Первичная настройка, валюты и первые пользователи

Эта часть про действия, которые выполняются только один раз — а два из них вообще нельзя откатить. Поэтому полчаса, потраченные на них сегодня, сэкономят вам часы проблем потом.

Впереди четыре задачи: базовые настройки, валюты, табло курсов и пользователи. Табло курсов — отдельная история, поэтому оно переносится в следующую часть; в этой части закрываем остальные три задачи. Если понятия счёта, документа и базовой валюты для вас новые, сначала посмотрите четыре базовых понятия.

Что вы изучите в этой части

• выбор базовой валюты и почему после первого документа она блокируется
• выбор риала или тумана как денежной единицы Ирана
• три числа, которые определяют, насколько свободно можно исправлять документ
• пять защит, которые предотвращают типовые ошибки
• режим курса каждой валюты (умножение или деление) и количество знаков после запятой
• добавление новой валюты и создание «валюты перевода» рядом с наличной валютой
• создание отдельного пользователя для каждого сотрудника до начала реальной работы

Базовые настройки

Страница настроек выглядит перегруженной, но в первый день важны только четыре блока: базовая валюта, денежная единица Ирана, реквизиты обменного пункта и защиты. Остальное оставьте до момента, когда понадобится.

Первое решение: базовая валюта

Базовая валюта — это валюта, в которой показываются все итоги, прибыль и убыток. Базовой может быть любая активированная валюта — в нашем примере активно шесть валют, значит, есть шесть вариантов. Но обычно выбирают стабильную валюту: доллар или дирхам для тех, кто больше работает с ОАЭ.

Почему это необратимо? Потому что прибыль по каждой сделке в тот же момент рассчитывается и сохраняется в этой валюте. До регистрации первого документа вы можете её поменять; после этого она блокируется. Эта блокировка защищает вас самих, это не ограничение ради ограничения.

Второе решение: риал или туман

Второе решение относится к Ирану. Программа знает оба варианта, но вы должны выбрать один и дальше работать только с ним, потому что все суммы сохраняются в выбранной единице.

Реквизиты обменного пункта

Реквизиты обменного пункта попадают во все выходные документы: счёт, PDF и сообщение WhatsApp. Название напишите так, как его знают клиенты, телефон и адрес укажите полностью, логотип загрузите здесь же.

Три числа для исправления документа

Эти три числа определяют, насколько свободно можно исправлять документ:

• Срок исправления: в течение скольких дней после регистрации документ можно редактировать.
• Окно быстрого редактирования: в первые сколько часов редактирование выполняется без какого-либо следа.
• Регистрация задним числом: на сколько дней назад разрешена регистрация.

Рекомендация для старта: срок три дня, окно 24 часа и заднее число — ноль. Это строго, но потом ослабить проще, чем собрать обратно.

Пять защит

Это пять галочек, и каждая предотвращает одну типовую ошибку: защита кассы, которая не даёт кассе уйти в минус; запрет повторного перевода, который не позволяет за несколько минут дважды зарегистрировать ту же сумму на тот же счёт; обязательное описание для сделки; обязательное описание для перевода; и запрет повторного кода отслеживания.

Оставьте включёнными все. Единственное, что некоторые отключают, — обязательное описание, а через три месяца видят документ, по которому никто не понимает, за что он был. Теперь сохраните; базовые настройки закончены.

Валюты

В верхней части страницы валют находятся валюты, которые вы активировали, а внизу — глобальный список из более чем двухсот валют, криптовалют и золота, которые включаются одной кнопкой. У каждой активной валюты есть три параметра: название, количество знаков после запятой и режим курса.

Режим курса: самая важная настройка на этой странице

В колонке «Режим курса» для каждой валюты есть один из двух вариантов: умножение или деление. Больше всего ошибок происходит именно здесь, но правило простое:

• если курс вы называете за один доллар — как туман: 1 доллар = 216 100 туманов — режим деление.
• если курс вы называете за одну единицу самой валюты — как евро: 1 евро = 1,154 доллара — режим умножение.

