چک‌ها — از ثبت تا وصول، برگشت یا خرج

چک در صرافی ایرانی هنوز جدی است و هر بار دردسر خودش را دارد: کدام چک کِی سررسید می‌شود، کدام وصول شد، کدام برگشت خورد، و ته دسته‌چک ما چند برگ مانده. در این قسمت می‌بینید که همهٔ عمر یک چک در نکستو در همین یک صفحه می‌گذرد.

در این قسمت چه یاد می‌گیرید

• فرق چک دریافتی و چک پرداختی و چهار سرنوشت ممکن هر چک
• ثبت چک با تاریخ سررسید، شناسهٔ صیاد و پیوست عکس برگه
• پیگیری سررسید از روی ستون «چند روز تا سررسید مانده»
• تغییر وضعیت چک و صدور خودکار سند حسابداری
• تعریف دسته‌چک و شماره‌گذاری خودکار برگ بعدی
• استعلام اصالت چک صیادی قبل از قبول کردن آن

گام‌به‌گام

دو نوع چک و چهار سرنوشت

چک دریافتی یعنی چکی که از مشتری می‌گیرید. اینکه حساب مشتری همان لحظه تسویه شود یا تا وصول در اسناد دریافتنی بماند، به سیاست تسویهٔ چک در تنظیمات بستگی دارد. چک پرداختی یعنی چکی که خودتان می‌کشید. هر چک هم چهار سرنوشت ممکن دارد: نزد ما بماند، وصول شود، برگشت بخورد، یا خرج شود — یعنی همان چک را به شخص دیگری بدهید.

چک دریافتی را ثبت کنید

دکمهٔ ثبت چک را بزنید. اولین انتخاب، نوع چک است؛ در مثال ما مشتری بابت بخشی از بدهی‌اش چک داده، پس دریافتی. طرف حساب را انتخاب می‌کنید و مبلغ چک را می‌نویسید — هشتصد و پنجاه میلیون تومان.

تاریخ سررسید را درست بزنید

مهم‌ترین فیلد این فرم تاریخ سررسید است. روی کادر که بزنید تقویم باز می‌شود و روز را انتخاب می‌کنید. این تاریخ مبنای همهٔ پیگیری‌هاست؛ با فیلتر تاریخ همین صفحه می‌فهمید کدام چک‌ها این هفته سررسید دارند.

مشخصات برگهٔ چک را وارد کنید

بعد نوبت مشخصات خود برگه است: شناسهٔ صیاد که همان شمارهٔ شانزده‌رقمی روی چک است، نام بانک، و نام صاحب حساب. اگر عکس چک را هم پیوست کنید، همیشه کنار سند می‌ماند و لازم نیست دنبال اصل برگه بگردید. با ثبت چک، چک در تب باز می‌نشیند با کد CHQ. ستون‌هایش را ببینید: نوع، طرف حساب، بانک، مبلغ، تاریخ سررسید و اینکه چند روز تا سررسید مانده — همان عددی که هر روز صبح لازم دارید. وضعیتش هم «نزد ما» است.

وضعیت چک را عوض کنید

کاری که بیشترین استفاده را دارد تغییر وضعیت است. روی دکمهٔ اقدامِ همان ردیف بزنید تا منویش باز شود. بالای منو حساب مقصدِ وصول را می‌گویید، بعد دکمهٔ «وصول شد». پایین‌تر اگر بخواهید همین چک را به شخص دیگری بدهید، حساب گیرنده را می‌نویسید و «خرج شد». دو گزینهٔ آخر هم «برگشت خورد» و «عودت» است.

سند حسابداری خودکار صادر می‌شود

فرض کنیم بانک خبر داد که چک پاس شد. حساب مقصد را انتخاب می‌کنید و «وصول شد» را می‌زنید؛ نکستو همان لحظه سند حسابداری‌اش را خودش صادر می‌کند: پول به آن حساب می‌نشیند و چک از فهرست باز بیرون می‌رود. لازم نیست هیچ سندی دستی بزنید. چک در تب وصول‌شده می‌نشیند و شمارهٔ سند حسابداری‌اش هم کنارش است؛ با کلیک روی همان شماره، خود سند و آرتیکل‌هایش را می‌بینید — دقیقاً همان چیزی که در قسمت مفاهیم پایه یاد گرفتیم.

دسته‌چک را تعریف کنید

قبل از ثبت چک پرداختی یک قدم لازم است. در تب دسته‌چک‌ها، دسته‌چک بانکی خودتان را با شمارهٔ برگهٔ شروع و تعداد برگ تعریف می‌کنید؛ مثلاً بانک ملت، از صد و سی و نه هزار و سی و پنج تا صد و سی و نه هزار و هشتاد و چهار. صفحه نشان می‌دهد چند برگ از پنجاه برگ مصرف شده.

چک پرداختی را ثبت کنید

نوع را پرداختی می‌گذارید و همین که دسته‌چک را انتخاب کنید، نکستو خودش می‌گوید برگ بعدی کدام شماره است. یعنی دیگر نه شماره‌ای تکراری می‌شود، نه از قلم می‌افتد، و ته‌چک همیشه معلوم است.

نکته‌ها

• قبل از اینکه چک صیادی را قبول کنید، اصالتش را از سرویس‌های نکستو، بخش استعلام بانکی، استعلام چک صیادی بگیرید تا بدانید واقعاً به نام چه کسی صادر شده و وضعیتش چیست. همین یک کار می‌تواند جلوی یک ضرر بزرگ را بگیرد.
• چک را همان لحظه که گرفتید یا دادید ثبت کنید، با تاریخ سررسید درست و شناسهٔ صیاد. تاریخ سررسید مبنای همهٔ فیلترها و هشدارهاست.
• دسته‌چک خودتان را یک بار تعریف کنید تا شماره‌ها خودشان بیایند؛ این ساده‌ترین راه جلوگیری از شمارهٔ تکراری یا جاافتاده است.
• هر وقت بانک خبر داد، فقط وضعیت را عوض کنید؛ سند حسابداری‌اش خودکار صادر می‌شود. راهنمای همین صفحه داخل نرم‌افزار (علامت ؟ بالای صفحه) جزئیات بیشتری دارد.

پرسش‌های پرتکرار

چک دریافتی حساب مشتری را همان لحظه تسویه می‌کند؟

بستگی به سیاست تسویهٔ چک در تنظیمات دارد. یا حساب مشتری همان لحظه تسویه می‌شود، یا چک تا زمان وصول در اسناد دریافتنی می‌ماند و بعد از وصول اثرش را می‌گذارد.

اگر بخواهم همان چکی که گرفته‌ام را به شخص دیگری بدهم چه کنم؟

از دکمهٔ اقدامِ همان ردیف، حساب گیرنده را می‌نویسید و گزینهٔ «خرج شد» را می‌زنید. همان چک با همان مشخصات به شخص جدید منتقل می‌شود و لازم نیست چک تازه‌ای تعریف کنید.

برای چک پرداختی باید شمارهٔ برگه را خودم بنویسم؟

نه. اگر دسته‌چک را در تب دسته‌چک‌ها با شمارهٔ برگهٔ شروع و تعداد برگ تعریف کرده باشید، به‌محض انتخاب دسته‌چک نکستو خودش شمارهٔ برگ بعدی را می‌گوید و مصرف دسته را هم نشان می‌دهد.

سند حسابداری چک را کجا ببینم؟

بعد از وصول، چک در تب وصول‌شده می‌نشیند و شمارهٔ سند حسابداری‌اش کنارش نوشته شده است. با کلیک روی همان شماره، خود سند و آرتیکل‌هایش باز می‌شود.