Görevler ve belge denetimi

Bir döviz bürosunda diğer bütün sorunlardan daha uzun yaşayan iki tanesi vardır: birinin yapmayı unuttuğu iş ve yanlış kaydedilip kimsenin fark etmediği fiş. İkisi de aslında muhasebe sorunu değildir. İkisi de alışkanlıktır.

Nexto'nun her biri için küçük bir aracı var. Görevler, ekibin yapılacaklar listesidir; ama bir WhatsApp grubunda kaybolup gitmek yerine yazılımın içinde, ait olduğu fişin yanında durur. Belge denetimi ise ikinci bir çift gözdür: fişi kaydeden kişiden başka biri onu kontrol edilmiş olarak işaretler ya da bir notla işaretler.

İki araç da karmaşık değil; zaten mesele de bu: ancak alışkanlığa dönüştüklerinde işe yararlar. Bu ders bordro ve kâr paylaşımı dersinin devamıdır.

Bu derste neler öğreneceksiniz

• Görevler sayfasının üç sekmesinin işi nasıl böldüğünü ve bir görevi birkaç çalışana nasıl vereceğinizi
• Bir işle ilgili konuşmayı yorum olarak işin altında nasıl tutacağınızı
• Doğrudan fişten görev oluşturup ikisini nasıl bağlı tutacağınızı
• Size verilen bir görevin nerede göründüğünü ve tamamlandı diye tikleyince ne olduğunu
• Belge denetiminin nasıl çalıştığını: üç durum, toplu onay ve bir fişi notla işaretlemek

Görevler: hiçbir şey unutulmasın diye

Üç sekme

Bir döviz bürosunda işler genellikle WhatsApp'ta dağıtılır ve orada kaybolur. Görevler sayfası aynı listenin işin yanında tutulan halidir. Üç sekmesi vardır ve bütün mantığı da bu üçüdür: kendi görevleriniz, başkalarına verdikleriniz ve hepsi.

Bir görev yazmak

Bir görev, bir satır metin ve bir grup sorumludan ibarettir. Kayıtta bu, «yarın Erbil Sarrafiye ile hesap kapatma için görüşün» görevidir ve Emre Kaya'ya, Ayşe Demir'e ve görevi yazan kişiye verilmiştir. Birden çok sorumlu bilinçli bir tercihtir: kim önce ulaşırsa yapar ve görev o anda herkes için kapanır.

Bir görev kapanana kadar altına yorum yazılabilir. «Görüştüm, yarın sabah kapatacaklarını söylediler» gibi bir not o görevin altında kalır; böylece işle ilgili konuşma, yarın kimsenin bulamayacağı bir grup sohbetinde değil, işin yanında durur.

Fişten görev oluşturmak

Görevler sayfasından başlamak zorunda değilsiniz. Her fişin üstünde bir «+ Görev» düğmesi vardır. Basarsınız ve görev formu o fişe bağlı olarak açılır; böylece görevi kim üstlenirse belgeye tek tık uzaklıkta olur. Gerçekten tek bir fişle ilgili olan her şey için bu yolu kullanın.

Görev size nereden ulaşır

Size verilen bir görev iki yerde belirir: menüdeki «Görevler» yazısı bir sayı taşır ve görev ayrıca üst çubuktaki bildirim zilinde de görünür. Sabah yazılımı açtığınızda bu ikisine bakmak, alışkanlığın tamamıdır.

İş bitince tikleyin, listenizden çıksın. Birkaç kişiye verilmiş olabileceği için, tiklemek onu diğerleri için de kapatır.

Belge denetimi: hiçbir hata gizli kalmasın diye

Üç durum

Bir döviz bürosunda yanlış kaydedilmiş bir fiş haftalarca fark edilmeden durabilir. Belge denetimi, kaydeden kişinin işini kontrol eden ikinci kişidir — genellikle büronun sahibi ya da muhasebeci.

Her fiş üç durumdan birindedir: Denetlenmedi, Denetlendi ya da Sorunlu. Varsayılan «Denetlenmedi»dir ve hiçbir fiş kendiliğinden onaylanmaz; yani denetlenmemişler listesi gerçek bir kuyruktur.

