نکستو چیست و نقشهٔ دوره — از کجا شروع کنم

اگر صرافی دارید یا در صرافی کار می‌کنید، احتمالاً هر روز با یک سؤال تکراری سر و کله می‌زنید: «الان دقیقاً چه کسی به ما چقدر بدهکار است و پول ما کجاست؟» این دوره برای همین سؤال نوشته شده.

نکستو نرم‌افزار حسابداری و گردش کار صرافی است: از ثبت یک معامله تا پیام واتساپ به مشتری تا گزارش آخر ماه، همه در یک جا و همه وصل به یک دفتر. این قسمت هیچ کاری به شما یاد نمی‌دهد و لازم نیست چیزی را همراهش انجام دهید؛ فقط سه چیز را روشن می‌کند: نکستو چیست، این دوره چطور چیده شده، و شما از کجا باید شروع کنید. ده دقیقه وقت گذاشتن برای همین سه چیز، جلوی گم‌شدن در سی قسمت بعدی را می‌گیرد.

در این قسمت چه یاد می‌گیرید

• نکستو دقیقاً چه کاری می‌کند — و چه کاری نمی‌کند
• چهار حلقهٔ کار روزانه: معامله، دریافت و پرداخت، ارتباط با مشتری، گزارش
• ساختار هفت فصل دوره و اینکه هر فصل روی کدام فصل می‌نشیند
• سه مسیر ورود: صرافی تازه، مهاجرت از نرم‌افزار دیگر، و مدیری که فقط گزارش می‌خواهد
• سه راه کمک گرفتن، همه از داخل خود برنامه

نکستو در یک روز کاری

به‌جای فهرست امکانات، یک روز کاری را دنبال کنید. مشتری زنگ می‌زند و ۱۰٬۰۰۰ دلار می‌خواهد. شما نرخ می‌دهید، معامله را ثبت می‌کنید، پول از حسابی به حسابی می‌رود، به مشتری پیام می‌دهید که واریز شد، و آخر روز باید بدانید سود این کار چقدر بود و پول کجا نشسته است. در نکستو همین زنجیره است: معامله، پرداخت، پیام، گزارش. هر حلقه صفحهٔ خودش را دارد و همه‌شان به یک دفتر وصل‌اند.

حلقهٔ اول: معامله

خرید و فروش ارز با مشتری یا با صرافی همکار، نقدی یا حسابی، با نرخی که از تابلوی خودتان می‌آید. اگر نرخ معامله از تابلو دور شد، نرم‌افزار همان لحظه هشدار می‌دهد — پیش از اینکه سند ثبت شود.

حلقهٔ دوم: دریافت و پرداخت

انتقال بین حساب‌ها، تعهدی که به مشتری داده‌اید، درخواست واریزی که از او دارید، چک، و تتر. همهٔ این‌ها سند می‌شوند و مانده‌ها را عوض می‌کنند؛ یعنی هیچ‌کدام یادداشت جداگانه نیستند.

حلقهٔ سوم: ارتباط با مشتری

نکستو به واتساپ وصل می‌شود. فیشی که مشتری در گروه می‌فرستد به اینباکس می‌آید و با یک کلیک سند می‌شود؛ رسید و صورتحساب هم از همان‌جا برای مشتری می‌رود.

حلقهٔ چهارم: گزارش

چهار سؤالی که هر صرافی هر روز می‌پرسد، هر کدام یک گزارش دارند: صورتحساب هر مشتری، پول کجاست، چه کسی بدهکار است، و سود کجاست. یک فصل کامل دوره به همین چهار جواب اختصاص دارد.

نکستو چه چیزی نیست

از اول تکلیف روشن باشد: نکستو بازار نیست، نرخ برایتان نمی‌سازد و پول جابه‌جا نمی‌کند. نکستو دفتر و گردش کار صرافی شماست؛ تصمیم‌ها و نرخ‌ها مال خودتان است.

از نظر فنی سه ویژگی را بدانید: تحت وب است و روی هر مرورگری از میز کار تا گوشی بدون نصب کار می‌کند؛ چندکاربره است و هر همکار با دسترسی خودش وارد می‌شود؛ و رابطش فارسی، انگلیسی، ترکی، عربی و کردی دارد — هر کاربر زبان خودش را جدا از بقیهٔ همکارانش انتخاب می‌کند.

نقشهٔ هفت فصل دوره

دوره ۳۱ قسمت است در هفت فصل و مثل کتاب چیده شده: هر فصل روی فصل قبل می‌نشیند.

• فصل ۱ — پیش از اینکه دست به چیزی بزنید: همین سه قسمت اول؛ چهار مفهوم پایه و یک تور رابط کاربری.
• فصل ۲ — روز اول: راه‌اندازی: تنظیمات اولیه، ارزها و اولین کاربران، تابلوی نرخ، مانده‌های افتتاحیه و مشتریان.
• فصل ۳ — کار روزانهٔ صرافی: هفت قسمت که بدنهٔ اصلی کارند، از خرید و فروش ارز تا انتقال، تعهد، مسیریابی ریال و چک.
• فصل ۴ — رمزارز و بستن دوره: رمزارز و تتر، هزینه‌ها و سند گروهی، و تسعیر ارز.
• فصل ۵ — واتساپ و اتوماسیون: گروه‌ها، قالب‌ها و صف ارسال، اینباکس هوشمند و دستیار.
• فصل ۶ — گزارش‌ها: جواب همان چهار سؤال، به‌علاوهٔ نقشهٔ گزارش‌ها و خروجی‌ها در اکسل و پی‌دی‌اف.
• فصل ۷ — تیم و ادارهٔ صرافی: کاربران و دسترسی‌ها، حقوق و تقسیم سود، کارها و بازبینی، بکاپ و پشتیبانی، و یک چک‌لیست سلامت برای آخر کار.

