Первичная настройка, валюты и первые пользователи
Разовые действия первого дня в Nexto: базовая валюта, риал или туман, защиты, срок исправления, режим курса и знаки после запятой, пользователи для сотрудников.
Смотреть это видео на: YouTube
Эта часть про действия, которые выполняются только один раз — а два из них вообще нельзя откатить. Поэтому полчаса, потраченные на них сегодня, сэкономят вам часы проблем потом.
Впереди четыре задачи: базовые настройки, валюты, табло курсов и пользователи. Табло курсов — отдельная история, поэтому оно переносится в следующую часть; в этой части закрываем остальные три задачи. Если понятия счёта, документа и базовой валюты для вас новые, сначала посмотрите четыре базовых понятия.
Что вы изучите в этой части
- выбор базовой валюты и почему после первого документа она блокируется
- выбор риала или тумана как денежной единицы Ирана
- три числа, которые определяют, насколько свободно можно исправлять документ
- пять защит, которые предотвращают типовые ошибки
- режим курса каждой валюты (умножение или деление) и количество знаков после запятой
- добавление новой валюты и создание «валюты перевода» рядом с наличной валютой
- создание отдельного пользователя для каждого сотрудника до начала реальной работы
Базовые настройки
Страница настроек выглядит перегруженной, но в первый день важны только четыре блока: базовая валюта, денежная единица Ирана, реквизиты обменного пункта и защиты. Остальное оставьте до момента, когда понадобится.
Первое решение: базовая валюта
Базовая валюта — это валюта, в которой показываются все итоги, прибыль и убыток. Базовой может быть любая активированная валюта — в нашем примере активно шесть валют, значит, есть шесть вариантов. Но обычно выбирают стабильную валюту: доллар или дирхам для тех, кто больше работает с ОАЭ.
Почему это необратимо? Потому что прибыль по каждой сделке в тот же момент рассчитывается и сохраняется в этой валюте. До регистрации первого документа вы можете её поменять; после этого она блокируется. Эта блокировка защищает вас самих, это не ограничение ради ограничения.
Второе решение: риал или туман
Второе решение относится к Ирану. Программа знает оба варианта, но вы должны выбрать один и дальше работать только с ним, потому что все суммы сохраняются в выбранной единице.
Реквизиты обменного пункта
Реквизиты обменного пункта попадают во все выходные документы: счёт, PDF и сообщение WhatsApp. Название напишите так, как его знают клиенты, телефон и адрес укажите полностью, логотип загрузите здесь же.
Три числа для исправления документа
Эти три числа определяют, насколько свободно можно исправлять документ:
- Срок исправления: в течение скольких дней после регистрации документ можно редактировать.
- Окно быстрого редактирования: в первые сколько часов редактирование выполняется без какого-либо следа.
- Регистрация задним числом: на сколько дней назад разрешена регистрация.
Рекомендация для старта: срок три дня, окно 24 часа и заднее число — ноль. Это строго, но потом ослабить проще, чем собрать обратно.
Пять защит
Это пять галочек, и каждая предотвращает одну типовую ошибку: защита кассы, которая не даёт кассе уйти в минус; запрет повторного перевода, который не позволяет за несколько минут дважды зарегистрировать ту же сумму на тот же счёт; обязательное описание для сделки; обязательное описание для перевода; и запрет повторного кода отслеживания.
Оставьте включёнными все. Единственное, что некоторые отключают, — обязательное описание, а через три месяца видят документ, по которому никто не понимает, за что он был. Теперь сохраните; базовые настройки закончены.
Валюты
В верхней части страницы валют находятся валюты, которые вы активировали, а внизу — глобальный список из более чем двухсот валют, криптовалют и золота, которые включаются одной кнопкой. У каждой активной валюты есть три параметра: название, количество знаков после запятой и режим курса.
Режим курса: самая важная настройка на этой странице
В колонке «Режим курса» для каждой валюты есть один из двух вариантов: умножение или деление. Больше всего ошибок происходит именно здесь, но правило простое:
- если курс вы называете за один доллар — как туман: 1 доллар = 216 100 туманов — режим деление.
- если курс вы называете за одну единицу самой валюты — как евро: 1 евро = 1,154 доллара — режим умножение.
А что будет, если поставить наоборот? Допустим, вы поставили дирхам в режим умножения: 100 дирхамов вместо 27,3 доллара станут 366 долларами, то есть примерно в тринадцать раз больше. Программа не выдаст ошибку, потому что с её точки зрения число корректное; просто убыток получите вы.
