حقوق و دستمزد و تقسیم سود

حقوق کارمندها در بیشتر صرافی‌ها بیرون از نرم‌افزار حساب می‌شود: یک فایل اکسل، یک دفترچه، یا حافظهٔ مدیر. آخر ماه هم یک عدد گرد با عنوان «حقوق» در هزینه‌ها ثبت می‌شود و تمام. مشکل وقتی معلوم می‌شود که کسی بپرسد پورسانت فلان معامله‌گر چقدر شد، یا مساعدهٔ وسط ماه از کجا کم شده است.

این قسمت دربارهٔ آوردن حقوق و پورسانت به داخل نرم‌افزار است، و بعد سراغ طرف دیگر ماجرا می‌رویم: تقسیم سود بین شرکا. منطق کار ساده است — پرونده را یک بار می‌سازید، هر ماه یک دوره اجرا می‌کنید، پیش‌نویس را می‌بینید و تأیید می‌کنید. تأیید همان لحظه‌ای است که سند می‌خورد.

در این قسمت چه یاد می‌گیرید

• ساختن پروندهٔ حقوقی هر کارمند: پایه، ارز حقوق، درصد پورسانت و سهم بیمه
• اینکه چرا کارمند لازم نیست حتماً کاربر نرم‌افزار باشد
• ساختن دورهٔ ماهانه و محاسبهٔ خودکار پورسانت از سود معامله‌های همان نفر
• خواندن پیش‌نویس دوره، افزودن سطر و گرفتن فیش هر نفر
• چرا مساعده در فیش دوباره کسر نمی‌شود
• تعریف شرکا و درصدشان در صفحهٔ «تقسیم سود»

قبل از شروع: چه کسی حقوق را می‌بیند

حقوق آدم‌ها از آن داده‌هایی است که فقط چند نفر باید ببینند. دو محافظ برای همین وجود دارد. اول اینکه خود ماژول حقوق و دستمزد مجوز جداگانه دارد؛ هر کاربری بازش نمی‌کند. دوم اینکه حساب هر کارمند — مثل هر حساب دیگری در نکستو — می‌تواند فقط برای کاربران خاصی نمایان و برای بقیه مخفی باشد: مثلاً برای مدیر و خود آن کارمند آشکار، برای بقیه مخفی.

حقوق و دستمزد، گام‌به‌گام

پروندهٔ حقوقی را یک بار بسازید

کار از پروندهٔ حقوقی شروع می‌شود و برای هر کارمند فقط یک بار انجام می‌شود. در پرونده این‌ها را تعیین می‌کنید: حقوق پایه و ارزش، درصد پورسانت، سهم بیمهٔ کارمند و سهم بیمهٔ کارفرما، و حساب مرتبط آن کارمند در نکستو. ارز حقوق جدا تعریف می‌شود چون در صرافی معمول است که یکی به دلار حقوق بگیرد و یکی به تومان. مثال این قسمت مهدی است: ۱٬۵۰۰ دلار پایه و ۲ درصد پورسانت.

نکتهٔ مهم: کارمند لازم نیست کاربر نرم‌افزار باشد. راننده یا نیروی خدمات هم پروندهٔ حقوقی دارد بی‌آنکه هرگز وارد نکستو شود. با ذخیرهٔ پرونده، آن کارمند از دورهٔ بعد خودش وارد محاسبه می‌شود.

دورهٔ ماهانه را بسازید

قدم دوم دوره است: یک بازه و یک اسم — مثلاً «حقوق شهریور» — و نکستو برای همهٔ پرونده‌های فعال، حقوق آن دوره را می‌سازد. اینجا کاری می‌کند که اکسل از پس آن برنمی‌آید: پورسانت را خودش از سود معامله‌های همان نفر در همان بازه حساب می‌کند. یعنی عددی که تا دیروز باید دستی درمی‌آوردید، از خود دفتر می‌آید.

اگر ارز حقوق با ارز مرجع فرق داشته باشد — مثلاً حقوق تومانی و پورسانت دلاری — نکستو حقوق را به دو ارز نشان می‌دهد و هر دو به حساب کارمند منتقل می‌شوند. بعد اگر کارمند خواست، همان‌جا به هم تبدیل می‌شوند.

پیش‌نویس را بخوانید

دوره اول پیش‌نویس است: ساخته شده ولی هنوز هیچ سندی نخورده. داخلش ریز هر نفر را می‌بینید: پایه، پورسانت، سطرهای اضافه، بیمهٔ کارمند، بیمهٔ کارفرما و خالص پرداختنی. اگر چیزی جا مانده — مثلاً اضافه‌کار یک نفر — با «افزودن سطر» همین‌جا اضافه می‌شود. برای هر نفر هم فیش جدا هست، برای چاپ یا ارسال؛ همان فیشی که کارمند امضا می‌کند.

