المستخدمون والصلاحيات وتسجيل الدخول بخطوتين

سؤال بسيط. لو غادر أحد زملائكم المكتب غداً، كم شخصاً سيبقى يعرف كلمة مرور البرنامج؟ في كثير من مكاتب الصرافة الجواب الصادق هو: الجميع، لأن هناك دخولاً واحداً يستعمله الجميع.

وهذا يستحق الإصلاح، وليس لأنكم لا تثقون بأحد. فكل مستند في نكستو يحفظ اسم من سجّله، وكل تعديل يحفظ اسم من عدّله. ومع الحساب المشترك تفقد هذه الأسماء معناها، ويتوقف بهدوء سجل «من فعل ماذا» عن الوجود.

هذا الدرس يغطي ذلك كله: مستخدم لكل زميل، والأدوار الجاهزة ومصفوفة الصلاحيات التي خلفها، والصلاحيات الثلاث التي تستحق حذراً خاصاً، وتسجيل الدخول بخطوتين، والطريقة الصحيحة للتعامل حين يغادر أحدهم. وبه يُفتتح فصل الفريق وإدارة المكتب، بعد أن أُغلق فصل التقارير بدرس أين الربح؟.

ماذا ستتعلم في هذا الدرس

• لماذا يكون مستخدم واحد لكل زميل هو ما يجعل أثر التدقيق ذا قيمة
• كيف تنشئ مستخدماً وتضع له كلمة مرور أولى وتختار دوره
• ما فائدة الأدوار الجاهزة الستة
• كيف تضبط الوصول بدقة في مصفوفة الصلاحيات دون أن تفتح أكثر من اللازم
• أي ثلاث صلاحيات لا تُمنح إلا بقرار واع
• كيف تُعِدّ تسجيل الدخول بخطوتين وماذا تفعل برموز الاستعادة
• لماذا يُعطَّل الزميل الذي يغادر ولا يُحذف أبداً

مستخدم لكل زميل

قائمة المستخدمين هي المكان الذي يظهر فيه كل زميل باسم المستخدم الخاص به، ودوره، وحالته. وتستحق نظرة قبل أن تغيّروا أي شيء: سطر واحد لكل شخص، ولا سطر يشترك فيه أكثر من واحد.

والقاعدة خلف هذه الصفحة قصيرة. مستخدم مستقل لكل زميل، دائماً. فالأسماء على المستندات لا تنفع إلا إذا كان كل اسم يخص شخصاً واحداً بعينه، وفي اللحظة التي يدخل فيها شخصان بالمستخدم نفسه، يصير كل سؤال يبدأ بـ«من سجّل هذا؟» بلا جواب.

إنشاء مستخدم

الخطوة 1 — املأ البيانات واختر الدور

إضافة زميل تستغرق دقيقة. اكتبوا الاسم الكامل، ثم اسم المستخدم القصير، ثم كلمة المرور الأولى، ثم اختاروا الدور. اضغطوا «إنشاء مستخدم» فيظهر الحساب في القائمة.

وأمران يحسن معرفتهما من الآن. كلمة المرور الأولى نقطة بداية فقط: الزميل يغيّرها بنفسه لاحقاً من ملفه الشخصي. ولا شيء تختارونه هنا نهائي، فبإمكانكم تغيير الدور أو الصلاحيات الفردية من الصفحة نفسها متى شئتم.

الخطوة 2 — افهم الأدوار التي تختار منها

يأتي نكستو بأدوار جاهزة، وهي تكفي معظم مكاتب الصرافة وحدها: مدير النظام، ومحاسب، ومتداول، ومشغل النظام، ومسؤول العملات، ومسؤول العملة المحلية. كل دور حزمة معقولة من الصلاحيات تناسب وظيفة حقيقية في المكتب. فمسؤول العملة المحلية مثلاً هو الزميل الذي يتعامل مع مدفوعات التومان الإيراني فقط، ولا حاجة به لرؤية غير ذلك.

ابدؤوا من الدور الذي يطابق الوظيفة، ثم فكّروا في التعديلات بعد ذلك.

