Döviz bürosu sağlık kontrol listesi
Döviz bürosunu sağlıklı tutan günlük, haftalık ve aylık kontroller: kurlar, gelen kutusu, kasa, pozisyon, yaşlandırma, değerleme ve dönem kapanışı.
Bu videoyu şurada izleyin: YouTube
Bu, kursun son dersi. Buraya kadar her şey yazılımın ne yaptığıyla ilgiliydi. Bu ders ise hesaplar sağlıklı kalsın diye büro sahibinin ne yaptığıyla ilgili.
Bir döviz bürosunda neredeyse hiçbir muhasebe sorunu bir anda gelmez. Sessizce birikir: hiç kaydedilmemiş bir dekont, panoda kalmış eski bir kur, kimsenin bakmadığı bir bakiye. Üç ay sonra bu, uzun ve zor bir geceye dönüşür. Çaresi daha çok çalışmak değil, takvime bağlanmış kısa bir listedir: her gün dört iş, her hafta üç iş, her ay beş iş ve üstüne tarihi olmayan üç şey.
Bu derste neler öğreneceksiniz
- Dört günlük kontrolü ve atlarsanız her birinin size neye mal olacağını
- Riskinizin ve ağır hareket eden paranızın nerede olduğunu gösteren üç haftalık kontrolü
- Bir ayı düzgün kapatan beş aylık kontrolü
- Tarihi olmayan, sadece akılda tutulması gereken üç alışkanlığı
Her gün: dört kontrol
Günlük liste birkaç dakika sürer. Her gün aynı noktada, büro yoğunlaşmadan önce yapın.
Pano kurunu güncelleyin
Kur panosundan başlayın ve bugünün rakamlarını oraya yazın. Eski bir pano süs meselesi değildir: her işlem panoya göre ölçülür, yani bayat bir kur o gün kaydedilen her işlemin kârının yanlış hesaplanması demektir.
Gelen kutusunu boşaltın
Gelen kutusunda duran her mesaj, kaydedilmemiş bir fiştir. Sıfıra indirin; yoksa defterler sessizce gerçek işin bir hafta gerisine düşer.
Kasa defterini parayla karşılaştırın
Kasa defterini kasadaki nakdin gerçek sayımıyla karşılaştırın. Bir hatayı yapıldığı gün, işlemi hatırlayan biri hâlâ varken yakalayan kontrol budur.
Tahsilat bekleyen fişleri denetleyin
Son olarak, hâlâ tahsil edilmeyi bekleyen fişleri denetleyin: kaydettiğiniz ama henüz almadığınız tutarlar. O listeyi ayrıntısıyla kim size borçlu dersi anlatıyor.
Her hafta: üç kontrol
Döviz pozisyonlarınıza bakın
Pozisyon raporu her dövizden ne kadar tuttuğunuzu ve ne kadar açık olduğunuzu gösterir. Kur oynarsa kârınız ya da zararınız tam olarak buradan gelir: tek bir rakamda riskiniz.
Yaşlandırma raporunu en eski sütundan okuyun
Borçlular için yaşlandırma raporunu açın ve en yeniden değil, en eski sütundan okuyun. En uzun süredir açık kalan paranın gelme ihtimali en düşüktür ve bu hafta karar verilmesi gereken kısım odur.
Açık görevleri ve işaretlenmiş fişleri temizleyin
Sonra açık görevleri ve birinin denetim için işaretlediği fişleri gözden geçirin ki hiçbir şey geride kalmasın. İki listeyi de görevler ve belge denetimi dersi anlatıyor.
Her ay: beş kontrol
Burada iş ciddileşiyor, o yüzden buna gerçekten vakit ayırın.
Döviz bakiyelerini değerleyin
Döviz bakiyelerini ay sonu kuruyla değerleyin ya da gecelik çalışmanın bunu yaptığını teyit edin. Bu olmadan defter hâlâ eski kurları taşır.
O ayın kâr ve zararını okuyun
Değerleme bittikten sonra aynı ayın kâr ve zararını okuyun. Sıra önemlidir: kârı önce okumak, onu yanlış kurlarla okumak demektir. O rakamı kâr nerede dersi parçalarına ayırıyor.
Mizanı kontrol edin
Sonra mizan gelir; üstündeki her şeyin aritmetik kontrolü olarak.
Ana müşterilerinizle mutabakat yapın
En büyük müşterilerinizle mutabakat yapın. Bu, insanların ertelediği ama ertelememesi gereken maddedir: bir aylık fark on dakikada kapanır, bir yıllık fark belki hiç kapanmaz. O konuşmanın geçtiği yer müşteri ekstresi ve portal dersidir.
Dönemi kapatın
Son olarak dönemi kapatın ki bitmiş bir aydaki hiçbir şeye sonradan dokunulamasın.
Tarihi olmayan üç şey
- Yedek açık ve bir kopya sunucunun dışında. Otomatik yedekler çalışır, ama makineden hiç çıkmayan bir kopya ikinci kopya sayılmaz.
- Yetkiler olması gerektiği gibi. Bürodan ayrılan herkes pasife alınmış ve büro sahibi iki adımlı girişte olmalı.
- İşlem günlüğü, ara sıra okunmuş. Bir soruşturma olarak değil, sadece neyin değiştiğini ve kimin değiştirdiğini bilme alışkanlığı olarak.
Üçü de yedekleme, geri yükleme ve destek ve kullanıcılar, yetkiler ve iki adımlı giriş derslerinde anlatılıyor.
İpuçları ve uyarılar
- Günlük dört işi sabit bir saatte yapın. Gün içinde yeri oynayan bir kontrol listesi, atlanan bir kontrol listesidir.
