WhatsApp bağlantısı, şablonlar ve gece raporları

Gün boyu müşteriler bakiye soruyor, biri ekstre istiyor, bir başkası fişi göndermenizi bekliyor. Bunların hepsini zaten WhatsApp'tan cevaplıyorsunuz — sadece elle. Bu bölüm, Nexto'nun bunları sizin yerinize göndermesiyle ilgili: bağlantı, şablonlar, gönderim ve her gece otomatik giden raporlar.

Bu bölümde neler öğreneceksiniz

• WhatsApp'ınızı karekodla bağlamayı ve bağlantının neden kişisel olduğunu
• Dört gruptaki on hazır mesaj şablonunu
• Değişkenlerin şablonu nasıl kişiselleştirdiğini
• Her şablonun dilini ayrı ayrı belirlemeyi
• Ekstre sayfasından bakiye ve ekstre göndermeyi
• Gece raporlarını saat, kullanıcı ve grup seçerek kurmayı
• Önizleme, günün kâr mesajı ve boş rapor ayarını

Adım adım

1. WhatsApp'ınızı bağlayın

Bağlantı sayfası bir karekod gösterir. Telefonunuzda «ayarlar → bağlı cihazlar → cihaz bağla» deyip bunu okutursunuz. WhatsApp Web için yaptığınızın tam olarak aynısıdır.

Burada iki noktayı ciddiye alın. Birincisi bağlantı kişiseldir: her sistem kullanıcısı kendi WhatsApp'ını bağlar ve mesajlar ortak bir numaradan değil, o kullanıcının numarasından gider. İkincisi oturum sadece kendi sunucunuzda durur; yani ne numaranız başka bir yere gider, ne mesajlarınız.

2. Hazır şablonları gözden geçirin

Dört grupta on hazır şablonunuz vardır: bakiye ve ekstre, işlemler, transfer ve yatırma, ve raporlar. Bunlar şu anda her gün elle yazdığınız metinlerin ta kendisidir — bir kez doğru yazın, bitsin.

3. Değişkenleri kullanın

Şablonu şablon yapan şey değişkenlerdir. Gerçek bir değerin gelmesi gereken her yere bir değişken koyarsınız: büro adı, müşteri adı, hesap numarası, tarih. Gönderirken Nexto bunları o müşterinin gerçek bilgileriyle değiştirir.

Her değişkene tıkladığınızda imlecin olduğu yere eklenir. Metni yazarken hiçbir isim ya da tarih yazmayın — sadece yerlerini bırakın ve şablonu kaydedin.

4. Şablonun dilini seçin

Yabancı müşterisi olan bürolar için çok işe yarayan bir seçim: her şablonun dili ayrı ayrı belirlenir. İngilizceyi seçerseniz sadece metin değil, müşteri adı, tarih ve sayı biçimi de İngilizce olur.

5. Ekstre sayfasından gönderin

Ekstre sayfasında iki düğme vardır: bakiyeyi görsel olarak gönder ve ekstre dosyasını gönder. Her birinin altına giden metin, az önce düzenlediğiniz şablonun ta kendisidir.

6. Gece gönderimini kurun

Her gece söylediğiniz saatte, seçtiğiniz raporlar PDF olarak yönetim WhatsApp grubuna gider. Önce saati, hangi kullanıcının oturumundan gideceğini ve hangi gruba gideceğini söylersiniz.

7. Hangi raporların gideceğini seçin

On iki rapor hazırdır: günün işlemlerinden ve transferlerinden döviz pozisyonuna ve devam eden işlere kadar. Önemli olan şu: her raporun kendi filtreleri vardır. Mesela sadece kârlı işlemler, sadece bir döviz, ya da sadece belirli bir tutarın üstü.

8. Önizleyin ve iki küçük ayarı yapın

Her gece yöneticiye bir şey gitmeden önce ne gideceğini görebilirsiniz: her raporun kendi önizleme düğmesi vardır, bir de nihai PDF'i gösteren toplu önizleme.

Görünüşünden daha değerli iki ayar daha var. Günün kâr mesajı, PDF'ten ayrı olarak tek satırlık bir kâr özeti gönderir; metni yine şablonlardan gelir. Boş rapor ayarı ise o gün hiç satırı olmayan bir raporun hiç gönderilmemesini sağlar, ki yönetim grubu boş PDF'lerle dolmasın.

İpuçları

• WhatsApp'ınızı bir kez bağlayın, şablonları bir kez kendi dilinizle yazın; sonrası sadece düğmeye basmaktır.
• Gece gönderimini de kurun ki her gece kimsenin aklına gelmesine gerek kalmadan günün tablosu yöneticinin telefonunda olsun.
• Şablonlara asla sabit isim veya tarih yazmayın; o yerlere değişken koyun, yoksa herkese aynı ismi göndermiş olursunuz.
• Uygulamanın içindeki sayfa yardımı (sayfanın üstündeki ? işareti) daha fazla ayrıntı verir.

Sık sorulan sorular

Mesajlar hangi numaradan gidiyor?

Bağlantı kişiseldir: her sistem kullanıcısı kendi WhatsApp'ını bağlar ve mesajlar ortak bir numaradan değil, o kullanıcının kendi numarasından gider.

Numaram veya mesajlarım başka bir yere gidiyor mu?

Hayır. Oturum sadece kendi sunucunuzda durur; ne numaranız ne de mesajlarınız başka bir yere aktarılır.

Yabancı müşterime İngilizce mesaj gönderebilir miyim?

Evet. Her şablonun dili ayrı ayrı belirlenir. İngilizceyi seçtiğinizde sadece metin değil, müşteri adı, tarih ve sayı biçimi de İngilizce olur.

Gece giden PDF'leri önceden görebilir miyim?

Evet. Her raporun kendi önizleme düğmesi vardır, ayrıca nihai PDF'i gösteren bir toplu önizleme bulunur. Ayrıca boş rapor ayarını açarak o gün hiç satırı olmayan raporların gönderilmesini engelleyebilirsiniz.