Kullanıcılar, yetkiler ve iki adımlı giriş

Basit bir soru: çalışanlarınızdan biri yarın işten ayrılsa, yazılımınızın şifresini kaç kişi biliyor olurdu? Birçok döviz bürosunda dürüst cevap şudur: herkes — çünkü tek bir giriş vardır ve onu herkes kullanır.

Bunu düzeltmeye değer; kimseye güvenmediğiniz için değil. Nexto'da her fiş, onu giren kişinin adını taşır; her düzenleme de değiştiren kişinin adını. Ortak bir hesapla bu adlar hiçbir şey ifade etmez ve kimin ne yaptığının kaydı sessizce ortadan kalkar.

Bu ders bunun tamamını anlatıyor: çalışan başına bir kullanıcı, hazır roller ve arkalarındaki yetki matrisi, özel dikkat isteyen üç yetki, iki adımlı giriş ve biri ayrıldığında yapılacak doğru şey. Raporlar bölümü kâr nerede? dersiyle kapandı; bu ders ekip ve büro yönetimi bölümünü açıyor.

Bu derste neler öğreneceksiniz

• Çalışan başına bir kullanıcının işlem günlüğünü neden anlamlı kıldığını
• Kullanıcı oluşturmayı, ilk şifreyi vermeyi ve rol seçmeyi
• Altı hazır rolün ne işe yaradığını
• Fazlasını açmadan yetki matrisinde ince ayar yapmayı
• Hangi üç yetkinin yalnızca bilerek verilmesi gerektiğini
• İki adımlı girişi kurmayı ve kurtarma kodlarıyla ne yapacağınızı
• Ayrılan bir çalışanın neden silinmeyip pasife alınması gerektiğini

Çalışan başına bir kullanıcı

Kullanıcı listesi, her çalışanın kendi kullanıcı adı, rolü ve durumuyla göründüğü yerdir. Bir şeye dokunmadan önce ona bakmaya değer: kişi başına bir satır ve birkaç kişinin paylaştığı hiçbir satır yok.

Sayfanın arkasındaki kural kısadır. Her çalışan için ayrı bir kullanıcı, her zaman. Fişlerdeki adlar ancak her ad tam olarak bir kişiye aitse işe yarar; iki kişi aynı kullanıcıyla girdiği anda «bunu kim kaydetti» diye başlayan her soru cevapsız kalır.

Kullanıcı oluşturma

Adım 1 - Bilgileri doldurun ve bir rol seçin

Bir çalışanı eklemek bir dakika sürer. Adı soyadı yazın, bir kullanıcı adı seçin, ilk şifreyi belirleyin ve rolü seçin. Sonra «Kullanıcı oluştur» düğmesine basın; hesap listeye düşer.

Baştan bilmeye değer iki şey var. İlk şifre yalnızca bir başlangıçtır: çalışan onu sonra kendi profilinden kendisi değiştirir. Ve burada seçtiğiniz hiçbir şey kalıcı değildir; rolü de tek tek yetkileri de aynı sayfadan istediğiniz zaman değiştirebilirsiniz.

Adım 2 - Aralarından seçtiğiniz rolleri tanıyın

Nexto hazır rollerle gelir ve çoğu döviz bürosu için tek başlarına yeterlidir: Sistem yöneticisi, Muhasebeci, İşlemci, Sistem kullanıcısı, Döviz sorumlusu ve Yerel para sorumlusu. Her biri, bürodaki gerçek bir iş için mantıklı bir yetki paketidir. Örneğin yerel para sorumlusu, yalnızca lira ödemeleriyle ilgilenen ve başka bir şeyi görmesi için sebebi olmayan çalışandır.

İşe uyan rolden başlayın, ayarlamayı ancak ondan sonra düşünün.

