Расходы, групповой документ и ручная проводка

Аренда офиса, зарплата сотрудника, представительские расходы, счёт за электричество. Это не сделки, но деньги уходят с ваших счетов, и их нужно где-то отражать. До этого места в курсе любой платёж, который мы проводили, делал клиента дебитором. Расход — другое.

Правило в одну фразу: источник не важен, важен получатель. Деньги могут уйти из кассы, из банка или с любого другого счёта; расход становится расходом потому, что ни один клиент не становится дебитором, а деньги уходят на «счёт расходов».

В учёте плательщик становится кредитором, а счёт расходов — дебитором. И у этой дебиторки нет обратной оплаты — это был расход, и он ушёл. Ваша реальная прибыль считается уже после вычета таких сумм, и если их не зарегистрировать, отчёт о прибыли покажет цифру, которой у вас в кармане нет.

Что вы изучите в этой части

• Чем расход отличается от выплаты клиенту, и что при этом происходит в учёте
• Как заполнить форму расхода и выбрать правильную статью
• Как создать свою отдельную статью расходов
• Как зарегистрировать несколько расходов с одного счёта групповым документом с автоматическим итогом
• Что такое ручной составной документ и какой единственный контроль в нём есть
• Где всё это в конце месяца попадает в отчёт о прибылях и убытках

Первый вариант: форма расхода

Самая простая форма Nexto

В форме расхода всего три вопроса: за что, с какого счёта, какая сумма. В примере этой части статья — «Аренда офиса», оплата с банка Меллат — хотя это могла быть касса или любой другой счёт — сумма 45 000 000 томанов, и комментарий «аренда за шахривар».

Выбирайте статью точно

Это «за что» и есть статья расхода; счёт из группы «Расходы», который вы видели в Клиентах и счетах. В Nexto уже есть типовые статьи для обменного пункта: аренда, зарплата, счета, представительские и подотчётные расходы, банковская комиссия. Кнопкой рядом можно создать и свою статью.

Здесь есть хорошая привычка, которая очень быстро себя оправдывает: чем точнее вы разделяете статьи, тем понятнее отчёт в конце месяца. Если всё складывать под одну общую статью, в конце месяца вы будете знать только то, что деньги ушли, но не будете знать куда.

Как выглядит документ

По кнопке «Зарегистрировать расход» документ проводится сразу и содержит всего две строки: банк Меллат — кредит, счёт расходов «Аренда офиса» — дебет. Всё. И именно эта строка в конце месяца попадёт в отчёт о прибылях и убытках в раздел «Расходы».

Второй вариант: групповой документ

Когда он вам пригодится

Конец месяца. Вы выплатили зарплату, оплатили электричество и представительские расходы — всё из кассы. Можно зарегистрировать это несколькими отдельными расходами, каждый раз из кассы на один из счетов, но это тяжело и повторяется.

Групповой документ собирает всё в одном месте: одна фиксированная сторона — здесь касса — и на другой стороне столько счетов, сколько вам нужно.

Заполните строки

Сначала вы указываете фиксированную сторону: наличная касса, тип «Платёж с фиксированного счёта», валюта томан. Потом по одной добавляете строки:

• Зарплата сотрудников: 120 000 000 томанов
• Счёт за электричество: 4 800 000 томанов
• Представительские и подотчётные расходы: 6 500 000 томанов

Итог по строкам вы сами не считаете. Nexto считает сумму и ставит это же число на фиксированную сторону: 131 300 000 томанов из кассы.

Автоматический итог — значит баланс всегда сходится

Этот автоматический итог — не только удобство; это защита баланса. Фиксированная сторона всегда точно равна сумме строк, поэтому такой документ никогда не будет несбалансированным, а общий баланс учёта — то правило, которое вы видели в четырёх базовых понятиях, — остаётся нулевым.

Пишете комментарий («расходы конца шахривара») и регистрируете. Результат: один документ, три расхода, одно списание из кассы.

