Çek takibi — alınan ve verilen çekler, vade ve tahsilat

Elinizde müşterilerden aldığınız ve kendi kestiğiniz çekler varsa, hepsinin ömrü Nexto'da tek bir sayfada geçer. Bu bölüm, bir çeki kaydetmeyi, vadesini takip etmeyi ve banka haber verdiğinde durumunu değiştirmeyi anlatıyor. Sonunda hangi çekin ne zaman vadesi geldiğini ve çek defterinizde kaç yaprak kaldığını her sabah tek bakışta göreceksiniz.

Bu bölümde neler öğreneceksiniz

• Alınan çek ile verilen çek arasındaki farkı
• Bir çeki tüm kimlik bilgileriyle nasıl kaydedeceğinizi
• Bir çekin dört olası sonunu: elde kalma, tahsil, karşılıksız, ciro
• Durum değiştirdiğinizde muhasebe fişinin nasıl kendiliğinden kesildiğini
• Kendi çek defterinizi bir kez tanımlayıp yaprak numaralarını otomatik almayı
• Kabul etmeden önce bir çekin durumunu sorgulama imkânını

Adım adım

1. İki çek türünü ayırt edin

Alınan çek, müşteriden aldığınız çektir. Müşterinin hesabının hemen kapanması mı, yoksa tahsile kadar alacakta beklemesi mi gerektiği, ayarlardaki çek politikasına bağlıdır. Verilen çek ise kendi kestiğiniz çektir.

Her çekin dört olası sonu vardır: elinizde kalır, tahsil edilir, karşılıksız çıkar, ya da ciro edilir — yani aynı çeki başkasına verirsiniz.

2. Yeni bir çek kaydedin

«Çek kaydet» düğmesine basın. İlk seçim çekin türüdür: alınan mı, verilen mi. Örneğin bir müşteri borcunun bir kısmı için size çek verdiyse bu «alınan» olur.

Ardından karşı tarafı ve tutarı yazın.

3. Vade tarihini doğru girin

Vade tarihi çekin en önemli alanıdır; takvimden seçin. Listedeki «vadeye kaç gün kaldı» sütunu tamamen bu tarihe dayanır — her sabah ihtiyacınız olan sayı tam olarak budur.

4. Çekin kimlik bilgilerini doldurun

Vade tarihinin altındaki alanlar çekin kimliğidir: çek numarası, seri, keşideci banka ve hesap sahibinin adı. Bunları doldurmak beş saniye sürer, ama altı ay sonra bir çek sorulduğunda aramanızı bu bilgilerle yaparsınız.

Çekin fotoğrafını da ekleyebilir, bir açıklama yazıp kaydedebilirsiniz.

5. Açık çekler listesini okuyun

Kaydedilen çek «açık» sekmesine düşer. Sütunlar şunlardır: tür, muhatap, banka, tutar, vade tarihi ve vadeye kalan gün sayısı.

6. Durumu değiştirin — fişi Nexto kessin

En çok kullanacağınız işlem budur. Satırdaki eylem düğmesine bastığınızda menü açılır:

• Üstte paranın hangi hesaba geçeceğini söyler, sonra tahsil edildi dersiniz.
• Altta çeki başkasına vermek isterseniz alıcı hesabı yazıp ciro edildi dersiniz.
• Son iki seçenek karşılıksız ve iade'dir.

Banka çekin ödendiğini bildirdiğinde hesabı seçip «tahsil edildi» demeniz yeterli: Nexto muhasebe fişini o anda kendisi keser, para seçtiğiniz hesaba geçer ve çek açık listesinden çıkar. Elle hiçbir fiş yazmanız gerekmez.

7. Fişi kontrol edin

Çek artık «tahsil edilenler» sekmesindedir ve yanında muhasebe fiş numarası görünür. O numaraya tıklayınca fişin kendisini ve kalemlerini görürsünüz — temel kavramlar bölümünde öğrendiğimiz yapının aynısı.

8. Kendi çek defterinizi tanımlayın

Kendi çeklerinizi kesecekseniz defterinizi bir kez tanımlayın: banka, hesap, ilk ve son yaprak numarası. Ondan sonra Nexto yaprakları sırayla önerir ve kaç yaprak kaldığını hep bilirsiniz.

Verilen çek de aynı formdan kaydedilir, sadece türü değişir. Defteri seçtiğinizde yaprak numarası kendiliğinden gelir; elle numara takip etmenize gerek kalmaz.

İpuçları

• Çeki aldığınız ya da verdiğiniz anda kaydedin ve vade tarihini doğru girin. Sonraki her şey bu tarihten türüyor.
• Çek numarası, seri ve banka alanlarını boş bırakmayın; aylar sonra aramanızı bu alanlarla yapacaksınız.
• Nexto servisleri arasında çek sorgulaması da bulunuyor. Elinize bir çek geçtiğinde, kabul etmeden önce durumunu sorgulayabilirsiniz — karşılıksız çıkacak bir çeki almamak, sonradan takip etmekten her zaman ucuzdur.
• Uygulamanın içindeki sayfa yardımı (sayfanın üstündeki ? işareti) daha fazla ayrıntı verir.

Sık sorulan sorular

Çek tahsil edilince muhasebe fişini elle yazmam gerekiyor mu?

Hayır. Hesabı seçip «tahsil edildi» dediğiniz anda Nexto fişi kendisi keser: para seçtiğiniz hesaba geçer ve çek açık listesinden çıkar. Fiş numarasına tıklayarak kalemleri istediğiniz zaman görebilirsiniz.

Aldığım çek müşterinin hesabını hemen kapatır mı?

Bu, ayarlardaki çek politikanıza bağlıdır. Müşterinin hesabı ya çeki aldığınız anda kapanır ya da çek tahsil edilene kadar alacakta bekler.

Kendi kestiğim çeklerin numaralarını elle takip etmek zorunda mıyım?

Hayır. Çek defterinizi bir kez tanımlarsınız — banka, hesap, ilk ve son yaprak numarası — ve sonrasında Nexto yaprakları sırayla önerir. Kaç yaprak kaldığını da her zaman görürsünüz.

Aldığım çeki başka birine verirsem ne yapmalıyım?

Satırdaki eylem menüsünden alıcı hesabı yazıp «ciro edildi» seçeneğini kullanın. Çek, tahsil edilmiş gibi değil, ciro edilmiş olarak kayda geçer ve karşı tarafın hesabı buna göre hareket eder.