WhatsApp grupları, şablonlar ve gönderim kuyruğu

Döviz bürolarının çoğu için WhatsApp ikinci bir ofistir. Dekontlar oradan gelir, müşteriler bakiyesini oradan sorar, hesap numaraları oradan verilir. Kimse müşteriyi bu alışkanlıktan vazgeçiremeyecek; o hâlde asıl işe yarar soru başkadır: gün boyu aynı mesajları yeniden yazmayı nasıl bırakırsınız ve sonradan ne gönderildiğini nasıl ispatlarsınız?

Nexto WhatsApp'ı yazılımın içine dört katmanda getirir. Her meslektaş kendi numarasını bağlar; her müşteri bir hedef alır, bir grup ya da bir telefon numarası; her gün gönderdiğiniz mesajlar, kendi cümlelerinizle bir kez yazdığınız şablonlara dönüşür; ondan sonra da zaten baktığınız sayfanın içinden gönderirsiniz ve her şey arayabildiğiniz bir kuyruğa kaydolur. Beşinci bir şey ise hiç düğme istemez: her gece geç saatte günün raporları kendiliğinden yönetim grubunuza gider.

Bu derste neler öğreneceksiniz

• Her meslektaşın kendi numarasından, karekodla bir hat bağlamayı
• Her müşterinin mesajlarının gideceği grubu ya da numarayı nerede belirleyeceğinizi
• Şablonların ve değişkenlerinin nasıl çalıştığını ve onları kendi cümlelerinizle nasıl yeniden yazacağınızı
• Bir bakiyeyi, bir ekstreyi ya da bir fişi bulunduğunuz sayfanın içinden göndermeyi
• Müşteri "bana bir şey gelmedi" dediğinde gönderim kuyruğunu okumayı
• Yönetim grubuna giden otomatik gece raporunu kurmayı

Birinci katman: hattı bağlamak

Her meslektaş kendi numarasını bağlar

Nexto'da her kullanıcı ortak bir büro numarasını değil, kendi WhatsApp'ını bağlar; böylece mesaj, onu gönderen meslektaşın numarasından çıkar. Sebebi ilişkidir: müşteriniz bir botla değil, bir insanla iş yapıyor. Mesaj yine her zaman konuştuğu aynı kişiden gelir — sadece yazma zahmeti ortadan kalkar.

Karekodu bir kez okutun

WhatsApp sayfası hattınızın durumunu gösterir. Nexto bir karekod gösterir, siz onu telefonunuzdaki WhatsApp ile okutursunuz ve saniyeler içinde hat bağlı duruma geçer. Kopması hâlinde aynı yerden yeniden okutup bağlarsınız; pratikte bu bir kez yapılır ve aylarca ayakta kalır.

İkinci katman: her müşterinin mesajları nereye gider

Hedefi müşterinin sayfasında belirleyin

Şablonlardan önce küçük bir adım vardır ve o olmadan hiçbir mesaj hiçbir yere gitmez: Nexto'nun bu müşterinin mesajlarının nereye gideceğini bilmesi gerekir.

Müşterinin sayfasını açın ve bu hesabın WhatsApp grupları kutusunu bulun. Ya kendi hattınızın üye olduğu gruplar listesinden onun grubunu seçin ya da — grubu yoksa — aynı kutuya numarasını uluslararası formatta yazın: ülke kodu, başında sıfır olmadan, sonra numara; ve listeden seçin. Bir kez kaydedin, o andan sonra bu müşteri için her mesaj oraya gider. Müşteri kaydındaki Telefon kutusu ayrı bir şeydir: müşteriyi bulmak içindir, mesaj almak için değil.

Üçüncü katman: şablonlar

Mesajı bir kez yazın

Defalarca gönderdiğiniz mesajlar şablona dönüşür: bakiye bildirimi, ekstre, açık işler, bir fiş, bir taahhüt için hesap numarası, bir kasa talimatı, bir Sayad çekinin aşamaları, bir dekontun okunamadığı notu. Bir kez yazılır, sonra bir düğmeyle gönderilir.

Kişiselleştirmeyi değişkenler yapar

Metnin içine müşteri adı ve tarih gibi değişkenler koyarsınız ve gönderim anında yerlerini gerçek değer alır. Müşteri başına bir mesaj yazmıyorsunuz; mesajın biçimini bir kez yazıyorsunuz.

Onları kendi cümlelerinizle yeniden yazın

Her şablon düzenlenebilir ve düzenlemelisiniz de: firmanızın üslubu, Nexto'yla gelen ifadeler değildir. Başlangıçta hepsini bir kez baştan sona okuyun ve kendiniz nasıl söylerseniz öyle yazın — örneğin bakiye metnini kısaltın ve kaydedin. O andan itibaren Bakiyeyi gönder düğmesi, değişkenlerin yerinde gerçek ad ve tarihle birlikte tam olarak sizin metninizi gönderir.

Dördüncü katman: sayfaların içinden göndermek

Mesaj göndermek için ayrı bir sayfa yoktur ve bu bilinçlidir: zaten bulunduğunuz yerden gönderirsiniz. Bir müşteri ekstresinde Bakiyeyi gönder düğmesi ve Ekstre gönder menüsü vardır; her açık taahhüdün ve yatırma talebinin gönderebileceğiniz bir görsel kartı vardır; bir fiş, bir kasa talimatı ya da bir Sayad çeki de hiçbir şey kopyalamadan belgenin kendisinden müşterinin WhatsApp'ına gider.

