Giderler, grup belgeleri ve manuel fişler
Nexto'da büro masraflarını gider formuyla kaydetmeyi, tek grup belgesiyle birkaç hesaba birden ödeme yapmayı ve bileşik manuel fişi güvenle kullanmayı öğrenin.
Bu videoyu şurada izleyin: YouTube
Ofis kirası, personel maaşları, ağırlama, elektrik faturası. Bunların hiçbiri bir işlem değildir, ama para yine hesaplarınızdan çıkar ve yine bir yere kaydedilmesi gerekir. Bu kursta buraya kadar gördüğünüz her ödeme bir müşteriyi borca sokuyordu. Gider ise hiç kimsenin borca sokulmadığı durumdur.
Bu dersin bütün fikri budur: bir giderde kaynak önemli değildir — kasa, banka, hangi hesap olursa olsun — asıl önemli olan hedeftir. Para bir gider hesabına düşer ve o borç bir daha size geri dönmez. Harcanmıştır, gitmiştir. Kaydedilmemiş giderlerin tehlikeli olmasının sebebi de budur: kâr raporunuz aslında cebinizde olmayan bir rakam gösterir.
Bu ders paranın çıkışını kaydetmenin üç yolunu anlatıyor: sıradan gider formu, birkaç ödemeyi bir arada alan grup belgesi ve hiçbirinin oturmadığı durumlar için bileşik manuel fiş.
Bu derste neler öğreneceksiniz
- Bir gideri kaydetmeyi ve bunun neden hiçbir müşteriye yüklenmediğini
- Gider kategorilerinin ne olduğunu, Nexto'yla hangilerinin geldiğini ve kendinizinkini nasıl ekleyeceğinizi
- Bir grup belgesinin tek bir fişle, tek bir sabit hesaptan birkaç hesaba nasıl ödeme yaptığını
- Grup belgesindeki otomatik toplamın neden bir kolaylık değil, bir denge koruması olduğunu
- Bileşik manuel fişi ne zaman kullanacağınızı ve dayattığı tek kuralı
- Bütün bunların Kâr ve zarar raporunda nerede göründüğünü
Bir gider kaydetmek
1. Adım — Ne için olduğunu söyleyin
Gider formu Nexto'daki en basit formdur: ne için, hangi hesaptan, ne kadar. İlk alan gider kategorisidir — kayıtta Ofis Kira Gideri.
2. Adım — Ödeyen hesabı seçin
Ödeyen hesap: kayıtta Ziraat Bankası, ama pekâlâ kasa da başka bir hesap da olabilirdi. Belgenin biçimi açısından gerçekten önemi olmayan kısım budur; önemi yalnızca kasanız açısındandır.
3. Adım — Tutar ve açıklama
Tutar: 45.000.000 Tümen. Açıklama: eylül kirası. Sonra kayıt düğmesine basın; fiş anında kesilir: ödeyen hesabın defterinde bir çıkış, gider hesabında bir borç.
4. Adım — Fişe bakın
Gider fişinin iki satırı vardır, fazlası yoktur: Ziraat Bankası alacaklandırıldı, Ofis Kira Gideri hesabı borçlandırıldı. Ay sonunda Kâr ve zarar raporunda «Giderler» altına düşen satır, işte o ikinci satırdır.
Gider kategorileri
«Ne için» alanı gider kategorisidir — müşteriler ve hesaplar dersinde tanıtılan gider hesabı türünün ta kendisi. Nexto, bir döviz bürosunun en çok kullandığı kategorilerle gelir: kira, maaşlar, fatura giderleri, ağırlama ve küçük harcamalar, banka masrafları. Formdaki bir düğme kendi kategorinizi oluşturmanızı sağlar.
Burada titiz olmaya değer. Kategorilerinizi ne kadar ince ayırırsanız ay sonu raporunuz size o kadar çok şey söyler. Her şeyi içine atan tek bir kategori hiçbir soruyu cevaplamaz.
