی از بانک‌ها. اینجا از صندوق نقدی پرداخت شده. بعد ارز و مبلغ: ۶٬۵۰۰٬۰۰۰ تومان. توضیح را بنویسید و ثبت کنید. هزینهٔ ارزی هم مجاز است؛ اگر مثلاً اشتراک نرم‌افزاری دلاری دارید، همین‌جا با ارز دلار ثبتش کنید و نکستو در گزارش سود و زیان با نرخ روز به ارز مرجع تبدیلش می‌کند.

اثرش را در گزارش سود و زیان ببینید

بلافاصله در گزارش سود و زیان می‌بینید که هزینه‌ها بالا رفته و سود خالص دقیقاً به همان اندازه پایین آمده. بدون ثبت هزینه، عددی که به‌عنوان سود می‌بینید واقعی نیست.

سند گروهی را برای چند پرداخت از یک حساب بزنید

فرض کنید اول ماه از بانک ملت سه پرداخت دارید: اجاره، قبض برق، و تلفن و اینترنت. می‌شود سه سند جدا زد، ولی آن‌وقت صورتحساب بانکتان شلوغ می‌شود. سند گروهی یعنی یک طرف ثابت و چند سطر مقابل، در یک سند واحد. جمع سطرها خودکار روی طرف ثابت می‌نشیند، پس سند همیشه تراز است.

در فرم، اول نوع سند را انتخاب کنید: پرداخت از حساب ثابت، یا دریافت به حساب ثابت. ما داریم پرداخت می‌کنیم. بعد خود حساب ثابت، همان طرفی که پول از آن می‌رود: بانک ملت.

سطرها را اضافه کنید و ثبت بزنید

• سطر اول: اجارهٔ دفتر — حساب را با همان کادر جستجو پیدا می‌کنیم و مبلغش را می‌نویسیم، ۴۵ میلیون تومان. دقت کنید فقط مبلغ همین سطر را می‌نویسیم، نه جمع کل را.
• با دکمهٔ سطر، سطر بعدی اضافه می‌شود: قبض برق، ۳٬۲۰۰٬۰۰۰ تومان.
• سطر سوم: تلفن و اینترنت، ۱٬۸۰۰٬۰۰۰ تومان.

هر سطر یک شرح اختیاری هم دارد که اگر بنویسید، فقط در صورتحساب همان سرفصل دیده می‌شود. هر تعداد سطر که لازم داشته باشید می‌توانید اضافه کنید؛ فقط همه باید یک ارز داشته باشند و برای چند ارز باید چند سند جدا بزنید. حالا ثبت سند گروهی — توجه کنید که ما هیچ‌جا مبلغ بانک را ننوشتیم؛ نکستو خودش جمع سه سطر را روی بانک ملت گذاشت و سند با کد GRP ثبت شد.

مهم‌ترین فایده‌اش در صورتحساب‌هاست: هر طرف مقابل فقط سطر خودش را می‌بیند — سرفصل اجاره فقط اجاره‌اش را — ولی حساب بانک به‌جای سه ردیف یک خط جمع می‌بیند و صورتحسابش تمیز می‌ماند. همهٔ سندهای گروهی در فهرست خودشان می‌مانند و با کلیک روی کد، خود سند باز می‌شود. راهنمای همین صفحه داخل نرم‌افزار (علامت ؟ بالای صفحه) جزئیات بیشتری دارد.

شرکا و درصد مشارکتشان را تعیین کنید

اگر صرافی‌تان شریک دارد، صفحهٔ تقسیم سود شرکا همان جایی است که آخر دوره سراغش می‌آیید. بالای صفحه، نکستو سود دوره را با همان فرمول گزارش سود و زیان نشان می‌دهد: سود معاملات، به‌علاوهٔ کارمزدها و سایر درآمدها، منهای هزینه‌ها — همان هزینه‌هایی که اول این قسمت ثبت کردیم.

هر شریک یک حساب جاری در پوشهٔ جاری شرکای دفتر کل دارد. شریک جدید را همین‌جا می‌سازید: اسمش را می‌نویسید و افزودن شریک را می‌زنید. بعد درصد مشارکت هرکدام را وارد کنید، مثلاً ۶۰ و ۴۰. جمعشان می‌تواند کمتر از ۱۰۰ هم باشد؛ آن‌وقت باقی‌مانده سهم تقسیم‌نشدهٔ خود شرکت است. درصدها را ذخیره کنید.

سود را محاسبه و سند تقسیم را ثبت کنید

بازهٔ دوره را بدهید و محاسبه را بزنید. نکستو سود خالص همان بازه را می‌آورد و سهم هر شریک را به درصد خودش حساب می‌کند. مبلغ قابل تقسیم پیش‌فرض همان سود خالص است، ولی اگر بخواهید بخشی را در شرکت نگه دارید می‌توانید عدد را کمتر کنید. بعد ثبت سند تقسیم.

آنچه ثبت می‌شود یک سند گروهی است — همان چیزی که چند دقیقه پیش یاد گرفتیم: حساب سود و زیان بدهکار، و جاری هر شریک به اندازهٔ سهمش بستانکار. یعنی از این لحظه، شرکت به شریک بدهکار است.

برداشت شریک را با انتقال معمولی ثبت کنید

وقتی شریک بخواهد پولش را بردارد هیچ فرم خاصی لازم نیست: یک انتقال معمولی از حساب جاری خودش به بانک یا صندوق. یعنی طلب شریک و برداشتش دو چیز جدا هستند و هر دو در دفتر ردپا دارند.

نکته‌ها

• هزینه‌ها را ثبت کنید وگرنه سودتان کاغذی است؛ بدون هزینه، عدد سود فقط حاشیهٔ معاملات است.
• در سند گروهی همهٔ سطرها باید یک ارز داشته باشند؛ برای چند ارز، چند سند جدا بزنید.
• کارمزد بانکی فیچر جداگانه نمی‌خواهد؛ فقط یک سطر دیگر با سرفصل کارمزد بانکی اضافه کنید.
• تا وقتی سند در پنجرهٔ ویرایش است می‌توانید سطر کم و زیاد کنید؛ بعد از آن، مثل همیشه، فقط اصلاحیهٔ معکوس.

پرسش‌های پرتکرار

چرا سود گزارش با تصورم فرق دارد؟

چون احتمالاً هزینه‌ها ثبت نشده‌اند. سودی که بدون ثبت اجاره، حقوق، قبض‌ها و ملزومات می‌بینید سود واقعی نیست، فقط حاشیهٔ معاملات است. هر هزینه که ثبت می‌شود، سود خالص دقیقاً به همان اندازه پایین می‌آید.

هزینه به ارز خارجی را چطور ثبت کنم؟

مستقیم با همان ارز ثبتش کنید؛ مثلاً اشتراک نرم‌افزاری دلاری را با ارز دلار. نکستو در گزارش سود و زیان با نرخ روز به ارز مرجع تبدیلش می‌کند.

در سند گروهی جمع کل را کجا بنویسم؟

هیچ‌جا. فقط مبلغ هر سطر را می‌نویسید و نکستو خودش جمع سطرها را روی حساب ثابت می‌گذارد، برای همین سند همیشه تراز است.

اگر جمع درصد شرکا کمتر از ۱۰۰ باشد چه می‌شود؟

اشکالی ندارد. سهم هر شریک به درصد خودش حساب می‌شود و باقی‌مانده سهم تقسیم‌نشدهٔ خود شرکت باقی می‌ماند. اگر هم بخواهید بخشی از سود را در شرکت نگه دارید، می‌توانید مبلغ قابل تقسیم را کمتر از سود خالص بگذارید.