Mesaj o sayfanın içinden çıktığı için ekrandaki filtreyi de yanında taşır. Ekstreyi tek bir dövize ve tek bir tarih aralığına daraltırsanız müşteriye ulaşan da o olur; bu yüzden önce filtreyi kontrol edin.

Trafik ters yönde de işler: WhatsApp gruplarınıza gelen mesajlar ve dekontlar Nexto'nun gelen kutusuna düşer; orada bir dekont yeniden yazılmak yerine fişe dönüştürülebilir.

Gönderim kuyruğu

Gönderilen her şey kayda geçer

Her mesaj önce bir kuyruğa yazılır ve oradan çıkar; yani kuyruk sizin takip raporunuzdur. Müşteri "bana bir şey gelmedi" dediğinde tartışmak yerine kuyruğu açarsınız: ne zaman gitti, hangi numaraya ya da gruba, ne tür bir mesajdı ve durumu ne — kuyrukta, gönderildi, sunucuya ulaştı, iletildi, okundu ya da sebebiyle birlikte başarısız.

Durumlar hakkında bilinmesi gereken iki şey

İletildi ve okundu yalnızca bir numara için anlam taşır: grup için durum gönderildide kalır, çünkü WhatsApp grup mesajları için iletim bilgisi döndürmez. Kuyruğun kendi yetkisi de vardır — bu yetkisi olmayan bir kullanıcı başkalarınınkini değil, yalnızca kendi gönderimlerini görür.

Gece raporu

Bunun için hiçbir düğme gerekmez. Gece geç saatte, on ikiden önce, o günün raporları — işlemler, bakiyeler, günün kârı, açık işler — kendiliğinden yönetim grubuna gider; böylece gün aynı gece bir telefon ekranından gözden geçirilebilir. Ayarlarda saati, gönderecek oturumu ve hedef grubu seçer, hangi raporların gideceğini işaretlersiniz. İz yine aynı gönderim kuyruğundadır; türü Gece raporu ve gittiği saatle birlikte.

İpuçları ve uyarılar

• Bir şey göndermeye çalışmadan önce hedefi belirleyin. Müşterinin sayfasında grubu ya da numarası olmayan bağlı bir hat hiçbir şey göndermez.
• Uluslararası format, başında sıfır olmayan ülke kodu demektir; yerel formatta bir numara bulunamaz.
• Canlıya geçmeden önce her şablonu bir kez okuyun; varsayılan ifadeler bir başlangıç noktasıdır, firmanızın sesi değil.
• Sayfadaki filtre mesajla birlikte yolculuk eder: önce ekstreyi filtreleyin, sonra gönderin.
• Müşteri kendisine ulaşan şeye itiraz ederse cevabı gönderim kuyruğu verir: hedef, tür ve başarısızlık sebebi.

Sırada ne var

Bu ders, kur değerlemesi ve dönemi kapatmak defterleri kapattıktan sonra WhatsApp ve yapay zekâ bölümünü açıyor. Sırada, kendi hattı üzerinden WhatsApp'tan da erişilebilen yapay zekâ asistanı var. Bu düğmelerin çoğunun bulunduğu sayfa müşteri ekstresi ve portal, açık işler kartları ödeme taahhütleri ve yatırma talepleri dersinden geliyor ve gönderim kuyruğunun arkasındaki yetki kullanıcılar, yetkiler ve iki adımlı giriş dersinde belirleniyor.

Sık sorulan sorular

Bürodaki herkes tek bir WhatsApp numarasını mı paylaşıyor?

Hayır. Her kullanıcı karekodla kendi numarasını bağlar ve mesaj, onu gönderen meslektaşın numarasından çıkar; böylece müşteri her zamanki aynı kişiyle konuşmayı sürdürür.

Bir müşterinin mesajlarının hangi gruba ya da numaraya gideceğini Nexto'ya nerede söylerim?

Müşterinin kendi sayfasında, o hesabın WhatsApp grupları kutusunda. Hattınızın gruplarından onun grubunu seçin ya da numarasını oraya uluslararası formatta, önce ülke kodu ve başında sıfır olmadan yazın. Telefon alanı yalnızca müşteriyi bulmak içindir.

Nexto'nun gönderdiği mesajların ifadesini değiştirebilir miyim?

Evet. Her şablon düzenlenebilir ve onları firmanızın kendi cümleleriyle yeniden yazmanız beklenir. Müşteri adı ve tarih gibi değişkenler gönderim anında dolar; bu yüzden tek bir şablon bütün müşterilere yeter.

Bir mesajın müşteriye gerçekten ulaşıp ulaşmadığını nasıl kontrol ederim?

Gönderim kuyruğunu açın. Mesajın ne zaman gittiğini, hangi numaraya ya da gruba gittiğini, türünü ve durumunu gösterir: kuyrukta, gönderildi, sunucuya ulaştı, iletildi, okundu ya da sebebiyle birlikte başarısız. Grup için durum gönderildide durur, çünkü WhatsApp gruplar için iletim bilgisi döndürmez.

Gece raporu nedir ve nereye gider?

Gece geç saatte Nexto günün raporlarını — işlemler, bakiyeler, günün kârı ve açık işler — kendiliğinden yönetim grubuna gönderir. Ayarlarda saati, gönderecek oturumu, hedef grubu ve hangi raporların gideceğini siz seçersiniz.