Умный инбокс — от квитанции в WhatsApp до документа

У каждого обменного пункта десятки групп в WhatsApp, и каждый час, особенно в пик рынка, сообщения приходят во все группы. Умный инбокс читает сообщения всех групп в моменте: всё, что может стать документом — квитанцию, номер счёта, текст сделки, хеш транзакции — оставляет, а остальное откладывает в сторону.

Потом всё, что подходит для документа, он по возможности понимает и превращает в готовый черновик документа. Вы только смотрите и, если всё верно, подтверждаете. Альтернатива — ваши сотрудники читают все группы по одной, ищут сообщения, похожие на документы, — и ещё не факт, что найдут все, — а потом вручную превращают их в документ.

Одно правило примите с самого начала: инбокс — это не почтовый ящик, а рабочая очередь.

Что вы изучите в этой части

• структуру страницы инбокса и значение каждой вкладки
• точный смысл «дубликата» и чем он отличается от пересланной квитанции
• превращение текстового сообщения о сделке в документ в простом формате, который читается без ошибок
• что искусственный интеллект извлекает из квитанции и с какой уверенностью
• автоматическое сопоставление квитанции с клиентом и открытым обязательством, а также регистрацию позиции в один клик
• инструменты для загруженной очереди: отметка проверки, приоритет, красная отметка и групповое действие
• настройки инбокса и отчёт по его работе для руководителя

Страница инбокса и вкладки

Слева список, справа детали

Страница инбокса состоит из двух колонок: слева список элементов, справа детали выбранного элемента. Вкладка «В ожидании» — это и есть рабочая очередь: всё, что здесь находится, означает, что вы ещё ничего с этим не сделали, и ежедневная цель — держать её пустой.

У остальных вкладок общий смысл: элементы вышли из очереди. «Выполнено» значит, что документ по нему оформлен, «Отклонено» — что для бухгалтерии это не подходит, «Автоархив» — что элемент слишком долго оставался без действия и сам ушёл в сторону, а «Дубликаты» — что тот же файл повторно пришёл в той же группе.

Что значит «дубликат» и чего это не значит

Дубликат означает, что тот же файл повторно отправлен в той же группе, — а не то, что клиент два раза отправил деньги. Если действительно было два отдельных зачисления, придут две отдельные квитанции, и обе попадут в очередь.

С пересылкой ситуация другая: если та же квитанция переслана в другую группу, она не считается дубликатом. Элемент остаётся активным, Nexto понимает обе стороны и предлагает «Зарегистрировать перевод средств» — как квитанция «Лахиджан Чай», пересланная в группу «Реза Тебризи».

От текстового сообщения о сделке до документа

Простой формат, который читается без ошибок

Ваш трейдер в группе клиента просто пишет: Sell 2500 usd by toman (216000). Если сделки писать в таком простом формате, Nexto без ошибки создаёт правильный документ сделки. Каждую часть он читает так:

• название группы определяет клиента.
• номер, с которого написано сообщение, определяет сотрудника и трейдера.
• Sell означает продажу, а 2 500 — сумму.
• usd — валюта продажи, а toman автоматически превращается в томан.
• число в скобках — это курс, 216 000, а не сумма томановой стороны; умножение этих двух чисел даёт итоговую сумму.

Нажмите кнопку — откроется заполненная форма

Это сообщение попадает в инбокс с типом «Сделка» и со всеми распознанными частями. Вы нажимаете кнопку «Зарегистрировать сделку», и открывается заполненная форма сделки: клиент, направление, сумма, валюты и курс. Вы только подтверждаете — тот же документ, который мы вручную создавали в покупке и продаже валюты, на этот раз без единого ввода с клавиатуры.

Квитанции: распознавание, чтение и сопоставление

Сначала распознавание, потом чтение

Когда в группу приходит фотография, искусственный интеллект Nexto сначала определяет, квитанция это вообще или нет: фото товара и скриншоты чата уходят в сторону. Если это квитанция, изображение превращается в текст: сумма, получатель и его банк, отправитель, номер отслеживания, дата и IBAN — каждое значение с процентом уверенности.

Это не слепое чтение букв; система знает квитанции разных банков и понимает, где на квитанции находится каждое число, — даже если это рукописная персидская квитанция, турецкий чек или квитанция на китайском языке и с китайским письмом. И дело не только в фотографиях: тип текстового сообщения тоже распознаётся — номер IBAN, хеш криптовалютной транзакции или текст сделки.

Сопоставление с клиентом и открытым обязательством

Он идёт ещё на один шаг дальше: по группе, имени получателя, сумме и остатку обязательства, а также по IBAN он предполагает, к какому клиенту и какому открытому обязательству относится эта квитанция, и пишет процент уверенности прямо на кнопке. Вместо того чтобы вы искали сами, система сама говорит, для какого обязательства это, вероятнее всего.