А что будет, если поставить наоборот? Допустим, вы поставили дирхам в режим умножения: 100 дирхамов вместо 27,3 доллара станут 366 долларами, то есть примерно в тринадцать раз больше. Программа не выдаст ошибку, потому что с её точки зрения число корректное; просто убыток получите вы.

Знаки после запятой

Знаки после запятой ставьте в соответствии с валютой: туман — ноль; основные валюты и USDT — два; мелкие криптовалюты вроде биткоина — от шести до восьми. Если знаков после запятой поставить мало, суммы будут округляться, и остатки постепенно дадут разницу в несколько риалов, которую потом уже не найти.

Добавление валюты и валюта перевода

Чтобы добавить новую валюту, в нижнем списке напишите её название и нажмите кнопку с плюсом; она сразу добавится в активные валюты сверху с режимом, который программа определила сама, — но режим всегда проверяйте лично.

Рядом с каждой валютой есть кнопка «Перевод»: она создаёт отдельную валюту для тех же денег, но в форме перевода, с отдельным курсом. Если нажать её на дирхаме, в список добавится «Перевод дирхам». Для обменного пункта, который продаёт наличный дирхам и дирхам переводом по двум ценам, это означает два остатка и два курса без смешивания. Если это не нужно, той же кнопкой убираете валюту из выбранного списка.

Первые пользователи

Последняя задача первого дня — пользователи. Для каждого сотрудника создайте отдельного пользователя — до начала реальной работы, а не после. Причина простая: каждый документ хранит имя того, кто его зарегистрировал, и если все работают под одной учётной записью, это имя теряет смысл.

Форма пользователя требует четыре пункта: имя, имя пользователя, пароль и роль. Роль — самый важный выбор; у вас есть семь готовых ролей, и для большинства обменных пунктов этих семи достаточно. Подробности по доступам вы полностью увидите в пользователи, доступы и двухэтапный вход.

Сохраните, и пользователь появится в списке. Передайте ему пароль и попросите сменить его при первом входе.

Советы и предупреждения

• Базовая валюта и денежная единица Ирана — два необратимых решения. До регистрации первого документа убедитесь в обоих.
• Режим курса для каждой валюты — даже для той, которую программа добавила сама, — один раз проверьте лично; ошибка в нём не даёт системной ошибки, она даёт убыток.
• Слишком малое количество знаков после запятой для криптовалют со временем создаёт разницу в остатках, которую потом уже не найти.
• Не отключайте обязательное описание; это самая дорогая галочка на этой странице.
• Начинайте строго: срок три дня, окно 24 часа, заднее число — ноль. Ослабить потом легко.
• Общая учётная запись для сотрудников означает потерю имени регистратора документов; с первого дня создайте отдельного пользователя для каждого человека.

Дальше по курсу

Предыдущая часть, тур по интерфейсу, показала, как работают эти страницы. Следующая часть, табло курсов и его защиты, — про то самое число, по которому измеряется вся прибыль. После этого вы внесёте начальные остатки из старой книги и в клиентах и счетах создадите карточки клиентов.

Частые вопросы

Можно ли потом поменять базовую валюту?

Только до регистрации первого документа. После этого она блокируется, потому что прибыль по каждой сделке уже в тот же момент была рассчитана и сохранена в базовой валюте.

Выбрать риал или туман?

То, что вы используете в ежедневной работе. Nexto поддерживает оба варианта, но все суммы сохраняются в выбранной единице, и потом это не меняется.

Режим курса — умножение или деление?

Если курс вы называете за один доллар — деление; если за одну единицу самой валюты — умножение. Туман — пример деления, евро — пример умножения.

Чем «валюта перевода» отличается от обычной валюты?

Это отдельная валюта для тех же денег в форме перевода, с независимым курсом и остатком. Полезно для обменного пункта, который, например, продаёт наличный дирхам и дирхам переводом по двум ценам и не хочет смешивать их между собой.

Почему для каждого сотрудника нужно создать отдельного пользователя?

Потому что каждый документ хранит имя своего регистратора. При общей учётной записи это имя теряет смысл, и вы уже не сможете понять, кто зарегистрировал конкретный документ.