Чеки в Nexto: регистрация, Саяд и правила зачёта

Чек в обменном пункте — единственная вещь, которая как бы есть и как бы её нет. Он у вас в руках, но деньгами ещё не стал. Когда клиент даёт наличные, деньги у вас появляются сразу; когда он даёт чек, у вас есть обещание, которое может быть оплачено, а может и не быть. Если считать эти две вещи одинаково, остатки будут врать.

Поэтому Nexto держит чеки на отдельном счёте: «Документы к получению» для чеков, которые вы получили, и «Документы к оплате» для чеков, которые вы выдали. Пока чек реально не оплачен или не передан дальше, казна не трогается.

В этой части мы ставим рядом два процесса: обычный чек, который регистрируется, а его статус меняется из меню действия в каждой строке; и процесс Саяд, через который сегодня приходит большинство чеков и у которого пять этапов.

Что вы изучите в этой части

• почему чек попадает в документы к получению, а не в казну
• выбор правила зачёта чека в настройках: при регистрации или при погашении
• регистрация обычного чека: тип, сумма, контрагент, срок и реквизиты бланка
• вкладки списка чеков и что значит «Передан» для обменного пункта
• изменение статуса чека из меню действия и когда проводится проводка
• пять этапов процесса Саяд и три WhatsApp-сообщения для контроля
• вкладка «Близко к сроку» и вкладка «Чековые книжки»

Один раз выберите правило зачёта

Прежде всего в настройках есть одно решение, которое вы принимаете один раз и потом не трогаете: когда должен изменяться счёт клиента? Есть два варианта — при регистрации чека, это распространённый способ, или при погашении.

Этот выбор влияет на всю бухгалтерскую книгу, поэтому до регистрации первого чека определитесь с ним. Если не уверены, оставьте распространённый способ; начальная настройка, валюты и первые пользователи — как раз место для таких решений.

Обычный чек: от регистрации до погашения

Заполните форму

Сначала тип чека: Полученный значит, что вы берёте чек у клиента, Выданный значит, что вы отдаёте свой чек. Затем сумма — в примере этой части 80 000 000 туманов — и контрагент, хаджи Касем Фараджи. Срок — это дата, которая написана на чеке: двадцать четвёртое число текущего месяца.

Дальше идут реквизиты самого бланка: серия чека, банк-эмитент и имя владельца счёта чека — ровно так, как написано на бланке. Фотографию чека тоже можно прикрепить, чтобы потом не искать физический бланк. Затем «Зарегистрировать чек».

Куда попадает чек

После регистрации чек попадает в документы к получению, а не в кассу. При распространённом правиле счёт хаджи Касема уже сейчас закрывается через документы к получению — его долг уменьшается, — но в казну ещё не вошёл ни один риал. Это и есть промежуток «есть и нет».

Вкладки списка чеков — это фактически жизненный цикл чека: открытые, погашенные, возвращённые банком, переданные, возврат или аннулирование. «Передан» — статус именно для работы обменного пункта: чек, который вы получили и вместо погашения отдали кому-то другому, — Nexto сохраняет его след.

Измените статус

В каждой строке есть кнопка действия, и статус меняется оттуда: погасить чек, передан, возвращён банком, возврат. Чек хаджи Касема отмечаем как погашенный, и Nexto спрашивает, на какой счёт; выбираем банк Саман, и деньги переходят из документов к получению в банк.

Запомните правило прямо здесь: бухгалтерская проводка создаётся только тогда, когда чек реально погашен или передан дальше. До этого момента чек лежит в документах к получению и казну не трогает.

Процесс Саяд: пять этапов

Как это выглядит в работе

Большинство чеков сегодня проходит через Саяд, и обычная история такая: клиент говорит, что может закрыть долг чеком. Вы даёте ему номер счёта и IBAN свой — или коллеги. Он регистрирует чек в системе Саяд на имя этого счёта. Вы подтверждаете в Саяд. А затем физический чек должен попасть в банк, чтобы всё превратилось в полноценное перемещение денег.

Все эти этапы регистрируются в Nexto, и для каждого этапа подготовлено WhatsApp-сообщение для контроля.

Форма Саяд-чека

В той же форме чека ставите галочку «Оборот Саяд». В примере этой части обменный пункт Каве выдаёт чек на 120 000 000 туманов со сроком двадцать четвёртого числа. Когда галочка включается, открывается новый блок: Счёт назначения — счёт, на имя которого должен быть зарегистрирован чек; здесь это банк Меллат самого обменного пункта.

