Giderler, toplu fiş ve ortaklar arasında kâr paylaşımı

Bu bölümde üç konu var ve üçü de doğrudan kârınızla ilgili: giderler, tek olayda birkaç hesabı ilgilendiren toplu fiş, ve ortaklar arasında kâr paylaşımı. Bölümün sonunda dönem sonunda "kârdan kime ne düşüyor" sorusuna deftere bakarak cevap verebileceksiniz.

Bu bölümde neler öğreneceksiniz

• Gider formunu doldurmayı ve gerektiğinde formu terk etmeden yeni gider hesabı açmayı
• Bir gider fişinin arkasındaki muhasebe hareketini
• Giderleri geciktirmenin kâr raporunuza ne yaptığını
• Toplu fişin ne zaman gerektiğini ve nasıl doldurulduğunu
• Ortakları tanımlayıp yüzdelerini vermeyi
• Kâr dağıtım belgesinin ortak hesaplarına nasıl yansıdığını

Adım adım

1. Gideri sınıflandırın

Gider formu çok sadedir. Önce bu gider ne? Kira, elektrik, personel, ulaşım — hazır kalemlerden birini seçersiniz. Aradığınız kalem yoksa buradan, formu terk etmeden yeni bir gider hesabı açabilirsiniz.

Ama abartmayın: on beş kalem yönetilebilir, altmış kalem rapor okumayı zorlaştırır.

2. Ödeyeni, tutarı ve dövizi girin

Sonra bu parayı kim ödedi: kasa mı, banka mı, yoksa bir müşteri hesabı mı. Tutarı ve dövizi yazın, açıklamayı ekleyip kaydedin.

3. Fişin arkasına bakın

Ekranda bir satır görünür, ama arkasında tam bir muhasebe fişi vardır: gider hesabı borçlandı, kasa alacaklandı. Etkisini hemen kâr-zarar raporunda görürsünüz. Giderler kârdan düşer — bu yüzden gider kaydetmeyi ertelemek, kârınızı olduğundan büyük görmek demektir.

4. Toplu fişin ne zaman gerektiğini bilin

Toplu fiş, tek bir olay ikiden fazla hesabı ilgilendirdiğinde gerekir: bir ödemeyle üç faturayı birden kapattığınızda, ya da gelen bir tutarı birkaç müşteriye böldüğünüzde.

5. Toplu fişi doldurun

Formun üstünde sabit taraf vardır — parayı veren ya da alan tek hesap. Altta ise istediğiniz kadar satır açabilirsiniz.

Örneğimizde birinci satır kira. «Satır ekle» deyip ikinci kalemi yazıyoruz: elektrik faturası. Üçüncüsü: su faturası. Üç kalem, tek ödeme, tek fiş. Açıklamayı yazıp kaydediyoruz.

Nexto toplamı kendisi hesaplar ve denge tutmuyorsa kaydetmez. Sonuçta fiş şöyle olur: bankadan tek çıkış, üç gider hesabına üç ayrı giriş. Elle üç fiş yazmak yerine tek bir olayı olduğu gibi kaydetmiş olursunuz.

Toplu fişlerin listesi ayrıca durur, böylece hangi olayın hangi kalemlerden oluştuğunu sonradan kolayca bulursunuz.

6. Ortakları tanımlayın

Büroların çoğu ortaklıdır ve dönem sonunda aynı soru gelir: kârdan kime ne düşüyor? Ortakları bu sayfada tanımlarsınız. Her ortak aslında bir hesaptır — ikinci bölümdeki kural yine geçerlidir.

7. Yüzdeleri verin

Örnek büroda paylaşım altmış - kırk. Nexto toplamın yüzden farklı olmasına izin vermez, çünkü o durumda kârın bir kısmı sahipsiz kalırdı.

8. Kârı hesaplayın ve dağıtım belgesini kaydedin

«Hesapla» düğmesi dönemin net kârını alır ve yüzdelere göre böler. Rakamı kendiniz de yazabilirsiniz — mesela kârın tamamını değil, bir kısmını dağıtacaksanız.

Dağıtım belgesini kaydettiğinizde her ortağın hesabına payı yazılır. Artık kâr bir hesaplama değil, defterde duran bir rakamdır. Ortak parasını çektiğinde de bu, sekizinci bölümdeki sıradan bir transferdir: ortak hesabından kasaya. Defter-i kebirde ortakların bakiyesi böylece her zaman doğru kalır.

İpuçları

• Gideri gününde kaydedin; ertelenen gider kârı olduğundan büyük gösterir.
• Gider kalemlerini az ve anlamlı tutun; kalem sayısı arttıkça rapor okunmaz hale gelir.
• Bir olay birkaç hesabı ilgilendiriyorsa elle ayrı fişler yazmak yerine toplu fiş kullanın — hem denge garanti olur hem olayın bütünlüğü korunur.
• Ortaklıysanız yüzdeleri bir kez tanımlayın, gerisini Nexto yapsın. Uygulamanın içindeki sayfa yardımı (sayfanın üstündeki ? işareti) daha fazla ayrıntı verir.

Sık sorulan sorular

Listede olmayan bir gider türünü nasıl eklerim?

Gider formunu terk etmeden, kalem seçim alanından yeni bir gider hesabı açabilirsiniz. Yine de kalem sayısını sınırlı tutun; on beş civarı kalem yönetilebilir, altmış kalem raporu okunmaz hale getirir.

Toplu fiş ile üç ayrı fiş yazmak arasında ne fark var?

Toplu fiş tek olayı olduğu gibi kaydeder: tek çıkış, birden fazla karşı kalem. Nexto toplamı kendi hesaplar, denge tutmuyorsa kaydetmez, ve sonradan hangi olayın hangi kalemlerden oluştuğunu tek yerden görürsünüz.

Yüzdelerin toplamı 100 olmazsa ne olur?

Nexto buna izin vermez. Aksi halde kârın bir kısmı sahipsiz kalır ve dağıtım belgesi eksik bir tablo üretirdi.

Ortak parasını çektiğinde ayrı bir belge mi kesmeliyim?

Hayır. Bu sıradan bir para transferidir: ortak hesabından kasaya. Kâr dağıtımı payı ortağın hesabına yazar, çekim ise o bakiyeyi azaltır; defter-i kebirde ortak bakiyesi her zaman doğru kalır.