Пользователи, права доступа и двухфакторный вход

Простой вопрос: если завтра один из ваших сотрудников уйдёт из компании, сколько человек знают пароль входа в программу? Если ответ — «у нас у всех один пароль», эта часть точно для вас.

Первое правило такое: для каждого сотрудника — отдельный пользователь. Не потому, что вы кому-то не доверяете, а потому что каждый документ хранит имя того, кто его зарегистрировал, и каждое изменение хранит имя того, кто его внес. При общей учётной записи эти имена теряют смысл. С этой части начинается глава про команду и управление обменным пунктом; предыдущая глава закончилась уроком Где прибыль?.

Что вы узнаете в этой части

• как создать нового пользователя и выбрать подходящую роль из готовых ролей Nexto
• как точно настроить доступ через матрицу прав в редактировании пользователя
• что такое правило минимально необходимого доступа и почему оно важно
• три чувствительных права, за которыми нужно следить отдельно
• как настроить двухфакторный вход и хранить коды восстановления
• как отключить пользователя, который ушёл из компании, вместо удаления

Создайте пользователя и назначьте роль

Список пользователей

Список пользователей показывает каждого сотрудника с именем пользователя, ролью и статусом. Одна эта страница отвечает на вопрос «у кого есть доступ к программе», и её стоит время от времени просматривать.

Новый пользователь

Для создания нового пользователя нужны четыре вещи: имя, имя пользователя, пароль и роль. В Nexto есть готовые роли — администратор системы, бухгалтер, трейдер, пользователь системы, валютный оператор и риал-оператор — и для большинства обменных пунктов этого достаточно.

Пример с риал-оператором понятен: сотрудник, который работает только с платежами в туманах и которому не нужно видеть ничего лишнего. Нажимаете «Создать пользователя» — пользователь создаётся и появляется в списке. Пароль он потом сам поменяет в своём профиле, а вы в любой момент сможете изменить его роль или доступ.

Настройте доступ точно

Матрица доступа

Роль — это отправная точка, а не окончательное решение. Если готовая роль не совсем такая, как вам нужно, в редактировании пользователя есть матрица доступа: у каждого действия в программе есть своё отдельное право — регистрация сделки, настройка курса, управление счетами, просмотр скрытых счетов, разблокировка документа и десятки других пунктов.

Например, для сотрудника, которому нужно видеть сводку дня, вы добавляете именно это одно право и сохраняете. Золотое правило: выдавайте минимально необходимый доступ, а не максимально возможный. Добавить одно право потом — дело одной минуты; разбираться с ущербом от лишнего права намного дольше.

Три чувствительных права

Есть три права, за которыми нужно следить отдельно: просмотр прибыли, зарплата и разблокировка документа.

Прибыль и зарплата по умолчанию никому не выдаются, и без этих прав ни один отчёт и ни одна панель не показывает цифры. Сотруднику, который регистрирует документы, не нужно знать вашу маржу или зарплаты остальных. С разблокировкой документа то же самое: с этим правом можно заново открыть документ, срок исправления которого уже закончился.

Второй замок: двухфакторный вход

Настройка

Одного пароля недостаточно: его могут узнать, угадать, он может быть где-то записан. Двухфакторный вход означает, что после пароля нужен ещё шестизначный код, который создаётся только на вашем телефоне.

Настройка выполняется один раз: нажимаете «Начать активацию», в приложении одноразовых кодов на телефоне сканируете QR-код, вводите первый код — и активация завершена. После этого Nexto после пароля будет запрашивать ещё и код; каждый раз новый код.

Коды восстановления

При активации коды восстановления показываются только один раз. Они нужны на случай, если телефона нет под рукой; храните их в надёжном месте. Рекомендация: для учётной записи администратора обязательно включите двухфакторный вход.

Когда сотрудник уходит

Последний момент, о котором часто забывают: когда сотрудник уходит из компании, не удаляйте его пользователя — отключите его.

Удаление означает, что след его работы тоже становится неясным. Отключение означает, что он больше не входит в систему, но каждый документ, который он провёл, по-прежнему хранит его имя. Достаточно снять галочку «Пользователь активен» и сохранить. С этого момента этот сотрудник не сможет войти, но его документы останутся на месте — а если он когда-нибудь вернётся, вы снова поставите эту же галочку. В списке пользователей его статус тоже станет «Неактивен», а не «удалён».

Доступ поддержки Nexto работает по похожей логике: он временный и сам истекает. Подробности — в уроке Бэкап, восстановление и поддержка.

Советы и предупреждения

• Общая учётная запись делает имя регистратора документов бессмысленным; у каждого сотрудника должен быть свой пользователь.
• Роль — только отправная точка; точная настройка выполняется через матрицу доступа.
• Право на прибыль и право на зарплату по умолчанию никому не выдаются; они включаются только явной галочкой.
• Коды восстановления двухфакторного входа показываются только один раз; сразу сохраните их в безопасном месте.
• Не удаляйте пользователя сотрудника, который ушёл; отключение и закрывает доступ, и сохраняет историю.

Дальше по курсу

Предыдущая часть, Где прибыль?, закрыла главу отчётов, и там же мы увидели, как влияет право на прибыль. Следующая часть, Зарплата и распределение прибыли, переходит ко второму чувствительному праву. Про временный доступ поддержки смотрите Бэкап, восстановление и поддержка, а про блокировку и разблокировку документа — Покупка и продажа валюты.

Частые вопросы

Почему нельзя всем входить под одной общей учётной записью?

Потому что каждый документ хранит имя того, кто его зарегистрировал, а каждое изменение — имя того, кто его внёс. При общей учётной записи эти имена теряют смысл, и уже непонятно, кто что сделал.

Какие готовые роли есть в Nexto?

Администратор системы, бухгалтер, трейдер, пользователь системы, валютный оператор и риал-оператор. Для большинства обменных пунктов этого достаточно, а если нет — матрица доступа в редактировании пользователя позволяет настроить права точно.

Какие права самые чувствительные?

Просмотр прибыли, зарплата и разблокировка документа. Первые два по умолчанию никому не выдаются, и без них ни один отчёт не показывает цифры.

Как работает двухфакторный вход?

После пароля нужен ещё шестизначный код, который создаёт приложение одноразовых кодов на вашем телефоне. Настройка выполняется один раз, а после этого при каждом входе нужен новый код.

Сотрудника, который ушёл, удалить или отключить?

Отключите. Когда вы снимете галочку «Пользователь активен», он больше не сможет войти, но документы, зарегистрированные на его имя, останутся на месте. Если он когда-нибудь вернётся, вы снова поставите эту же галочку.