Grup belgeleri: birkaç ödeme, tek fiş
Ay sonunda maaşları ödediniz, elektrik parası ve ağırlama parası da çıktı; hepsi kasadan. Bunları üç ayrı gider olarak, her birini kasadan farklı bir hesaba kaydedebilirsiniz. İşe yarar, ama can sıkıcıdır.
Grup belgesi hepsini bir arada alır: bir tarafı sabit, karşı tarafında ise istediğiniz kadar hesap.
1. Adım — Sabit tarafı belirleyin
Sabit hesap kasadır. Tür, ne yapıldığını söyler: sabit hesaptan ödeme. Sonra döviz, Tümen.
2. Adım — Satırları ekleyin
Birinci satır: personel maaşları, 120.000.000. İkinci: elektrik faturası, 4.800.000. Üçüncü: ağırlama ve küçük harcamalar, 6.500.000. Ay ne kadar satır gerektiriyorsa o kadar ekleyin.
3. Adım — Toplamı Nexto yapsın
Satırları siz toplamazsınız. Nexto toplar ve sonucu sabit tarafa yazar: 131.300.000 Tümen, doğrudan kasadan.
O otomatik toplam bir denge korumasıdır. Sabit taraf her zaman satırların toplamına tam olarak eşittir; bu yüzden bu belge asla dengeden çıkamaz ve defterin genel toplamı sıfırda kalır — temeller dersindeki kural.
4. Adım — Açıklayın ve kaydedin
Bir açıklama ekleyin — ay kapanışı giderleri — ve kaydedin. Tek belge, üç gider, kasadan tek çıkış.
Bileşik manuel fiş
Üçüncü durum bileşik manuel fiştir ve açıklamadan önce bir uyarıyı hak eder. Bu form, diğer formlar bir şeyi beceremediği için orada değildir. Çoğu muhasebecinin zaten bildiği, çok esnek ve bir o kadar da affetmez bir formdur: birkaç tahsilat ve ödeme, birbirine karışmış hâlde, tek bir belgede. Satırları kendiniz yazarsınız — hangi hesap borçlanır, hangisi alacaklanır, hangi dövizde, ne kadar — ve yeni bir satıra ihtiyaç duydukça satır düğmesine basarsınız.
Çözümlü bir örnek
İki milyon Tümen yanlışlıkla kiraya kaydedilmiş, oysa aslında elektrik faturasına aitmiş. Yani: Elektrik borçlu 2.000.000, Ofis Kira Gideri alacaklı 2.000.000, her satırda döviz Tümen olarak belirtilmiş.
Tek koruma
Her döviz içinde borçlar ile alacaklar eşit olmalıdır, yoksa belge kaydedilmez. Kayıtta alacak satırı 1.500.000 olarak girilir ve denge göstergesi uyuşmazlığı işaretler; 2.000.000 olarak düzeltilince yeşile döner ve fiş kesilir.
Dikkatli olma sebebi tam da bu tek korumadır. Amaca özel formlar döviz pozisyonunuzu, kârınızı ve komisyonlarınızı da gözetir. Bu form yalnızca dengeyi tutar. Bu yüzden değişmez tavsiye basittir: iş için hazır bir form varsa onu kullanın, manuel fişi ise gerçekten hiçbir formu olmayan durumlara saklayın.
Hepsi nereye düşer
Giderler, grup belgeleri ve manuel fişler aynı yere varır: Kâr ve zarar raporuna. Üstte gelirler, altında kategoriye göre ayrılmış giderler ve bunlardan sonra gerçekten geriye ne kaldığı. Bugünün masrafları orada anında görünür.
İpuçları ve uyarılar
- Bir gider asla bir müşteriyi borca sokmaz. Kendinizi müşteri seçerken buluyorsanız yanlış formdasınız demektir.
- Gider kategorilerinizi düzgün ayırın. Muğlak bir kategori muğlak bir ay sonu raporu üretir.
- Kaydedilmeyen giderler kârınızı şişirir. Rapor ancak arkasındaki kayıtlar kadar dürüst olabilir.
- Bir grup belgesi yalnızca tek bir sabit hesaptan öder. Para iki farklı hesaptan çıktıysa bu iki belge demektir.
- Bir grup belgesini asla elle toplamayın. Belgenin dengesizleşmesini imkânsız kılan şey otomatik toplamdır.
