المساعد الذكي وكيف تسأله

كانت الدورة حتى الآن عن معرفة أي صفحة تفتح لكل سؤال. وهذه معرفة تستحقّ أن تُملك، لكنها في يوم مزدحم ليست دائماً أسرع طريق. والمساعد الذكي هو العكس: لا تبحث، بل اسأل.

تصوّره محاسباً أول يعرف نكستو ويعرف بياناتك. تسأله بكلامك أنت، فيعرف أي تقرير يجيب عن السؤال، وينفّذه، ويكتب لك الجواب. ويستطيع أن يجيب عن أسئلة البرنامج نفسه أيضاً، ويمكن الوصول إليه من واتساب حين تكون بعيداً عن المكتب.

وقاعدتان تجعلانه آمناً لتسلّمه لموظفيك، ويستحقّان أن تُفهما قبل الاستعمال.

ماذا ستتعلم في هذا الدرس

• القاعدتان اللتان يلتزم بهما المساعد دائماً: يقرأ فقط، ويلتزم بصلاحياتك
• كيف تسأل سؤالاً يومياً، مثل رصيد عميل، بكلام عادي
• ماذا يجري خلف الجواب، وكيف ترى التقارير التي استُعملت
• كيف تسأل عن البرنامج نفسه بدل مناداة زميل
• أين تُحفظ المحادثات والتقييم وتكلفة كل سؤال
• كيف تربط المساعد بواتساب بحيث لا يستعمله سوى موظفيك أنت

قاعدتان قبل أن تبدأ

يقرأ فقط

المساعد لا يسجّل قيداً، ولا يغيّر شيئاً، ولا يحذف. وكل ما يفعله قراءة. وأسوأ ما قد يحدث ألا تعجبك إجابته — أي أنك تستطيع أن تدع زميلاً جديداً يستعمله في يومه الأول دون أي خطر على دفترك.

يلتزم بصلاحياتك أنت

المساعد يجيب في حدود صلاحيات المستخدم الذي يسأل. فالمستخدم الذي لا يملك صلاحية رؤية الربح لن يسمع رقم الربح من المساعد أيضاً — بأي لغة سأل. فالوصول يقرّره حساب المستخدم، لا صياغة السؤال.

سؤال البيانات

رصيد، بكلام عادي

صفحة المساعد مربّع واحد وزرّ واحد. خذ أبسط سؤال يومي في أي مكتب صرافة، رصيد عميل، واكتبه كما تقوله: كم رصيد صيرفة أربيل سنتر؟ ثم اسأل. يفكّر ثوانيَ — وتلك الوقفة هي تنفيذ التقرير — ثم يصل الجواب.

ولاحظ أن الرصيد يصل مفصّلاً حسب العملة. فالمساعد يعرف أن الرصيد في مكتب الصرافة ليس رقماً واحداً.

ماذا يجري خلف الجواب

درّب نكستو المساعد ليعمل كمحاسب أول يعرف هذا البرنامج ويعرف بياناتك. يقرأ السؤال، ويعرف أي تقرير يجيب عنه — وللرصيد: كشف حساب العميل — وينفّذه، ويكتب الجواب باللغة التي سألت بها. وهو العمل نفسه الذي كنت ستفعله، لكن أسرع. وللمدير، تظهر تحت الجواب الأدوات التي استعملها، فترى من أين جاء الرقم.

سؤال أثقل

المربّع نفسه يقبل أسئلة أصعب، مثل: كم تعاملنا هذا الشهر مقارنة بالشهر الماضي؟ وحين لا يكون الشهر الجاري منتهياً، يقارن المساعد الفترة الناقصة بالمتوسط اليومي، حتى لا يكون الجواب مضلّلاً. وإن حمل السؤال افتراضاً لا تسنده البيانات، قال لك ذلك بدل أن يجيب على أي حال.

سؤال البرنامج نفسه

المساعد ليس للبيانات وحدها. تستطيع أن تسأله كيف تنفّذ عملاً في نكستو، كما تسأل زميلاً خبيراً: كيف أسجّل شيكاً؟

والجواب مبنيّ من دليل نكستو نفسه، لا من معرفة عامة، فهو يخصّ هذا البرنامج بالذات لا المحاسبة عموماً. وللموظف الجديد، هذا هو الفرق بين أن ينادي أحداً في كل مرة وأن يعرف بنفسه.

المحادثات والتقييم والتكلفة

المحادثات تُحفظ. تستطيع أن تربط سؤالك التالي بالموضوع نفسه إن كان تكملة للجواب السابق، أو تبدأ من جديد بمحادثة جديدة حين تغيّر الموضوع. وتحت كل جواب تقول إن كان جيداً أو لا، ويُستعمل هذا التقييم في تحسين المساعد.

