Наличные сделки, кассовое окно и кассовые поручения
Как в Nexto проводить наличную сделку в кассе, чем она отличается от обычной сделки, и как кассовое поручение проходит путь до исполнения и подписанной квитанции.
Смотреть это видео на: YouTube
Клиент подходит к окошку, отдаёт деньги, получает деньги и уходит. Счёт ему не открывается, задолженность не остаётся. Это и есть наличная сделка, и в Nexto для неё есть отдельная форма.
В разделе Покупка и продажа валюты мы зарегистрировали сделку, которая легла на счёт клиента, а расчёт по ней был отложен на потом; здесь деньги передаются сразу, в моменте. Есть и третий вариант, который очень часто нужен в работе: деньги ещё не перемещались, вы только договорились — это называется кассовое поручение.
Что вы изучите в этой части
- Техническая разница между наличной и обычной сделкой в одном слове: контрагент
- Заполнение наличной формы и выбор кассы окошка
- Чтение документа по наличной сделке и просмотр его влияния на остаток кассы
- Регистрация кассового поручения и поле имени посетителя
- Исполнение поручения, выпуск квитанции и загрузка подписанной квитанции
- Почему не нужно всё оформлять как наличные сделки
Наличная, обычная или поручение?
Техническая разница между наличной сделкой и обычной сделкой — всего одно слово: контрагент. В обычной сделке контрагентом является счёт клиента; в наличной сделке контрагентом является ваша касса. То есть вместо того, чтобы менялся чей-то баланс, увеличивается или уменьшается остаток кассы. У кассового поручения вообще нет контрагента: пока не нажато «Исполнить», это просто договорённость, которая стоит в очереди у кассира.
Регистрация наличной сделки
Выберите кассу окошка
В наличной форме первое поле вместо клиента — это касса: из какой кассы деньги выходят и в какую заходят. Если у вас несколько окошек, у каждого окошка есть своя касса. Сразу после выбора рядом с формой появляется остаток кассы.
Укажите направление и две валюты
Остальная часть формы такая же, как в обычной сделке: тип сделки «Продажа клиенту», валюта, которую вы выдаёте, и валюта, которую получаете. В примере этой части мы продаём доллары и получаем лиры, потому что клиент — пассажир и у него есть наличные лиры.
Введите сумму и курс
Продаём 2 000 долларов по курсу 48 лир за доллар, а лиры сразу наличными принимаем в окошке. Сумму к получению форма считает сама: 96 000 лир.
Панель сводки тоже та же, что и раньше, с той же строкой «Отклонение от табло», которую нужно смотреть перед каждой регистрацией, а комиссия и вознаграждение работают так же, как в обычной сделке. Вы пишете примечание — например, «Наличная продажа в окошке» — дилер, как и раньше, обязателен, и затем нажимаете «Зарегистрировать наличную сделку».
Прочитайте документ
В документе вы видите в журнале то же отличие: вместо счёта клиента наличная касса кредитована в долларах и дебетована в лирах. То есть деньги действительно вышли из кассы и пришли в кассу, а не была зарегистрирована дебиторская задолженность.
Кассовое поручение
Что такое поручение
Клиент говорит: завтра придёт мой представитель и получит эту сумму, или оставляет деньги, чтобы вы позже выдали их кому-то. Это ещё не сделка; это договорённость, которую должен исполнить кассир. Касса может быть как вашей собственной кассой, так и кассой партнёра — например, вы говорите партнёрскому обменному пункту в Дубае выдать эту сумму посетителю.
Заполните форму поручения
У поручения есть два направления: касса принимает или касса выдаёт. И есть одно поле, которое специально нужно для работы обменного пункта: имя посетителя, если получатель денег — не сам клиент, вместе с фотографией его удостоверения личности.
В примере этой части обменный пункт Каве говорит, что его представитель, Реза Могими, завтра получит 10 000 долларов наличными. Плательщик — наличная касса, получатель — обменный пункт Каве, сумма — 10 000, валюта — доллар, имя посетителя — Реза Могими. При нажатии «Зарегистрировать поручение» ещё не формируется никакой документ; договорённость просто становится в очередь кассира.
