إدارة الشيكات المقبوضة والمصروفة في نكستو

هذه الحلقة عن الشيكات، والأسئلة فيها دائماً هي نفسها: أيّها يستحقّ متى، وأيّها حُصِّل، وأيّها ارتجع، وكم بقي من أوراق دفترنا. حياة الشيك كلها تجري في صفحة واحدة، وبعد هذه الحلقة ستديرها بتغيير حالة فقط دون أن تكتب قيداً واحداً بيدك.

ماذا ستتعلم في هذه الحلقة

• الفرق بين الشيك المقبوض والشيك المصروف.
• النهايات الأربع الممكنة لكل شيك.
• تسجيل شيك جديد بحقول هويّته وتاريخ استحقاقه.
• تغيير الحالة إلى محصَّل أو مظهَّر أو مرتجع، والمستند الذي يُكتب عندها.
• تعريف دفتر الشيكات مرة واحدة ليأتي رقم الورقة وحده.
• الاستعلام عن حال الشيك قبل قبوله.

خطوة بخطوة

1. اعرف النوعين والنهايات الأربع

الشيك المقبوض هو ما تأخذه من عميل؛ وهل يُسوّى حسابه فوراً أم ينتظر في الذمم حتى التحصيل، فذلك يتبع سياسة الشيكات في إعداداتك. والشيك المصروف هو ما تكتبه أنت.

ولكل شيك أربع نهايات محتملة: يبقى في اليد، أو يُحصَّل، أو يرتجع، أو يُظهَّر — أي تمرّره أنت إلى شخص آخر.

2. سجّل الشيك واختر نوعه

اضغط زرّ تسجيل شيك. أول اختيار هو النوع: مقبوض، أي مأخوذ من عميل؛ أو مصروف، أي مكتوب منّا. في مثالنا أعطتنا صيرفة الموصل الجديدة شيكاً على جزء من رصيدها، إذن: مقبوض.

3. أدخل الطرف المقابل والمبلغ وتاريخ الاستحقاق

ندخل الطرف المقابل والمبلغ — خمسة وأربعون ألف درهم — ثم تاريخ الاستحقاق، وهو أهم حقل في الشيك على الإطلاق. نختاره من التقويم.

4. أكمل حقول هويّة الشيك

الحقول التي تحته هي هويّة الشيك: رقمه، ورقمه المتسلسل، والبنك المسحوب عليه، واسم صاحب الحساب. ملؤها يأخذ خمس ثوانٍ، لكن بعد ستة أشهر حين يسألك أحد عن شيك، بهذا ستبحث. ويمكنك إرفاق صورة الشيك أيضاً. ثم البيان، ثم الحفظ.

5. تابع الشيك من تبويب المفتوح

ينزل الشيك في تبويب المفتوح. وأعمدته: النوع، والطرف المقابل، والبنك، والمبلغ، وتاريخ الاستحقاق، وكم يوماً بقي عليه — وهو بالضبط الرقم الذي تحتاجه كل صباح.

6. غيّر الحالة عند خبر البنك

هذا ما ستستعمله أكثر من غيره. اضغط زرّ الإجراءات في السطر فتُفتح القائمة. في أعلاها تحدّد الحساب الذي سينزل فيه المال، ثم تضغط «تم التحصيل». وتحتها، إن أردت تمرير الشيك إلى شخص آخر، تسمّي الحساب المستلم وتضغط «تم تظهيره». والخياران الأخيران: ارتجع، وإرجاع.

في اللحظة التي تضغط فيها «تم التحصيل» يسجّل نكستو المستند المحاسبي: المال ينزل في ذلك الحساب، والشيك يخرج من قائمة المفتوح. ولا تكتب أنت قيداً واحداً بيدك.

7. افحص المستند من تبويب المحصّل

الشيك الآن جالس في تبويب المحصّل، وبجانبه رقم مستنده المحاسبي. اضغط ذلك الرقم فترى المستند نفسه وقيوده — تماماً كما تعلّمنا في حلقة المفاهيم الأساسية.

8. عرّف دفتر الشيكات مرة واحدة

إن كنت ستكتب شيكاتك بنفسك، فعرّف دفترك مرة واحدة: البنك، والحساب، ورقم أول ورقة وآخرها. وبعدها يقترح نكستو الأوراق بالترتيب وتعرف دائماً كم بقي منها. والشيك المصروف يُسجَّل من النموذج نفسه — يتغيّر النوع فقط — وتختار الدفتر فيأتي رقم الورقة وحده دون تتبّع يدوي للأرقام.

ملاحظات

• سجّل الشيك ساعة تأخذه أو تكتبه، بتاريخ استحقاق صحيح؛ فعمود الأيام المتبقية لا يفيدك إلا إن كان التاريخ سليماً.
• ضمن خدمات الاستعلام المصرفي يوجد أيضاً استعلام عن الشيكات، فحين يصل شيك إلى يدك يمكنك التحقّق من حاله قبل قبوله. راجع حلقة خدمات نكستو.
• ألّا تأخذ شيكاً سيرتجع أرخص دائماً من ملاحقته بعد ذلك.
• دليل الصفحة داخل البرنامج (علامة ؟ أعلى الصفحة) يعطي تفاصيل أكثر.

الأسئلة الشائعة

هل يسوّي الشيك المقبوض حساب العميل فوراً؟

ذلك يتبع سياسة الشيكات في إعداداتك: إمّا أن يُسوّى الحساب فور استلام الشيك، وإمّا أن ينتظر في الذمم حتى يُحصَّل فعلاً. اضبط السياسة مرة واحدة بما يوافق طريقة عملك.

متى يُكتب المستند المحاسبي للشيك؟

عند تغيير الحالة، لا عند التسجيل. حين تختار حساب الوجهة وتضغط «تم التحصيل» مثلاً، يسجّل نكستو المستند فوراً: المال ينزل في ذلك الحساب، والشيك يخرج من تبويب المفتوح ويظهر بجانبه رقم مستنده.

ماذا أفعل إن أردت تمرير شيك إلى شخص آخر؟

استعمل خيار «تم تظهيره» من قائمة الإجراءات في سطر الشيك، وسمِّ الحساب المستلم. هذه إحدى النهايات الأربع للشيك إلى جانب البقاء في اليد، والتحصيل، والارتجاع.

كيف أعرف كم بقي من أوراق دفتر شيكاتي؟

عرّف الدفتر مرة واحدة بالبنك والحساب ورقم أول ورقة وآخرها. بعدها يقترح نكستو الأوراق بالترتيب عند تسجيل شيك مصروف، ويبقى عدد ما تبقّى منها معروفاً دائماً دون متابعة يدوية.