- Bileşik manuel fiş dengeden başka hiçbir şeye bakmaz. Döviz pozisyonunu, kârı ya da komisyonları gözetmez; bu yüzden önce amaca özel bir forma uzanın.
Sırada ne var
Önceki ders, kripto ve Tether, bu bölümdeki diğer hareket türünü anlatıyor. Sırada kur değerlemesi ve dönemi kapatmak var; Tümen cinsinden bu masrafları referans dövizinize çeviren ve ayı kilitleyen ders. Bu rakamların ay sonunda nasıl okunduğunu görmek için kâr nerede dersine gidin; gider kategorilerinin arkasındaki hesap türleri için müşteriler ve hesaplar dersine bakın.
Sık sorulan sorular
Nexto'da gider ile ödeme arasındaki fark nedir?
Ödeme bir müşteriyi borca sokar — para birinin adına bir yere gitmektedir. Gider ise kimseye yüklenmez: kaynak herhangi bir hesap olabilir, hedef ise borcun kaldığı bir gider hesabıdır. Harcanmıştır ve geri gelmez.
Kaydedilmeyen giderler neden bu kadar önemli?
Çünkü gerçek kârınız onlardan sonra kalandır. Defterde yoklarsa Kâr ve zarar raporu, işletmeden çekebileceğiniz paraya hiç dönüşmemiş bir gelir gösterir.
Ne zaman birkaç gider yerine grup belgesi kullanmalıyım?
Aynı hesaptan aynı anda birkaç ödeme çıktığında — örneğin maaşlar, elektrik ve ağırlamanın hepsi kasadan. Tek sabit taraf, istediğiniz kadar karşı satır ve Nexto'nun bunları sabit tarafa otomatik toplaması.
Bir grup belgesi dengeden çıkabilir mi?
Hayır. Sabit taraf her zaman satırların tam toplamına ayarlanır; kaç satır eklerseniz ekleyin defterin genel toplamının sıfırda kalmasının sebebi budur.
Bileşik manuel fiş kaydedilmeden önce neyi kontrol eder?
Yalnızca tek bir şeyi: her döviz içinde borçların alacaklara eşit olmasını. Denge göstergesi uyuşmazlığı işaretler ve düzeltilene kadar belge kesilmez.
Giderler raporlarda nerede görünür?
Kâr ve zarar raporunda, «Giderler» altında, kategoriye göre ayrılmış hâlde, gelirlerin ve net sonucun yanında. Bir gider hesabına dokunan her gider fişi, grup belgesi ve manuel fiş bu raporu besler.
Videonun tam metni
Ofis kirası, personel maaşı, ikram, elektrik faturası. Bunlar işlem değil ama paraları yine sizin hesaplarınızdan çıkıyor ve bir yere kaydedilmesi gerekiyor. Buraya kadar yaptığımız her ödeme bir müşteriyi borçlandırıyordu. Gider farklıdır: kaynağı önemli değil, kasadan, bankadan, herhangi bir hesaptan gidebilir; önemli olan hedefi: hiçbir müşteri borçlandırılmaz, para bir gider hesabına gider. Defterde ödeyen alacaklanır, gider hesabı borçlanır.
Ve bu borcun geri gelecek bir ödemesi yok; harcandı, gitti. Gerçek kârınız da işte bunlar düşüldükten sonra kalandır; kaydedilmezlerse kâr raporu size cebinizde olmayan bir rakam gösterir. Gider formu Nexto'nun en basit formudur: ne için, hangi hesaptan, ne kadar. Gider kalemi: Ofis Kira Gideri. Ödeyen: Ziraat Bankası; kasa da olabilirdi, başka herhangi bir hesap da. Tutar: kırk beş milyon Tümen. Açıklama: eylül kirası. Az önceki ne için sorusu, gider kalemidir; müşteriler dersinde gördüğümüz o gider türü.