Yetki matrisiyle ince ayar

Hazır rollerden hiçbiri tam istediğiniz gibi değilse, kullanıcı düzenleme sayfasında bir yetki matrisi vardır. Yazılımdaki her eylemin kendi yetkisi vardır: alış-satış kaydı, pano kurlarını belirleme, hesap yönetimi, gizli hesapları görme, bir fişin düzenleme kilidini açma ve düzinelerce başkası.

Altın kural, mümkün olanın en fazlasını değil, gereken en az erişimi vermektir. Kayıtta Ayşe Demir'e fazladan tek bir şey — gün özeti raporu — veriliyor ve değişikliğin tamamı bu kadar. Sonradan bir yetki daha eklemek bir dakika sürer; bir yetki fazla verdikten sonra ortalığı toplamak çok daha uzun sürer, çünkü o noktada onunla ne yapıldığını artık söyleyemezsiniz.

Ayrıca dikkat edilecek üç yetki

Üç yetki, bir rolün içinde sürüklenip gitmek yerine ayrı bir karar hak eder.

• Kâr ve Zarar Raporu - marjınızı görmek; raporlarda, işlem özeti panelinde, müşteri istatistiğinde ve asistan üzerinden.
• Bordro - çalışanların ne aldığını görmek.
• Fişin düzenleme kilidini açma - kilitlenmiş bir belgeyi yeniden açmak.

Kâr ve bordro varsayılan olarak hiç kimseye verilmez; bu yetkiler olmadan hiçbir rapor ve hiçbir panel bir şey göstermez. Bu varsayılan bilinçlidir: fiş kaydeden bir çalışanın marjınızı bilmesine gerek yoktur, başkasının ne kazandığını bilmesine ise hiç yoktur.

İki adımlı giriş

Tek başına şifre yeterli değildir. Sızar, tahmin edilir, masanın yanında bir yere yazılmış olarak ortaya çıkar. İki adımlı giriş ikinci bir kilit ekler: şifreden sonra altı haneli bir kod da istenir ve o kod yalnızca sizin telefonunuzda üretilir.

Adım 1 - Bir kez kurun

Kurulum, kendi profil sayfanızda bir kerelik iştir. «Kuruluma başla» düğmesine basın, telefonda bir doğrulayıcı uygulama açın, ekranda çıkan resim kodunu okutun ve uygulamanın verdiği ilk kodu yazın. «Etkinleştir» dediğinizde iş biter. O andan sonra Nexto şifreden sonra bir kod ister; her seferinde yenisini.

Adım 2 - Kurtarma kodlarını güvenli bir yere koyun

Kurulum size bir de kurtarma kodları verir ve bunlar yalnızca o bir defa gösterilir. Telefonun elinizin altında olmadığı gün için vardırlar. Sayfadan çıkmadan güvenli bir yere kopyalayın, çünkü ikinci bir gösterim yoktur.

Kursun tavsiyesi dar ve nettir: sahibin hesabında iki adımlı girişi her zaman açık tutun.

Biri işten ayrıldığında

En sık unutulan nokta burasıdır. Bir çalışan ayrıldığında kullanıcısını silmeyin. Pasife alın.

Silmek, yaptığı her şeyin izini bulanıklaştırır. Pasife almak ise tek bir anlama gelir: artık giriş yapamaz. Kaydettiği her fiş, tam durduğu yerde onun adını taşımaya devam eder.

Değişikliğin kendisi tek bir tiktir. Kayıtta ayrılan çalışan Elif Korkmaz: kullanıcısını açın, «Kullanıcı aktif» tikini kaldırın ve kaydedin. O andan itibaren giriş yapamaz; bir gün geri dönerse aynı kutuyu yeniden tiklersiniz.

Listede artık silinmiş değil, Pasif görünür. Nexto desteğine verilen erişim de aynı ilkeyle çalışır: geçicidir ve kendiliğinden sona erer; bunu yedekleme, geri yükleme ve destek dersi anlatıyor.