تأیید کنید تا سند بخورد

قبل از تأیید یک نکته را بدانید: مساعده جدا کسر نمی‌شود. اگر وسط ماه به کسی پولی داده‌اید، آن یک انتقال به حساب خودش بوده و همان موقع حسابش را بدهکار کرده است؛ اگر در فیش هم دوباره کم شود، دو بار حساب شده. ماندهٔ حساب کارمند همه‌چیز را با هم دارد.

با «ثبت اسناد دوره» و تأیید، سندها ثبت می‌شوند: هزینهٔ حقوق به حساب هر کارمند می‌نشیند و بیمه‌ها به حساب بیمهٔ پرداختنی. اگر تیک «ثبت خودکار پایان ماه» را در صفحهٔ حقوق و دستمزد روشن کنید، آخر هر ماه خود نکستو دوره را می‌سازد، حقوق و پورسانت را حساب می‌کند و حساب کارمند را بستانکار می‌کند.

تقسیم سود بین شرکا

در صفحهٔ «تقسیم سود» شریک‌ها و درصدشان را یک بار تعریف می‌کنید؛ در مثال این قسمت دو شریک، علی و رضا، با درصدهای ۶۰ و ۴۰. هر بار که تقسیم می‌زنید، سود دوره — با همان فرمول گزارش سود و زیان — از حساب سود انباشته به حساب جاری هر شریک به نسبتش می‌رود و صورت سرمایه هم به‌روز می‌شود. اگر می‌خواهید هر ماه خودکار انجام شود، تیک «تقسیم خودکار پایان هر ماه» را بزنید.

نکته‌ها و هشدارها

• ماژول حقوق مجوز جداگانه دارد و حساب هر کارمند می‌تواند برای بقیهٔ کاربران مخفی باشد؛ این تنظیم را همان اول درست کنید.
• ارز حقوق را در پرونده تعیین کنید؛ اگر با ارز مرجع فرق داشته باشد، دوره دو ارز را جدا نشان می‌دهد.
• پورسانت را دستی نزنید؛ از سود معامله‌های همان نفر در همان بازه خودش حساب می‌شود.
• مساعدهٔ وسط ماه یک انتقال است و در فیش دوباره کسر نمی‌شود؛ به ماندهٔ حساب کارمند نگاه کنید نه فقط به فیش.
• تا وقتی دوره پیش‌نویس است هیچ سندی ثبت نشده؛ تأیید همان لحظهٔ سند خوردن است.
• تیک‌های خودکار (ثبت پایان ماه و تقسیم سود ماهانه) اختیاری‌اند؛ اگر روشنشان کردید، اول چند ماه نتیجه را نگاه کنید.

ادامهٔ مسیر

قسمت قبل، کاربران، دسترسی‌ها و ورود دومرحله‌ای، همان مجوزهایی را ساخت که تعیین می‌کنند چه کسی حقوق را می‌بیند. قسمت بعد، کارها و بازبینی اسناد، دو عادت تیمی دیگر است. عددی که تقسیم سود از آن درمی‌آید در سود کجاست؟ توضیح داده شده، و اینکه پورسانت هر معامله‌گر از کدام سود می‌آید در سود معامله از کجا می‌آید.

پرسش‌های پرتکرار

آیا کارمند باید کاربر نرم‌افزار باشد تا پروندهٔ حقوقی داشته باشد؟

نه. پروندهٔ حقوقی مستقل از حساب کاربری است؛ راننده یا نیروی خدماتی که هرگز وارد نکستو نمی‌شود هم پرونده دارد و در دورهٔ حقوق محاسبه می‌شود.

پورسانت معامله‌گر چطور حساب می‌شود؟

با درصدی که در پروندهٔ حقوقی تعیین کرده‌اید، از سود معامله‌های همان نفر در همان بازهٔ دوره. لازم نیست عددش را دستی دربیاورید؛ ساخت دوره خودش این کار را می‌کند.

مساعده‌ای که وسط ماه دادم از حقوق کم می‌شود؟

در فیش دوباره کم نمی‌شود. مساعده یک انتقال به حساب خود کارمند بوده و همان موقع حسابش را بدهکار کرده است؛ کسر دوباره یعنی دو بار حساب کردن. ماندهٔ حساب کارمند تصویر کامل را نشان می‌دهد.

اگر حقوق کارمند به تومان باشد ولی ارز مرجع دلار، چه می‌شود؟

نکستو دوره را به دو ارز نشان می‌دهد: حقوق به تومان و پورسانت به دلار. هر دو به حساب همان کارمند منتقل می‌شوند و در صورت نیاز بعداً به هم تبدیل می‌شوند.

تقسیم سود چه سندی می‌سازد؟

سود دوره را از حساب سود انباشته به حساب جاری هر شریک به نسبت درصدش منتقل می‌کند و صورت سرمایه را به‌روز می‌کند. می‌توانید هر بار دستی بزنید یا تیک تقسیم خودکار پایان ماه را روشن کنید.