Nakit işlemler, kasa ve kasa talimatları

Gişede olup bitenlerin çoğu için hesaba gerek yoktur. Bir yolcu elinde Türk lirasıyla girer, ABD doları ister, parayı verir, dövizini alır ve çıkar. İki tarafta da kimse kimseye borçlu kalmaz; o kişi için hesap açmak, kimsenin bir daha okumayacağı listeye bir isim eklemekten başka işe yaramaz.

Döviz alım satımı dersinde müşterinin hesabına düşen ve sonradan kapanan bir işlem kaydetmiştik. Bu ders diğer iki durumu anlatıyor: paranın yerinde el değiştirdiği nakit işlem, ve henüz hiçbir paranın hareket etmediği, sadece yarın için bir söz verdiğiniz kasa talimatı.

Üçü arasındaki fark tek bir kelimededir — muhatap — ve bunu yanlış seçmek gün sonunda kasanızı eksik bırakan şeydir.

Bu derste neler öğreneceksiniz

• Nakit işlemi sıradan işlemden ayıran o tek kelimeyi
• Belirli bir kasaya karşı nakit işlemi nasıl kaydedeceğinizi
• Bir nakit işlemin fişinin defterde nasıl göründüğünü
• İşlem yerine ne zaman kasa talimatı yazacağınızı ve neden hiçbir kayıt atmadığını
• Uygula'nın bekleyen bir talimatı nasıl fişe ve makbuza çevirdiğini
• Gelen kişinin imzalı makbuzunu ve kimlik fotoğrafını talimata nasıl ekleyeceğinizi
• Nakit olmayan parayı nakit kaydetmenin size neden bir akşam pahasına olduğunu

Nakit mi, hesap mı, yoksa sadece bir söz mü

Üç mod arasındaki teknik fark muhataptır.

Sıradan bir işlemde muhatap müşterinin hesabıdır, yani birinin bakiyesi değişir. Nakit işlemde muhatap kasanızdır, yani hiçbir bakiye değişmez — bunun yerine kasanın mevcudu artar ya da azalır. Talimatın ise hiç muhatabı yoktur, çünkü o aşamada henüz bir fiş yoktur.

Para şu anda hareket etti: nakit işlem. Bir hesaba düştü ve sonra kapanacak: sıradan işlem. Sadece yarın için bir şey konuştunuz: kasa talimatı.

Adım adım nakit işlem kaydı

Kasayı seçin

Sıradan form müşteriyle başlıyorsa, nakit form kasayla başlar. Paranın hangi kasadan çıkıp hangi kasaya gireceğini siz seçersiniz. Birkaç gişeniz varsa her gişenin kendi kasası vardır ve tam burada onu seçersiniz. Seçtiğiniz anda o kasanın mevcudu formun yanında belirir, böylece hiçbir şeye girişmeden çekmecede gerçekte ne olduğunu görürsünüz.

Ne sattığınızı ve ne aldığınızı girin

Buradan sonrası zaten bildiğiniz formdur. İşlem türünü belirleyin — bu örnekte müşteriye satış. Elden çıkardığınız dövizi seçin, ABD doları, ve karşılığında aldığınız dövizi, Türk lirası; çünkü müşteri elinde nakit lira taşıyan bir yolcu. Burada sıradan bir işlemden farklı hiçbir şey yok; sadece muhatap değişti.

Tutarı ve kuru girin

2.000 ABD dolarını, dolar başına 48 Türk lirası kurundan satıyoruz ve liraları hemen şimdi, gişede, nakit alıyoruz. Nexto alınan tutarı hesaplar: 96.000 Türk lirası. Devam etmeden önce bu rakamı tezgâhtaki paralarla karşılaştırın.

Özeti kontrol edin, sonra kaydedin

Özet paneli sıradan işlemdekiyle aynıdır ve içinde, hiçbir şey kaydetmeden önce mutlaka okumanız gereken aynı panoya göre fark rakamı vardır. Komisyon ve üçüncü taraf komisyonu da sıradan formdaki gibi davranır. Bir açıklama yazın — «gişede nakit satış» yeter — ve zorunlu alan olan işlemciyi doldurun. Sonra nakit işlemi kaydedin; fiş oluşur ve sayfası açılır.

Fişi okuyun

Fark asıl fişte görünür hâle gelir. Müşterinin hesabı yerine kasayı görürsünüz: ABD dolarında alacak, Türk lirasında borç. Para gerçekten kasadan çıktı ve gerçekten kasaya girdi; kimse için bir alacak kaydedilmedi.

Kasa talimatı

Ne zaman gerekir

Gişenin yanında, aslında hiç işlem olmayan ikinci bir şey daha vardır. Müşteri, adamının yarın gelip bir tutarı alacağını söyler, ya da sonradan birine ödemeniz için size para bırakır. Bu bir işlem değil, kasacının yerine getirmesi gereken bir talimattır — ve yerine getirilene kadar deftere hiçbir şey düşmemelidir.

İşin içindeki kasa sizin kasanız olabileceği gibi bir meslektaşınızın kasası da olabilir. Örneğin Dubai'deki ortak bir bürodan, gelen bir kişiye bir tutar vermesini isteyebilirsiniz.

Talimatı doldurun

Talimatın iki yönü vardır: kasa alır ya da kasa öder. Bir de sıradan muhasebe yazılımlarında bulamayacağınız bir alanı vardır — parayı alacak kişi müşterinin kendisi olmadığında gelen kişinin adı, ve yanında kimliğinin fotoğrafı. Yarın kim gelirse gelsin, müşterinin adını verdiği kişi olmak zorundadır.

