الرواتب والعمولة وتوزيع أرباح الشركاء

في معظم مكاتب الصرافة تُحسب الرواتب في مكان ما خارج البرنامج: ملف إكسل، أو دفتر، أو ذاكرة المدير. وفي آخر الشهر ينزل رقم مدوّر واحد في المصروفات باسم «رواتب»، وبعدها لا يستطيع أحد أن يقول كم منه راتب أساسي، وكم منه عمولة، وكم بقي على المكتب من تأمينات.

هذا الدرس ينقل ذلك العمل إلى داخل نكستو. تكتبون ملف راتب لكل موظف مرة واحدة، وتنشئون فترة كل شهر، وتقرؤون المسودة، ثم تعتمدونها — والاعتماد هو ما يحوّل الأرقام إلى مستندات. والعمولة لا تُكتب باليد: نكستو يحسبها من أرباح صفقات ذلك الشخص نفسه.

أما النصف الثاني من الدرس فهو الوجه الآخر للعملة نفسها: توزيع الأرباح بين الشركاء. والدرس كله يكمل من حيث انتهى المستخدمون والصلاحيات وتسجيل الدخول بخطوتين، لأن الرواتب أوضح مثال على صفحة لا ينبغي أن يفتحها كل من في المكتب.

ماذا ستتعلم في هذا الدرس

من يستطيع فتح وحدة الرواتب، وكيف تُبقي سجل راتب الزميل بعيداً عن بقية الفريق
كيف تبني ملف الراتب: الراتب الأساسي وعملته، ونسبة العمولة، وحصتا التأمين
كيف تنشئ فترة شهرية وتترك نكستو يحسب العمولة من صفقات الموظف نفسه
كيف تقرأ المسودة، وتضيف سطراً مثل العمل الإضافي، وتطبع إيصال الراتب أو ترسله
لماذا لا تُخصم السلفة التي دفعتها في منتصف الشهر مرة ثانية في الإيصال
ماذا يسجّل اعتماد الفترة فعلاً، وماذا يفعل خيار التسجيل التلقائي نهاية الشهر
كيف توزّع الأرباح بين الشركاء، وأين ينزل ذلك المال

دفع راتب موظف خطوة بخطوة

الخطوة 1 — قرّر من يرى هذا

للرواتب صلاحية مستقلة، فلا تُفتح الوحدة إلا للمستخدمين الذين تمنحونهم إياها. وامضوا خطوة أبعد ما دمتم هنا: سجل راتب الزميل يمكن أن يكون مخفياً شأنه شأن أي حساب في نكستو — ظاهراً للمدير وللزميل نفسه، مخفياً عن سواه. فما يكسبه الناس ليس معلومة يعرفها المكتب كله، وهذه هي اللحظة المناسبة لحسم الأمر، قبل أن توجد أول فترة.

الخطوة 2 — اكتب ملف الراتب

لكل موظف ملف واحد، وتعرّفونه مرة واحدة فقط. وهو يحمل الراتب الأساسي والعملة التي يُدفع بها، ونسبة العمولة، وحصة الموظف من التأمين وحصة صاحب العمل، والحساب في نكستو الذي يذهب إليه راتب هذا الشخص.

وعملة الراتب حقل مستقل عن قصد، لأنها أمر خاص بمكاتب الصرافة: قد يقبض زميل بالدولار الأمريكي ويقبض الذي بعده بالدرهم الإماراتي. وفي التسجيل، ملف راشد هو 1,500 دولار أمريكي أساسي، ونسبة عمولة 2 بالمئة، وحسابه المرتبط. نحفظ الملف، ومن الفترة القادمة يدخل الحساب وحده.

وأمر يفاجئ الناس هنا: لا يشترط أن يكون الموظف مستخدماً في البرنامج. فالسائق أو عامل الخدمة الذي لا يدخل أبداً له ملف وله راتب يُدفع من خلاله.

الخطوة 3 — أنشئ فترة الشهر

الفترة مدى زمني واسم — «رواتب سبتمبر» — وحين تنشئونها يجهّز نكستو رواتب ذلك الشهر لكل الملفات النشطة دفعة واحدة.

وهذه هي الخطوة التي لا يفعلها جدول إكسل نيابة عنكم: العمولة تُحسب من أرباح صفقات الشخص نفسه داخل المدى الزمني، لا تُقدَّر بعد وقوعها. وإن اختلفت عملة الراتب عن عملة المرجع — راتب بالتومان الإيراني مثلاً — عرضت الفترة المستحق بعملتين: الراتب بالتومان والعمولة بالدرهم. وكلاهما ينتقل إلى حساب الموظف، وإن أراد لاحقاً تحويل إحداهما إلى الأخرى فذلك صفقة عادية على حسابه هو.

الخطوة 4 — اقرأ المسودة

تبدأ الفترة الجديدة مسودة: كل شيء محسوب، ولا شيء مسجَّل. وداخلها ترون تفصيل كل شخص — الراتب الأساسي، والعمولة، والسطور الإضافية، وتأمين الموظف، وتأمين صاحب العمل، والصافي المستحق. وإن نقص شيء، فزر «إضافة سطر» يضعه، وسطر العمل الإضافي هو الحالة المعتادة.

ولكل شخص أيضاً إيصال راتب مستقل من هذه الصفحة، للطباعة أو للإرسال. وهو الإيصال نفسه الذي يوقّعه الموظف، فتكون الأرقام التي وقّع عليها هي الأرقام التي ستُسجَّل.

الخطوة 5 — اعتمد ودع التسجيل يتم

هناك قاعدة واحدة يجب فهمها قبل الاعتماد: السلفة لا تُخصم على حدة. فإن أعطيتم أحدهم مالاً في منتصف الشهر، فذلك كان تحويلاً إلى حسابه وجعله مديناً في حينه. وإنقاصه من إيصال الراتب أيضاً يعني حسابه مرتين. ورصيد حساب الموظف يجمع الطرفين أصلاً.