- Dünün pano kurunu asla yerinde bırakmayın; bugün kaydedilen her işlemin kârını sessizce yanlış fiyatlar.
- Her sayfanın, sayfa başlığının yanındaki soru işareti düğmesinin arkasında kendi yardımı vardır; yani hiçbir adımı ezberlemek zorunda değilsiniz.
Sırada ne var
Kurs burada bitiyor. İlk dersten buraya kadar geldiyseniz, artık yalnızca Nexto ile çalışmıyorsunuz: her rakamın nereden geldiğini biliyorsunuz — yazılıma sahip olmakla hesaplarınıza hâkim olmak arasındaki fark da budur.
Bu kontrol listesini masanızın yanında tutun ve ihtiyaç duydukça her satırın arkasındaki derse dönün: günlük kur için kur panosu ve korumaları, kasa ve pozisyonlar için para nerede, ay sonu için kur değerlemesi ve dönem kapanışı ve mutabakat için müşteri ekstresi ve portal. Tam liste kurs sayfasında duruyor ve hepsini demo üzerinde deneyebilirsiniz. Buraya kadar eşlik ettiğiniz için teşekkürler.
Sık sorulan sorular
Döviz büromda her gün neyi kontrol etmeliyim?
Dört şeyi: pano kurunu güncelleyin, hiçbir fiş kaydedilmeden kalmasın diye gelen kutusunu boşaltın, kasa defterini nakdin gerçek sayımıyla karşılaştırın ve tahsilat bekleyen fişleri denetleyin. Hepsi birlikte birkaç dakika sürer.
Haftalık ne yapmalıyım?
Üç şey: her dövizden ne kadar tuttuğunuzu ve ne kadar açık olduğunuzu görmek için döviz pozisyonlarınıza bakın, borçlu yaşlandırma raporunu en eski sütundan okuyun ve açık görevlerle işaretlenmiş fişleri temizleyin.
Aylık rutine neler giriyor?
Beş madde: döviz bakiyelerini ay sonu kuruyla değerleyin ya da gecelik çalışmanın bunu yaptığını teyit edin, o ayın kâr ve zararını okuyun, mizanı kontrol edin, ana müşterilerinizle mutabakat yapın ve dönemi kapatın.
Unuttuğum bir sayfanın yardımını nerede bulurum?
Her sayfanın, sayfa başlığının yanındaki soru işareti düğmesinin arkasında kendi yardımı vardır; kurs dersleri de /learn adresinde her zaman durur.
Videonun tam metni
Kursun son dersine geldik. Buraya kadar yazılımın ne yaptığını öğrendik; bu ders ise, hesaplarınızın hep sağlam kalması için sizin ne yapmanız gerektiğiyle ilgili. Çünkü muhasebe sorunlarının çoğu bir anda ortaya çıkmaz; yavaş yavaş birikir: kaydedilmemiş bir dekont, eskimiş bir kur, kimsenin bakmadığı bir bakiye — ve üç ay sonra zorlu bir gece mesaisine dönüşür. Günlük dört tane var ve birkaç dakikadan fazla sürmüyor. Birincisi: pano kurunu güncelleyin — eskimiş bir pano, işlem kârlarının yanlış hesaplanması demektir.
İkincisi: gelen kutusunu boşaltın — orada kalan her mesaj, kaydedilmemiş bir belge demektir. Üçüncüsü: kasa defterini paranın gerçek sayımıyla karşılaştırın. Dördüncüsü: tahsilat bekleyen fişleri denetleyin. Dört iş, birkaç dakika — her gün. Haftalık üç tane var. Döviz pozisyonu: her dövizden ne kadarınız var ve ne kadar açık kalmışsınız — kur birden yukarı ya da aşağı giderse, kârı ya da zararı buradan gelir. Borçlu yaşlandırma raporu, en eskisinden başlayarak.
Ve açık görevlerle sorunlu belgeler, yerde kalmasınlar diye. Üç iş, haftada bir kez. Aylık beş tane var ve burada iş biraz ciddileşiyor. Döviz bakiyelerinin ay sonu kuruyla değerlemesi — ya da gece işleminin çalıştığından emin olun. O ayın kâr ve zararı. Sonra mizan. Ana müşterilerle mutabakat — çünkü bir aylık farkı on dakikada çözersiniz, bir yıllık farkı belki hiç. Ve dönemi kapatmak, kapalı ayda hiçbir belgeye dokunulmasın diye. Beş iş, ayda bir kez.
Ve tarihi olmayan üç şey: yedekleme açık olsun ve bir kopyası sunucunun dışında dursun; yetkiler olması gerektiği gibi olsun — ayrılan kişi pasif, yönetici iki adımlı girişle; ve etkinlik günlüğü arada bir gözden geçirilsin. Bu üçü vakit almaz; yalnızca aklınızda kalması gerekir. Ve bu, kursun sonu. Birinci dersten buraya kadar geldiyseniz, artık yalnızca Nexto ile çalışmıyorsunuz; gördüğünüz her rakamın nereden geldiğini de biliyorsunuz — yazılımı olan biriyle hesabı gerçekten elinde olan biri arasındaki fark tam olarak budur.
Bu kontrol listesini masanızın yanına koyun; her sayfanın kılavuzu da soru işareti düğmesiyle, o sayfanın başlığının yanında, her zaman elinizin altında. Buraya kadar bizimle olduğunuz için teşekkürler.
Hemen kendiniz deneyin
Örnek verilerle eksiksiz özel bir demo — kurulum yok, kredi kartı yok.
Ücretsiz demo oluştur