Müşteri ekstresi ve müşteri portalı

Er ya da geç bir müşteri arar ve hep aynı cümleyi kurar: benim hesabım sizinkiyle tutmuyor. O telefon aslında muhasebeyle ilgili değildir — iki kişinin iki ayrı listeye bakmasıyla ilgilidir. Ekstre, iki listeyi yan yana koyduğunuz yerdir.

Nexto'da ekstre, bir müşteriyle aranızda geçen her belgenin zaman sırasına dizilmiş satır satır kaydıdır; her satırın ardından kalan bakiye de yazar. Büro işlemeye başladıktan sonra en çok açtığınız sayfadır ve bu ders onun tamamını kapsıyor: okumayı, süzmeyi, Gizli sütununu, itiraz edilen bir satırı renkle çözmeyi, ekstreyi müşteriye ulaştırmanın dört yolunu ve hemen yanındaki müşteri istatistikleri sayfasını.

Bu derste neler öğreneceksiniz

• Çok dövizli bir ekstreyi ve referans dövizinizdeki net bakiyeyi okumayı
• Bir ekstreyi tek bir dövize, bir tarih aralığına ya da son satırlara daraltmayı
• Sayfanın üstündeki açık kalemler bloğunun size ne anlattığını
• Gizli sütununa ne yazılır — ve oraya asla ne yazılmaz
• Renkli mutabakatın, müşteri telefondayken itiraz edilen satırı nasıl çözdüğünü
• Ekstreyi teslim etmenin dört yolunu: WhatsApp, Excel, PDF ve salt okunur portal

Ekstreyi okumak

Sayfanın kendisi

Bir müşterinin ekstresini açtığınızda onunla bütün geçmişinizi görürsünüz: her işlem, transfer, tahsilat, ödeme ve çek, eskiden yeniye ve her satırın ardından kalan bakiye. Buradaki hiçbir şey özet değildir — her satır, üstüne tıklayıp gidebileceğiniz gerçek bir belgedir.

Döviz bazında bakiyeler

Döviz işi çok dövizlidir; tek bir bakiye rakamı yalan olurdu. Sayfanın üstü her dövizin bakiyesini ayrı ayrı, bir de referans dövizinize çevrilmiş neti gösterir. Önce döviz bazındaki satırları okuyun; net rakam bir göz atma içindir, müşteriyle konuşma için değil.

Daraltmak

Üç filtre işin çoğunu görür: tek bir döviz, bir tarih aralığı ya da yalnızca son işlemler. Türk Lirası'nı seçip Güncelle'ye basın; sayfa tazelendiği anda yalnızca o dövizin satırları kalır, üstelik o dövizin yürüyen bakiyesiyle. Müşteri bir dövize itiraz edip gerisinde anlaştığınızda kullanacağınız şey budur.

Açık kalemler, tam üstte

Bakiyelerin yanında bu müşterinin açık kalemleri durur: hâlâ tahsilat bekleyen dekontlar, açık taahhütler, açık yatırma talepleri. Her birinin bir sayacı ve kartını doğrudan müşterinin WhatsApp'ına gönderen bir düğmesi vardır. Bunlar günlük iş bölümünde tanıştığınız açık kalemlerin aynısıdır — ekstre onları tek yerde toplar, siz aramaya gitmeyesiniz diye.

Gizli sütunu

Sayfayı müşterinin karşısında kullanmadan önce anlamanız gereken bir sütun var: Gizli.

Oraya yazdığınız her şey bürodan dışarı çıkmaz. Müşteriye ulaşan her kopyada — WhatsApp mesajı, PDF, düz Excel, portal — o sütun hiç yoktur.

Kural bilerek dardır: oraya yalnızca müşterinin bilmemesi gerekeni yazın. Belgeyi özetlemek için kullanmayın; Açıklama sütunu zaten bunu yapıyor ve müşterinin açıklamayı okuması gerekiyor. Gizli, sesli okunmasını istemeyeceğiniz not içindir.

İtirazı renkle çözmek

O telefona dönelim. Müşteri satırlardan birini kabul etmediğini söylüyor.

Adım 1 — Mutabakatı açın

İkinizin de baktığı ekstre için mutabakatı açın. Satırlar işaretlenebilir hâle gelir.

Adım 2 — Anlaştığınız satırları boyayın

Bir kalem rengi seçin ve ikinizin de kabul ettiği satırları boyayın. Yalnızca birinizde olan satırlar için ikinci bir renk kullanın. Eskiden çıktı üstünde fosforlu kalemle yaptığınız işin aynısıdır, tek farkı toplamların size ayak uydurmasıdır.

Adım 3 — Farkı okuyun

Her rengin toplamı anlık hesaplanır. Listeyi bitirdiğinizde, aynı telefon görüşmesinde müşteriye tam olarak ne kadarda anlaştığınızı ve farkın tam olarak ne kadar olduğunu söyleyebilirsiniz — bakıp döneyim demek yerine.

Ekstreyi müşteriye ulaştırmak

İşiniz bittiğinde bu sayfadan dışarı çıkan dört yol vardır.

• WhatsApp — tek düğme, bakiyeyi, ekstrenin tamamını ya da açık kalemler kartını o müşterinin kendi WhatsApp'ına gönderir ve ekrandaki filtreyi de birlikte taşır. Önce tek dövize süzün, müşteriye giden de o olsun.
• Excel — düz Excel, Nexto'nun resmî düzeninde gelir ve Gizli sütunu içermez. O sütuna kendi işiniz için ihtiyacınız varsa, büro içinde kalması gereken ayrı bir Excel (gizli notlu) dosyası vardır.
• PDF — aynı ekstre, ekleyebileceğiniz ya da yazdırabileceğiniz bir belge olarak.
• Portal — müşteriye özel, güvenli ve salt okunur bir bağlantı.

