Наличные сделки, кассовое окно и кассовые поручения

Клиент подходит к окошку, отдаёт деньги, получает деньги и уходит. Счёт ему не открывается, задолженность не остаётся. Это и есть наличная сделка, и в Nexto для неё есть отдельная форма.

В разделе Покупка и продажа валюты мы зарегистрировали сделку, которая легла на счёт клиента, а расчёт по ней был отложен на потом; здесь деньги передаются сразу, в моменте. Есть и третий вариант, который очень часто нужен в работе: деньги ещё не перемещались, вы только договорились — это называется кассовое поручение.

Что вы изучите в этой части

• Техническая разница между наличной и обычной сделкой в одном слове: контрагент
• Заполнение наличной формы и выбор кассы окошка
• Чтение документа по наличной сделке и просмотр его влияния на остаток кассы
• Регистрация кассового поручения и поле имени посетителя
• Исполнение поручения, выпуск квитанции и загрузка подписанной квитанции
• Почему не нужно всё оформлять как наличные сделки

Наличная, обычная или поручение?

Техническая разница между наличной сделкой и обычной сделкой — всего одно слово: контрагент. В обычной сделке контрагентом является счёт клиента; в наличной сделке контрагентом является ваша касса. То есть вместо того, чтобы менялся чей-то баланс, увеличивается или уменьшается остаток кассы. У кассового поручения вообще нет контрагента: пока не нажато «Исполнить», это просто договорённость, которая стоит в очереди у кассира.

Регистрация наличной сделки

Выберите кассу окошка

В наличной форме первое поле вместо клиента — это касса: из какой кассы деньги выходят и в какую заходят. Если у вас несколько окошек, у каждого окошка есть своя касса. Сразу после выбора рядом с формой появляется остаток кассы.

Укажите направление и две валюты

Остальная часть формы такая же, как в обычной сделке: тип сделки «Продажа клиенту», валюта, которую вы выдаёте, и валюта, которую получаете. В примере этой части мы продаём доллары и получаем лиры, потому что клиент — пассажир и у него есть наличные лиры.

Введите сумму и курс

Продаём 2 000 долларов по курсу 48 лир за доллар, а лиры сразу наличными принимаем в окошке. Сумму к получению форма считает сама: 96 000 лир.

Панель сводки тоже та же, что и раньше, с той же строкой «Отклонение от табло», которую нужно смотреть перед каждой регистрацией, а комиссия и вознаграждение работают так же, как в обычной сделке. Вы пишете примечание — например, «Наличная продажа в окошке» — дилер, как и раньше, обязателен, и затем нажимаете «Зарегистрировать наличную сделку».

Прочитайте документ

В документе вы видите в журнале то же отличие: вместо счёта клиента наличная касса кредитована в долларах и дебетована в лирах. То есть деньги действительно вышли из кассы и пришли в кассу, а не была зарегистрирована дебиторская задолженность.

Кассовое поручение

Что такое поручение

Клиент говорит: завтра придёт мой представитель и получит эту сумму, или оставляет деньги, чтобы вы позже выдали их кому-то. Это ещё не сделка; это договорённость, которую должен исполнить кассир. Касса может быть как вашей собственной кассой, так и кассой партнёра — например, вы говорите партнёрскому обменному пункту в Дубае выдать эту сумму посетителю.

Заполните форму поручения

У поручения есть два направления: касса принимает или касса выдаёт. И есть одно поле, которое специально нужно для работы обменного пункта: имя посетителя, если получатель денег — не сам клиент, вместе с фотографией его удостоверения личности.

В примере этой части обменный пункт Каве говорит, что его представитель, Реза Могими, завтра получит 10 000 долларов наличными. Плательщик — наличная касса, получатель — обменный пункт Каве, сумма — 10 000, валюта — доллар, имя посетителя — Реза Могими. При нажатии «Зарегистрировать поручение» ещё не формируется никакой документ; договорённость просто становится в очередь кассира.

Исполнение и квитанция

У каждого поручения есть один из трёх статусов: в ожидании, выполнено, отменено. Пока оно в ожидании, никакой документ не сформирован. Завтра, когда посетитель придёт и получит деньги, кассир нажимает «Исполнить» и подтверждает: в этот же момент формируется документ и выпускается квитанция.

Поручение переходит в статус «Выполнено», и рядом с ним появляется код документа. Оттуда же вы печатаете квитанцию; посетитель подписывает её, вы кладёте его удостоверение личности в рамку квитанции и фотографируете квитанцию целиком. Фото загружается там же, и отметка «Подписано» остаётся рядом с поручением.

Советы и предупреждения

• Не поддавайтесь соблазну оформлять всё как наличные сделки только потому, что так быстрее; наличная сделка означает, что деньги действительно переместились в окошке.
• Если деньги не перемещались, а вы зарегистрируете это как наличную сделку, остаток кассы не будет совпадать с реальностью, и в конце дня придётся искать расхождение.
• Кассовая книга — именно то место, где это расхождение проявляется: начало дня, приход, расход, конец дня — по каждой валюте.
• Если у вас несколько окошек, внимательно выбирайте правильную кассу; неправильная касса означает два несведённых окошка.
• Пока поручение находится в статусе «В ожидании», никакой документ не сформирован и счёт клиента тоже не двинулся.
• Подписанную квитанцию загружайте там же, рядом с поручением; через месяцы это будет ваше единственное доказательство.

Дальше по курсу

Предыдущая часть, Покупка и продажа валюты, была об этой же сделке, когда она ложится на счёт клиента. Следующая часть, Откуда берётся прибыль по сделке, разбирает вопрос, на который все отвечают неправильно. Чтобы смотреть остатки и сверять кассу, перейдите к разделу Где деньги?, а для перемещения денег между счетами посмотрите Перевод средств, приём и выплата.

Частые вопросы

Чем наличная сделка отличается от обычной?

Только контрагентом. В обычной сделке контрагент — счёт клиента, и меняется его баланс; в наличной сделке контрагент — ваша касса, и меняется остаток кассы. Остальная форма — направление, две валюты, сумма и курс, комиссия и вознаграждение — одинаковая.

Когда нужно регистрировать наличную сделку, а когда обычную?

Если деньги в этот же момент переданы в окошке — наличная; если сделка ложится на счёт клиента, а расчёт будет позже — обычная. Наличная регистрация того, что реально не перемещалось, уводит остаток кассы от действительности.

Кассовое поручение формирует документ?

Нет, пока оно в статусе «В ожидании», никакой документ не формируется. Документ создаётся ровно в тот момент, когда кассир нажимает «Исполнить» и подтверждает; там же выпускается квитанция.

Что делать, если получатель денег — не сам клиент?

В форме поручения впишите имя посетителя и приложите фото его удостоверения личности. Человек, который в день выдачи получает деньги, должен быть тем самым лицом, которого указал клиент.

Где хранить подписанную квитанцию?

После исполнения распечатайте квитанцию, дайте посетителю подписать её, положите его удостоверение личности в рамку квитанции и сфотографируйте квитанцию целиком. Фото загрузите там же, рядом с поручением, чтобы появилась отметка «Подписано».