هر قسمت بین سه تا نه دقیقه است و مستقل هم دیده می‌شود؛ ولی اگر ترتیب را نگه دارید، هر قسمت فرض می‌کند قبلی‌ها را دیده‌اید.

شما از کجا شروع کنید

اگر تازه شروع می‌کنید

اگر صرافی تازه راه می‌اندازید یا تا حالا با دفتر و اکسل کار می‌کردید، از فصل ۲ شروع کنید و قسمت‌ها را به ترتیب جلو بروید. مانده‌های افتتاحیه همان جایی است که ماندهٔ دفتر قبلی را خودتان وارد می‌کنید.

اگر از نرم‌افزار دیگری می‌آیید

انتقال دیتا کار شما نیست. تیم نکستو مشتری‌ها، حساب‌ها، مانده‌ها و سندهای گذشته را منتقل می‌کند و روز اول همه‌چیز تراز و سر جایش است، مثل اینکه از اول در نکستو بوده‌اید. پس فصل ۲ برای شما بیشتر آشنایی است تا کار: مشتریان و حساب‌ها را ببینید تا بدانید مشتری‌هایتان کجا نشسته‌اند، در صورتحساب مشتری چند مانده را با دفتر قبلی تطبیق بدهید، و بعد مستقیم بروید سراغ فصل ۳.

اگر مدیر صرافی هستید

اگر خودتان سند ثبت نمی‌کنید و فقط می‌خواهید بدانید چه خبر است، فصل ۶ (گزارش‌ها) و قسمت آخر، چک‌لیست سلامت صرافی، برای شماست.

اگر جایی گیر کردید

سه راه کمک هست و هر سه از داخل برنامه: علامت سؤال بالای هر صفحه که راهنمای دقیقاً همان صفحه را باز می‌کند؛ مستندات کامل روی سایت نکستو، همان راهنماها به‌شکل صفحه‌های قابل جستجو؛ و دکمهٔ گزارش مشکل که وضعیت همان صفحه را برای پشتیبانی می‌فرستد و در قسمت بکاپ، بازگردانی و پشتیبانی دقیق‌تر می‌بینیدش.

لازم نیست چیزی را حفظ کنید؛ لازم است بدانید جواب کجاست.

نکته‌ها و هشدارها

• همهٔ قسمت‌های دوره روی یک صرافی نمونه ضبط شده‌اند، با مشتری‌های خیالی مثل «صرافی کاوه» و اعدادی که فقط برای مثال‌اند؛ هیچ دیتای واقعی در آن‌ها نیست.
• نکستو مرتب به‌روز می‌شود. پایین هر قسمت برچسب نسخهٔ ضبط را می‌بینید؛ اگر در نسخهٔ شما دکمه‌ای جای دیگری بود، منطق همان است.
• بهترین راه یادگیری این است که هر کاری را همان لحظه در برنامهٔ خودتان تکرار کنید: دوره یک طرف، نکستو طرف دیگر. اگر هنوز نصب ندارید، از دموی نکستو شروع کنید.
• ترتیب فصل‌ها را جدی بگیرید؛ قسمت‌های فصل ۳ فرض می‌کنند ارزها، تابلو و مشتری‌ها را قبلاً ساخته‌اید.
• نکستو نرخ نمی‌سازد. تابلوی نرخ را خودتان می‌گذارید و همهٔ سودها با همان سنجیده می‌شود.

ادامهٔ مسیر

قسمت بعد، چهار مفهوم پایه، چهار کلمه‌ای را یاد می‌دهد که کل نکستو از آن‌ها ساخته شده: حساب، سند، بدهکار و بستانکار، و ارز. بعد از آن تور رابط کاربری است و با تنظیمات اولیه، ارزها و اولین کاربران وارد کار واقعی می‌شوید. اگر عجله دارید و دیتایتان منتقل شده، سراغ خرید و فروش ارز بروید.

پرسش‌های پرتکرار

نکستو دقیقاً چه نرم‌افزاری است؟

نکستو نرم‌افزار حسابداری و گردش کار صرافی است: معامله، دریافت و پرداخت، پیام به مشتری و گزارش، همه در یک برنامه و همه وصل به یک دفتر. تحت وب است، چندکاربره، و رابطش پنج زبان دارد.

آیا نکستو نرخ ارز را تعیین می‌کند یا پول جابه‌جا می‌کند؟

نه. نکستو بازار نیست و نرخ نمی‌سازد و پولی را منتقل نمی‌کند. تابلوی نرخ را خودتان می‌گذارید و جابه‌جایی واقعی پول بیرون از نرم‌افزار انجام می‌شود؛ نکستو آن را ثبت و پیگیری می‌کند.

برای شروع کدام قسمت را ببینم؟

اگر صرافی تازه‌ای راه می‌اندازید، از فصل ۲ و قسمت تنظیمات اولیه شروع کنید. اگر تیم نکستو دیتای شما را از نرم‌افزار قبلی منتقل کرده، بعد از یک نگاه به مشتریان و یک صورتحساب، مستقیم به فصل ۳ بروید.

اگر از نرم‌افزار دیگری می‌آیم، باید مانده‌ها را دستی وارد کنم؟

نه. تیم نکستو مشتری‌ها، حساب‌ها، مانده‌ها و سندهای گذشته را منتقل می‌کند و روز اول دفتر شما تراز است. وارد کردن دستی افتتاحیه برای کسی است که از دفتر یا اکسل می‌آید.

آیا نکستو روی گوشی هم کار می‌کند؟

بله. چون تحت وب است، روی هر مرورگری از میز کار تا موبایل بدون نصب باز می‌شود و هر کاربر با نام کاربری و دسترسی خودش وارد می‌شود.