Чеки в Nexto: регистрация, Саяд и правила зачёта
Как регистрировать полученные и выданные чеки в Nexto, вести обычные и Саяд-чеки, менять статусы, отправлять WhatsApp-напоминания и выбрать правило зачёта.
Смотреть это видео на: YouTube
Чек в обменном пункте — единственная вещь, которая как бы есть и как бы её нет. Он у вас в руках, но деньгами ещё не стал. Когда клиент даёт наличные, деньги у вас появляются сразу; когда он даёт чек, у вас есть обещание, которое может быть оплачено, а может и не быть. Если считать эти две вещи одинаково, остатки будут врать.
Поэтому Nexto держит чеки на отдельном счёте: «Документы к получению» для чеков, которые вы получили, и «Документы к оплате» для чеков, которые вы выдали. Пока чек реально не оплачен или не передан дальше, казна не трогается.
В этой части мы ставим рядом два процесса: обычный чек, который регистрируется, а его статус меняется из меню действия в каждой строке; и процесс Саяд, через который сегодня приходит большинство чеков и у которого пять этапов.
Что вы изучите в этой части
- почему чек попадает в документы к получению, а не в казну
- выбор правила зачёта чека в настройках: при регистрации или при погашении
- регистрация обычного чека: тип, сумма, контрагент, срок и реквизиты бланка
- вкладки списка чеков и что значит «Передан» для обменного пункта
- изменение статуса чека из меню действия и когда проводится проводка
- пять этапов процесса Саяд и три WhatsApp-сообщения для контроля
- вкладка «Близко к сроку» и вкладка «Чековые книжки»
Один раз выберите правило зачёта
Прежде всего в настройках есть одно решение, которое вы принимаете один раз и потом не трогаете: когда должен изменяться счёт клиента? Есть два варианта — при регистрации чека, это распространённый способ, или при погашении.
Этот выбор влияет на всю бухгалтерскую книгу, поэтому до регистрации первого чека определитесь с ним. Если не уверены, оставьте распространённый способ; начальная настройка, валюты и первые пользователи — как раз место для таких решений.
Обычный чек: от регистрации до погашения
Заполните форму
Сначала тип чека: Полученный значит, что вы берёте чек у клиента, Выданный значит, что вы отдаёте свой чек. Затем сумма — в примере этой части 80 000 000 туманов — и контрагент, хаджи Касем Фараджи. Срок — это дата, которая написана на чеке: двадцать четвёртое число текущего месяца.
Дальше идут реквизиты самого бланка: серия чека, банк-эмитент и имя владельца счёта чека — ровно так, как написано на бланке. Фотографию чека тоже можно прикрепить, чтобы потом не искать физический бланк. Затем «Зарегистрировать чек».
Куда попадает чек
После регистрации чек попадает в документы к получению, а не в кассу. При распространённом правиле счёт хаджи Касема уже сейчас закрывается через документы к получению — его долг уменьшается, — но в казну ещё не вошёл ни один риал. Это и есть промежуток «есть и нет».
Вкладки списка чеков — это фактически жизненный цикл чека: открытые, погашенные, возвращённые банком, переданные, возврат или аннулирование. «Передан» — статус именно для работы обменного пункта: чек, который вы получили и вместо погашения отдали кому-то другому, — Nexto сохраняет его след.
Измените статус
В каждой строке есть кнопка действия, и статус меняется оттуда: погасить чек, передан, возвращён банком, возврат. Чек хаджи Касема отмечаем как погашенный, и Nexto спрашивает, на какой счёт; выбираем банк Саман, и деньги переходят из документов к получению в банк.
Запомните правило прямо здесь: бухгалтерская проводка создаётся только тогда, когда чек реально погашен или передан дальше. До этого момента чек лежит в документах к получению и казну не трогает.
Процесс Саяд: пять этапов
Как это выглядит в работе
Большинство чеков сегодня проходит через Саяд, и обычная история такая: клиент говорит, что может закрыть долг чеком. Вы даёте ему номер счёта и IBAN свой — или коллеги. Он регистрирует чек в системе Саяд на имя этого счёта. Вы подтверждаете в Саяд. А затем физический чек должен попасть в банк, чтобы всё превратилось в полноценное перемещение денег.
Все эти этапы регистрируются в Nexto, и для каждого этапа подготовлено WhatsApp-сообщение для контроля.
Форма Саяд-чека
В той же форме чека ставите галочку «Оборот Саяд». В примере этой части обменный пункт Каве выдаёт чек на 120 000 000 туманов со сроком двадцать четвёртого числа. Когда галочка включается, открывается новый блок: Счёт назначения — счёт, на имя которого должен быть зарегистрирован чек; здесь это банк Меллат самого обменного пункта.
