Бэкапы, восстановление и поддержка

Никому не хочется думать об этом разделе, но каждый, кто хоть раз терял данные, понимает, почему стоит потратить на него несколько минут. Первая хорошая новость: бэкап в Nexto работает автоматически — каждую ночь, с того часа, который вы сами задаёте, и несколько последних версий сохраняются. Вам не нужно держать это в голове.

Остальная часть этого урока — про то, что не делается автоматически: ручной бэкап перед большой операцией, хранение одной копии вне сервера, скачивание сырых данных и с чего начинать, если однажды возникнет проблема. В конце вы также увидите, с каким уровнем доступа поддержка Nexto смотрит вашу программу и как этот уровень задаёте вы сами.

Что вы изучите в этом уроке

• разницу между автоматическим ночным бэкапом и ручным бэкапом, и когда нужен каждый из них
• почему одна копия бэкапа должна быть вне сервера программы
• включение облачного резервного копирования через Dropbox, Google Drive или WebDAV
• скачивание «сырых данных» в виде JSON-файла и его шифрование
• что нужно сделать перед восстановлением
• журнал действий и три способа получить поддержку

Бэкап: автоматический есть, но этого недостаточно

Перед каждой большой операцией сделайте ручной бэкап

Ночной бэкап делает свою работу, но нужна ещё одна хорошая привычка: перед любой большой операцией — закрытием периода, массовым исправлением, изменением важной настройки — сделайте ручной бэкап сами. На странице резервных копий есть кнопка: «Создать резервную копию». Новая версия с датой и размером появится в списке, и там же её можно скачать.

Держите одну копию вне сервера

Самая важная рекомендация этого урока именно такая. Бэкап, который остался только на том же сервере, где стоит программа, при потере этого сервера пропадёт вместе с ним. У вас есть два варианта: либо время от времени скачивать одну из версий и хранить её в другом месте, либо — что лучше — включить облачное резервное копирование: Dropbox, Google Drive или WebDAV, чтобы копии сами уходили и за пределы сервера. Настраивается один раз, дальше ничего делать не нужно.

Сырые данные: данные принадлежат вам

На той же странице есть карточка «Сырые данные». Через неё вся информация, которая у вас есть в программе — счета, документы, клиенты, настройки — скачивается одним полным JSON-файлом: сырым, читаемым и пригодным для использования в другой программе. Файл закрывается паролем, который вы задаёте сами; этот пароль нужен только для безопасности ваших данных, а не для ограничения. Пароль у вас, и данные тоже ваши.

Восстановление — с одной осторожностью

Любую версию можно восстановить. Но восстановление означает, что всё вернётся на тот момент, и любой документ, который был зарегистрирован после него, исчезнет. Поэтому порядок всегда такой: сначала сделайте бэкап текущего состояния, потом восстановите старую версию. Так, если вы выбрали не ту версию, у вас будет путь назад.

Когда возникла проблема

Сначала посмотрите журнал действий

Перед тем как обращаться в поддержку, есть место, которое часто само даёт ответ: журнал действий. По каждому документу вы видите, кто и когда его изменил и какое именно поле поменялось, с предыдущим и новым значением рядом. Постоянный вопрос «почему изменилась эта сумма» обычно закрывается именно здесь.

Кнопка «Сообщить о проблеме» и код отслеживания

Если проблема действительно есть, у вас есть три способа, по порядку. Первый — кнопка «Сообщить о проблеме» в верхней панели. Её отличие от обычного сообщения в том, что вместе с ним отправляется и состояние этой страницы — где вы находились, какая у вас версия и какие ошибки увидела страница. То есть вам не нужно всё объяснять самому.

Второй способ — для случая, когда вы видите страницу ошибки: отправьте код отслеживания с этой же страницы. По этому коду находится именно та ошибка, а не что-то похожее.

Временный доступ — на ваших условиях

Третий способ — когда нужно, чтобы поддержка посмотрела сама. Тогда вы даёте временный доступ, и по умолчанию он ограничен: только чтение. Специалист поддержки Nexto ничего не регистрирует, ничего не редактирует и не видит вашу прибыль и убыток. Срок задаёте вы сами, а рекомендация Nexto — один час; обычно этого достаточно, и доступ истекает сам.

Только если вы сами посчитаете нужным, чтобы поддержка увидела больше или что-то исправила, есть ещё две галочки: просмотр прибыли и убытка, и разрешение на регистрацию и редактирование. Никогда не давайте никому свой пароль; всё остаётся в журнале, а отключить доступ в любой момент можно одной кнопкой в той же карточке.

Рядом с этим есть ещё одна тихая помощь: «Доктор настроек», который каждый час проверяет незаполненные настройки и даёт предупреждение в колокольчике администратора.

Советы и предупреждения

• Автоматический бэкап не заменяет бэкап вне сервера; держите хотя бы одну копию в другом месте.
• Перед закрытием периода, массовым исправлением или изменением важных настроек сделайте ручной бэкап.
• Восстановление удаляет любой документ, который был зарегистрирован после выбранной версии; сначала сделайте бэкап текущего состояния.
• Пароль файла сырых данных находится у вас; если вы его потеряете, файл не откроется.
• Для сообщения о проблеме используйте кнопку внутри программы, чтобы ушло и состояние страницы; для страницы ошибки отправьте код отслеживания.
• Давайте доступ поддержке с минимальным уровнем и на самый короткий срок, а после работы отключайте его вручную.
• Ни при каких условиях не передавайте никому свой пользовательский пароль.

Дальше по курсу

Предыдущий урок, Задачи и проверка документов, был про ежедневный порядок в команде; этот урок — про защиту данных. Следующий урок, Сервисы и тарифы Nexto, переходит к проверкам и тарифам. Доступы, которые вы настроили в уроке Пользователи, права доступа и двухэтапный вход, дополняют эту тему, а бэкап — один из постоянных пунктов чек-листа здоровья обменного пункта.

Частые вопросы

Бэкап в Nexto автоматический или его нужно делать вручную?

Он автоматический: каждую ночь с часа, который вы задаёте, с сохранением нескольких последних версий. Тем не менее перед каждой большой операцией лучше сделать ещё и ручной бэкап.

Почему одна копия бэкапа должна быть вне сервера?

Потому что бэкап, который остался только на том же сервере программы, при потере этого сервера тоже исчезнет. Либо скачивайте версии, либо включите облачное резервное копирование (Dropbox, Google Drive, WebDAV).

Что происходит при восстановлении старой версии?

Всё возвращается на тот момент, и любой документ, зарегистрированный после него, исчезает. Поэтому перед восстановлением нужно сделать бэкап текущего состояния.

Что поддержка Nexto видит из моих данных?

Только то, что вы сами разрешите. Временный доступ по умолчанию только для чтения, прибыль и убыток не показывает, срок вы задаёте сами, и доступ истекает автоматически. В любой момент вы также можете отключить его одной кнопкой.

Могу ли я вывести свои данные из Nexto?

Да. Карточка «Сырые данные» отдаёт всю информацию — счета, документы, клиентов и настройки — в читаемом JSON-файле, который закрывается вашим паролем и может использоваться в другой программе.