Belge türü başına bir sekme ve toplu onay

Denetim sayfasında her belge türü için bir sekme vardır ve her sekmede o türün ihtiyaç duyduğu sütunlar bulunur — bir işlemde kontrol ettiğiniz şeyle bir transferde kontrol ettiğiniz şey aynı değildir.

Bir sekmenin içinde birkaç fişi tikleyip tek hamlede onaylayabilirsiniz. Haftada bir oturup yüz fişi gözden geçiren bir büro sahibi için tek başına bu bile saatler kazandırır.

Sorunu işaretlemek

Bir şey yanlışsa fişi «Sorunlu» olarak işaretleyin, yanına kısa bir not yazın — kayıtta «kur panoyla uyuşmuyor» — ve uygulayın. Fişi kaydeden kişi aynı notu kendi belgesinin yanında görür ve tam olarak neyi düzelteceğini bilir.

İşaretlenen fişler gösterge panelinde kendi kartını alır, böylece geride kalmazlar. İşaretlemek işin sonu değildir; takibin başlangıcıdır.

İpuçları ve uyarılar

• Bir görevi birkaç kişiye ancak «kim önce varırsa» demek istiyorsanız verin; çünkü tamamlandı tiklemesi onu herkes için kapatır.
• Gelişmeyi yoruma yazın; bir görevi bir hafta sonra bir arkadaşınız için okunur kılan şey budur.
• Tek bir belgeye bağlı her iş için görevi fişten oluşturun ki bağlantı en baştan orada olsun.
• Her sabah menüdeki sayaca ve zile bakın. Kimse bakmıyorsa iki araç da işe yaramaz.
• Bir fişi işaretlemek, kaydeden kişiye bırakılmış bir nottur, düzeltmenin kendisi değil. Düzeltme yine belgede yapılacak bir değişikliktir.
• «Denetlenmedi» aylarca birikmesin. Toplu onaylı haftalık bir tur kuyruğu kısa tutar.

Sırada ne var

Bir önceki ders, bordro ve kâr paylaşımı, ekip yönetmenin diğer yarısını anlatıyor; kullanıcılar, yetkiler ve iki adımlı giriş dersi ise denetimi kimin yapabileceğine karar veriyor. Sırada yedekleme, geri yükleme ve destek var; döviz bürosu sağlık kontrol listesi dersi de bu iki alışkanlığı günlük bir rutine çeviriyor.

Sık sorulan sorular

Nexto'da Görevler nedir?

Görevler, yazılımın içindeki ekip yapılacaklar listesidir. Her görevin metni, bir ya da birkaç sorumlusu ve yorumları vardır; ayrıca ilgili olduğu fişe bağlanabilir. Sayfanın üç sekmesi vardır: kendi görevleriniz, başkalarına verdikleriniz ve hepsi.

Bir görev birkaç kişiye verilebilir mi?

Evet. İstediğiniz kadar çalışanı sorumlu yaparsınız ve kim önce ulaşırsa işi o yapar. Tamamlandı tiklemesi görevi yalnızca sizin listenizden değil, herkesin listesinden kaldırır.

Bir belgeden nasıl görev oluştururum?

Fişin üstündeki «+ Görev» düğmesini kullanın. Görev formu o fişe bağlı olarak açılır; böylece görevi açan herkes tek tıkla belgeye geçebilir.

Bana verilen görevleri nerede görürüm?

İki yerde: menüdeki «Görevler» satırı bir sayı gösterir ve yeni görevler ayrıca üst çubuktaki bildirim zilinde belirir.

Belge denetimi nedir?

Bir fişin kaydedilmesinden sonra ikinci bir kişinin — genellikle büro sahibi ya da muhasebecinin — onu kontrol etmesidir. Her fiş Denetlenmedi, Denetlendi ya da Sorunlu durumundadır ve varsayılan durum Denetlenmedi'dir.

Bir fişi Sorunlu olarak işaretlediğimde ne oluyor?

Sorunu anlatan kısa bir not eklersiniz ve fişi kaydeden kişi bu notu kendi belgesinin yanında görür. İşaretlenen fişler ayrıca gösterge panelinde bir kart alır, böylece takibi unutulmaz.