Третий вариант: ручной составной документ

Для чего эта форма

Ручной составной документ не предназначен для операции, которую нельзя зарегистрировать другими формами. Это очень гибкая и настолько же сложная форма, которую большинство бухгалтеров уже знают: несколько поступлений и выплат, вперемешку, в одном документе.

Здесь вы сами пишете строки: какой счёт дебетуется, какой кредитуется, в какой валюте, на какую сумму. Пример этой части — простая корректировка: 2 000 000 томанов по ошибке ушли на аренду, а на самом деле относились к счёту за электричество. Значит, счёт за электричество — дебет 2 000 000, а аренда офиса — кредит. Валюту каждой строки вы тоже указываете сами: томан. Нужна ещё строка — нажмите кнопку «Строка», столько раз, сколько нужно.

Единственная защита

У этой формы есть только одна защита, но её достаточно: сумма дебета и кредита в каждой валюте должна быть равна, иначе документ не зарегистрируется.

В примере сначала в кредите указано 1 500 000, и баланс становится красным; после исправления на 2 000 000 он становится зелёным, и после этого документ можно зарегистрировать. Важная рекомендация здесь такая: если для операции есть готовая форма, используйте её. Формы следят за валютной позицией, прибылью и комиссией; эта форма держит только баланс.

Всё собирается в одном месте

Все три варианта в итоге приходят в одно место: отчёт о прибылях и убытках. Там вы видите доход, расходы с разбивкой по статьям и то, что реально осталось. Расходы, которые вы сегодня зарегистрировали, находятся именно там.

Советы и предупреждения

• Расход не делает ни одного клиента дебитором. Если платёж должен создать долг за кем-то, это не расход.
• Делайте статьи детальными. Общая статья делает отчёт конца месяца бесполезным.
• Не регистрировать расходы — значит получить отчёт о прибыли с цифрой, которая не является реальной.
• В групповом документе не вводите итог вручную; именно автоматический итог гарантирует баланс.
• Ручной составной документ используйте тогда, когда для этой операции нет готовой формы; эта форма не работает с валютной позицией, прибылью и комиссией.
• Баланс должен соблюдаться в каждой валюте, а не в общей сумме; документ, который не сходится в одной валюте, не регистрируется.

Продолжение пути

В предыдущей части, Криптовалюта и Tether, мы перенесли транзакции в сети в учёт. Следующая часть, Переоценка валюты и закрытие периода, закрывает период. Чтобы увидеть влияние этих расходов на прибыль, посмотрите Где прибыль?, а чтобы повторить логику дебета и кредита — четыре базовых понятия.

Частые вопросы

Чем расход отличается от выплаты клиенту?

При выплате клиенту встречная сторона — это личный счёт, и его остаток меняется. В расходе получатель — счёт расходов, и ни один клиент не становится дебитором; у этой дебиторки также нет обратной оплаты.

Деньги на расход обязательно должны уходить из кассы?

Нет. Источником может быть касса, банк или любой другой счёт. Расход делает расходом его получатель, а не источник.

Когда использовать групповой документ вместо нескольких отдельных расходов?

Когда несколько платежей были сделаны с одного счёта — например, зарплата, электричество и представительские расходы, всё из кассы. Групповой документ берёт одну фиксированную сторону и любое количество встречных строк, а их сумму сам ставит на фиксированную сторону.

Почему групповой документ никогда не бывает несбалансированным?

Потому что сумму строк считает Nexto и ставит это же число на фиксированную сторону. То есть фиксированная сторона всегда точно равна сумме строк, и общий баланс учёта остаётся нулевым.

Какое ограничение есть у ручного составного документа?

У него только одна защита: сумма дебета и кредита в каждой валюте должна быть равна. Он не работает с валютной позицией, прибылью и комиссией; поэтому если для этой операции есть готовая форма, лучше использовать её.