İpuçları ve uyarılar

• Ortak giriş yalnızca güvenliği zayıflatmaz, işlem günlüğünü tümden yok eder. Fişlerdeki adlar ancak her kullanıcı bir kişiyse değerlidir.
• Önce rolü seçin, ayarlamayı sonra yapın. Bir kullanıcıyı sıfırdan yetki yetki kurmak hem daha yavaştır hem daha kolay yanlış yapılır.
• Kâr ve bordronun varsayılan olarak kapalı olmasının bir sebebi var. Bunları adı konmuş bir kişi ve söylenmiş bir gerekçe için açın, genel bir toparlamanın parçası olarak değil.
• İlk şifre yalnızca bir başlangıçtır. Çalışana ilk gün profilinden değiştirmesini söyleyin.
• Kurtarma kodları bir kez görünür. Sayfayı onları kaydetmeden kapatırsanız yalnızca telefona güveniyorsunuz demektir.
• Ayrılan birinin kullanıcısını asla silmeyin. Pasife almak geçmişi korur ve erişimi keser; silmek ise yalnızca ikincisini, üstelik kötü yapar.

Sırada ne var

Bir önceki ders, kâr nerede?, raporlar bölümünü kapatıyor ve Kâr ve Zarar Raporu yetkisinin aslında neyi açtığını anlatıyor. Sırada, az önce koruduğunuz diğer yetki olan bordro ve kâr paylaşımı var. Büronun ilk kullanıcıları ayarlar, dövizler ve ilk kullanıcılarınız dersinde oluşturulmuştu; geçici destek erişimi yedekleme, geri yükleme ve destek dersinde anlatılıyor. Görevler ve belge denetimi dersi ise birkaç çalışan aynı dosyada çalışırken fişlerdeki adların nasıl kullanıldığını gösteriyor.

Sık sorulan sorular

Her çalışanın neden kendi Nexto kullanıcısı olmalı?

Çünkü her fiş onu girenin adını, her düzenleme de değiştirenin adını saklar. Ortak bir hesapla bu adlar kimseyi işaret etmez ve kimin ne yaptığını görme imkânınızı kaybedersiniz.

Nexto hangi rollerle geliyor?

Sistem yöneticisi, Muhasebeci, İşlemci, Sistem kullanıcısı, Döviz sorumlusu ve Yerel para sorumlusu. Çoğu döviz bürosu için bu hazır roller olduğu gibi yeterlidir; örneğin yerel para sorumlusu yalnızca lira ödemeleriyle ilgilenir ve başka bir şey görmez.

Bir kullanıcıya, rolünde olmayan bir yetkiyi verebilir miyim?

Evet. Kullanıcı düzenleme sayfasındaki yetki matrisinde yazılımdaki her eylem için ayrı bir yetki vardır; böylece rolün üstüne tam olarak gerekeni ekleyebilirsiniz. Mümkün olanın en fazlasını değil, gereken en az erişimi verin.

En çok hangi yetkilere dikkat etmeliyim?

Kâr ve Zarar Raporu, Bordro ve bir fişin düzenleme kilidini açma. Kâr ve bordro varsayılan olarak hiç kimseye verilmez; tiklenene kadar hiçbir rapor ve panel o rakamları göstermez.

Nexto'da iki adımlı giriş nasıl çalışıyor?

Şifrenizden sonra giriş, kendi telefonunuzdaki doğrulayıcı uygulamanın ürettiği altı haneli bir kod ister. Kurulumu bir kez profilinizden yapar, resim kodunu okutup ilk kodu girersiniz; ondan sonra her girişte yeni bir kod gerekir.

Biri bürodan ayrıldığında kullanıcıyı silmeli miyim?

Hayır. «Kullanıcı aktif» tikini kaldırıp kaydederek kullanıcıyı pasife alın. Artık giriş yapamaz, kaydettiği her fiş adını korur ve geri dönerse aynı tik hesabı geri getirir.