مشتریان و حسابها — ساخت حساب، گروهبندی و سقف اعتبار
در این قسمت از آموزش نکستو یاد میگیرید حساب مشتری بسازید، سقف اعتبار بگذارید، مشتریها را گروهبندی کنید و از آمار مشتری و رسوب بالانس سر دربیاورید.
از این قسمت وارد کارهای روزمرهٔ صرافی میشویم و اولین کار روزمرهٔ هر صرافی، مشتری است. اینجا یاد میگیرید حساب مشتری را چطور بسازید، چطور دستهبندی کنید، چطور برایش سقف اعتبار بگذارید و از کجا بفهمید این مشتری واقعاً برایتان چقدر میارزد. اگر تازه نرمافزار را راه انداختهاید، این قدم بعدی شماست.
در این قسمت چه یاد میگیرید
- خواندن صفحهٔ مشتریان و ستون برآیند (بدهکار، بستانکار، تسویه)
- ساخت مشتری جدید با نام، تلفن، گروه واتساپ و سقف اعتبار
- فرق غیرفعال، مخفی، بایگانی و بلاک — و اینکه حذف چه وقت ممکن است
- گروهبندی مشتریان و وصلکردن تکی یا دستهجمعی مشتری به گروه
- خواندن پروندهٔ مشتری: صورتحساب، آمار مشتری و رسوب بالانس
گامبهگام
صفحهٔ مشتریان را باز کنید
صفحهٔ مشتریان دفترچهتلفن مالی شماست. مهمترین ستونش برآیند است: یک عدد که همهٔ ارزهای مشتری را با نرخ روز جمع میزند و میگوید این آدم رویهمرفته بدهکار است یا بستانکار. قرمز یعنی بدهکار، سبز یعنی بستانکار و تسویه یعنی صفر.
با فیلترها مشتری را پیدا کنید
زیر سرستونها یک ردیف فیلتر هست و یک نکتهٔ مهم دربارهٔ آن: این فیلتر روی همهٔ رکوردهای سرور اعمال میشود، نه فقط صفحهای که جلوی چشمتان است.
- در ستون متنی بخشی از نام را بنویسید.
- در ستون عددی میتوانید بازه بدهید — مثلاً ۱۰۰۰ تا ۵۰۰۰.
- خروجی اکسل و پیدیاف هم دقیقاً همین فیلترها را میبیند.
مشتری جدید بسازید
دکمهٔ مشتری جدید را بزنید تا فرم حساب باز شود. نام را مینویسید و شمارهٔ شناسایی هشت رقمی خودش ساخته میشود؛ لازم نیست شما شمارهدهی کنید. یک محافظ هم اینجا هست: اگر حسابی همنوع با همین نام از قبل باشد، نکستو ثبت را متوقف میکند و شمارهٔ حساب موجود را نشانتان میدهد — حتی اگر آن حساب غیرفعال یا بایگانیشده باشد.
تلفن را حتماً بنویسید؛ بعداً در همهٔ جستجوها با همین شماره هم پیدایش میکنید. و اگر واتساپتان به نکستو وصل باشد، همینجا میتوانید گروه واتساپ مشتری را به حسابش بچسبانید؛ از آن به بعد صورتحساب و خلاصهٔ معاملاتش خودکار به همان گروه میرود.
سقف اعتبار بگذارید
فیلدی که خیلیها نادیدهاش میگیرند و بعد پشیمان میشوند: سقف اعتبار. عددی به ارز مرجع میگذارید و از آن به بعد هر وقت بدهی این مشتری از سقف رد شود، همان لحظه به اپراتور اخطار داده میشود و مورد در داشبورد مدیر هم مینشیند. دقت کنید که ثبت را مسدود نمیکند، فقط اخطار میدهد. خالی بگذارید یعنی بدون سقف.
تیکهای پایین فرم را درست انتخاب کنید
پایین همین فرم سه تیک هست که با هم فرق دارند و بعداً دکمهٔ چهارمی هم اضافه میشود. اشتباهگرفتنشان خیلی رایج است:
- غیرفعال: دیگر در فهرستهای انتخاب نمیآید، ولی سوابقش سر جایش میماند.
- مخفی: فقط کسانی که دسترسی مشاهدهٔ حسابهای مخفی دارند میبینندش — مثل حساب پرسنل.
- بایگانی: از هر گزارش و جدول و جستجویی بیرون میرود و برای برگرداندنش باید از دفتر کل تیک نمایش بایگانیشدهها را بزنید.
- بلاک: حساب سر جایش میماند و در فهرست با نشان توقف دیده میشود، ولی هیچ سند جدیدی نمیگیرد.
