Bordro, komisyon ve ortaklar arasında kâr paylaşımı

Çoğu döviz bürosunda maaşlar yazılımın dışında bir yerde hesaplanır: bir tabloda, bir defterde ya da patronun aklında. Ay sonunda giderlere maaş diye yuvarlak tek bir rakam düşer ve sonrasında bunun ne kadarının temel maaş, ne kadarının komisyon olduğunu, büronun sigortadan ne borcu kaldığını kimse söyleyemez.

Bu ders o işi Nexto'nun içine taşıyor. Her çalışan için bir kez bordro profili yazar, her ay bir dönem oluşturur, taslağı okur ve onaylarsınız — rakamları fişe çeviren şey de bu onaydır. Komisyon elle yazılmaz: Nexto onu, o kişinin kendi işlemlerinden çıkan kârdan hesaplar.

Dersin ikinci yarısı aynı madalyonun öbür yüzü, yani ortaklar arasında kâr paylaşımı. Hepsi kullanıcılar, yetkiler ve iki adımlı giriş dersinin bıraktığı yerden devam ediyor; çünkü bordro, büroda herkesin açabilmesi gerekmeyen bir sayfanın en açık örneğidir.

Bu derste neler öğreneceksiniz

• Bordro modülünü kimin açabileceğini ve bir çalışanın defterini ekibin geri kalanından nasıl uzak tutacağınızı
• Bordro profilini kurmayı: temel maaş, kendi dövizi, komisyon yüzdesi ve iki sigorta payı
• Aylık dönem oluşturmayı ve komisyonu Nexto'nun o çalışanın kendi işlemlerinden hesaplamasını
• Taslağı okumayı, mesai gibi ek bir satır eklemeyi ve maaş pusulasını yazdırmayı ya da göndermeyi
• Ay ortasında verdiğiniz bir avansın neden pusulada bir kez daha kesilmediğini
• Bir dönemi onaylamanın aslında neyi kaydettiğini ve otomatik ay sonu tikinin ne yaptığını
• Kârı ortaklar arasında nasıl paylaştıracağınızı ve o paranın nereye düştüğünü

Bir çalışana ödeme, adım adım

Adım 1 — Kimin göreceğine karar verin

Bordronun kendine ait bir yetkisi vardır; yani modül yalnızca yetki verdiğiniz kullanıcılarda açılır. Hazır oradayken bir adım daha atın: bir çalışanın kişisel hesabı, Nexto'da her hesabın gizlendiği gibi gizlenebilir — sahibe ve o çalışana görünür, herkese kapalı. Çalışanların ne kazandığı büro geneline açık bir bilgi değildir ve bunu ilk dönem oluşmadan önce, tam şimdi karara bağlamak gerekir.

Adım 2 — Bordro profilini yazın

Her çalışan bir profil alır ve bunu yalnızca bir kez yaparsınız. Profilde temel maaş ve maaşın ödendiği döviz, komisyon yüzdesi, sigortanın çalışan payı ile işveren payı ve bu kişinin ücretinin gittiği Nexto hesabı bulunur.

Maaş dövizinin ayrı bir alan olması bilinçli bir tercihtir, çünkü bu bir döviz bürosuna özgü bir durumdur: bir çalışan Türk Lirası ile, diğeri ABD Doları ile ücret alabilir. Kayıtta Ayşe Demir'in profili 1.500 ABD Doları, yüzde iki komisyon ve bağlı hesabıdır. Kaydedin; bir sonraki dönemden itibaren hesaba kendiliğinden katılır.

Burada insanları şaşırtan bir ayrıntı var: bir çalışanın yazılımın kullanıcısı olması şart değildir. Hiç giriş yapmayan bir şoför ya da temizlik görevlisi de profil alır ve ücreti bunun üzerinden ödenir.

Adım 3 — Ayın dönemini oluşturun

Dönem, bir tarih aralığı ve bir addan ibarettir — «Eylül bordrosu» gibi — ve oluşturduğunuzda Nexto o ayın ücretini bütün aktif profiller için bir seferde kurar.

Bir hesap tablosunun sizin yerinize yapamayacağı adım budur: komisyon sonradan tahmin edilmez, o kişinin tarih aralığındaki kendi işlemlerinin kârından hesaplanır. Maaş dövizi referans dövizin değilse, dönem o kişi için iki dövizi yan yana gösterir. Derste kullandığımız büroda, İstanbul'daki Boğaz Döviz'de referans döviz ABD Doları'dır; dolayısıyla maaşı Türk Lirası olan bir çalışanın ücreti maaş tarafında Türk Lirası, komisyon tarafında ABD Doları olarak görünür. İkisi de hesabına aktarılır; ilerde birini diğerine çevirmek isterse bu, kendi hesabı üzerinde sıradan bir işlemdir.

Adım 4 — Taslağı okuyun

Yeni bir dönem taslak olarak başlar: her şey hesaplanmıştır, hiçbir şey kaydedilmemiştir. İçinde her kişinin ayrıntısını görürsünüz — temel maaş, komisyon, varsa ek satırlar, çalışan sigortası, işveren sigortası ve ödenecek net. Eksik bir şey varsa «Satır ekle» onu yerine koyar; en sık görülen durum bir mesai satırıdır.

Her kişinin bu sayfadan alınan kendi maaş pusulası da vardır; yazdırabilir ya da gönderebilirsiniz. Çalışanın imzaladığı pusula budur, yani imzaladığı rakamlar kaydedilecek rakamlardır.