Знаки после запятой
Знаки после запятой ставьте в соответствии с валютой: туман — ноль; основные валюты и USDT — два; мелкие криптовалюты вроде биткоина — от шести до восьми. Если знаков после запятой поставить мало, суммы будут округляться, и остатки постепенно дадут разницу в несколько риалов, которую потом уже не найти.
Добавление валюты и валюта перевода
Чтобы добавить новую валюту, в нижнем списке напишите её название и нажмите кнопку с плюсом; она сразу добавится в активные валюты сверху с режимом, который программа определила сама, — но режим всегда проверяйте лично.
Рядом с каждой валютой есть кнопка «Перевод»: она создаёт отдельную валюту для тех же денег, но в форме перевода, с отдельным курсом. Если нажать её на дирхаме, в список добавится «Перевод дирхам». Для обменного пункта, который продаёт наличный дирхам и дирхам переводом по двум ценам, это означает два остатка и два курса без смешивания. Если это не нужно, той же кнопкой убираете валюту из выбранного списка.
Первые пользователи
Последняя задача первого дня — пользователи. Для каждого сотрудника создайте отдельного пользователя — до начала реальной работы, а не после. Причина простая: каждый документ хранит имя того, кто его зарегистрировал, и если все работают под одной учётной записью, это имя теряет смысл.
Форма пользователя требует четыре пункта: имя, имя пользователя, пароль и роль. Роль — самый важный выбор; у вас есть семь готовых ролей, и для большинства обменных пунктов этих семи достаточно. Подробности по доступам вы полностью увидите в пользователи, доступы и двухэтапный вход.
Сохраните, и пользователь появится в списке. Передайте ему пароль и попросите сменить его при первом входе.
Советы и предупреждения
- Базовая валюта и денежная единица Ирана — два необратимых решения. До регистрации первого документа убедитесь в обоих.
- Режим курса для каждой валюты — даже для той, которую программа добавила сама, — один раз проверьте лично; ошибка в нём не даёт системной ошибки, она даёт убыток.
- Слишком малое количество знаков после запятой для криптовалют со временем создаёт разницу в остатках, которую потом уже не найти.
- Не отключайте обязательное описание; это самая дорогая галочка на этой странице.
- Начинайте строго: срок три дня, окно 24 часа, заднее число — ноль. Ослабить потом легко.
- Общая учётная запись для сотрудников означает потерю имени регистратора документов; с первого дня создайте отдельного пользователя для каждого человека.
Дальше по курсу
Предыдущая часть, тур по интерфейсу, показала, как работают эти страницы. Следующая часть, табло курсов и его защиты, — про то самое число, по которому измеряется вся прибыль. После этого вы внесёте начальные остатки из старой книги и в клиентах и счетах создадите карточки клиентов.
Частые вопросы
Можно ли потом поменять базовую валюту?
Только до регистрации первого документа. После этого она блокируется, потому что прибыль по каждой сделке уже в тот же момент была рассчитана и сохранена в базовой валюте.
Выбрать риал или туман?
То, что вы используете в ежедневной работе. Nexto поддерживает оба варианта, но все суммы сохраняются в выбранной единице, и потом это не меняется.
Режим курса — умножение или деление?
Если курс вы называете за один доллар — деление; если за одну единицу самой валюты — умножение. Туман — пример деления, евро — пример умножения.
Чем «валюта перевода» отличается от обычной валюты?
Это отдельная валюта для тех же денег в форме перевода, с независимым курсом и остатком. Полезно для обменного пункта, который, например, продаёт наличный дирхам и дирхам переводом по двум ценам и не хочет смешивать их между собой.
Почему для каждого сотрудника нужно создать отдельного пользователя?
Потому что каждый документ хранит имя своего регистратора. При общей учётной записи это имя теряет смысл, и вы уже не сможете понять, кто зарегистрировал конкретный документ.
Полная расшифровка видео
Этот урок о работе, которая делается один раз — и два дела из неё вообще не имеют пути назад. Поэтому полчаса, потраченные на них сегодня, экономят вам часы неприятностей потом. Дел четыре: базовые настройки, валюты, табло курсов и пользователи. Это страница настроек. Она выглядит плотной, но в первый день важны только четыре её части: валюта учёта, иранская денежная единица, данные обменного пункта и защиты. К остальному мы вернёмся, когда понадобится.
Первое решение: валюта учёта. Та валюта, в которой пишется каждая сводка и каждая цифра прибыли и убытка. Валютой учёта может стать любая активированная валюта — здесь их семь, значит, семь вариантов. Но обычно выбирают устойчивую: доллар, или дирхам для тех, кто работает в основном с Эмиратами. А почему нет пути назад? Потому что прибыль по каждой сделке считается в этой валюте в тот же самый момент и сохраняется. Пока нет первого документа, вы можете её менять; после этого она блокируется — и блокировка стоит, чтобы вас защитить, а не чтобы ограничить.