الضبط الدقيق بمصفوفة الصلاحيات

إن لم يكن أي دور جاهز هو ما تريدونه بالضبط، ففي صفحة تعديل المستخدم مصفوفة الصلاحيات. كل عمل في البرنامج له صلاحيته المستقلة: تسجيل البيع والشراء، وضبط أسعار اللوحة، وإدارة الحسابات، ورؤية الحسابات المخفية، وفتح قفل المستند للتعديل، وعشرات غيرها.

والقاعدة الذهبية أن تعطوا أقل صلاحية لازمة، لا أكبر صلاحية ممكنة. في التسجيل يُمنح راشد، وهو على دور قياسي، شيئاً إضافياً واحداً: تقرير ملخص اليوم، ثم يُحفظ — وهذا كل التغيير. إضافة صلاحية لاحقاً تستغرق دقيقة؛ أما تدارك ضرر صلاحية زائدة فيستغرق أكثر من ذلك بكثير، لأنكم عندها لا تعرفون ماذا فُعل بها.

ثلاث صلاحيات تُراقب على حدة

ثلاث صلاحيات تستحق قراراً مستقلاً بدل أن تُجرَّ مع الدور.

• تقرير الأرباح والخسائر — رؤية هامشكم، في التقارير، وفي لوحة ملخص الصفقة، وفي إحصاءات العميل، ومن المساعد الذكي.
• الرواتب — رؤية ما يتقاضاه الزملاء.
• فتح قفل المستند للتعديل — إعادة فتح مستند مقفل.

الربح والرواتب لا تُمنحان لأحد افتراضياً، وبدونهما لا يعرض أي تقرير ولا أي لوحة شيئاً. وهذا الوضع الافتراضي مقصود: الزميل الذي يسجل المستندات لا يحتاج إلى معرفة هامش ربحكم، ولا يحتاج قطعاً إلى معرفة رواتب الآخرين.

تسجيل الدخول بخطوتين

كلمة المرور وحدها لا تكفي. تتسرب، وتُخمَّن، وينتهي بها الأمر مكتوبة على ورقة قرب المكتب. تسجيل الدخول بخطوتين يضيف قفلاً ثانياً: بعد كلمة المرور يُطلب رمز من ستة أرقام، وهذا الرمز يتولّد على هاتفكم أنتم وحده.

الخطوة 1 — أعِدّه مرة واحدة

الإعداد عمل يتم مرة واحدة من صفحة ملفكم الشخصي. اضغطوا «بدء التفعيل»، وافتحوا تطبيق الرمز المؤقت على الهاتف، وامسحوا الرمز المصوّر الذي يظهر، ثم أدخلوا أول رمز يعطيه التطبيق. اضغطوا تأكيد وانتهى الأمر. ومن الآن فصاعداً يطلب نكستو الرمز بعد كلمة المرور، رمزاً جديداً في كل مرة.

الخطوة 2 — ضع رموز الاستعادة في مكان آمن

يعطيكم الإعداد أيضاً مجموعة رموز استعادة، وهي تُعرض هذه المرة الواحدة فقط. وهي موجودة لليوم الذي لا يكون فيه الهاتف في متناولكم. انسخوها إلى مكان آمن قبل أن تغادروا الصفحة، فلا عرض ثانياً لها.

وتوصية الدورة ضيقة وحاسمة: لحساب المدير، فعّلوا الدخول بخطوتين حتماً.

حين يغادر أحدهم

هذه النقطة أكثر ما يُنسى. حين يغادر زميل المكتب، لا تحذفوا مستخدمه. عطّلوه.

الحذف يجعل أثر أعماله غامضاً. أما التعطيل فيعني شيئاً واحداً فقط: لم يعد يستطيع الدخول. وكل مستند سجّله يبقى يحمل اسمه، في مكانه تماماً.

والتغيير نفسه علامة واحدة. نفتح مستخدم هند، ونزيل علامة «المستخدم نشط»، ونحفظ. من تلك اللحظة لا تستطيع هند الدخول، وإن عادت يوماً نعيد العلامة نفسها.

في القائمة تظهر الآن «غير نشط»، لا محذوفة. والوصول الذي يُمنح لدعم نكستو يعمل بالمبدأ نفسه: مؤقت وينتهي وحده، وهو ما يشرحه درس النسخ الاحتياطي والاستعادة والدعم.