Предложение действия — но решение за вами

Под каждым элементом есть кнопки, которые показывают, что с ним можно сделать: зарегистрировать в том же обязательстве, зарегистрировать перевод, выполнено, отклонить. Самая важная фраза в этой части: инбокс сам не регистрирует ни одного документа. Он только готовит и предлагает; кнопку нажимаете вы, и форма открывается с заполненными данными, чтобы вы сами подтвердили.

Например, вы нажимаете «Зарегистрировать в обязательстве»: открывается заполненная форма позиции обязательства — сумма и код отслеживания из квитанции, описание с номером того же сообщения. Один взгляд — и регистрация позиции. Вы возвращаетесь в инбокс, и этот элемент из «В ожидании» переходит в «Выполнено»; очередь стала на один пункт короче.

Когда очередь становится загруженной

• Отметка проверки: когда вы нажимаете кнопку входа в документ, этот элемент на пять минут получает отметку «Проверяется вами», чтобы другой сотрудник одновременно не зарегистрировал то же самое.
• Приоритет: суммы выше порога или элементы, связанные с открытым обязательством, поднимаются вверх списка с отметкой огня.
• Красная отметка: то, что слишком долго осталось без действия, становится красным.
• Групповое действие: вы выбираете несколько элементов вместе и за один раз архивируете или отклоняете их.

Настройки и отчёт по работе

Настройки инбокса в ваших руках: через сколько часов без действия включать автоархив; лимит времени ответа для красной отметки; порог суммы для приоритета; отправлять ли в той же группе сообщение «Квитанция не читается, отправьте повторно», если квитанция нечитаемая; какой WhatsApp должен читать группы; и какие сотрудники видят инбокс.

Для руководителя тоже есть отчёт по работе: сколько сообщений пришло за последние четырнадцать дней, сколько минут проходит до обработки каждой квитанции, какой процент квитанций прочитан правильно, доля каждого оператора и часы пик. Если показатель «минут до действия» растёт, значит очередь никто не очищает.

Советы и предупреждения

• Инбокс не принимает решений. Ни один документ не регистрируется автоматически; всегда открывается заполненная форма, а подтверждение остаётся за вами.
• «Дубликат» означает тот же файл в той же группе, а не два зачисления. У двух реальных зачислений будут две отдельные квитанции.
• Квитанция, пересланная в другую группу, не является дубликатом; её предложение — «Зарегистрировать перевод средств».
• Текст сделки пишите в простом формате; число в скобках — это курс, а не сумма противоположной стороны.
• Смотрите на процент уверенности. Низкое значение означает, что квитанцию нужно перепроверить самостоятельно.
• Вкладку «В ожидании» очищайте к концу дня; показатель «минут до действия» в отчёте показывает именно это.

Дальше по маршруту

В предыдущей части, WhatsApp: группы, шаблоны и очередь отправки, мы построили путь сообщения из Nexto в WhatsApp; эта часть была про обратный путь. Следующая часть — умный помощник Nexto. Чтобы понять документ, который создаётся из сообщения о сделке, посмотрите покупку и продажу валюты, а для позиции и обязательства — обязательство по оплате и запрос на зачисление.

Частые вопросы

Инбокс сам регистрирует документ?

Нет. Инбокс только читает сообщения, понимает их и предлагает действие. Когда вы нажимаете кнопку вроде «Зарегистрировать в обязательстве» или «Зарегистрировать сделку», соответствующая форма открывается с заполненными данными, а окончательная регистрация выполняется после вашего подтверждения.

«Дубликат» значит, что клиент два раза отправил деньги?

Нет. Дубликат означает, что тот же файл повторно отправлен в той же группе. Если действительно было два отдельных зачисления, придут две отдельные квитанции. Если та же квитанция переслана в другую группу, это тоже не дубликат; Nexto распознаёт пересылку и предлагает зарегистрировать перевод средств.

Рукописная квитанция или квитанция на другом языке тоже читается?

Да. Рукописная персидская квитанция, турецкий чек и китайская квитанция тоже читаются; искусственный интеллект знает квитанции разных банков и для каждого значения даёт процент уверенности.

Как не допустить, чтобы два сотрудника одновременно зарегистрировали одну квитанцию?

Инбокс сам это делает. Когда вы нажимаете кнопку входа в документ, этот элемент на пять минут получает отметку «Проверяется вами», чтобы другой сотрудник одновременно не зарегистрировал то же самое.

Как понять, что инбоксом пользуются правильно?

По отчёту работы инбокса, который показывает последние четырнадцать дней: количество сообщений, средние минуты до действия, процент правильно прочитанных квитанций, долю каждого оператора и часы пик. Рост показателя «минут до действия» означает, что очередь не очищается.