WhatsApp: группы, шаблоны и очередь отправки

WhatsApp на практике — второй офис любого обменного пункта: квитанции приходят оттуда, остаток спрашивают там, номера счетов передают там же. Nexto не борется с этой реальностью, а переносит её внутрь программы.

Работа идёт в четыре слоя, и порядок важен: сначала подключаете линию, потом задаёте адресат сообщений по каждому клиенту, затем пишете шаблоны, и в конце отправляете прямо из тех страниц, с которыми работаете каждый день. Есть и пятый слой, где вообще не нужна кнопка: автоматический отчёт в конце вечера. Первые три делаются один раз и на этом заканчиваются; дальше вы только нажимаете кнопку.

Что вы изучите в этой части

• Как подключить WhatsApp каждого пользователя через сканирование QR и почему не рекомендуется общий номер
• Как задать адресат сообщений для каждого клиента: WhatsApp-группа или номер в международном формате
• Чем поле «Телефон» отличается от адресата сообщения
• Как писать и редактировать шаблоны сообщений и как работают переменные
• Как отправлять остаток, выписку и документ прямо из той же страницы, с тем же фильтром, который у вас стоит на экране
• Как отслеживать каждое сообщение в очереди отправки и что означает каждый статус
• Как включить автоматический ночной отчёт для группы управления

Первый слой: подключите линию

Каждый пользователь — со своим номером

Самое важное в этом разделе скажем сразу: каждый пользователь подключает свой WhatsApp, а не один общий номер для всех. Сообщение клиенту уходит с номера того сотрудника, который его отправил.

Причина простая: ваш клиент общается с человеком, а не с роботом. Когда сообщение приходит с номера того же сотрудника, с которым он всегда разговаривает, для клиента ничего не меняется — просто больше не нужно вручную набирать текст.

Сканирование QR

Страница «WhatsApp» показывает состояние линии. Подключение простое: Nexto выдаёт QR-код, вы сканируете его WhatsApp на телефоне, и через несколько секунд линия становится «Подключено». Если когда-нибудь связь оборвётся, на этой же странице подключаете её заново повторным сканированием. Подключение делается один раз и обычно держится месяцами.

Второй слой: задайте адресат для каждого клиента

Когда линия подключена, остаётся один небольшой шаг, без которого ни одно сообщение никуда не уйдёт: Nexto должен знать, куда отправлять сообщения каждого клиента.

Группа или номер

На странице клиента вы заполняете поле «WhatsApp-группы этого счёта». Есть два варианта: либо выбираете WhatsApp-группу клиента из списка групп вашей линии, либо, если группы нет, в этом же поле вводите его номер в международном формате — код страны, без нуля, затем номер — и выбираете его из списка. Один раз сделали, сохранили. После этого все сообщения этого клиента будут уходить туда.

Поле «Телефон» не является адресатом сообщения

Не путайте эти вещи: поле «Телефон» в карточке клиента отдельное и используется только для поиска и идентификации клиента. То, что оно заполнено, не означает, что клиенту будет отправлено сообщение.

Третий слой: напишите шаблоны своим языком

Готовые шаблоны и переменные

Тексты, которые вы отправляете постоянно, пишутся один раз, а потом каждый раз вы только нажимаете кнопку. Готовые шаблоны такие: уведомление об остатке, выписка, открытые позиции, документ, номер счёта для обязательства, распоряжение кассе, этапы чека Sayad и нечитаемая квитанция.

В шаблонах есть переменные: внутри текста вы пишете «имя клиента» и «дата», а при отправке на их место подставляются реальные значения. Поэтому одного шаблона достаточно для всех клиентов.

Все они редактируются

Тон вашей компании отличается от тона любой другой. Поэтому в первый же день один раз прочитайте шаблоны и перепишите их своим языком — например, сделайте текст «Остаток» короче — и нажмите сохранить. После этого кнопка «Отправить остаток» будет отправлять именно ваш текст, с реальным именем и датой по каждому клиенту.

Четвёртый слой: отправка изнутри страниц

Отдельной страницы для отправки сообщений нет

Отправка выполняется там же, где вы работаете. В выписке клиента есть кнопка «Отправить остаток» и меню «Отправить выписку», а на каждом открытом обязательстве и заявке — карточка с изображением открытых позиций. Каждый документ тоже можно прямо там отправить клиенту в WhatsApp, ничего не копируя.

