Bekleyen Fişler

Bu sayfa nedir?

«Bekleyen fiş (şimdilik kaydetme)» kutusu işaretlenerek kaydedilen her transfer formu buraya düşer. Bekleyen fiş demek, eksiksiz ve doğrulanmış formun saklandığı ama muhasebede hiçbir şeyin olmadığı demektir: hiçbir bakiye hareket etmedi, deftere bir kayıt düşmedi, bir fiş numarası harcanmadı. Biri onaylayana kadar bu yalnızca bir taslaktır.

Ne zaman işinize yarar?

• Bir dekont geldi ama hangi müşteriye ait olduğundan henüz emin değilsiniz.
• Onay yetkisi olmayan bir kullanıcı formu hazırlar, yönetici sonra bakıp kaydeder.
• Yapılması planlanan ama parası henüz hareket etmemiş bir transfer varsa ve defteri öne almak istemiyorsanız.

İzin verilen aralık dışındaki kurla işlem

Bir işlemin kuru, o para biriminin «hata %» değerinden daha uzaksa uygulama kaydı durdurur ve iki yol sunar: İptal (geri dönüp kuru ya da tutarları düzeltirsiniz) veya Tamam — yani «kur doğru, komisyon ya da olağandışı koşullar yüzünden böyle». İkinci durumda işlem bu sayfaya düşer ve yönetici onaylayana kadar hiçbir fiş kesilmez; sapma yüzdesi de açıklamanın altına yazılır ki onaylayan neye karar verdiğini bilsin.

Bunları onaylamak ayrı bir yetki ister: «İzin verilen aralık dışındaki kurla işlemi onaylama». İşlem kaydetme yetkisinden bilerek ayrıdır, böylece kimse kendi sapmasını onaylayamaz; yönetici bu yetkiyi dilediği kişiye verebilir. Onaydan sonra işlem aynı kurla kaydedilir ve kaydeden olarak formu dolduran kişi kalır.

Sayfayı kullanmak

• Onayla ve kaydet: taslak her zamanki yoldan kaydedilir; fiş, doğrudan girmiş olsaydınız ne olacaksa tam olarak odur. Tarih, iki taraf, tutar, komisyonlar, açıklama ve ekli dekont aktarılır; fişin kaydedeni olarak taslağı hazırlayan kişi kalır.
• Reddet: taslak arşivlenir, eki silinir ve hiçbir fiş kaydedilmez.
• Filtreler: durum, para birimi, taslağı oluşturan, tarih aralığı, tutar aralığı ve açıklamada arama — ayrıca Excel ve PDF çıktısı.

Notlar

• «Bekleyen fiş» kutusu varsayılan olarak kapalıdır ve düzeltme formunda hiç görünmez (zaten kaydedilmiş bir fiş taslağa dönüşemez).
• Transfer kaydetme yetkisi olan herkes hem taslak oluşturabilir hem de onaylayabilir — doğrudan kaydedebilecek olan birinin başkasının onayını beklemesine gerek yoktur.
• Onay anında kayıt engellenirse (fiş tarihi izin verilen süreyi aşmışsa ya da bakiye yetmiyorsa) her zamanki hata gösterilir ve taslak düzeltebilmeniz için olduğu gibi kalır.
• Onay bekleyen fişler, gece gönderilen «Açık işler» raporuyla yöneticiye de gider.

Ayrıntı sayfası

Belgeyi açmak için satırın koduna tıklayın. Ayrıntı görünümü bir «anahtar: değer» tablosu değildir — doldurulan formun ta kendisidir: aynı işlem veya transfer düzeni, aynı tutarlar ve komisyonlar, aynı müşteri kuru. Onaylayan, kaydedenin gördüğünü görür; böylece hiçbir şey gözden kaçmaz.

Belge kur sapması yüzünden bekliyorsa, gerekçe en üstte yazar ve altında pano kuruyla karşılaştırma tablosu gelir: bu işlemin kuru, o andaki pano kuru, sapma yüzdesi ve izin verilen sınır — kararınızın dayanağı.

Belge kodu

Her bekleyen fiş, satır numarasının yanı sıra ailesinin ön ekiyle yazılan bir koda sahiptir: PND12, PND403 vb. Ön ek, kodun hangi forma ait olduğunu söyler; böylece kâğıda yazılmış ya da mesajla gönderilmiş bir kod asla belirsiz kalmaz.