Nexto bir döviz bürosunun en çok kullandığı kalemleri hazır getiriyor: kira, maaşlar, faturalar, ikram ve küçük kasa, banka komisyonları; ve bu düğmeyle kendi kaleminizi oluşturuyorsunuz. Ne kadar ayrıntılı ayırırsanız ay sonu raporunuz o kadar konuşkan olur. Gider kaydı. Ve fiş tam o anda kesiliyor: Ziraat Bankası defterinde bir çıkış, gider hesabında bir borç. Gider fişinin iki satırı var: Ziraat Bankası alacaklı, Ofis Kira Gideri hesabı borçlu.
Hepsi bu. Ve ay sonunda kâr ve zarar raporunda giderler altına oturan da tam bu satırdır. İkinci durum. Ay sonunda maaşları ödediniz, elektrik ve ikram parası da çıktı; hepsi kasadan. Bunları ayrı ayrı gider olarak da kaydedebilirsiniz: her seferinde kasadan bir hesaba. Ama zahmetli ve tekrar tekrar aynı iş. Grup belgesi hepsini tek seferde alıyor: tek sabit taraf, yani kasa, ve karşısında istediğiniz kadar hesap. Sabit taraf: kasa. Tür: sabit hesaptan ödeme.
Döviz Tümen. Ve satırlar: ilk satır personel maaşları, tutarı yüz yirmi milyon. Sonraki satır: elektrik faturası, dört milyon sekiz yüz bin. Bir satır daha: ikram ve küçük kasa, altı milyon beş yüz bin. Satırların toplamını siz hesaplamıyorsunuz; Nexto topluyor ve aynı rakamı sabit tarafa yazıyor: kasadan yüz otuz bir milyon üç yüz bin Tümen. Bu otomatik toplam aynı zamanda denklik koruyucusudur: sabit taraf her zaman satırların toplamına tam olarak eşittir, yani bu belge asla denksiz kalmaz ve defterin genel dengesi, temel kavramlar dersindeki kural, sıfırda kalır.
Açıklama: ay sonu giderleri. Ve kaydediyoruz. Tek belge, üç gider, kasadan tek bir çıkış. Üçüncü durum: bileşik manuel fiş. Bu form, diğer formlarla kaydedilemeyen bir fiş için değil; çok esnek ve bir o kadar da zor bir form, muhasebecilerin çoğu onu zaten tanıyor: birkaç tahsilat ve ödeme, iç içe, tek bir belgede. Satırları kendiniz yazıyorsunuz: hangi hesap borçlu, hangisi alacaklı, hangi dövizde, ne kadar. Bir örnek: yanlışlıkla kiraya geçmiş iki milyon Tümen aslında elektrik faturasına aitmiş.
Elektrik hesabı borçlu, iki milyon; Ofis Kira Gideri alacaklı. Her satırın dövizini de siz söylüyorsunuz: Tümen. Daha fazla satır isterseniz satır düğmesine basın, kaç tane gerekiyorsa. Tek bir koruyucusu var ama o bir tane yetiyor: her dövizde borç toplamı ile alacak toplamı eşit olmalı, yoksa kaydedilmez. Burada alacak tarafına bir buçuk milyon yazdık, denge kırmızı. Düzeltiyoruz: iki milyon, yeşil. Kaydet. Ve bir tavsiye: bir iş için hazır bir form varsa onu kullanın; formlar döviz pozisyonunu, kârı ve komisyonu kendileri kolluyor, bu form yalnızca dengeyi tutuyor.
Ve hepsi tek bir yerde toplanıyor: kâr ve zarar raporu: gelirler, giderler ve her gider kaleminin ayrı ayrı dökümü, bir de gerçekten geriye ne kaldığı. Bugün kaydettiklerimiz de tam burada oturuyor. Özetle: giderde hedef her zaman bir gider hesabıdır, kaynak ise herhangi bir hesap olabilir. Tek hesaptan birkaç ödeme: grup belgesi, dengeyi koruyan otomatik toplamıyla. Ve bileşik manuel fiş: muhasebecilerin esnek aracı, tek bir koruyucuyla, her dövizde denklik.
Hemen kendiniz deneyin
Örnek verilerle eksiksiz özel bir demo — kurulum yok, kredi kartı yok.
Ücretsiz demo oluştur