وهناك عرض إداري أيضاً: في قائمة محادثات المساعد يرى المدير مَن سأل ماذا، وكم كلّف كل سؤال. فكل سؤال إلى المساعد خدمة مدفوعة صغيرة، ويستحقّ أن تعرف حجمها.

الوصول إلى المساعد من واتساب

المساعد نفسه يمكن الوصول إليه من واتساب، وهذا ما يجعله نافعاً حين تكون خارج المكتب.

اربط خطاً مستقلاً

في إعدادات المساعد تربط خط واتساب للمساعد — برقم مكتبك أنت، منفصلاً عن الخطوط التي يستعملها زملاؤك لرسائل العملاء.

موظفوك وحدهم يحصلون على جواب

كل رسالة تصل إلى ذلك الخط يُفحص رقم مرسلها أولاً. فإن كان لموظف معرَّف في نكستو وعلامة «مساعد واتساب» لديه مفعّلة، حصل على جواب في حدود صلاحيات ذلك المستخدم. وأي رقم غيره لا يحصل على جواب أصلاً.

فتستطيع أن تسأل عن رصيد من هاتفك وسط السوق، ولا يستطيع غريب عثر على الرقم أن يفعل ذلك.

نصائح وتحذيرات

• قد يخطئ المساعد، والبرنامج نفسه يقول ذلك أسفل الصفحة. وهو ممتاز لإيجاد رقم بسرعة، أو لسؤال كيف تنفّذ عملاً، أو لمراجعة اليوم من الهاتف.
• كل رقم تبني عليه قراراً أو دفعة، راجعه بالتقرير نفسه قبل أن تعمل به.
• الصلاحيات هي الضابط، لا صياغة السؤال. فإن كان زميل لا ينبغي أن يرى الربح، فانزع الصلاحية من مستخدمه لا من نصّ السؤال.
• اجعل خط واتساب الخاص بالمساعد منفصلاً عن الخطوط التي تُراسَل بها العملاء، ولا تفعّل علامة المساعد إلا لمن يحتاجها من الموظفين.
• كل سؤال خدمة مدفوعة صغيرة، فراجع قائمة المحادثات بين حين وآخر لترى حجم الاستعمال.
• إن بدا جواب غريباً، فافتح الأدوات المذكورة تحته ونفّذ التقرير نفسه بيدك؛ فهذا يفسّر الفرق في العادة.

إلى أين بعد ذلك

هذا آخر درس في فصل واتساب والأتمتة، الذي بدأ بـمجموعات واتساب والقوالب وطابور الإرسال — وهي الصفحة نفسها التي تربط فيها خط المساعد. ويأتي بعده فصل التقارير، مبتدئاً بـخريطة التقارير والتصدير، ثم أين المال. والتقرير الذي خلف أكثر أسئلة الأرصدة هو كشف حساب العميل والبوابة، والصلاحيات التي يلتزم بها المساعد تُضبط في المستخدمون والصلاحيات وتسجيل الدخول بخطوتين.

الأسئلة الشائعة

هل يستطيع المساعد الذكي أن يغيّر شيئاً في نكستو أو يحذفه؟

لا. المساعد يقرأ فقط: لا يسجّل قيداً، ولا يغيّر شيئاً، ولا يحذف. وأسوأ نتيجة للسؤال جوابٌ لا تجده مفيداً.

هل يُظهر المساعد لزميل أرقاماً لا يحقّ له رؤيتها؟

لا. هو يجيب في حدود صلاحيات المستخدم السائل، فالمستخدم الذي لا يملك صلاحية الربح لن يحصل على أرقام الربح منه، بأي لغة أو صياغة سأل.

من أين تأتي أجوبة المساعد؟

في أسئلة البيانات ينفّذ التقرير نفسه الذي كنت ستفتحه — والرصيد يأتي من كشف حساب العميل — ويكتب النتيجة باللغة التي سألت بها. وفي أسئلة الكيفية يبني الجواب من دليل نكستو نفسه، فيكون خاصاً بهذا البرنامج.

هل أثق بالأرقام التي يعطيني إياها؟

استعملها لإيجاد رقم بسرعة أو لمراجعة اليوم، لكن راجع بالتقرير نفسه كل ما ستبني عليه قراراً أو دفعة. فقد يخطئ المساعد، ونكستو يقول ذلك أسفل الصفحة.

كيف أستعمل المساعد من واتساب؟

في إعدادات المساعد تربط له خط واتساب مستقلاً. ولا يُجاب على الرسائل إلا حين يكون رقم المرسل لمستخدم معرَّف في نكستو وعلامة مساعد واتساب لديه مفعّلة؛ وأي رقم غيره يُهمَل.

هل لكل سؤال تكلفة؟

نعم، كل سؤال إلى المساعد خدمة مدفوعة صغيرة. وقائمة محادثات المساعد تُري المدير مَن سأل ماذا، وكم كلّف كل سؤال.