Исполнение и квитанция
У каждого поручения есть один из трёх статусов: в ожидании, выполнено, отменено. Пока оно в ожидании, никакой документ не сформирован. Завтра, когда посетитель придёт и получит деньги, кассир нажимает «Исполнить» и подтверждает: в этот же момент формируется документ и выпускается квитанция.
Поручение переходит в статус «Выполнено», и рядом с ним появляется код документа. Оттуда же вы печатаете квитанцию; посетитель подписывает её, вы кладёте его удостоверение личности в рамку квитанции и фотографируете квитанцию целиком. Фото загружается там же, и отметка «Подписано» остаётся рядом с поручением.
Советы и предупреждения
- Не поддавайтесь соблазну оформлять всё как наличные сделки только потому, что так быстрее; наличная сделка означает, что деньги действительно переместились в окошке.
- Если деньги не перемещались, а вы зарегистрируете это как наличную сделку, остаток кассы не будет совпадать с реальностью, и в конце дня придётся искать расхождение.
- Кассовая книга — именно то место, где это расхождение проявляется: начало дня, приход, расход, конец дня — по каждой валюте.
- Если у вас несколько окошек, внимательно выбирайте правильную кассу; неправильная касса означает два несведённых окошка.
- Пока поручение находится в статусе «В ожидании», никакой документ не сформирован и счёт клиента тоже не двинулся.
- Подписанную квитанцию загружайте там же, рядом с поручением; через месяцы это будет ваше единственное доказательство.
Дальше по курсу
Предыдущая часть, Покупка и продажа валюты, была об этой же сделке, когда она ложится на счёт клиента. Следующая часть, Откуда берётся прибыль по сделке, разбирает вопрос, на который все отвечают неправильно. Чтобы смотреть остатки и сверять кассу, перейдите к разделу Где деньги?, а для перемещения денег между счетами посмотрите Перевод средств, приём и выплата.
Частые вопросы
Чем наличная сделка отличается от обычной?
Только контрагентом. В обычной сделке контрагент — счёт клиента, и меняется его баланс; в наличной сделке контрагент — ваша касса, и меняется остаток кассы. Остальная форма — направление, две валюты, сумма и курс, комиссия и вознаграждение — одинаковая.
Когда нужно регистрировать наличную сделку, а когда обычную?
Если деньги в этот же момент переданы в окошке — наличная; если сделка ложится на счёт клиента, а расчёт будет позже — обычная. Наличная регистрация того, что реально не перемещалось, уводит остаток кассы от действительности.
Кассовое поручение формирует документ?
Нет, пока оно в статусе «В ожидании», никакой документ не формируется. Документ создаётся ровно в тот момент, когда кассир нажимает «Исполнить» и подтверждает; там же выпускается квитанция.
Что делать, если получатель денег — не сам клиент?
В форме поручения впишите имя посетителя и приложите фото его удостоверения личности. Человек, который в день выдачи получает деньги, должен быть тем самым лицом, которого указал клиент.
Где хранить подписанную квитанцию?
После исполнения распечатайте квитанцию, дайте посетителю подписать её, положите его удостоверение личности в рамку квитанции и сфотографируйте квитанцию целиком. Фото загрузите там же, рядом с поручением, чтобы появилась отметка «Подписано».
Полная расшифровка видео
Этот урок о наличной сделке: клиент платит, получает и уходит в ту же минуту, без того чтобы ему открывали счёт и оставался долг. В прошлом уроке мы провели сделку, которая легла на счёт клиента и рассчитывается позже. Здесь деньги переходят из рук в руки на месте. И мы увидим третий режим: деньги ещё не двигались, и вы только договорились; это называется кассовой заявкой. Техническая разница в одном слове: вторая сторона. В обычной сделке второй стороной выступает счёт клиента; в наличной — ваша касса.