ثم اضغطوا «تسجيل مستندات الفترة» ووافقوا. الآن صارت المستندات موجودة: مصروف الرواتب على حساب كل موظف، والتأمينات على تأمين مستحق الدفع. ولا شيء قبل هذه اللحظة مسّ الدفتر — فالمسودة لم تكن إلا مسودة.

وإن كنتم تفضّلون ألا تفعلوا هذا يدوياً كل شهر، ففي صفحة الرواتب والأجور علامة «التسجيل التلقائي نهاية الشهر». وبتفعيلها ينشئ نكستو الفترة في آخر كل شهر، ويحسب الراتب والعمولة، ويجعل حساب الموظف دائناً.

توزيع الأرباح بين الشركاء

النصف الثاني من هذا الدرس عمّا يأخذه الملّاك، لا عمّا يكسبه الموظفون.

في صفحة توزيع أرباح الشركاء تعرّفون الشركاء ونسبهم مرة واحدة — وفي التسجيل شريكان هما ماجد وطارق بنسبة 60 و40 بالمئة. وبعد ذلك، كلما نفّذتم توزيعاً، انتقل ربح الفترة من حساب الأرباح المتراكمة إلى جاري كل شريك بحسب نسبته، وتحدّث معه بيان رأس المال الذي رأيتموه في فصل التقارير.

ورقم الربح ليس رأياً ثانياً. فالتوزيع يستعمل المعادلة نفسها التي في تقرير الأرباح والخسائر، فيكون الرقم الذي يقتسمه الشركاء هو الرقم الذي يعرضه ذلك التقرير. وكما في الرواتب، هناك علامة لتنفيذ التوزيع تلقائياً في نهاية كل شهر.

نصائح وتحذيرات

اضبطوا صلاحية الرواتب وأخفوا حسابات الموظفين قبل أن تبنوا أول فترة. استرجاع رقم رآه زميل أصعب بكثير.
عملة الراتب تخص الموظف لا المكتب. اضبطوها في الملف، ولا تحوّلوا الرواتب يدوياً لتجعلوها كلها بعملة واحدة.
لا تخصموا السلفة في إيصال الراتب أبداً. فقد سُجّلت تحويلاً إلى حساب ذلك الشخص، وخصمها ثانية يحمّله المبلغ مرتين.
الفترة المسودة لا تسجّل شيئاً. فحتى تسجّلوا المستندات وتوافقوا، لا شيء منها في الدفتر — وحتى ذلك الحين تصحيحها آمن.
العمولة تُحسب من صفقات ذلك الشخص داخل المدى الزمني للفترة، فالمدى الخاطئ يعطي عمولة خاطئة. راجعوا المدى قبل إنشاء الفترة.
علامة التسجيل التلقائي نهاية الشهر توفّر الوقت ولا تراجع شيئاً. إن فعّلتموها، فافتحوا الفترة واقرؤوها مع ذلك.

إلى أين بعد ذلك

الدرس السابق، المستخدمون والصلاحيات وتسجيل الدخول بخطوتين، يجهّز الحسابات والصلاحيات التي تعتمد عليها الرواتب بعد ذلك. ويأتي بعده المهام ومراجعة المستندات، وهو النصف الآخر من إدارة الفريق داخل البرنامج. أما رقم الربح الذي يقتسمه الشركاء فيشرحه أين الربح؟، والسلفة التي لا تُخصم مرتين مستند عادي من التحويلات والقبض والدفع.

الأسئلة الشائعة

هل يحتاج الموظف إلى حساب مستخدم في نكستو ليتقاضى راتبه؟

لا. ملف الراتب مستقل عن تسجيل الدخول، فالسائق أو عامل الخدمة الذي لا يفتح البرنامج أبداً له ملف وإيصال راتب ومستند راتب مسجَّل.

كيف تُحسب عمولة الموظف؟

يحسبها نكستو من أرباح صفقات ذلك الموظف نفسه داخل المدى الزمني للفترة، بحسب نسبة العمولة المكتوبة في ملف راتبه. ولا تكتبون العمولة بأنفسكم.

هل يمكن دفع الراتب بعملة غير عملة المرجع؟

نعم. عملة الراتب حقل في ملف الراتب، فيكون أحدهم على الدولار الأمريكي وآخر على الدرهم الإماراتي. وحين تختلف العملتان تعرض الفترة الراتب بعملته والعمولة بعملة المرجع، وكلاهما يذهب إلى حساب الموظف.

هل أخصم السلفة من إيصال الراتب؟

لا. السلفة كانت تحويلاً إلى حساب الموظف نفسه وجعلته مديناً حين سجلتموها. وخصمها في الإيصال أيضاً يحسبها مرتين؛ ورصيده يعكسها أصلاً.

ماذا يحدث حين أعتمد فترة رواتب؟

الاعتماد يحوّل المسودة إلى مستندات: مصروف الرواتب على حساب كل موظف، ومبالغ التأمين إلى تأمين مستحق الدفع. وقبل الاعتماد تكون الفترة محسوبة ولا شيء منها في الدفتر.

كيف يُوزَّع الربح بين الشركاء؟

تعرّفون كل شريك ونسبته مرة واحدة في صفحة توزيع أرباح الشركاء. وكل توزيع ينقل ربح الفترة — المحسوب بالمعادلة نفسها التي في تقرير الأرباح والخسائر — من الأرباح المتراكمة إلى جاري كل شريك، ويحدّث بيان رأس المال. ويمكن أن يعمل تلقائياً في نهاية كل شهر أيضاً.