المهام ومراجعة المستندات

وجعان يعمّران أطول من كل وجع آخر في مكتب الصرافة: عمل نسي أحدهم أن ينجزه، ومستند سُجّل خطأ ولم ينتبه إليه أحد. وليس أي منهما مشكلة محاسبية في حقيقته. كلاهما مسألة عادات.

وفي نكستو أداة صغيرة لكل واحد منهما. المهام هي قائمة مهام الفريق، إلا أنها تعيش داخل البرنامج وبجانب المستند الذي تخصه، بدل أن تنزلق بعيداً في مجموعة واتساب. ومراجعة المستندات هي عين ثانية: شخص غير الذي سجّل المستند يعلّمه بأنه فُحص، أو يشير إليه بملاحظة.

وليست أي من الأداتين معقدة، وهذا هو المقصود: لا تؤتيان ثمرتهما إلا حين تصيران عادة. ويأتي هذا الدرس بعد الرواتب وتوزيع الأرباح.

ماذا ستتعلم في هذا الدرس

• كيف تقسّم تبويبات صفحة المهام الثلاثة العمل، وكيف توكّل مهمة واحدة إلى عدة زملاء
• كيف تُبقي الحديث عن العمل تحت العمل نفسه، على شكل تعليقات
• كيف تنشئ مهمة من المستند مباشرة فيبقى الاثنان موصولين
• أين تظهر لك المهمة الموكلة إليك، وماذا يحدث حين تضع علامة الإنجاز
• كيف تعمل مراجعة المستندات: الحالات الثلاث، والاعتماد الجماعي، وتعليم المستند بملاحظة

المهام: كي لا يُنسى شيء

التبويبات الثلاثة

أعمال مكتب الصرافة تُقال عادة في واتساب، وهناك تضيع. وصفحة المهام هي القائمة نفسها لكن محفوظة حيث العمل. ولها ثلاثة تبويبات، وهذه التبويبات هي كل منطقها: مهامي، وما وكّلته للآخرين، والكل.

كتابة مهمة

المهمة سطر من النص ومجموعة من المكلَّفين. وفي التسجيل هي «اتصلوا غداً بصيرفة أربيل سنتر للتسوية»، موكّلة إلى عبدالله وإلى راشد وإلى من يكتبها. وتعدد المكلَّفين مقصود: من يصل أولاً ينجزها، ثم تُغلق المهمة عند الجميع.

وما دامت المهمة مفتوحة، يمكن كتابة تعليقات تحتها. فملاحظة مثل «اتصلت بهم، وقالوا إنهم يسوّون صباح الغد» تبقى تحت تلك المهمة، فيجلس الحديث عن العمل بجانب العمل، لا في مجموعة دردشة لن يجدها أحد غداً.

مهمة من مستند

ولستم مضطرين للبدء من صفحة المهام. فأعلى كل مستند زر «+ مهمة». اضغطوه فيفتح نموذج المهمة مرتبطاً بذلك المستند أصلاً، فيكون من يتسلم المهمة على بعد نقرة واحدة من المستند. استعملوا هذا الطريق لكل ما يخص مستنداً بعينه.

أين تصل إليك المهمة

المهمة الموكلة إليكم تظهر في موضعين: يظهر رقم بجانب كلمة «المهام» في القائمة الجانبية، وتصل كذلك في جرس الإشعارات في الشريط العلوي. والنظر إلى هذين الموضعين حين تفتحون البرنامج صباحاً هو كل العادة المطلوبة.

وحين ينتهي العمل، ضعوا العلامة فتخرج المهمة من قائمتكم. ولأن المكلَّفين قد يكونون عدة، فوضع العلامة يغلقها عند الآخرين أيضاً.

مراجعة المستندات: كي لا يبقى خطأ مخفياً

الحالات الثلاث

في مكتب الصرافة، المستند الذي يُسجَّل خطأ قد يمر أسابيع دون أن ينتبه إليه أحد. ومراجعة المستندات تعني أن يفحص شخص ثانٍ — المدير أو المحاسب عادة — عمل من سجّله.

ولكل مستند واحدة من ثلاث حالات: لم تُراجع، أو تمت المراجعة، أو به إشكال. والوضع المبدئي هو «لم تُراجع»، ولا يُعتمد أي مستند تلقائياً، فتكون قائمة غير المراجَع طابوراً حقيقياً.