Ниже появляется IBAN этого счёта, банк и имя владельца. Это именно то, что нужно клиенту для регистрации в Саяд и что уйдёт ему в WhatsApp-сообщении «Номер счёта». Затем реквизиты самого чека: идентификатор Саяд, серия, банк-эмитент и владелец счёта чека.

Проведите пять этапов

Саяд-чек попадает в список, и его этап — «Предоставление счёта». С этого места каждый этап — это отдельное действие:

1. Предоставление счёта: через кнопку действия одним кликом номер счёта и IBAN уходят клиенту в WhatsApp, чтобы он зарегистрировал чек на это имя.
2. Зарегистрирован в Саяд: клиент зарегистрировал и сообщил вам; вы отмечаете это.
3. Подтверждение клиента: теперь ваша очередь — или коллеги, которому принадлежит счёт, — подтвердить чек в системе Саяд. Если счёт принадлежит коллеге, ему уходит WhatsApp-сообщение «Подтверждение», чтобы он не забыл. Подтверждение в Саяд означает, что юридически чек стал оформлен на вас, но деньги ещё не перемещены.
4. Сдан в банк: физический чек должен попасть в банк — его несёт сам клиент или вы — и лечь на обработку.
5. Погашение: когда банк провёл оплату, в тот же момент создаётся проводка, деньги переходят из документов к получению в банк Меллат, а клиенту уходит сообщение «Выполнено».

Две вкладки, которые спасают работу от пропусков

Вкладка «Близко к сроку» собирает в одном месте все ваши чеки на ближайшие несколько дней. Диапазон этих нескольких дней задаётся в настройках. Именно эта вкладка защищает от ситуации «я забыл».

Если вы заведёте в Nexto и свою чековую книжку, вкладка «Чековые книжки» по каждому листу покажет, какой лист уже использован, а какой ещё не тронут.

Советы и предупреждения

• Чек до погашения — не деньги. Не считайте его вместе с остатком казны, иначе отчёт «где деньги» получится неправильным.
• Правило зачёта чека выберите один раз в настройках и потом держите постоянным; менять его посреди работы — значит усложнить чтение книги.
• Срок ставьте с самого бланка, а не по памяти; вкладка «Близко к сроку» работает именно по этой дате.
• Не путайте «Передан» с «Погашен»: переданный чек отдали кому-то другому, и Nexto сохраняет его след.
• Этап Саяд-чека обновляйте день в день; если этап отстанет, контрольные сообщения тоже отстанут.
• Фотографию чека прикрепляйте сразу при регистрации; через три месяца найти физический бланк будет намного сложнее.

Дальше по курсу

В предыдущей части, маршрутизация риала и подготовка платежа, мы перемещали реальные деньги между должником и кредитором; здесь перешли к деньгам, которые ещё не стали деньгами. Этой частью заканчивается глава ежедневной работы, а следующая часть, криптовалюта и Tether, открывает новую главу. Чтобы увидеть влияние чека на остатки, посмотрите где деньги?.

Частые вопросы

Почему чек не попадает в казну?

Потому что до погашения это не деньги. Nexto держит полученные чеки в документах к получению, а выданные чеки — в документах к оплате. Проводка по казне создаётся только тогда, когда чек реально погашен или передан дальше.

Какой вариант правила зачёта чека выбрать?

У вас есть два варианта: менять счёт клиента при регистрации чека — это распространённый способ — или при погашении. Этот выбор один раз делается в настройках, и лучше после этого держать его постоянным.

Что значит «Передан»?

Это значит, что чек, который вы получили от клиента, вы не погасили, а отдали кому-то другому. Этот статус характерен именно для работы обменного пункта, и Nexto сохраняет след чека, чтобы было понятно, к кому он ушёл.

Какие этапы у Саяд-чека?

Пять этапов: предоставить клиенту счёт назначения, регистрация чека в системе Саяд клиентом, ваше подтверждение в Саяд, сдача физического чека в банк и погашение. Для трёх этапов подготовлены WhatsApp-сообщения для контроля.

Как не пропустить чек?

Используйте вкладку «Близко к сроку», которая собирает в одном месте все чеки на ближайшие несколько дней; её диапазон задаётся в настройках. Если вы также завели свою чековую книжку, вкладка «Чековые книжки» покажет статус по каждому листу.