Ниже появляется IBAN этого счёта, банк и имя владельца. Это именно то, что нужно клиенту для регистрации в Саяд и что уйдёт ему в WhatsApp-сообщении «Номер счёта». Затем реквизиты самого чека: идентификатор Саяд, серия, банк-эмитент и владелец счёта чека.
Проведите пять этапов
Саяд-чек попадает в список, и его этап — «Предоставление счёта». С этого места каждый этап — это отдельное действие:
- Предоставление счёта: через кнопку действия одним кликом номер счёта и IBAN уходят клиенту в WhatsApp, чтобы он зарегистрировал чек на это имя.
- Зарегистрирован в Саяд: клиент зарегистрировал и сообщил вам; вы отмечаете это.
- Подтверждение клиента: теперь ваша очередь — или коллеги, которому принадлежит счёт, — подтвердить чек в системе Саяд. Если счёт принадлежит коллеге, ему уходит WhatsApp-сообщение «Подтверждение», чтобы он не забыл. Подтверждение в Саяд означает, что юридически чек стал оформлен на вас, но деньги ещё не перемещены.
- Сдан в банк: физический чек должен попасть в банк — его несёт сам клиент или вы — и лечь на обработку.
- Погашение: когда банк провёл оплату, в тот же момент создаётся проводка, деньги переходят из документов к получению в банк Меллат, а клиенту уходит сообщение «Выполнено».
Две вкладки, которые спасают работу от пропусков
Вкладка «Близко к сроку» собирает в одном месте все ваши чеки на ближайшие несколько дней. Диапазон этих нескольких дней задаётся в настройках. Именно эта вкладка защищает от ситуации «я забыл».
Если вы заведёте в Nexto и свою чековую книжку, вкладка «Чековые книжки» по каждому листу покажет, какой лист уже использован, а какой ещё не тронут.
Советы и предупреждения
- Чек до погашения — не деньги. Не считайте его вместе с остатком казны, иначе отчёт «где деньги» получится неправильным.
- Правило зачёта чека выберите один раз в настройках и потом держите постоянным; менять его посреди работы — значит усложнить чтение книги.
- Срок ставьте с самого бланка, а не по памяти; вкладка «Близко к сроку» работает именно по этой дате.
- Не путайте «Передан» с «Погашен»: переданный чек отдали кому-то другому, и Nexto сохраняет его след.
- Этап Саяд-чека обновляйте день в день; если этап отстанет, контрольные сообщения тоже отстанут.
- Фотографию чека прикрепляйте сразу при регистрации; через три месяца найти физический бланк будет намного сложнее.
Дальше по курсу
В предыдущей части, маршрутизация риала и подготовка платежа, мы перемещали реальные деньги между должником и кредитором; здесь перешли к деньгам, которые ещё не стали деньгами. Этой частью заканчивается глава ежедневной работы, а следующая часть, криптовалюта и Tether, открывает новую главу. Чтобы увидеть влияние чека на остатки, посмотрите где деньги?.
Частые вопросы
Почему чек не попадает в казну?
Потому что до погашения это не деньги. Nexto держит полученные чеки в документах к получению, а выданные чеки — в документах к оплате. Проводка по казне создаётся только тогда, когда чек реально погашен или передан дальше.
Какой вариант правила зачёта чека выбрать?
У вас есть два варианта: менять счёт клиента при регистрации чека — это распространённый способ — или при погашении. Этот выбор один раз делается в настройках, и лучше после этого держать его постоянным.
Что значит «Передан»?
Это значит, что чек, который вы получили от клиента, вы не погасили, а отдали кому-то другому. Этот статус характерен именно для работы обменного пункта, и Nexto сохраняет след чека, чтобы было понятно, к кому он ушёл.
Какие этапы у Саяд-чека?
Пять этапов: предоставить клиенту счёт назначения, регистрация чека в системе Саяд клиентом, ваше подтверждение в Саяд, сдача физического чека в банк и погашение. Для трёх этапов подготовлены WhatsApp-сообщения для контроля.
Как не пропустить чек?
Используйте вкладку «Близко к сроку», которая собирает в одном месте все чеки на ближайшие несколько дней; её диапазон задаётся в настройках. Если вы также завели свою чековую книжку, вкладка «Чековые книжки» покажет статус по каждому листу.
Полная расшифровка видео
Чек — единственная вещь в обменном пункте, которая одновременно есть и которой нет: он у вас в руках, но деньгами он ещё не стал. Когда кто-то платит наличными, деньги у вас в ту же секунду; когда вам дают чек, у вас в руках обещание, которое может быть оплачено, а может и нет. Если считать это одним и тем же, ваши остатки вам врут. Поэтому Нексто держит чеки на отдельных счетах: векселя к получению для тех, что вы взяли, и векселя к оплате для тех, что выдали.