Значит, меняется не чей-то баланс, а остаток в кассе. А у заявки второй стороны нет вообще, потому что документа ещё нет. Форма наличной сделки. Первое поле вместо клиента — касса: из какой кассы деньги выходят и в какую приходят. Если у вас несколько окон, у каждого своя касса, и вы выбираете её прямо здесь. Как только выбрали, рядом с формой появляется остаток этой кассы. Остальное — та же форма, что и раньше: тип сделки, продажа клиенту. Валюта, которую отдаём, — доллары, и та, которую берём, в этот раз рубли, потому что клиент проезжий и у него наличные рубли.
До этого места ничем от обычной сделки не отличается; поменялась только вторая сторона. Сумма и курс: продаём две тысячи долларов и берём рубли прямо сейчас, здесь же в кассе, наличными. Полученную сумму программа посчитала сама. Панель сводки та же, с тем же отрывом от табло, который надо увидеть до любого проведения. Комиссия и вознаграждение работают как в обычной сделке. Пишем описание: продажа за наличные через кассу. Трейдер, как и раньше, обязателен и остаётся тем же.
И теперь проводим наличную сделку — документ создан, и его страница открыта. И в документе видно ту же разницу в книге: вместо счёта клиента касса в долларах идёт в кредит, а в рублях в дебет. Деньги действительно вышли из кассы и вошли в кассу, а не просто записалось требование. Теперь то, что нужно рядом с кассой: заявка. Клиент говорит, что завтра придёт его человек и заберёт эту сумму, или оставляет деньги, чтобы вы потом кому-то их выдали. Это ещё не сделка; это договорённость, которую кассир должен исполнить.
И касса может быть вашей собственной или кассой коллеги — например, вы говорите партнёрскому пункту выдать эту сумму предъявителю. У заявки два направления: касса принимает или касса выдаёт. И поле, особенное для обменного пункта: имя предъявителя, если это не сам клиент, с фотографией его документа. Тот, кто завтра заберёт деньги, должен быть тем человеком, которого назвал клиент. Проведём заявку: партнёрский пункт «Москва-Сити» говорит, что завтра его человек принесёт десять тысяч долларов наличными.
Касса принимает, значит плательщик — сам партнёрский пункт, а получатель — наша касса. Сумма: десять тысяч. Валюта: доллары. Имя предъявителя: Рубен Мкртчян. И регистрируем поручение — документа пока нет, есть только договорённость, которая теперь стоит в очереди кассира. У каждой заявки одно из трёх состояний: в ожидании, исполнена, отменена. Пока она в ожидании, никакого документа не проведено — это просто договорённость, записанная так, чтобы её никто не забыл и чтобы кассир видел её у себя в очереди.
Завтра, когда Рубен придёт и принесёт деньги, кассир открывает эту строку и нажимает галочку «исполнить». Программа переспросит, получены ли деньги, потому что дальше уже необратимо. И вот в этот момент, не раньше, проводится документ и выдаётся квитанция. Заявка перешла в «исполнена», и рядом с ней стоит код её документа. Отсюда вы печатаете квитанцию; предъявитель расписывается, вы кладёте его документ в рамку квитанции и фотографируете всё целиком.
Этот снимок загружается прямо рядом с заявкой кнопкой «загрузить подпись», и при заявке остаётся отметка о подписи. Так у вас на руках остаётся доказательство того, что деньги забрал именно тот человек, которого назвал клиент. И совет: не поддавайтесь соблазну записывать всё как наличные, потому что так быстрее. Если деньги на самом деле не двигались, а вы записали их наличными, остаток кассы не сойдётся с реальностью, и в конце дня вы будете искать разницу.
Кассовая книга — ровно то место, где эта разница показывает себя: остаток на начало, приход, расход, остаток на конец, по каждой валюте. Деньги перешли прямо сейчас — наличные. Легли на счёт — обычная сделка. Вы только договорились — заявка, а после исполнения рядом с ней подписанная квитанция. В следующем уроке переходим к вопросу, на который почти все отвечают неверно: сколько же сделка на самом деле принесла?
Попробуйте сами прямо сейчас
Полная приватная демоверсия с тестовыми данными — без установки, без банковской карты.
Создать бесплатное демо