حذف فقط وقتی ممکن است که حساب حتی یک سند هم نداشته باشد. راهنمای همین صفحه داخل نرمافزار (علامت ؟ بالای صفحه) جزئیات بیشتری دارد.
فهرست را با گروهبندی مرتب کنید
صفحهٔ گروهبندی مشتریان به مشتریها برچسب میزند — همکاران صرافی، مشتریان تهران، ویآیپی، هرچه خودتان لازم دارید. گروه هیچ اثر مالی ندارد؛ نه روی مانده، نه روی نرخ، نه روی دسترسی. فقط برای مرتبکردن و گزارشگرفتن است. عدد ستون تعداد مشتری هم لینک است؛ با کلیک، فهرست مشتریان همان گروه باز میشود.
مشتری را به گروه وصل کنید
وصلکردن مشتری به گروه در خود صفحهٔ گروهها نیست؛ در فهرست مشتریان انجام میشود و دو راه دارد:
- تکی: در ستون گروه هر ردیف یک منوی کشویی هست؛ انتخاب کنید، همان لحظه ذخیره میشود و دکمهٔ ذخیره نمیخواهد.
- دستهجمعی: چند مشتری را تیک بزنید، از نوار بالای جدول گروه را انتخاب کنید و اعمال را بزنید.
پروندهٔ مشتری و آمار او را ببینید
روی نام مشتری که کلیک کنید، صورتحسابش باز میشود: بالا ماندهٔ او در هر ارز و پایین تکتک سندهایش به ترتیب تاریخ. بخش آمار مشتری جواب سوالی را میدهد که کمتر صرافیای میتواند بدهد: چند معامله کرده، حجمش به ارز مرجع چقدر بوده، چقدر سود از او داشتهاید و رتبهاش بین همهٔ مشتریانتان چند است.
ستارهٔ این صفحه رسوب بالانس است: یعنی بهطور میانگین روزانه چقدر از پول این مشتری نزد شما میخوابد. نکستو ماندهٔ پایان هر روز را از روز ثبت حساب تا امروز با نرخ همان روز به ارز مرجع تبدیل میکند و میانگین میگیرد. مشتریای که پولش نزد شما میماند، حتی اگر معاملهٔ پرسودی نکند، برای شما ارزش دارد و این عدد دقیقاً همان ارزش را نشان میدهد.
نکتهها
- سقف اعتبار ثبت سند را مسدود نمیکند؛ فقط اخطار میدهد و مورد را در داشبورد مدیر مینشاند.
- بهجای حذف مشتری از غیرفعال، بایگانی یا بلاک استفاده کنید تا سوابق مالی از بین نرود.
- حذف یک گروه هیچ مشتریای را پاک نمیکند؛ فقط مشتریهایش بیگروه میشوند و هیچ سند و معاملهای از بین نمیرود.
- هر از چندی سری به آمار مشتری بزنید تا بدانید کدام مشتری واقعاً برایتان سودآور است.
پرسشهای پرتکرار
چرا نمیتوانم مشتری را حذف کنم؟
حذف حساب فقط وقتی ممکن است که آن حساب حتی یک سند هم نداشته باشد. اگر معامله یا انتقالی به نامش ثبت شده، بهجای حذف از غیرفعال، بایگانی یا بلاک استفاده کنید تا سوابق سر جایشان بمانند.
فرق مخفی با بایگانی چیست؟
مخفی یعنی حساب فقط برای کسانی دیده میشود که دسترسی مشاهدهٔ حسابهای مخفی دارند — مثل حساب پرسنل. بایگانی یعنی حساب از هر گزارش و جدول و جستجویی بیرون میرود و برای دیدنش باید از دفتر کل تیک نمایش بایگانیشدهها را بزنید.
گروه مشتری روی نرخ یا مانده اثر دارد؟
نه. گروه فقط یک برچسب برای مرتبکردن فهرست و گزارشگرفتن است و هیچ اثر مالی ندارد؛ نه روی مانده، نه روی نرخ، نه روی دسترسی.
رسوب بالانس دقیقاً چه چیزی را میگوید؟
میگوید بهطور میانگین روزانه چقدر از پول این مشتری نزد شما میخوابد. نکستو ماندهٔ پایان هر روز را از روز ثبت حساب تا امروز با نرخ همان روز به ارز مرجع تبدیل میکند و میانگینش را نشان میدهد. با همین عدد میفهمید مشتری کممعامله ولی خوشحساب هم میتواند برایتان ارزشمند باشد. ادامهٔ کار در ثبت خرید و فروش ارز است.
همین حالا خودتان امتحان کنید
یک دموی کامل و اختصاصی با دیتای نمونه — بدون نصب، بدون کارت بانکی.
ساخت دموی رایگان