Клиенты и счета в Nexto

Счет — самая базовая сущность в Nexto: каждый документ привязан к двум счетам, и каждый отчет строится из этих же счетов. То есть любое решение, которое вы принимаете при создании счета, через месяцы проявит себя в отчетах.

В этой части мы создадим карточку клиента от начала до конца и по дороге разберем поля, которые многие пропускают: имя на других языках, кредитный лимит, группу клиента и уровень видимости. В конце дойдем до правила, которое удивляет новичков: счет в Nexto не удаляется. Если вы еще не внесли остатки из прежней книги, сначала посмотрите начальные остатки из прежней книги.

Что вы изучите в этой части

• категории счетов в Nexto и где становится видна разница между ними
• создание нового счета клиента и его обязательные и необязательные поля
• имя на других языках и его скрытая польза для поиска по прозвищу
• кредитный лимит и группу клиента, и почему их надо задавать сразу
• разницу между обычным и скрытым счетом, и создание счета расходов из главной книги
• почему счет не удаляется и что делать вместо этого

Категории счетов и их влияние на отчет

У счетов в Nexto есть категории: клиент, касса, банковский счет, цифровой кошелек, капитал, актив, расход и доход. Некоторые счета Nexto создает с самого начала — например, «Прибыль по сделкам» или «Доход от комиссии» — но в каждой категории вы можете создать новый счет.

Разница между категориями видна в отчетах. Касса, банк и кошелек становятся «вашими деньгами», клиент становится «дебиторской и кредиторской задолженностью», капитал — долей партнеров, а расходы и доходы попадают в прибыль и убытки. Если вы выберете неправильную категорию, цифры будут правильными, но окажутся не на своих местах.

Список клиентов сам по себе является небольшим отчетом: автоматический идентификационный номер, группа, WhatsApp-группа клиента, количество сделок, итог по счету в базовой валюте и статус.

Создание счета клиента, шаг за шагом

Выберите тип счета

Первый выбор в форме создания счета — его тип. Клиента, кассу, банк, кошелек, капитал и актив вы создаете отсюда; для обычного клиента — «Клиент».

Заполните базовую информацию

Единственное обязательное поле — имя. Остальные необязательны, но их стоит заполнить: телефон для WhatsApp и поиска, и внутренняя заметка для того, что должны знать только вы.

Укажите имя на других языках

Этот раздел предназначен для международных обменных пунктов: если вы зададите для клиента имя на английском, турецком или арабском, документы и сообщения, которые формируются на этом языке, будут брать именно это имя, и для имен вы также получите автоподсказки. Есть и полезный прием: если вы знаете клиента по прозвищу, впишите его в одно из этих полей; поиск проходит по всем языкам, и вы найдете клиента и по прозвищу.

Сразу задайте кредитный лимит и группу

Кредитный лимит — это максимальная сумма, на которую этот клиент может уйти в долг; при регистрации документа программа предупредит, что клиент превысил свой лимит. Для нового клиента ставьте небольшой лимит; поднять его — дело одной минуты.

Группу клиента вы определяете сами — например, торговец, обычный клиент и партнер. Польза станет видна позже: по каждой группе вы будете получать отдельный отчет или задавать одну настройку сразу для всей группы.

Определите уровень видимости

Обычный счет видят все пользователи; скрытый счет — только пользователи, у которых есть право видеть скрытые счета, например для личного счета партнеров или чувствительных счетов. Нажмите «Создать», и счет будет создан со своим идентификационным номером. С этого момента по нему можно проводить документы.

Если вам нужен счет из другой категории — например, новый расход — перейдите в главную книгу, откройте статью расходов и нажмите «Новый счет». Это та же самая форма, только категория уже выбрана заранее.

Счет не удаляется

Последний момент, и он важнее всех: счет в Nexto не удаляется. Если клиент больше с вами не работает, деактивируйте его; он исчезнет из списков и полей выбора, но его история останется. Удаление означает, что документы этого счета останутся без владельца, и Nexto этого не допускает. Практическое действие простое: отредактируйте счет и снимите галочку «Активен». Когда клиент вернется, снова поставьте галочку.

Советы и предупреждения

• Выбирайте категорию правильно; неправильная категория означает правильную цифру в неправильном месте отчета.
• Телефон сразу указывайте полностью; и WhatsApp, и поиск опираются на него.
• Для нового клиента ставьте небольшой кредитный лимит; предупреждение о превышении лимита пригодится при регистрации документа.
• Группа клиента — не просто метка; по ней делаются отчеты и групповые настройки.
• Скрытый счет ставьте только для действительно чувствительных счетов, иначе коллеги его не найдут.
• Не ищите кнопку удаления; деактивация делает то же самое без потери истории.

Дальше по курсу

Предыдущая часть, начальные остатки из прежней книги, внесла цифры из старого учета. Следующая часть, покупка и продажа валюты, проведет первый реальный документ с этими же клиентами. Чтобы увидеть полную карточку клиента, перейдите к выписке клиента и порталу клиента, а для права видеть скрытые счета посмотрите пользователи, доступы и двухэтапный вход.

Частые вопросы

Почему я не могу удалить счет?

Потому что документы этого счета останутся без владельца, и история обменного пункта будет нарушена. Вместо этого отредактируйте счет и снимите галочку «Активен»: счет исчезнет из списков и полей выбора, но все его документы останутся на своих местах.

На что именно влияет категория счета?

Она определяет место счета в отчетах. Касса, банк и кошелек попадают в «ваши деньги», клиент — в дебиторскую и кредиторскую задолженность, капитал — в долю партнеров, а расходы и доходы — в прибыль и убытки. Неправильная категория означает, что цифры правильные, но находятся не на своих местах.

Для чего нужно имя на других языках?

Документы и сообщения, которые формируются на одном языке, выводят имя клиента на этом же языке; для международных обменных пунктов это необходимо. Второе применение: поиск проходит по всем языкам, поэтому вы можете вписать прозвище клиента в одно из этих полей и позже найти его по нему.

Где создать счет расходов?

Из формы создания счета создаются только клиент, касса, банк, кошелек, капитал и актив. Для расхода или дохода перейдите в главную книгу, откройте соответствующую статью и нажмите «Новый счет»; это та же форма с заранее выбранной категорией.