نصائح وتحذيرات

• الدخول المشترك لا يضعف الأمان فحسب، بل يهدم أثر التدقيق. الأسماء على المستندات لا تساوي شيئاً إلا حين يكون كل مستخدم شخصاً واحداً.
• اختاروا الدور أولاً ثم عدّلوا. بناء مستخدم صلاحية صلاحية من الصفر أبطأ وأسهل في الخطأ.
• الربح والرواتب مغلقان افتراضياً لسبب. افتحوهما لشخص باسمه ولسبب معلن، لا ضمن ترتيب عام.
• كلمة المرور الأولى نقطة بداية فقط. أخبروا الزميل أن يغيّرها من ملفه الشخصي في اليوم الأول.
• رموز الاستعادة تظهر مرة واحدة. إن أغلقتم الصفحة دون حفظها، فأنتم تعتمدون على الهاتف وحده.
• لا تحذفوا مستخدم من غادر أبداً. التعطيل يحفظ التاريخ ويمنع الوصول؛ أما الحذف فلا يؤدي إلا الجزء الثاني وبشكل سيئ.

إلى أين بعد ذلك

الدرس السابق، أين الربح؟، أغلق فصل التقارير ويشرح ما تفتحه فعلاً صلاحية تقرير الأرباح والخسائر. ويأتي بعده الرواتب وتوزيع الأرباح، وهو الصلاحية الأخرى التي حميتموها للتو. أما أول مستخدمي المكتب فقد أُنشئوا في الإعدادات والعملات وأول مستخدميك، والوصول المؤقت للدعم يشرحه النسخ الاحتياطي والاستعادة والدعم، ويبيّن المهام ومراجعة المستندات كيف تُستعمل الأسماء على المستندات حين يعمل عدة زملاء في الملف نفسه.

الأسئلة الشائعة

لماذا ينبغي أن يكون لكل زميل مستخدمه الخاص في نكستو؟

لأن كل مستند يحفظ اسم من سجّله وكل تعديل يحفظ اسم من عدّله. ومع الحساب المشترك لا تدل هذه الأسماء على أحد، فتفقدون القدرة على معرفة من فعل ماذا.

ما الأدوار التي تأتي جاهزة مع نكستو؟

مدير النظام، ومحاسب، ومتداول، ومشغل النظام، ومسؤول العملات، ومسؤول العملة المحلية. وتكفي هذه الأدوار الجاهزة معظم مكاتب الصرافة كما هي؛ فمسؤول العملة المحلية مثلاً يتعامل مع مدفوعات العملة المحلية فقط ولا يرى غير ذلك.

هل أستطيع منح مستخدم صلاحية لا يتضمنها دوره؟

نعم. مصفوفة الصلاحيات في صفحة تعديل المستخدم فيها صلاحية مستقلة لكل عمل في البرنامج، فتضيفون ما يلزم بالضبط فوق الدور. وأعطوا أقل صلاحية لازمة لا أكبر صلاحية ممكنة.

أي الصلاحيات يجب أن أحذر منها أكثر؟

تقرير الأرباح والخسائر، والرواتب، وفتح قفل المستند للتعديل. الربح والرواتب لا تُمنحان لأحد افتراضياً، وحتى تُعلَّما لا يعرض أي تقرير أو لوحة تلك الأرقام.

كيف يعمل تسجيل الدخول بخطوتين في نكستو؟

بعد كلمة المرور يطلب الدخول رمزاً من ستة أرقام يولّده تطبيق الرمز المؤقت على هاتفكم. تُعِدّونه مرة واحدة من ملفكم الشخصي بمسح رمز مصوّر وإدخال أول رمز، ثم يُطلب رمز جديد في كل مرة بعد ذلك.

هل أحذف المستخدم حين يغادر أحدهم المكتب؟

لا. عطّلوا المستخدم بإزالة علامة «المستخدم نشط» ثم الحفظ. لن يستطيع الدخول بعدها، ويبقى كل مستند سجّله باسمه، والعلامة نفسها تعيد الحساب إن عاد.