Второе решение относится к Ирану: риал или томан. Программа знает обе единицы, но выбрать надо одну и остаться с ней до конца, потому что каждая цифра хранится именно в ней. Данные обменного пункта стоят на каждом документе, который уходит наружу: на выписке, в PDF, в сообщении WhatsApp. Напишите название так, как его знают ваши клиенты, телефон и адрес полностью, и загрузите логотип прямо здесь. Теперь три числа, которые решают, насколько свободно можно исправить документ.
Срок исправлений: сколько дней после внесения документ ещё можно править. Срок правки на месте: в первые несколько часов правка не оставляет следа. И задним числом: на сколько дней назад вам разрешено проводить. Наш совет на старте: три дня на срок исправлений, двадцать четыре часа на правку на месте, ноль на проведение задним числом. Это строго, но ослабить потом проще, чем закручивать обратно. И защиты. Пять галочек, каждая из которых останавливает одну частую ошибку: защита казны не даёт кассе уйти в минус; блокировка повторного перевода отказывает в той же сумме на тот же счёт дважды за несколько минут; обязательное описание у сделки и обязательное описание у перевода; и отказ от кода отслеживания, который уже был использован.
Оставьте их все включёнными. Единственная, которую некоторые выключают, — обязательное описание; а через три месяца они смотрят на документ, и никто не помнит, за что он был. И сохраняем. Базовые настройки закончены; переходим к валютам. Теперь валюты. Наверху страницы те, которые вы активировали, а ниже мировой список из более чем двухсот валют, криптовалют и золота, каждая из которых включается одной кнопкой. У каждой активной валюты есть три вещи: название, число знаков после запятой и режим курса.
Эта колонка, режим курса, содержит для каждой валюты один из двух вариантов: деление или умножение. Это самая важная настройка на этой странице, поэтому сначала разберём правило на бумаге. Режим курса — самая важная настройка на этой странице, и именно здесь случается больше всего ошибок. Само правило простое: если вы называете курс за один доллар — как с томаном: каждый доллар это двести шестнадцать тысяч томанов — это режим деления. Если вы называете его за одну единицу самой валюты — как с евро: каждый евро это столько-то долларов — это режим умножения.
А что будет, если поставить наоборот? Поставьте рубль на умножение: сто рублей вместо одного доллара превращаются в сотни. В несколько раз больше. Программа никакой ошибки не выдаёт, потому что с её точки зрения число нормальное — просто деньги теряете вы. Знаки после запятой: у томана ноль; у основных валют и тезера два; у мелких криптовалют вроде биткоина шесть-восемь. Если поставить слишком мало знаков, цифры округляются, и балансы понемногу расходятся на копейки, которых потом никто не найдёт.
И добавление новой валюты: пишете её название в списке ниже и нажимаете плюс. Добавим фунт. Он сразу встаёт наверх, с режимом, который программа угадала сама — но режим всегда проверяйте своими глазами. А рядом с каждой валютой есть кнопка перевода: отдельная валюта для тех же денег, но в форме перевода, со своим курсом. Нажимаю её на рубле, и рубль-перевод добавляется в список. Для обменного пункта, который продаёт наличный рубль и рубль-перевод по разным ценам, это означает два баланса и два курса, и ничего не смешивается.
А если он вам не нужен, та же кнопка удаления убирает его из избранного. Последнее дело первого дня: пользователи. Заведите отдельного пользователя каждому сотруднику — до того, как начнётся настоящая работа, а не после. Потому что на каждом документе остаётся имя того, кто его внёс, и если все работают под одним логином, это имя не значит ничего. Заводим пользователя: полное имя, логин, пароль и роль. Роль — самый важный выбор: вам дают семь готовых ролей, и для большинства обменных пунктов этих семи достаточно.
Права мы подробно разбираем в уроке о пользователях и доступах. Сохраняем — и пользователь в списке. Передайте ему пароль и попросите сменить его при первом входе. Закончите это в первый день: валюта учёта и денежная единица — два решения без пути назад; включённые защиты; валюты с правильным режимом; и по одному пользователю на каждого сотрудника. Следующий урок — табло курсов, то самое число, относительно которого меряется вся прибыль.
Попробуйте сами прямо сейчас
Полная приватная демоверсия с тестовыми данными — без установки, без банковской карты.
Создать бесплатное демо