Müşteri portalı

Portal, gönderme işini tamamen ortadan kaldıran yoldur. O müşteri için etkinleştirirsiniz, o da istediği zaman açabileceği bir bağlantı alır.

Dört şey onu güvenle vermenizi sağlar: bağlantı yalnızca o tek hesabı gösterir; salt okunurdur, hiçbir şeyi değiştirebilecek düğmesi yoktur; istediğiniz an iptal edebilirsiniz; ve arama motorlarının hiç taramadığı ayrı bir alan adında durur. Müşterinin gördüğü, sizin gördüğünüz ekstrenin aynısıdır — eksik olan menü ve Gizli sütunudur.

Müşteri istatistikleri: bu müşteri ne değerde

Ekstrenin yanında aynı müşteriyle ilgili ikinci bir sayfa vardır ve o başka bir soruyu cevaplar. Ekstre onunla ne yaptığınızı söyler; istatistikler onun size ne değerde olduğunu.

Burada işlem hacmini, ondan elde ettiğiniz kârı, ortalama bakiyesini ve güncel bakiyesini; döviz bazında ayrışmış transferleri; en sevdiği işlem çiftlerini ve son on iki aydaki hareketliliğini görürsünüz. Buradaki kâr rakamları yalnızca Kâr ve Zarar Raporu yetkisi olan kullanıcılara görünür.

İpuçları ve uyarılar

• Referans dövizindeki net bakiyeyi müşteriye asla asıl bakiye gibi okumayın. Döviz bürosunda bakiye, her döviz için bir rakamdır; net ise bir yönetim rakamıdır.
• Bir şey göndermeden önce hangi filtrenin etkin olduğuna bakın. WhatsApp mesajı ve dışa aktarmalar ekstrenin tamamını değil, ekrandaki filtreyi taşır.
• Gizli sütununu müşterinin görmemesi gereken şeyler için saklayın. Oraya belge özeti yazmak, onu müşterinin kopyasından boş yere gizler.
• Mutabakat renkleri konuşma için bir çalışma aracıdır, muhasebe düzeltmesi değildir. Bir satır gerçekten yanlışsa, yine belge olarak düzeltilmesi gerekir.
• Portal bağlantısı iptal edilebilir, ama sonuçta bir bağlantıdır. Onu bir gruba değil, müşteriye gönderin.
• İstatistik sayfasındaki kâr rakamları Kâr ve Zarar Raporu yetkisine bağlıdır; yani bir gişe görevlisiyle bir patron aynı sayfayı görmez.

Sırada ne var

Önceki ders, raporlar ve dışa aktarma haritası, hangi raporun hangi soruyu cevapladığını ve her tablonun Nexto'dan Excel ya da PDF olarak nasıl çıktığını gösteriyor. Sırada tek bir müşteriden bütün büroya geçen param nerede var. Ekstrenin üstündeki açık kalemler, oluşturuldukları yerde — ödeme taahhütleri ve yatırma talepleri dersinde — anlatılıyor; WhatsApp düğmesi ise WhatsApp: gruplar, şablonlar ve gönderim kuyruğu dersindeki kuruluma dayanıyor.

Sık sorulan sorular

Nexto'da müşteri ekstresi tam olarak nedir?

Bir müşteriyle aranızda geçen her belgenin zaman sırasına dizilmiş satır satır kaydıdır ve her satırın ardından kalan bakiyeyi de gösterir. Ayrıca her dövizin bakiyesini ayrı ayrı, referans dövizinizde bir net rakamı ve üst tarafta müşterinin açık kalemlerini gösterir.

Tek bir döviz için ekstre gösterebilir miyim?

Evet. Ekstreyi tek dövize süzüp Güncelle'ye basın; yalnızca o dövizin satırları kalır, o dövizin yürüyen bakiyesiyle. Bunu bir tarih aralığıyla ya da son işlemler filtresiyle birlikte de kullanabilirsiniz.

Gizli sütunu nedir ve onu kim görebilir?

Büronuzun içinde kalması gereken notlar için bir sütundur. Müşterinin aldığı hiçbir şeyde görünmez — ne WhatsApp mesajında, ne PDF'te, ne düz Excel'de, ne portalda. Onu yalnızca büro içi Excel (gizli notlu) dosyası içerir.

Renkli mutabakat nasıl çalışır?

Mutabakatı açar, bir kalem rengi seçer ve sizin de müşterinin de kabul ettiği satırları işaretlersiniz. Nexto her rengin toplamını anlık hesaplar; böylece aynı görüşmede ne kadarında anlaştığınızı ve ne kadarının ihtilaflı olduğunu söyleyebilirsiniz.

Müşteri portalını bir müşteriye vermek güvenli mi?

Salt okunurdur ve yalnızca o tek hesapla sınırlıdır, istendiği an iptal edilebilir ve arama motorlarının taramadığı ayrı bir alan adında durur. Müşteri hiçbir şeyi değiştiremez ve Gizli sütununu göremez.

Bir müşterinin ne kadar kârlı olduğunu nerede görürüm?

Ekstrenin yanındaki müşteri istatistikleri sayfasında: işlem hacmi, o müşteriden elde edilen kâr, ortalama ve güncel bakiye, döviz bazında transferler, favori çiftler ve on iki aylık hareketlilik. Kâr rakamları için Kâr ve Zarar Raporu yetkisi gerekir.