А когда именно должен двинуться счёт клиента — это политика, которую вы выбираете в настройках: в момент регистрации чека — как принято чаще — или в момент его оплаты. Зарегистрируем обычный чек. Тип: полученный — мы берём чек у клиента; если мы выдаём свой, он исходящий. Сумма, контрагент и срок платежа — та дата, которая написана на самом чеке. Номер чека, банк-эмитент и имя владельца чекового счёта — ровно так, как написано на бумаге. Можно приложить и фотографию чека, чтобы потом не искать саму бумагу.
Регистрируем чек. Чек сохранён, и мы переходим в список чеков. Чек попал в векселя к получению, а не в кассу; и при обычной политике счёт клиента сразу зачёлся против векселей к получению — его долг уменьшился, но в казну не вошло ни одного драма. Список чеков и его вкладки — это жизненный цикл чека: открыт, оплачен, не прошёл, индоссирован, возвращён или аннулирован. Индоссирование особенно для обменных пунктов: чек, который вы взяли и, вместо того чтобы обналичить, передали дальше — Нексто хранит его след.
У каждой строки есть кнопка действий, и статус вы меняете прямо оттуда: оплатить чек, потрачен, не прошёл, вернуть. Проводим оплату чека — в какой счёт? В наш расчётный. Деньги переходят из векселей к получению в банк. Правило: пока чек реально не получен или не индоссирован, он не касается казны — вот он, зазор между «есть» и «нет». Бухгалтерский документ проводится только тогда, когда чек действительно оплачен или действительно индоссирован. До этой минуты чек лежит в векселях к получению и казны не касается.
А теперь путь «Саяд» — то, как сегодня приходит большинство чеков в Иране. «Саяд» — это иранский центральный реестр чеков, где каждый чек выписывается на один именной счёт. Обычная история такая: клиент говорит, что может закрыть долг чеком. Вы даёте ему номер своего счёта и IBAN — или партнёрского. Он регистрирует чек в «Саяд» на имя этого счёта. Вы подтверждаете его в «Саяд». А потом сам бумажный чек надо отнести в банк — плательщику или получателю — прежде чем это станет завершённым движением денег.
Все эти шаги есть в Нексто, и для каждого шага готово напоминание в WhatsApp. В форме чека ставим галочку потока «Саяд». К нам приходит чек от партнёрского пункта, со сроком в конце месяца. И как только галочка включается, открывается новый раздел: счёт назначения — тот счёт, на который чек должен быть зарегистрирован. Здесь это наш партнёр. IBAN этого счёта плюс банк назначения и имя владельца — они нужны клиенту, чтобы зарегистрировать чек в «Саяд», и именно они уходят ему в сообщении с номером счёта.
Дальше данные самого чека: идентификатор «Саяд», номер, банк-эмитент и кому чек принадлежит. Регистрируем чек. Чек «Саяд» сохранён и появляется в списке. Чек «Саяд» занял своё место в списке, и его стадия — «счёт объявлен». Из кнопки действий один клик отправляет клиенту номер счёта и IBAN в WhatsApp, чтобы он зарегистрировал чек на это имя. Клиент зарегистрировал и сообщил нам: нажимаем «зарегистрирован в Саяд», и чек идёт дальше. Теперь наша очередь — или того коллеги, чей это счёт, — подтвердить чек в системе «Саяд»: стадия «клиент подтвердил».
А если счёт принадлежит партнёру, сообщение о подтверждении уходит ему, чтобы он не забыл. Подтверждение в «Саяд» означает, что чек юридически наш, но деньги ещё не двинулись. Бумажный чек надо отнести в банк — клиент несёт сам или несём мы — и сдать: стадия «сдан». А когда банк его оплатит — «оплачен»: в эту секунду проводится документ, деньги выходят из векселей к получению на счёт партнёра, и клиенту уходит сообщение «готово». До этого момента в книге не произошло ничего: чек у вас в руках — это обещание, а не деньги, и Нексто держит это именно так намеренно.
«Сдан» говорит лишь, что документ у банка; обещание в настоящий документ превращает именно оплата, и поэтому эти два шага — разные кнопки, а не одна. Теперь движение завершено. Пять стадий, все внутри Нексто: счёт назначения, зарегистрирован в «Саяд», подтверждён, бумажный чек сдан, оплачен — и три напоминания, по одному клику каждое. Чтобы ни один чек не проскользнул мимо, вкладка «скоро срок» собирает все чеки, срок которых наступает в ближайшие дни, — её окно мы видели в настройках.
А если вы ещё и заведёте собственную чековую книжку, вкладка чековых книжек скажет вам лист за листом, какой уже потрачен и какой ещё цел. Держите чек отдельно от денег, обновляйте его стадию в тот же день, отправляйте напоминание одним кликом и следите за сроками. На этом уроке глава о ежедневной работе заканчивается; следующая глава: криптовалюта и закрытие периода.
Попробуйте сами прямо сейчас
Полная приватная демоверсия с тестовыми данными — без установки, без банковской карты.
Создать бесплатное демо