تبويب لكل نوع مستند، والاعتماد الجماعي

في صفحة المراجعة تبويب لكل نوع مستند، ولكل تبويب الأعمدة التي يحتاجها ذلك النوع — فما تفحصونه في الصفقة يختلف عما تفحصونه في التحويل.

وداخل التبويب، أشّروا على عدة مستندات واعتمدوها دفعة واحدة. وهذا وحده يوفّر ساعات على مدير يجلس مرة في الأسبوع ليراجع مئة مستند.

تعليم المستند بإشكال

وحين يكون هناك خطأ، علّموا المستند بأنه «به إشكال»، واكتبوا معه ملاحظة قصيرة — وفي التسجيل هي «السعر لا يطابق لوحة الأسعار» — ثم طبّقوا. فيرى من سجّله تلك الملاحظة نفسها بجانب مستنده، ويعرف بالضبط ما الذي عليه تصحيحه.

والمستندات المعلَّمة بإشكال لها بطاقتها الخاصة على لوحة التحكم كي لا تُترك. فالتعليم ليس نهاية العمل، بل بداية المتابعة.

نصائح وتحذيرات

• لا توكّلوا مهمة إلى عدة أشخاص إلا حين تقصدون «من يصل أولاً»، لأن وضع علامة الإنجاز يغلقها عند الجميع.
• ضعوا سير العمل في تعليق؛ فهذا ما يجعل المهمة مفهومة لزميل يقرؤها بعد أسبوع.
• لكل ما يرتبط بمستند واحد، أنشئوا المهمة من المستند، فيكون الرابط موجوداً من البداية.
• انظروا إلى عداد القائمة وإلى الجرس كل صباح. فلا تعمل أي من الأداتين إن لم ينظر إليها أحد.
• تعليم المستند بإشكال ملاحظة لمن سجّله، لا تصحيح. فالتصحيح ما زال تعديلاً على المستند.
• لا تدعوا «لم تُراجع» تتراكم شهوراً. مرور أسبوعي مع الاعتماد الجماعي يبقي الطابور قصيراً.

إلى أين بعد ذلك

الدرس السابق، الرواتب وتوزيع الأرباح، يتناول النصف الآخر من إدارة الفريق، ويقرر المستخدمون والصلاحيات وتسجيل الدخول بخطوتين من يحق له أن يراجع. ويأتي بعده النسخ الاحتياطي والاستعادة والدعم، ويحوّل قائمة فحص صحة مكتب الصرافة هاتين العادتين إلى روتين يومي.

الأسئلة الشائعة

ما المهام في نكستو؟

المهام قائمة مهام للفريق داخل البرنامج. لكل مهمة نص ومكلَّف أو أكثر وتعليقات، ويمكن ربطها بالمستند الذي تخصه. وللصفحة ثلاثة تبويبات: مهامي، وما وكّلته للآخرين، والكل.

هل يمكن توكيل مهمة واحدة إلى عدة أشخاص؟

نعم. توكّلون ما شئتم من الزملاء، ومن يصل إليها أولاً ينجزها. ووضع علامة الإنجاز يزيلها من قوائم الجميع، لا من قائمتكم وحدها.

كيف أنشئ مهمة من مستند؟

استعملوا زر «+ مهمة» أعلى المستند. يفتح نموذج المهمة مرتبطاً بذلك المستند أصلاً، فيستطيع كل من يفتح المهمة الانتقال إلى المستند بنقرة واحدة.

أين أرى المهام الموكلة إليّ؟

في موضعين: يعرض بند «المهام» في القائمة الجانبية رقماً، وتظهر المهام الجديدة كذلك في جرس الإشعارات في الشريط العلوي.

ما مراجعة المستندات؟

هي أن يفحص شخص ثانٍ المستند بعد تسجيله، وهو المدير أو المحاسب عادة. وكل مستند إما لم تُراجع، أو تمت المراجعة، أو به إشكال، و«لم تُراجع» هو الوضع المبدئي.

ماذا يحدث حين أعلّم مستنداً بأنه «به إشكال»؟

تضيفون ملاحظة قصيرة تشرح المشكلة، فيرى من سجّل المستند تلك الملاحظة بجانب مستنده. وللمستندات المعلَّمة بطاقة على لوحة التحكم أيضاً كي لا تُنسى المتابعة.