Büro Sağlığı Kontrol Listesi ve Püf Noktaları

Yirmi bir bölümde her işi Nexto'da nasıl yapacağımızı öğrendik. Bu son bölüm yeni bir iş hakkında değil — alışkanlık hakkında: büronuzun sağlıklı kalması için neyi ne zaman kontrol edeceğiniz. Yanına da günlük işinizi kısaltacak birkaç püf noktası ekliyoruz.

Bu bölümde neler öğreneceksiniz

• Günlük dört kontrol
• Haftalık dört kontrol
• Aylık dört kontrol
• Her zaman geçerli üç kural
• Hesap yanındaki hızlı ekstre ve istatistik simgeleri
• Raptiye düğmesi ve değer kilidi ile hız kazanmak

Adım adım

Her gün dört iş

1. Önce kur tablosu — çünkü Nexto'daki her rakam buradan geliyor.
2. Operasyon gelen kutusunu boşaltın; bekleyen her dekont, kaydedilmemiş bir fiş demektir.
3. Gün sonunda kasa defterini gerçek para sayımıyla karşılaştırın.
4. Tahsilat kontrolü yapın: hangi dekont henüz hesaba geçmemiş.

Her hafta dört iş

1. Döviz pozisyonu — hangi riskin üstünde oturduğunuzu bilmek için.
2. Yaşlandırma, ve hareketsiz günü artmış olanları aramak.
3. Devam eden işler, ki hafta sonunda kısa olmalı.
4. Askıdaki fişler — her biri verilmemiş bir karardır.

Her ay dört iş

Önce değerleme alın ki döviz bakiyeleri kurla sabitlensin. Sonra aylık raporu ve kâr-zararı okuyun. Mizana bakın — tutmuyorsa bir yerde sorun var demektir. Ve birkaç büyük müşterinizle mutabakat yapın, fark eskimeden.

Her zaman geçerli üç şey

Birincisi, bulut yedeği açık olsun. İkincisi, her kullanıcının yetkisi işini görecek kadar olsun, fazlası değil. Üçüncüsü, ara sıra işlem günlüğüne bir göz atın. Bu üçünün ayarı kullanıcılar ve yedekleme bölümündedir.

Püf noktası 1 — hesabın yanındaki iki simge

Bir hesabı nerede seçerseniz seçin — alım-satım formunda, para transferinde, her yerde — yanında iki küçük simge belirir: o müşterinin ekstresi ve müşteri istatistiği. Yani fiş kaydederken formu terk etmeden karşı tarafın ne kadar borçlu olduğunu görebilirsiniz. Ekstre sayfasının kendisinde de aynı iki simge vardır; sadece ilki ekstre yerine hesabı düzenleme olur.

Püf noktası 2 — raptiye düğmesi

Ekstre uzayıp aşağı kaydırdığınızda üst bölüm, yani döviz bakiyeleri, gözden kaybolur. Raptiyeye basarsanız o bölüm yerinde kalır ve hep önünüzde durur. Tekrar basarsanız normale döner ve sayfa ferahlar.

Püf noktası 3 — değer kilidi

Arka arkaya fiş kaydediyorsanız hayatınızı değiştirecek özellik budur. Birçok alanın yanında küçük bir kilit vardır; kilitlerseniz kayıttan sonra o alan temizlenmez ve aynı değer bir sonraki fişte de durur. Mesela aynı kasadan on transfer yapacaksınız: kaynak hesabı ve dövizi kilitleyin, sadece tutarı ve karşı tarafı değiştirin.

Seride gördüğünüz diğer küçük püf noktaları

Sık kullandığınız sayfaları yıldızlayıp üst çubuğa taşımak, bir şeyin nerede olduğunu bilmediğinizde menüde arama yapmak, müşteriyle hesap tutmadığında mutabakat kullanmak ve formlarınız kalabalıklaşmasın diye kişisel döviz listesi tutmak.

İpuçları

• Hepsini bir anda uygulamaya kalkmayın. Günlük kontrol listesinden başlayın ve her hafta bir yeni alışkanlık ekleyin.
• Bu seriden tek bir görsel saklayacaksanız kontrol listesi olsun: dört sütun — her gün, her hafta, her ay ve her zaman.
• Uygulamanın içindeki sayfa yardımı (sayfanın üstündeki ? işareti) daha fazla ayrıntı verir; her sayfanın yardımı her zaman üstteki soru işaretindedir.

Sık sorulan sorular

Bu listenin hepsini birden uygulamalı mıyım?

Hayır, tavsiyemiz tam tersidir. Önce günlük dört kontrolü oturtun, sonra her hafta bir yeni alışkanlık ekleyin. Bir anda hepsini uygulamaya kalkarsanız hiçbiri kalıcı olmaz.

Askıdaki fişleri neden haftalık kontrol ediyorum?

Çünkü askıdaki her fiş verilmemiş bir karardır; bekledikçe ayrıntıları unutulur ve kapatması zorlaşır. Haftalık turda bunları ya tamamlayın ya da kapatın.

Mizan tutmuyorsa ne anlama gelir?

Bir yerde sorun var demektir ve aylık kontrolün en hızlı uyarı işaretidir. Aylık raporu okumadan önce mizanı gözden geçirin; tutmuyorsa önce onun kaynağını bulun.

Değer kilidi kayıtlarımı yanlışlıkla tekrarlar mı?

Hayır, kilit yalnızca alanın kayıttan sonra temizlenmesini engeller; kaydı kendiliğinden tekrarlamaz. Yine de arka arkaya fiş girerken kilitli alanların hangileri olduğunu bir kez kontrol etmek iyi bir alışkanlıktır.