Задачи и проверка документов

Две самые старые боли любого обменного пункта такие: дело, которое мы забыли сделать, и документ, который внесли с ошибкой, но никто этого не заметил. Первое обычно пишут в WhatsApp, и там же оно теряется; второе может лежать неделями, пока остатки не перестанут сходиться.

Эта часть — про два простых инструмента, которые как раз для этого и сделаны: «Задачи» и «Проверка документов». Ни один из них не сложный, вы разберётесь за несколько минут. Важно другое: они работают только тогда, когда становятся привычкой команды — как проверять колокольчик уведомлений каждое утро.

В этой части вы научитесь

• три вкладки модуля задач и что показывает каждая из них
• создавать задачу для нескольких человек и логику «кто первый дошёл»
• оставлять комментарий под задачей и создавать задачу прямо из документа
• где видно, что задача назначена вам
• три статуса проверки документа и какой статус стоит по умолчанию
• групповое подтверждение для еженедельного просмотра и отметку документа с ошибкой с примечанием

Задачи: командный туду рядом с самими документами

Три вкладки страницы задач

Модуль задач — это тот же командный туду, с одним важным отличием: он находится внутри программы и остаётся рядом с документом, к которому относится. На странице «Задачи» есть три вкладки, и в них вся логика: мои задачи, задачи, которые я поручил другим, и все. Если хотите понять, что сегодня лежит на вас, первой вкладки достаточно.

Создайте задачу и назначьте её нескольким людям

Пишите задачу одной понятной фразой — например, «Завтра связаться с обменником Каве по расчёту» — и выберите получателей. У задачи может быть несколько получателей; например, Саид, Мехди и вы сами. Логика такая: кто раньше дошёл, тот выполняет, и задача закрывается для остальных тоже, поэтому один звонок не будет сделан два раза.

Пока задача не закрыта, под ней можно оставлять комментарии. То есть разговор по этой задаче — «Позвонил, завтра утром закроют расчёт» — остаётся рядом с ней, а не в группе, которую завтра уже не найдёшь.

Создайте задачу прямо из документа

Вверху каждого документа есть кнопка «+ Задача». Нажимаете её — открывается форма задачи со ссылкой на этот же документ. Плюс в том, что задача остаётся привязанной к документу: кто бы её ни открыл, до самого документа один клик, и не нужно вручную писать номер документа в описании задачи.

Где видно назначенную задачу

В двух местах. Напротив «Задачи» в меню появляется число, и уведомление приходит в колокольчик. Утром, когда заходите в Nexto, смотрите именно эти два места; больше ничего не нужно. Когда задача выполнена, поставьте галочку, чтобы она ушла из списка — и, как мы сказали, для остальных получателей она тоже закроется.

Проверка документов: второй человек проверяет работу

Три статуса каждого документа

В обменном пункте документ, внесённый с ошибкой, может неделями оставаться незамеченным. Проверка документов означает, что второй человек — обычно директор или бухгалтер — проверяет работу того, кто внёс документ. У каждого документа один из трёх статусов: не проверено, проверено, с ошибкой. По умолчанию стоит «Не проверено», и ни один документ не подтверждается автоматически; подтверждение всегда делает человек.

Групповое подтверждение при еженедельном просмотре

Для каждого типа документа есть отдельная вкладка, со специализированными колонками именно этого типа — потому что то, что вы проверяете в сделке, отличается от перевода. Внутри каждой вкладки можно отметить галочками несколько документов и подтвердить их одним разом. Для руководителя, который раз в неделю садится и просматривает сто документов, одна эта возможность освобождает часы времени.

Когда в документе есть ошибка

Если документ неверный, отметьте его как «С ошибкой» и напишите короткое примечание — например, «курс не сходится с табло». Тот, кто внёс документ, увидит это примечание рядом со своим документом и будет точно знать, что нужно исправить. Документы с ошибкой имеют отдельную карточку на дашборде, чтобы они не зависли. Отметить — это не конец работы, а начало контроля.

Советы и предупреждения

• Пишите задачу понятной и выполнимой фразой; «проследить Каве» завтра никому ничего не скажет.
• Несколько получателей означает: кто первый дошёл; если задача обязательно должна быть у одного человека, выберите только его.
• Разговор по каждой задаче оставляйте комментариями под самой задачей, а не в группе WhatsApp.
• Задачи, созданные из документа, остаются привязанными к этому документу; для бухгалтерских уточнений выбирайте именно этот путь.
• Ни один документ не подтверждается автоматически; если никто не проверит, всё останется в статусе «Не проверено».
• Не ставьте отметку «С ошибкой» без примечания; тот, кто внёс документ, должен понимать, где проблема.

Дальше по курсу

Предыдущая часть, Зарплата и распределение прибыли, была про финансовую сторону управления командой; эта часть — про операционную сторону. Следующая часть, Бэкап, восстановление и поддержка, переходит к защите самих данных. Чтобы понять, как исправлять документ с ошибкой, посмотрите Покупка и продажа валюты, а чтобы настроить, кто имеет право проверять документы, — Пользователи, доступы и двухэтапный вход.

Частые вопросы

Что будет, если назначить одну задачу нескольким людям?

Кто раньше дошёл, тот выполняет, и после отметки галочкой задача закрывается для остальных получателей тоже. Это значит, что один звонок или одно уточнение не будут сделаны два раза.

Где я вижу назначенную мне задачу?

В двух местах: напротив «Задачи» в меню появляется число, и уведомление приходит в колокольчик. Хорошая привычка — каждое утро смотреть именно эти две точки.

Как привязать задачу к документу?

Используйте кнопку «+ Задача» вверху самого документа. Форма задачи откроется со ссылкой на этот документ, и позже любой, кто откроет задачу, будет в одном клике от документа.

Документы подтверждаются автоматически?

Нет. По умолчанию каждый документ имеет статус «Не проверено», и подтверждение выполняется только действием пользователя; при еженедельном просмотре можно отметить несколько документов галочками и подтвердить их одним разом.

Кто видит документ «С ошибкой»?

Тот, кто внёс документ, видит ваше примечание рядом со своим документом. Кроме того, документы с ошибкой имеют отдельную карточку на дашборде, чтобы про их контроль не забыли.