Тонкий момент такой: поскольку сообщение уходит из той же страницы, оно уходит с тем же фильтром, который стоит у вас на экране. Отфильтровали выписку по одной валюте и одному периоду? Именно это и будет отправлено клиенту.

Очередь отправки: у каждого сообщения есть след

Читайте статусы

Всё, что вы отправляете, сначала регистрируется в очереди и уже оттуда уходит. Эта очередь и есть ваш отчёт для контроля. Если клиент сказал: «Я ничего не получил», вместо спора вы открываете эту страницу и видите, когда, на какой номер или в какую группу, какой тип сообщения ушёл и какой у него статус: в очереди, отправлено, дошло до сервера, доставлено, прочитано — или неуспешно, с причиной.

Два ограничения

Первое: «Доставлено» и «Прочитано» имеют смысл только для номеров. Для групп статус остаётся «Отправлено», потому что WhatsApp не выдаёт подтверждение доставки по группам. Второе: у этого отчёта есть отдельное право доступа: тот, у кого нет такого права, видит только свои отправки, а не отправки остальных сотрудников.

Автоматический ночной отчёт

Слой, где вообще не нужна кнопка. В конце вечера, до двенадцати, отчёты за этот же день — сделки, остатки, дневная прибыль, открытые позиции — отправляются в группу управления; в тот же вечер вы просматриваете день на телефоне. В настройках вы только выбираете время, сессию отправителя и группу назначения, а затем отмечаете галочками, какие отчёты должны уходить. След этой отправки тоже есть в той же очереди отправки, с типом «Ночной отчёт».

Советы и предупреждения

• Подключение делайте номером каждого сотрудника, а не одной общей линией; клиент должен чувствовать, что общается с тем же привычным человеком.
• Без заданной группы или номера в карточке клиента ему не уйдёт ни одно сообщение. Поле «Телефон» этого не делает.
• Номер обязательно пишите в международном формате: код страны, без нуля, затем номер.
• Перед отправкой выписки посмотрите фильтр на странице; отправится ровно то, что вы видите.
• Для групп не ждите статус «Доставлено»; WhatsApp не даёт подтверждение доставки по группам.
• Шаблоны сразу перепишите под свой тон; потом этим никто не займётся.

Дальше по курсу

Предыдущая часть, Переоценка валюты и закрытие периода, завершила главу про валютную переоценку и закрытие периода. Следующая часть переходит к тому, что приходит из WhatsApp внутрь: Умный инбокс. Чтобы увидеть, где именно в выписке находятся кнопки отправки, посмотрите Выписка клиента и портал клиента, а для номера счёта и контроля обязательств — Обязательство оплаты и заявка на внесение.

Частые вопросы

Почему каждый пользователь должен подключить свой WhatsApp?

Потому что сообщение уходит с номера того сотрудника, который его отправил, и клиент остаётся в контакте со своим привычным человеком, а не с неизвестной линией. На практике для клиента ничего не меняется; просто убирается ручной набор текста.

Почему моё сообщение клиенту не ушло?

Обычно потому, что адресат клиента не задан. На странице клиента нужно заполнить поле «WhatsApp-группы этого счёта» его WhatsApp-группой или номером в международном формате. Поле «Телефон» нужно только для поиска и идентификации, оно не является адресатом сообщения.

Почему статус группового сообщения остался «Отправлено»?

Это нормально. Статусы «Доставлено» и «Прочитано» отображаются только для номеров; WhatsApp не даёт подтверждение доставки по группам, поэтому статус групп остаётся «Отправлено».

Нужно ли писать отдельный шаблон для каждого клиента?

Нет. В шаблонах есть переменные: вы ставите в текст «имя клиента» и «дата», а при отправке на их место подставляются реальные значения. Одного шаблона достаточно для всех клиентов.

Как доказать, что сообщение клиенту было отправлено?

Через очередь отправки. Там фиксируются время отправки, адресат (номер или группа), тип сообщения и его статус — от «В очереди» до «Прочитано» или «Неуспешно» с причиной. Для просмотра отправок других сотрудников нужно отдельное право доступа.