Örnekte Basra Döviz, temsilcisi Ramazan Çelik'in yarın 10.000 ABD dolarını nakit alacağını söylüyor. Ödeyen kasa, alıcı Basra Döviz, tutar 10.000, döviz ABD doları ve gelen kişinin adı Ramazan Çelik. Talimatı kaydedin; hiçbir kayıt atılmaz — ortada fiş yoktur, sadece kasacının sırasında bekleyen bir talimat vardır.

Para gerçekten hareket edince uygulayın

Her talimat üç durumdan birini taşır: beklemede, tamamlandı ya da iptal edildi. Beklemede kaldığı sürece ortada fiş yoktur. Yarın Ramazan Çelik gelip parayı aldığında kasacı Uygula'ya basar ve onaylar. İşte o anda fiş kaydedilir ve bir makbuz kesilir.

Makbuzu yazdırın ve kanıtı ekleyin

Talimat tamamlandı durumuna geçtiğinde fiş kodu hemen yanında durur. Oradan makbuzu yazdırırsınız. Gelen kişi imzalar, kimlik kartını makbuzun çerçevesinin içine koyup hepsini birden fotoğraflarsınız, ve o görsel talimatın tam yanına yüklenir. Talimatta bundan sonra imzalı işareti kalır, böylece aylar sonra kimin neyi aldığı tartışma konusu olmaz.

Her şeyi nakit diye kaydetmeyin

Nakit, yazılımdaki en hızlı formdur ve tuzak da tam olarak budur. Para gerçekte hareket etmediyse ve siz onu nakit kaydettiyseniz, kasanın mevcudu çekmecedekiyle örtüşmez olur ve gün sonunda yalnızca yazılımda var olan bir farkın peşinde koşarsınız.

O fark kendini kasa defterinde gösterir: her döviz için açılış, giren, çıkan ve kapanış.

İpuçları ve uyarılar

• Paranın fiilen içinde bulunduğu gişeye karşılık gelen kasayı seçin. Gün sonu sayımını mümkün kılan şey, her gişeye bir kasa kuralıdır.
• Kaydetmeden önce formun yanında beliren kasa mevcuduna bakın. Şimdiden yanlış görünüyorsa önce onu düzeltin.
• İşlemci alanı nakit formda zorunludur. Oraya, o sırada sisteme giriş yapmış olan kişiyi değil, işlemi gerçekten yapan kişiyi yazın.
• Talimat işlem değildir ve hiçbir kayıt atmaz. Para çoktan hareket ettiyse talimat yazmayın — işlemi kaydedin.
• Adı yazılı gelen kişiden başkasının parayı almasına asla izin vermeyin. Gelen kişinin adı ve kimlik fotoğrafı, kasacı gerektiğinde reddedebilsin diye vardır.
• Fotoğraflanmış, imzalı makbuzu talimata aynı gün ekleyin. Kanıtı olmayan, uygulanmış bir talimatın sonradan değeri çok azdır.

Bundan sonra nereye

Önceki ders, döviz alım satımı, sıradan işlem formunu, ondan doğan fişi ve bir işlem yanlış kaydedildiğinde ne yapılacağını anlatıyor. Sırada işlem kârı nereden gelir var; özet panelindeki panoya göre fark rakamının neden sizin kârınız olmadığını açıklıyor. Para çekmeceden değil bankadan geçtiğinde transferler, tahsilatlar ve ödemeler dersindesiniz; müşteri size para yerine bir söz bıraktıysa ödeme taahhütleri ve yatırma talepleri dersine bakın.

Sık sorulan sorular

Nexto'da nakit işlemle sıradan işlem arasındaki fark nedir?

Muhatap. Sıradan işlemde muhatap müşterinin hesabıdır, yani bakiyesi değişir. Nakit işlemde muhatap kasanızdır, yani kasanın mevcudu artar ya da azalır ve hiçbir bakiye oluşmaz.

Gişeye gelen nakit müşteri için hesap açmam gerekir mi?

Hayır. Nakit işlem gişede, kasaya karşı kapanır; dolayısıyla hesap açılmaz ve iki tarafta da borç kalmaz.

Kasa talimatı nedir?

Bir işlem değil, bir talimattır: müşterinin adamı yarın gelip bir tutarı alacaktır, ya da siz sonradan bir kasadan birine ödeme yapacaksınızdır. Kasacının sırasında beklemede durumuyla bekler ve uygulanana kadar hiçbir fiş atmaz.

Kasa talimatı ne zaman fiş oluşturur?

Yalnızca kasacı Uygula'ya basıp onayladığında, yani paranın gerçekten el değiştirdiği anda. Fiş o anda kaydedilir, makbuz o anda kesilir ve talimat tamamlandı durumuna geçer.

Talimattaki gelen kişi kimdir?

Parayı alan kişi müşterinin kendisi olmadığında, onun yerine gelen kişidir. Adını ve kimliğinin bir fotoğrafını talimata kaydedersiniz, ve parayı yalnızca o kişi alabilir.

Kasam gün sonunda neden tutmuyor?

En sık nedeni, para gerçekte hareket etmemişken bir işlemi nakit kaydetmektir. Farkın nereden girdiğini bulmak için kasa defterini — her döviz için açılış, giren, çıkan ve kapanış — çekmeceyle karşılaştırın.