Adım 5 — Onaylayın ve kayda geçsin

Onaylamadan önce anlaşılması gereken bir kural var: avans ayrıca kesilmez. Ay ortasında birine para verdiyseniz, bu onun kendi hesabına yapılmış bir transferdi ve o anda kişiyi borçlandırdı. Bir de pusuladan düşmek, aynı parayı iki kez saymak olur. Çalışanın bakiyesi zaten iki tarafı birlikte tutuyor.

Sonra dönemin belgelerini kaydedin ve onaylayın. Fişler artık vardır: her çalışanın hesabına karşılık maaş gideri ve sigorta tutarları ödenecek sigorta hesabına. Bu ana kadar hiçbir şey deftere dokunmamıştı — taslak yalnızca taslaktı.

Bunu her ay elle yapmak istemiyorsanız, bordro sayfasında otomatik ay sonu için bir tik vardır. Açıkken Nexto dönemi her ayın sonunda kurar, maaşı ve komisyonu hesaplar ve çalışanın hesabına alacak yazar.

Kârı ortaklar arasında paylaşmak

Dersin ikinci yarısı personelin kazandığıyla değil, sahiplerin aldığıyla ilgilidir.

Kâr paylaşımı sayfasında ortakları ve paylarını bir kez tanımlarsınız — kayıtta iki ortak, Orhan ve Kenan, yüzde altmış ve yüzde kırk. Ondan sonra her paylaştırmada dönemin kârı birikmiş kârdan çıkar ve payları oranında her ortağın cari hesabına geçer; raporlar bölümünde tanıştığınız özkaynak tablosu da bununla güncellenir.

Kâr rakamı ikinci bir görüş değildir. Paylaştırma, kâr ve zarar raporunun tam olarak aynı formülünü kullanır; yani ortakların böldüğü rakam, o raporun gösterdiği rakamdır. Bordroda olduğu gibi, paylaştırmayı her ay sonunda otomatik çalıştıran bir tik de vardır.

İpuçları ve uyarılar

• Bordro yetkisini ayarlayın ve çalışan hesaplarını ilk dönemi kurmadan önce gizleyin. Bir arkadaşınız rakamı bir kez gördükten sonra onu geri almak çok daha zordur.
• Maaş dövizi büronun değil, çalışanın meselesidir. Onu profilde belirleyin ve hepsi tek dövizde dursun diye maaşları elle çevirmeyin.
• Avansı pusulada asla kesmeyin. O para, kişinin hesabına yapılan bir transfer olarak zaten kaydedilmişti; bir kez daha düşmek onu iki kez borçlandırır.
• Taslak dönem hiçbir şey kaydetmez. Belgeleri kaydedip onaylayana kadar hiçbiri defterde değildir — o ana kadar düzeltmek de risksizdir.
• Komisyon, kişinin dönemin tarih aralığındaki kendi işlemlerinden hesaplanır; yani yanlış tarih aralığı yanlış komisyon verir. Dönemi oluşturmadan önce aralığı kontrol edin.
• Otomatik ay sonu tiki zaman kazandırır ama hiçbir şeyi denetlemez. Açıyorsanız bile dönemi açıp okuyun.

Sırada ne var

Bir önceki ders, kullanıcılar, yetkiler ve iki adımlı giriş, bordronun dayandığı hesapları ve yetkileri kuruyor. Sırada, yazılımın içinde ekip yönetmenin diğer yarısı olan görevler ve belge denetimi var. Ortakların böldüğü kâr rakamı kâr nerede dersinde anlatılıyor; iki kez kesilmemesi gereken avans ise transferler, tahsilatlar ve ödemeler dersindeki sıradan bir fiştir.

Sık sorulan sorular

Bir çalışana ödeme yapmak için Nexto kullanıcısı olması gerekir mi?

Hayır. Bordro profili giriş yapmaktan bağımsızdır; yazılımı hiç açmayan bir şoför ya da temizlik görevlisi de profil, maaş pusulası ve kaydedilmiş bir maaş alır.

Çalışan komisyonu nasıl hesaplanıyor?

Nexto, o çalışanın dönemin tarih aralığındaki kendi işlemlerinin kârından, bordro profilindeki komisyon yüzdesini kullanarak hesaplar. Komisyonu siz yazmazsınız.

Maaş, referans dövizden başka bir dövizle ödenebilir mi?

Evet. Maaş dövizi bordro profilinde bir alandır; yani biri Türk Lirası, diğeri ABD Doları alabilir. İkisi farklı olduğunda dönem maaşı kendi dövizinde, komisyonu referans dövizde gösterir ve ikisi de çalışanın hesabına gider.

Avansı maaş pusulasından düşmeli miyim?

Hayır. Avans, çalışanın kendi hesabına yapılmış bir transferdi ve kaydettiğiniz anda onu borçlandırdı. Bir de pusulada düşmek aynı parayı iki kez saymak olur; bakiyesi bunu zaten yansıtıyor.

Bir bordro dönemini onayladığımda ne oluyor?

Onay, taslağı fişe çevirir: her çalışanın hesabına karşılık maaş gideri ve sigorta tutarları ödenecek sigorta hesabına. Onaydan önce dönem hesaplanmıştır ama defterde hiçbir şey yoktur.

Kâr ortaklar arasında nasıl paylaşılıyor?

Kâr paylaşımı sayfasında her ortağı ve yüzdesini bir kez tanımlarsınız. Her paylaştırma, kâr ve zarar raporuyla aynı formülle hesaplanan dönem kârını birikmiş kârdan çıkarıp her ortağın cari hesabına taşır ve özkaynak tablosunu günceller. Bu iş her ay sonunda otomatik de çalışabilir.